İşverenler için rehber
Sosyal sekreteryanızı
nasıl değiştirirsiniz?
Sosyal sekreteryanızı, mevcut katılımınızı sözleşmenize göre feshederek ve yeni bir vekaleti RSZ'ye (Belçika'nın sosyal güvenlik kurumu) kaydettirerek değiştirirsiniz. Geçiş her zaman bir çeyreğin ilk günü yürürlüğe girer ve sözleşmelerin çoğu, genellikle takvim yılı sonuna kadar 6 aylık bir fesih bildirim süresi öngörür.
Hazırlayan: Business Centrum yayın ekibiYayın tarihi:
Güncelleme ve rakam kontrolü:
- Ne zaman
Bir çeyreğin başında
Ocak, nisan, temmuz veya ekimde. Asla bir çeyreğin ortasında değil.
- Bildirim süresi
Genellikle 6 ay
Yasa bir süre öngörmez. Katılım sözleşmeniz belirler.
- Kaydı kim yapar
Yeni ortağınız
Yeni vekalet Mahis üzerinden RSZ'ye iletilir. Eski vekalet o zaman kendiliğinden sona erer.
Kurallar
Yasa ne diyor, sözleşmeniz neyi belirliyor?
Geçiş kuralları iki yerde bulunur. Yasa, bir vekaletin ne zaman el değiştirebileceğini ve kimin neyi iletmesi gerektiğini belirler. Katılım sözleşmeniz ise ne kadar süre bağlı kaldığınızı ve nasıl fesih bildiriminde bulunacağınızı belirler.
Yasa
Yazılı bir sözleşme
Sizinle sosyal sekreteryanız arasında, vekaletin içeriğini düzenleyen yazılı bir sözleşme vardır (29 Haziran 1981 tarihli yasanın 31quater maddesi). Vekaletin kendisi RSZ nezdinde Mahis uygulamasında kayıtlıdır.
Yalnızca yeni bir çeyrekte
Bir vekalet, yeni bir vekile ancak yeni bir çeyreğe geçişte devredilir. Yeni vekalet Mahis'te onaylandığı anda RSZ eski vekaleti önceki çeyreğin son günü itibarıyla otomatik olarak kapatır. Yeni ortağınız bunu, çeyrek başladıktan sonra 1 aya kadar o çeyrek için hâlâ yapabilir. Daha geriye gitmek ek bir prosedür olmadan mümkün değildir.
Geçmiş de sizinle taşınır
Yeni vekil geçmişin, bugünün ve geleceğin yönetimini devralır. Önceki sekreteryanız, talep üzerine yönettiği çeyreklerle ilgili tüm bilgileri vermeye devam etmek zorundadır. Yeni ortağınızla yaptığınız sözleşme, öncekinin kendi çeyrekleri için hâlâ neler yapacağını belirtmelidir.
Sorumluluk sizde kalır
Bildirimlerinizi kim yaparsa yapsın, işveren olarak doğru yapılmalarından siz sorumlu kalırsınız. Vekiliniz bir hata yaparsa RSZ size başvurur.
Sözleşmeniz
Asgari süre
Birçok sözleşme sizi ilk 3 yıl boyunca bağlar. Bu süre içinde yalnızca sekreteryanın onayıyla veya sözleşmede öngörülen tazminat karşılığında ayrılabilirsiniz.
Bildirim süresi ve zamanı
6 aylık bildirim süresi yaygındır. Bazı sözleşmeler ayrılmaya yalnızca takvim yılı sonunda, bazıları ise her çeyreğin sonunda izin verir. Bu tek fark, en erken geçiş tarihinizi belirler.
Bildirimin şekli
Sözleşme genellikle taahhütlü mektup şart koşar. Bu durumda bir e-posta veya telefon görüşmesi kanıt sayılmaz.
Ayrılma masrafları
Dosyanızın devri veya sürenin bitiminden önce ayrılma için masraf öngörülüp öngörülmediğini kontrol edin. Ücretlerin nasıl oluştuğunu sosyal sekreterya maliyetleri rehberimizde okuyabilirsiniz.
29 Haziran 1981 tarihli yasa, md. 31quater, § 3
Bir vekalet, yeni bir vekile ancak yeni bir çeyreğe geçiş anında devredilebilir.
Bildirim süresi olmadan zımnen mi uzatıldı?
1 Aralık 2020 tarihinden bu yana yapılan, yenilenen veya değiştirilen sözleşmelere, işletmeler arası haksız şartlara ilişkin kurallar uygulanır. Belirli süreli bir sözleşmeyi makul bir bildirim süresi olmadan zımnen uzatan bir şartın haksız olduğu varsayılır. Sekreterya aksini ispat edebilir. Bu nedenle böyle bir maddeye güvenmeden önce onu inceletin.
Zamanlama
Sosyal sekreterya değiştirmek için en iyi zaman ne zaman?
Yasal olarak her yeni çeyrekte mümkündür. Uygulamada yıl dönümü neredeyse her zaman en iyi andır, çünkü üç şey takvim yılı bazında işler.
Ocak
En iyi an
Bir yıl, bir ortak. Önceki sekreteryanız yılı kapatır, yenisi tam bir yıla başlar.
Nisan
Mümkün
Yıl sonu kapanışından kısa süre sonra. Fişler gönderilmiştir, ancak içinde bulunulan yıl iki ortak arasında bölünür.
Temmuz
Mümkün, daha fazla iş
Yılın ortası. Tatil parası yeni işlenmiştir ve yılın verilerinin yarısı önceki ortaktadır.
Ekim
Mümkün, daha fazla iş
Yıl sonu primi ve kapanıştan hemen önce. Yeni ortağınız bu primi kendisinin işlemediği verilerle hesaplar.
Takvim yılı bazında işleyenler
Bireysel hesap
Her çalışan için her yıl kapatılan bir bireysel hesap (individuele rekening) tutarsınız. Yıl ortasında değiştirirseniz, bu hesabın iki kaynaktan birleştirilmesi gerekir.
Vergi fişleri
Bir gelir yılına ait 281.10 fişleri en geç 28 Şubat tarihine kadar Maliye Bakanlığı'na (FOD Financiën) ulaşmalıdır. Yıl dönümünde geçerseniz, kapanan yılın fişlerini genellikle önceki ortağınız hazırlar. Yıl içinde geçerseniz, fişi kimin hangi verilerle hazırlayacağını önceden kararlaştırın.
Tatil ve yıl sonu primi
Bu yılın tatil günü sayısı geçen yılki çalışmalara bağlıdır ve yıl sonu primi tam bir yıl üzerinden hesaplanır. Bu veriler iki ortak arasında ne kadar az bölünürse, hesaplama hatası riski o kadar azalır.
Son DmfA: genellikle hâlâ önceki sekreteryanız
Bir vekil, kendi vekalet dönemine ait bildirimler için yetkili kalır. Bu nedenle kural olarak son çeyreğin DmfA bildirimini önceki sekreteryanız, o çeyrekten sonraki 1 ay içinde verir. Bu düzenlemeyi yeni ortağınızla yaptığınız sözleşmeye yazdırın.
Hesap örneği
Bir gün gecikme bir yıla mal olur
Sözleşmenizin 6 aylık bildirim süresi öngördüğünü ve ayrılmaya yalnızca takvim yılı sonunda izin verdiğini varsayalım. Yıl dönümünde geçmek istiyorsunuz.
Zamanında
- Taahhütlü mektubunuz en geç 30 Haziran tarihinde ulaşır.
- Bildirim süresi yıl sonuna kadar işler.
- Yeni ortağınız ocakta, tam yeni bir yılla başlar.
Bir gün geç
- Mektup ancak 30 Haziran tarihinden sonra ulaşır.
- Bildirim artık bir sonraki yılın sonu için geçerlidir.
- Ayrılmak istediğiniz bir ortağa bir yıl daha ödeme yaparsınız.
Bu yüzden önce kendi sözleşmenizi okuyun ve bildirim tarihini karar verir vermez hesaplayın. Madde açık değilse inceletin: en erken tarih bazen tek bir cümleye bağlıdır.
Devir
Yeni sekreteryanıza neler geçer?
RSZ işveren numaranız aynı kalır ve Dimona ile DmfA üzerinden bildirilen her şey RSZ'dedir. Taşınması gereken, sekreteryanızın doğru maaş hesaplamak için kendi tuttuğu her şeydir.
| Ne | İçeriği | Neden önemli |
|---|---|---|
| Personel dosyaları | İş sözleşmeleri, görevler, çalışma saatleri, ücret anlaşmaları ve ekler | Sözleşme verileri olmadan doğru bordro hesaplanamaz. |
| Ücret geçmişi | Maaş bordroları, sabit ve değişken ücret kalemleri, yan haklar, kesintiler | Garanti edilen ücret, fesih tazminatları ve sonraki düzeltmeler için temel. |
| Tatil ve izin | Tatil günü bakiyeleri, kullanılan izinler, zaman kredisi, ebeveyn izni | Bu yılın tatili geçen yılki çalışmalara göre hesaplanır. |
| Kıdem ve barem | İşe giriş tarihi, ortak komite (paritair comité), görev sınıfı, sektörel haklar | Asgari ücreti, yıl sonu primini ve çalışanlarınızın ihbar süresini belirler. |
| Devam eden devamsızlıklar | Hastalık, iş kazaları, geçici işsizlik | Sosyal risk bildirimi, risk tarihinin düştüğü çeyreğe bağlıdır. |
| Belgeler ve yıllık evraklar | Bireysel hesaplar, 281.10 fişleri, daha önce verilmiş belgeler | Bireysel hesabı yıllık kapanıştan sonra 5 yıl saklarsınız. |
| RSZ'deki geçmiş | Önceki çeyreklerin DmfA bildirimleri ve düzeltmeleri | Önceki sekreteryanız bu çeyrekler zamanaşımına uğramadığı sürece bilgi vermeye devam eder: normalde 3 yıl, dolandırıcılık durumunda 10 yıl. |
Zaman çizelgesi
Adım adım sosyal sekreterya değiştirmek
İlk karardan önceki sekreteryanızın son bildirimine kadar. Sıra, hızdan daha önemlidir.
6 aydan fazla önce
01Katılım sözleşmenizi okuyun
Asgari süreyi, bildirim süresini, hangi tarih için fesih bildiriminde bulunabileceğinizi, bildirimin şeklini ve olası masrafları bulun. Bunlardan en erken geçiş tarihinizi hesaplayın.
Fesih bildiriminden önce
02Yeni ortağınızı seçin
Sizin için önemli olana göre karşılaştırın: ortak komitenizi bilmesi, sabit bir muhatap, hız ve fiyat. Sosyal sekreterya seçimi rehberimiz kriterleri sıralar. Büyük isimleri karşılaştırmak için Belçika'daki en büyük sosyal sekreterlikler ve Acerta, SD Worx, Securex, Liantis ve Partena karşılaştırması rehberlerimize bakın.
En geç bildirim tarihinde
03Taahhütlü mektupla feshedin
Fesih mektubunu sözleşmenizin öngördüğü şekilde gönderin ve katılımınızın bitiş tarihini içeren yazılı bir onay isteyin.
Son çeyrek içinde
04Verileri aktarın
Yeni ortağınız dosyaları ve geçmişi önceki sekreteryadan ister. Aynı anda parametreleriniz ayarlanır: ortak komite, baremler, yan haklar, izin bakiyeleri ve RSZ ödemeleriniz için hesap.
Çeyreğin ilk gününden önce
05Yeni vekaleti onaylayın
Yeni vekalet Mahis'e girilir ve siz onu onaylarsınız. Böylece RSZ eski vekaleti kapatır. Geç mi kaldınız? Çeyreğin başlangıcından sonra 1 aya kadar o çeyrek için hâlâ mümkündür.
Birinci gün
06İlk Dimona ve ilk maaş
Bundan sonra her Dimona bildirimi yeni sekreteryanız üzerinden yapılır. İlk maaş bordrolarını önceki sekreteryanın son bordrolarıyla satır satır karşılaştırın.
Çeyrekten sonraki 1 ay içinde
07Önceki sekreteryanın son DmfA'sı
Kural olarak önceki sekreterya son çeyreğinin bildirimini verir. Bildirimin gönderildiğini ve katkıların ödendiğini kontrol edin.
28 Şubat tarihine kadar
08Kapanan yılın fişleri
Yıl dönümünde geçtiyseniz: 281.10 fişlerinin gönderildiğini ve çalışanlarınızın kendi nüshalarını aldığını kontrol edin.
Fesih mektubu
Fesih mektubunuzda neler yer alır?
Bir fesih mektubu kısadır. Her şeyden önce zamanında ve doğru şekilde feshettiğinizi kanıtlamalı ve verilerinizin devrini başlatmalıdır.
Fesih mektubu
Mektubu taahhütlü gönderin ve gönderim belgesini saklayın. Tarih konusunda bir anlaşmazlık olursa geçerli olan bu belgedir.
Konu: katılımımızın feshi
- Şirket numaranız ve RSZ işveren numaranız
- Sekreteryadaki katılım veya müşteri numaranız
- Sözleşmeye ve fesih maddesine atıf
- Katılımın bitiş tarihi: bir çeyreğin son günü
- Alındı ve bitiş tarihi için yazılı onay talebi
- Verilerinizin yeni sekreteryanıza aktarılması talebi
- Şirketinizi temsil yetkisi olan kişinin tarihi ve imzası
Tuzaklar
Bir geçiş nerede ters gider?
Sorunların çoğu geçişi çevreleyen haftalarda ortaya çıkar. Bunları şöyle önlersiniz.
Geç veya yanlış şekilde yapılan bildirim
Bir yıl daha bağlı kalırsınız ya da sekreterya erken ayrılış için tazminat ister.
Nasıl önlenir
Şüpheye düştüğünüz anda bildirim tarihinizi hesaplayın ve mektubu sözleşmenin istediği şekilde gönderin.
Doğru fesih olmadan yeni vekalet
Mahis'te yeni bir vekaleti onaylayan kişi, önceki sözleşmenin doğru şekilde sona erdirildiğini beyan eder. Bu nedenle RSZ önceki sekreteryanızın istifasını beklemez. Fesih bildiriminizdeki bir hata, sizinle o sekreterya arasında sözleşmesel bir sorun olarak kalır.
Nasıl önlenir
Önce fesih onayı, sonra yeni vekalet.
Yanlış hesaba yapılan ödemeler
Tanınmış bir sosyal sekreterya RSZ katkılarınızı tahsil eder ve aktarır. Geçişten sonra yeni sekreteryanıza ödeme yaparsınız. Eski hesaba yapılan bir ödeme kendiliğinden doğru yere ulaşmaz.
Nasıl önlenir
Düzenli ödemelerinizi geçişten sonraki ilk vade tarihinden önce güncelleyin.
Yanlış izin bakiyeleri
Yanlış bir bakiyeyi, bir çalışan tatil talep edene kadar kimse fark etmez. İzin ve devamsızlıkları nasıl takip ettiğimizi hizmet sayfamızda okuyabilirsiniz.
Nasıl önlenir
Devir sırasında her bakiyeyi önceki sekreteryanın verileriyle karşılaştırın.
Geçişten önceki bir hastalık veya kaza
Sosyal risk bildirimi, risk tarihinin düştüğü çeyreği izler. Önceki çeyrekte olan bir kaza, siz geçmiş olsanız bile kural olarak hâlâ önceki sekreteryaya aittir. Yine de bildirimi siz veya yeni ortağınız her zaman kendiniz yapabilirsiniz.
Nasıl önlenir
Devir sırasında devam eden tüm dosyaların bir listesini verin.
İlk gün işe alım
Yeni çeyreğin ilk günü işe başlayan kişinin, başlamadan önce bir Dimona bildirimi olmalıdır. Geçişin yoğunluğunda bu kolayca arada kalır.
Nasıl önlenir
Geçiş dönemindeki işe alımları yeni ortağınıza çok önceden bildirin.
Anlaşma olmadan bölünmüş bir yıl
Yıl içinde geçişte, yılı kimin kapatacağı kararlaştırılmazsa mükerrer veya eksik fişler ortaya çıkar.
Nasıl önlenir
Önceki sekreteryanın hâlâ neler yapacağını yazılı olarak belirleyin. Yasa zaten bunun yeni sözleşmede yer almasını zorunlu kılar.
Business Centrum
Business Centrum geçişinizi nasıl düzenler?
Business Centrum, tanınmış bir sosyal sekreterya olan Acerta'nın iş ortağı olarak çalışır. Katılımınız Acerta üzerinden yürür ve tüm bordro yönetiminiz için sabit muhatabınız biziz. Geçiş sırasında işi biz yaparız, kararları siz verirsiniz. Günlük çalışma şeklimizi sosyal sekreterya sayfamızda okuyabilirsiniz.
Sizin yaptığınız
Bizim yaptığımız
Sizin yaptığınız:Mevcut katılım sözleşmenizi bize iletirsiniz.
En erken geçiş tarihinizi hesaplar ve hangi maddelerin önemli olduğunu söyleriz.
Sizin yaptığınız:Fesih mektubunu imzalarsınız.
Mektubu doğru atıflarla hazırlar ve onayı takip ederiz.
Sizin yaptığınız:Yeni vekaleti onaylarsınız.
Vekaletin çeyrek başlamadan önce Mahis'te olmasını sağlarız.
Sizin yaptığınız:Kendiniz hiçbir şey talep etmeniz gerekmez.
Dosyaları ve geçmişi önceki sekreteryanızdan ister, bakiyeleri, kıdemi ve baremleri kontrol ederiz.
Sizin yaptığınız:İlk maaş bordrolarınızı alırsınız.
Bunları önceki sekreteryanızın son bordrolarıyla karşılaştırır ve her farkı açıklarız.
Sizin yaptığınız:Tek bir muhatabınız olur.
Geçişten sonra da önceki sekreteryanın son bildirimlerini takip ederiz.
Sık sorulan sorular
Sosyal sekreterya değiştirmek isteyen işverenlerin soruları
İşverenlerin adım atmadan önce bize en sık sorduğu sorular.
Ücretsiz danışmaKaynaklar
Bu sayfadaki her tutar ve süre bu resmi kaynaklarla karşılaştırıldı. Son kontrol tarihi: .
- FOD Financiën, Belcotax-on-web, Indieningstermijnen fiches
- FOD WASO, De sociale documenten
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, De verplichtingen, DmfA algemeen
- RSZ, Guidelines voor dienstverrichters (Mahis), punt 4.3, versie 2026-03-26
- Wet van 27 juni 1969 (RSZ-wet), art. 42, eerste lid
- Wet van 4 april 2019 (art. 18 voegt art. VI.91/5 WER in; art. 39 inwerkingtreding)
Business Centrum'da daha fazlası
Sosyal sekreterya değiştirmek
Bunu sizin yerinize biz kontrol edelim mi?
Business Centrum'daki sabit muhatabınız bunu durumunuza göre Acerta ile birlikte inceler.