Guide pour employeurs
Changer de
secrétariat social
Pour changer de secrétariat social, vous résiliez votre affiliation selon votre contrat et vous faites enregistrer un nouveau mandat auprès de l'ONSS. Le changement prend toujours effet le premier jour d'un trimestre, et la plupart des contrats prévoient un préavis de 6 mois, souvent pour la fin de l'année civile.
Par Rédaction Business CentrumPublié le
Mis à jour et chiffres vérifiés le
- Quand
Début d'un trimestre
En janvier, avril, juillet ou octobre. Jamais en cours de trimestre.
- Préavis
6 mois, en général
La loi n'impose aucun délai. Votre convention d'affiliation décide.
- Qui enregistre
Votre nouveau partenaire
Le nouveau mandat passe par Mahis vers l'ONSS. L'ancien s'arrête alors automatiquement.
Les règles
Ce que dit la loi, ce que fixe votre contrat
Les règles d'un changement se trouvent à deux endroits. La loi fixe quand un mandat peut changer de main et qui doit transmettre quoi. Votre convention d'affiliation fixe combien de temps vous êtes lié et comment vous résiliez.
La loi
Une convention écrite
Entre vous et votre secrétariat social existe un contrat écrit qui règle le contenu du mandat (article 31quater de la loi du 29 juin 1981). Le mandat lui-même est enregistré auprès de l'ONSS dans l'application Mahis.
Uniquement à un nouveau trimestre
Un mandat ne passe à un nouveau mandataire qu'au passage à un nouveau trimestre. Dès que le nouveau mandat est validé dans Mahis, l'ONSS clôture automatiquement l'ancien au dernier jour du trimestre précédent. Votre nouveau partenaire peut encore le faire pour le trimestre en cours jusqu'à 1 mois après son début. Remonter plus loin n'est pas possible sans procédure supplémentaire.
Le passé suit aussi
Le nouveau mandataire reprend la gestion du passé, du présent et de l'avenir. Votre ancien secrétariat doit, sur demande, continuer à fournir toutes les informations sur les trimestres qu'il a gérés. Le contrat avec votre nouveau partenaire doit préciser ce que l'ancien fait encore pour ses trimestres.
Vous restez responsable
Quel que soit celui qui fait vos déclarations, vous restez responsable en tant qu'employeur de leur bonne exécution. Si votre mandataire commet une erreur, l'ONSS se tourne vers vous.
Votre contrat
Durée minimale
Beaucoup de contrats vous lient pendant les 3 premières années. Pendant cette période, vous ne partez qu'avec l'accord du secrétariat ou moyennant l'indemnité prévue au contrat.
Délai et moment du préavis
Un préavis de 6 mois est courant. Certains contrats n'autorisent un départ qu'à la fin de l'année civile, d'autres à la fin de chaque trimestre. Cette seule différence détermine votre date de changement la plus proche.
Forme du préavis
Le contrat impose le plus souvent une lettre recommandée. Un e-mail ou un appel ne vaut alors pas preuve.
Frais de départ
Vérifiez si des frais sont prévus pour le transfert de votre dossier ou pour un départ avant la fin de la durée minimale. La structure des tarifs est expliquée dans notre guide sur le coût d'un secrétariat social.
Art. 31quater, § 3, loi du 29 juin 1981
Un mandat ne peut être transféré à un nouveau mandataire qu'au moment du passage à un nouveau trimestre.
Reconduction tacite sans délai de préavis ?
Pour les contrats conclus, renouvelés ou modifiés depuis le 1er décembre 2020, les règles sur les clauses abusives entre entreprises s'appliquent. Une clause qui reconduit tacitement un contrat à durée déterminée sans délai de préavis raisonnable est présumée abusive. Le secrétariat peut prouver le contraire. Faites donc relire une telle clause avant de compter dessus.
Le bon moment
Quand changer de secrétariat social ?
Légalement, c'est possible à chaque nouveau trimestre. En pratique, le passage à la nouvelle année est presque toujours le meilleur moment, parce que trois éléments fonctionnent par année civile.
Janvier
Meilleur moment
Une année, un partenaire. L'ancien secrétariat clôture l'année, le nouveau commence une année complète.
Avril
Possible
Peu après la clôture annuelle. Les fiches sont introduites, mais l'année en cours est répartie entre deux partenaires.
Juillet
Possible, plus de travail
En milieu d'année. Le pécule de vacances vient d'être traité et la moitié des données de l'année se trouve chez l'ancien partenaire.
Octobre
Possible, plus de travail
Juste avant la prime de fin d'année et la clôture. Le nouveau partenaire calcule cette prime sur des données qu'il n'a pas traitées lui-même.
Ce qui fonctionne par année civile
Le compte individuel
Pour chaque travailleur, vous tenez un compte individuel clôturé chaque année. Si vous changez en cours d'année, ce compte doit être reconstitué à partir de deux sources.
Les fiches fiscales
Les fiches 281.10 d'une année de revenus doivent parvenir au SPF Finances au plus tard le 28 février. Si vous changez au passage à la nouvelle année, votre ancien partenaire établit généralement les fiches de l'année clôturée. Si vous changez en cours d'année, convenez à l'avance de qui établit la fiche et avec quelles données.
Vacances et prime de fin d'année
Le nombre de jours de vacances de cette année dépend des prestations de l'année précédente, et la prime de fin d'année se calcule sur une année entière. Moins ces données sont réparties entre deux partenaires, moins il y a de risque d'erreur de calcul.
La dernière DmfA : en général encore l'ancien secrétariat
Un mandataire reste compétent pour les déclarations de sa propre période de mandat. En règle générale, votre ancien secrétariat introduit donc encore la DmfA de son dernier trimestre, dans un délai de 1 mois après ce trimestre. Fixez cet accord dans le contrat avec votre nouveau partenaire.
Exemple chiffré
Un jour de retard coûte un an
Supposons que votre contrat prévoie un préavis de 6 mois et n'autorise un départ qu'à la fin de l'année civile. Vous voulez changer au passage à la nouvelle année.
À temps
- Votre lettre recommandée arrive au plus tard le 30 juin.
- Le préavis court jusqu'à la fin de l'année.
- Votre nouveau partenaire démarre en janvier, avec une année complète.
Un jour de retard
- La lettre n'arrive qu'après le 30 juin.
- Le préavis vaut désormais pour la fin de l'année suivante.
- Vous payez un an de plus un partenaire que vous vouliez quitter.
Lisez donc d'abord votre propre contrat et calculez la date de préavis dès que vous décidez. Si la clause n'est pas claire, faites-la relire : la date la plus proche dépend parfois d'une seule phrase.
Le transfert
Qu'est-ce qui passe à votre nouveau secrétariat ?
Votre numéro d'employeur ONSS reste le même, et ce qui a été déclaré via Dimona et DmfA se trouve à l'ONSS. Ce qui doit déménager, c'est tout ce que votre secrétariat tient lui-même pour calculer un salaire correct.
| Quoi | Contenu | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| Dossiers du personnel | Contrats de travail, fonctions, horaires, accords salariaux et annexes | Sans données contractuelles, aucun calcul de salaire correct n'est possible. |
| Historique salarial | Fiches de paie, éléments fixes et variables, avantages, retenues | Base du salaire garanti, des indemnités de rupture et des corrections ultérieures. |
| Vacances et congés | Soldes de jours de vacances, congés pris, crédit-temps, congé parental | Les vacances de cette année se calculent sur les prestations de l'année précédente. |
| Ancienneté et barème | Date d'entrée, commission paritaire, classe de fonction, avantages sectoriels | Détermine le salaire minimum, la prime de fin d'année et le préavis de vos travailleurs. |
| Absences en cours | Maladie, accidents du travail, chômage temporaire | La déclaration d'un risque social dépend du trimestre de la date du risque. |
| Attestations et documents annuels | Comptes individuels, fiches 281.10, attestations déjà délivrées | Vous conservez le compte individuel 5 ans après sa clôture annuelle. |
| Historique à l'ONSS | DmfA et corrections des trimestres précédents | Votre ancien secrétariat continue à informer tant que ces trimestres ne sont pas prescrits : en principe 3 ans, 10 ans en cas de fraude. |
Calendrier
Changer de secrétariat social, étape par étape
De la décision jusqu'à la dernière déclaration de votre ancien secrétariat. L'ordre compte plus que la vitesse.
Plus de 6 mois avant
01Lisez votre convention d'affiliation
Repérez la durée minimale, le délai de préavis, la date pour laquelle vous pouvez résilier, la forme du préavis et les frais éventuels. Déduisez-en votre première date de changement possible.
Avant de résilier
02Choisissez votre nouveau partenaire
Comparez sur ce qui compte pour vous : connaissance de votre commission paritaire, un interlocuteur fixe, rapidité et prix. Notre guide quel secrétariat social choisir reprend les critères. Pour comparer les grands noms, voyez les plus grands secrétariats sociaux de Belgique et notre comparatif d'Acerta, SD Worx, Securex, Liantis et Partena.
Au plus tard à la date de préavis
03Résiliez par recommandé
Envoyez la lettre de résiliation comme le prévoit votre contrat et demandez une confirmation écrite avec la date de fin de votre affiliation.
Au cours du dernier trimestre
04Transférez les données
Votre nouveau partenaire demande les dossiers et l'historique à l'ancien secrétariat. En parallèle, vos paramètres sont configurés : commission paritaire, barèmes, avantages, soldes de congés et compte pour vos paiements ONSS.
Avant le premier jour du trimestre
05Confirmez le nouveau mandat
Le nouveau mandat est encodé dans Mahis et vous le confirmez. L'ONSS clôture alors l'ancien mandat. En retard ? Jusqu'à 1 mois après le début du trimestre, c'est encore possible pour ce trimestre.
Jour un
06Première Dimona et premier salaire
Désormais, chaque déclaration Dimona passe par votre nouveau secrétariat. Comparez les premières fiches de paie ligne par ligne avec les dernières de l'ancien secrétariat.
Dans un délai de 1 mois
07Dernière DmfA de l'ancien secrétariat
En règle générale, l'ancien secrétariat introduit la déclaration de son dernier trimestre. Vérifiez qu'elle est partie et que les cotisations sont payées.
Pour le 28 février
08Fiches de l'année clôturée
En cas de changement au passage à la nouvelle année : vérifiez que les fiches 281.10 sont introduites et que vos travailleurs ont reçu leur exemplaire.
Lettre de résiliation
Ce que contient votre lettre de résiliation
Une lettre de résiliation est courte. Elle doit surtout prouver que vous résiliez à temps et correctement, et lancer le transfert de vos données.
Lettre de résiliation
Envoyez la lettre par recommandé et conservez la preuve de dépôt. En cas de discussion sur la date, c'est cette preuve qui compte.
Objet : résiliation de notre affiliation
- Votre numéro d'entreprise et votre numéro d'employeur ONSS
- Votre numéro d'affilié ou de client auprès du secrétariat
- La référence au contrat et à l'article sur le préavis
- La date de fin de l'affiliation : le dernier jour d'un trimestre
- La demande d'une confirmation écrite de réception et de date de fin
- La demande de transférer vos données à votre nouveau secrétariat
- Date et signature de la personne habilitée à représenter votre entreprise
Pièges
Là où un changement tourne mal
La plupart des problèmes naissent dans les semaines autour du changement. Voici comment les éviter.
Préavis tardif ou dans la mauvaise forme
Vous restez lié un an de plus, ou le secrétariat réclame une indemnité pour départ anticipé.
Comment l'éviter
Calculez votre date de préavis dès que vous hésitez, et envoyez la lettre dans la forme exigée par le contrat.
Un nouveau mandat sans préavis correct
En confirmant un nouveau mandat dans Mahis, vous déclarez avoir mis fin correctement au contrat précédent. L'ONSS n'attend donc pas la démission de votre ancien secrétariat. Une erreur dans votre préavis reste un problème contractuel entre vous et ce secrétariat.
Comment l'éviter
D'abord la confirmation du préavis, ensuite le nouveau mandat.
Des paiements vers le mauvais compte
Un secrétariat social agréé perçoit vos cotisations ONSS et les reverse. Après le changement, vous payez votre nouveau secrétariat. Un paiement sur l'ancien compte n'arrive pas tout seul au bon endroit.
Comment l'éviter
Adaptez vos paiements récurrents avant la première échéance après le changement.
Des soldes de congés erronés
Un solde erroné ne se voit qu'au moment où un travailleur demande ses vacances. Notre suivi des congés et absences est décrit sur notre page de service.
Comment l'éviter
Comparez chaque solde lors du transfert avec les données de l'ancien secrétariat.
Une maladie ou un accident d'avant le changement
La déclaration d'un risque social suit le trimestre de la date du risque. Un accident du trimestre précédent relève donc en principe encore de l'ancien secrétariat, même si vous avez déjà changé. Vous ou votre nouveau partenaire pouvez toutefois toujours faire la déclaration vous-mêmes.
Comment l'éviter
Joignez au transfert une liste de tous les dossiers en cours.
Un engagement le premier jour
Le travailleur qui commence le premier jour du nouveau trimestre doit être déclaré en Dimona avant de commencer. Dans l'agitation du changement, elle passe facilement entre les mailles.
Comment l'éviter
Signalez les engagements autour du changement bien à l'avance à votre nouveau partenaire.
Une année scindée sans accords
Lors d'un changement en cours d'année, des fiches doubles ou incomplètes apparaissent si personne ne convient de qui clôture l'année.
Comment l'éviter
Fixez par écrit ce que l'ancien secrétariat fait encore. La loi impose d'ailleurs de le prévoir dans le nouveau contrat.
Business Centrum
Comment Business Centrum organise votre changement
Business Centrum travaille comme partenaire d'Acerta, un secrétariat social agréé. Votre affiliation passe par Acerta, et nous sommes votre interlocuteur fixe pour toute l'administration salariale. Lors d'un changement, nous faisons le travail et vous prenez les décisions. Notre façon de travailler au quotidien est décrite sur notre page secrétariat social.
Ce que vous faites
Ce que nous faisons
Ce que vous faites:Vous nous transmettez votre convention d'affiliation actuelle.
Nous calculons votre première date de changement possible et vous indiquons les clauses qui comptent.
Ce que vous faites:Vous signez la lettre de résiliation.
Nous la rédigeons avec les bonnes références et suivons la confirmation.
Ce que vous faites:Vous confirmez le nouveau mandat.
Nous veillons à ce que le mandat soit dans Mahis avant le début du trimestre.
Ce que vous faites:Vous n'avez rien à demander vous-même.
Nous demandons les dossiers et l'historique à votre ancien secrétariat et contrôlons soldes, ancienneté et barèmes.
Ce que vous faites:Vous recevez vos premières fiches de paie.
Nous les comparons aux dernières de votre ancien secrétariat et expliquons chaque différence.
Ce que vous faites:Vous gardez un seul interlocuteur.
Après le changement aussi, nous suivons les dernières déclarations de l'ancien secrétariat.
Questions fréquentes
Changer de secrétariat social : vos questions
Les questions que les employeurs nous posent le plus souvent avant de franchir le pas.
Entretien gratuitSources
Chaque montant et chaque délai de cette page a été vérifié auprès de ces sources officielles, consultées pour la dernière fois le .
- FOD Financiën, Belcotax-on-web, Indieningstermijnen fiches
- FOD WASO, De sociale documenten
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, De verplichtingen, DmfA algemeen
- RSZ, Guidelines voor dienstverrichters (Mahis), punt 4.3, versie 2026-03-26
- Wet van 27 juni 1969 (RSZ-wet), art. 42, eerste lid
- Wet van 4 april 2019 (art. 18 voegt art. VI.91/5 WER in; art. 39 inwerkingtreding)
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