Coût d'un secrétariat social : un entretien-conseil avec un employeur chez Business Centrum à Gand

Guide · Prix et tarifs

Coût d'un
secrétariat social :
où se cache le prix ?

Un secrétariat social facture en général des frais d'affiliation uniques, puis un montant par fiche de paie ou par travailleur et par mois, souvent avec un forfait mensuel fixe en plus. Les sites comparatifs citent des fourchettes de 23 € à 75 € par travailleur et par mois ; ce que vous payez vraiment dépend de votre commission paritaire, du type de travailleurs et des services facturés à part.

Business Centrum n'a pas de tarif standard. Votre prix découle d'un entretien.

Par Publié le

Mis à jour et chiffres vérifiés le

La composition du prix

Le coût d'un secrétariat social en quatre couches

Chaque secrétariat social découpe son prix autrement, mais presque toutes les offres reposent sur les mêmes couches. En les plaçant côte à côte, vous comparez enfin les mêmes choses.

  1. 01

    Entrée

    Au départ, vous payez des frais d'affiliation ou de démarrage. Le secrétariat ouvre alors votre dossier : les données de l'entreprise, la bonne commission paritaire, les travailleurs et leurs éléments de salaire. Certains secrétariats demandent aussi une caution, une avance sur quelques mois de frais d'administration.

    • Frais d'affiliation
    • Ouverture du dossier
    • Caution
  2. 02

    Prix par fiche de paie ou par travailleur

    C'est le cœur du prix. Vous payez par fiche de paie établie par le secrétariat, ou un montant fixe par travailleur et par mois. Le tarif est presque toujours dégressif : plus vous avez de travailleurs, plus le prix unitaire baisse. Beaucoup de secrétariats facturent en plus un forfait mensuel de dossier ou de gestion, même quand il se passe peu de chose ce mois-là.

    • Par fiche de paie
    • Par travailleur et par mois
    • Forfait mensuel
  3. 03

    Suppléments par type de travailleur ou de prestation

    Un employé avec un salaire mensuel fixe est le dossier le plus simple. Les ouvriers, étudiants, flexi-jobistes, extras dans l'horeca, le travail en équipes ou de nuit et les horaires variables demandent plus de travail. Vous le retrouvez dans un supplément ou dans un prix plus élevé par fiche de paie.

    • Ouvriers
    • Étudiants et flexi-jobs
    • Prestations à la journée
  4. 04

    Services supplémentaires

    Ce qui ne revient pas chaque mois figure souvent à part sur la facture : rédiger un contrat de travail, les documents de sortie comme le C4, les attestations, le bilan social, le conseil juridique, un règlement de travail ou une simulation salariale.

    • Contrats
    • C4 et attestations
    • Conseil
Coût d'un secrétariat social 2026: par travailleur par mois, bas 23 €, par travailleur par mois, haut 75 €, réduction ONSS premier travailleur, par trimestre 2 000 €

Une vraie liste de tarifs

À quoi ressemble un prix publié ?

Les secrétariats sociaux agréés publient rarement leurs tarifs. UCM, un secrétariat social agréé wallon, le fait. Sa liste 2026 montre comment les couches apparaissent concrètement sur une facture.

PosteTarif HTVA
Ouverture du dossier115 €, unique
Caution sur les frais d'administrationminimum 215 €
Frais d'administration premier travailleur60,61 € par paie, ensuite dégressif
Forfait de dossier17,58 € par mois, plus 1,74 € par travailleur à partir du deuxième
Cotisation Egov10 € par mois
Dirigeant d'entreprise19,98 € par opération
Règlement de travail, accompagnement150 € par heure
Règlement de travail, modèle130 €
Règlement de travail, maintenance65 € par an
Clôture du dossier155 €

UCM précise elle-même que la liste n'est pas exhaustive, que les montants s'entendent hors TVA et qu'ils sont indexés. Nous les montrons comme exemple de structure, pas comme prix du marché.

Exemple chiffré

Combien paie une PME pour un employé pendant un an ?

Prenons une PME avec un employé au salaire mensuel, aux tarifs publiés ci-dessus. Sans services supplémentaires et sans rémunération de dirigeant.

Fiche de paie premier travailleur
60,61 €
Forfait de dossier
17,58 €
Cotisation Egov
10 €
Par mois
88,19 €
Première année, ouverture comprise
1 173,28 €

Au départ, vous avancez aussi une caution d'au moins 215 €. Ce n'est pas un coût, mais elle pèse sur votre trésorerie le mois où vous engagez. S'il s'agit de votre premier travailleur, l'ONSS prend en charge 36,45 € par trimestre des frais d'administration, tant que vous appliquez la réduction premier travailleur.

Attention

Demandez si le pécule de vacances et la prime de fin d'année comptent comme fiche de paie supplémentaire. Pour les ouvriers, payés au moins 2 fois par mois, le nombre de calculs de salaire augmente aussi.

Base ou à part

Ce que comprend le coût d'un secrétariat social, et ce qui s'ajoute

La limite varie d'un secrétariat à l'autre. Voici ce que vous pouvez attendre d'un forfait de base, et ce qui apparaît souvent comme ligne séparée dans les offres.

En général dans le prix de base

  • Le calcul du salaire et la fiche de paie
  • Les déclarations Dimona à l'entrée et à la sortie
  • La déclaration trimestrielle DmfA à l'ONSS
  • Le calcul et la déclaration du précompte professionnel
  • Les fiches fiscales 281.10 en fin d'année
  • Le suivi de l'indexation et des barèmes de votre commission paritaire

Souvent facturé à part

  • Frais d'ouverture et de clôture du dossier
  • Rédiger ou relire des contrats de travail
  • Documents de sortie : C4, attestation de vacances, calcul du préavis
  • Attestations pour la mutualité, les allocations familiales ou un bail
  • Le bilan social pour la Banque nationale
  • Le conseil juridique à l'heure ou par dossier
  • Rédiger et tenir à jour un règlement de travail
  • La gestion des chèques-repas, écochèques ou voitures de société
  • L'accès au portail ou au logiciel, par utilisateur
  • Les corrections de fiches de paie et de déclarations après coup

Demandez-le noir sur blanc

Faites énumérer dans chaque offre les documents et déclarations compris dans le prix. Ce qui ne figure pas dans cette liste arrivera plus tard à part sur la facture.

Ce qui fait le prix

Pourquoi deux PME avec autant de personnel paient-elles des prix différents ?

Votre commission paritaire
Chaque commission a ses barèmes, primes et fonds sectoriels. Dans la construction s'ajoutent les timbres fidélité et le chômage intempéries, dans le transport les temps de conduite et de repos et les indemnités de nuitée, dans l'horeca les extras et les flexi-jobs. Plus de règles signifie plus de contrôle par fiche de paie.
Ouvriers ou employés
Les employés reçoivent en général un salaire mensuel. Les ouvriers doivent être payés au moins 2 fois par mois, avec au maximum 16 jours d'intervalle. Une avance et un décompte final demandent plus de traitement.
Étudiants, flexi-jobs et prestations ponctuelles
Si vous travaillez avec des étudiants, des extras ou des flexi-jobistes, vous faites souvent une Dimona par prestation et vos heures varient. Chaque prestation est un enregistrement, et certains secrétariats facturent par Dimona ou par contrat.
Composantes salariales
Chèques-repas, écochèques, voiture de société, indemnité de mobilité, assurance groupe : chaque avantage est une ligne de plus à calculer et à déclarer. Un salaire simple donne une fiche de paie moins chère.
Le nombre de travailleurs
Presque tous les tarifs sont dégressifs. Le premier travailleur est le plus cher à l'unité, parce que le travail fixe d'un dossier se répartit sur peu de fiches de paie.
Ce que vous fournissez vous-même
Si vous transmettez les prestations par voie numérique et à temps, votre dossier demande moins de travail que si le secrétariat doit vérifier vos horaires chaque mois. Certains secrétariats proposent une formule moins chère où vous encodez davantage vous-même.

Frais cachés

Ce qui ne figure pas en première page de l'offre

Indexation du tarif

Le tarif augmente en général chaque année avec l'index. Une offre sans clause d'indexation est rare. Demandez quel index le secrétariat suit et à quel moment le tarif augmente.

Frais de clôture et durée

Le client qui part paie parfois pour clôturer son dossier : 155 € dans la liste publiée ci-dessus. Regardez aussi la durée minimale et le préavis du contrat.

Caution

Une caution de quelques mois de frais d'administration, comme le minimum de 215 € ci-dessus, n'est pas un coût. C'est toutefois de l'argent immobilisé tant que vous êtes client.

Logiciel et portail

Une licence par travailleur ou par utilisateur pour le portail ou l'application est souvent facturée en dehors du prix par fiche de paie.

Fiches de paie supplémentaires

Le pécule de vacances, la prime de fin d'année, une correction ou une sortie en milieu de mois peuvent chacun générer une fiche de paie de plus, au tarif plein.

Conseil facturé à l'heure

Une question sur un licenciement, une sanction ou un nouveau contrat est parfois facturée à l'heure. Dans la liste ci-dessus, l'accompagnement pour un règlement de travail coûte 150 € par heure.

TVA

Les tarifs sont presque toujours indiqués hors TVA. Pour une entreprise assujettie, c'est neutre. Pour une entreprise exemptée ou une ASBL, non.

L'offre la moins chère

Pourquoi le prix le plus bas peut-il coûter cher ?

L'écart entre deux offres se limite en général à quelques euros par fiche de paie. Une seule erreur ou une réduction oubliée coûte vite plus qu'une année entière de tarif.

2 000 €

par trimestre

Réduction ONSS oubliée

Depuis le 1er juillet 2026, un nouvel employeur bénéficie de jusqu'à 2 000 € par trimestre de réduction de cotisations ONSS pour son premier travailleur, sans date de fin. Si la réduction ONSS pour le premier travailleur n'est pas appliquée, vous perdez jusqu'à 8 000 € par an. Les cotisations payées en trop ne se récupèrent que sur 3 ans.

3 000 €

amende minimale

Dimona manquante

L'absence de Dimona est une infraction de niveau 4, le niveau le plus grave. Pour les faits commis depuis le 1er février 2026, l'amende administrative va de 3 000 € à 35 000 €, par travailleur concerné. Plus d'infos dans notre guide Dimona tardive.

495,79 €

forfait

Déclaration trimestrielle en retard

L'employeur qui n'introduit pas sa DmfA à temps paie une indemnité forfaitaire de 495,79 €, et davantage si les cotisations sont élevées. Les cotisations payées en retard subissent une majoration de 10 % et des intérêts de retard de 7 % par an.

5

ans en arrière

Mauvais barème

Une mauvaise commission paritaire ou une indexation oubliée signifie des arriérés de salaire. Un travailleur peut les réclamer jusqu'à 5 ans après les faits, et au plus tard 1 an après la fin de son contrat. S'il fonde sa demande sur l'infraction de non-paiement, elle ne se prescrit pas avant l'action publique et peut donc aller au-delà. S'y ajoutent les cotisations ONSS sur ce salaire.

Une année de réduction oubliée pour le premier travailleur pèse plus de 6 fois la première année complète de l'exemple chiffré. Comparez donc d'abord ce qu'un secrétariat contrôle, et ensuite seulement le prix par fiche de paie.

Indépendant ou entreprise individuelle

Sans personnel, vous payez autre chose

Indépendant sans personnel

Sans travailleurs, vous n'avez pas besoin d'un secrétariat social, mais d'une caisse d'assurances sociales. Vous y payez vos cotisations sociales, majorées de frais de gestion : un pourcentage de vos cotisations qui varie selon la caisse. L'indépendant qui cherche le coût d'un secrétariat social vise en général ces frais de gestion.

Entreprise individuelle avec personnel

Si vous engagez un travailleur en entreprise individuelle, vous êtes employeur comme n'importe quelle société. La même composition de prix s'applique, tout comme la même réduction ONSS pour votre premier travailleur.

Gérant d'une société

Si votre société vous verse une rémunération, le secrétariat peut aussi traiter votre fiche de rémunération de gérant. C'est une ligne séparée : 19,98 € par opération dans la liste publiée ci-dessus.

Comparer les offres

Les questions à poser avant de signer

Le prix est un critère parmi d'autres. La connaissance de votre secteur et la disponibilité comptent autant : consultez pour cela notre guide quel secrétariat social choisir. Pour comparer les grands noms, voyez les plus grands secrétariats sociaux de Belgique et notre comparatif d'Acerta, SD Worx, Securex, Liantis et Partena. Pour les coûts, posez les mêmes questions à chaque candidat.

Déjà client ailleurs et mécontent de la facture ? Lisez ce qu'implique changer de secrétariat social.

  1. 01Facturez-vous par fiche de paie ou par travailleur et par mois, et à partir de combien de travailleurs le prix baisse-t-il ?
  2. 02Quel forfait mensuel fixe ou quelles cotisations s'ajoutent encore ?
  3. 03Quels documents et déclarations sont compris dans le prix, et lesquels ne le sont pas ?
  4. 04Combien coûte un C4, une attestation ou un contrat de travail ?
  5. 05Comment et quand le tarif est-il indexé ?
  6. 06Quels sont la durée minimale, le préavis et le coût pour partir ?
  7. 07Qui vérifie que toutes les réductions ONSS sont appliquées ?

Ce que fait Business Centrum

Un prix sur mesure, après un entretien

Business Centrum, à Gand, gère l'administration du personnel de PME du transport, de la construction, de l'horeca et du commerce de gros. Nous travaillons comme partenaire d'Acerta, un secrétariat social agréé, et sommes votre interlocuteur fixe pour les contrats, la Dimona et les questions de salaire.

Nous n'avons pas de prix standard. Nous examinons d'abord votre personnel : combien de personnes, quelle commission paritaire, ouvriers ou employés, étudiants ou flexi-jobs, quels avantages. Vous recevez ensuite une proposition qui précise ce qui est compris dans le prix et ce qui ne l'est pas, pour la comparer à d'autres offres.

Au démarrage, nous vérifions à quelles réductions vous avez droit. Dans l'administration salariale, nous suivons les barèmes et indexations de votre secteur, pour que les erreurs listées ci-dessus n'arrivent pas sur votre bureau.

Pas de prix sur cette page

Vous ne trouverez ici aucun tarif de Business Centrum. Chaque prix découle d'un entretien sur votre situation, et cet entretien est gratuit.

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Questions fréquentes

Questions sur le coût d'un secrétariat social

Sources

Chaque montant et chaque délai de cette page a été vérifié auprès de ces sources officielles, consultées pour la dernière fois le .

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