Guide pour employeurs
Quel secrétariat
social
choisir ?
Choisissez un secrétariat social agréé qui connaît votre commission paritaire, vous donne un interlocuteur fixe et applique un prix que vous pouvez calculer entièrement à l'avance. Juridiquement, tous les secrétariats agréés sont sur un pied d'égalité : vous choisissez donc sur le service, la connaissance du secteur et la clarté des coûts.
Les sept critères83 %
des employeurs étaient affiliés à un secrétariat social agréé en 2025 (ONSS).
Par Rédaction Business CentrumPublié le
Mis à jour et chiffres vérifiés le
La base légale
Qu'est-ce qu'un secrétariat social agréé ?
Un secrétariat social agréé est une ASBL qui accomplit, au nom et pour le compte des employeurs, les formalités de la sécurité sociale : la déclaration Dimona à chaque entrée en service, le calcul des salaires, la déclaration trimestrielle (DmfA) à l'ONSS et le paiement des cotisations et du précompte professionnel. Vous lui donnez pour cela un mandat, enregistré auprès de l'ONSS.
L'agrément est accordé par le ministre des Affaires sociales, sur la base d'un rapport de l'inspection de l'ONSS. Il confère au secrétariat un droit exclusif : seul un secrétariat social agréé peut percevoir les cotisations sociales de ses employeurs affiliés et les verser à l'ONSS.
Le Moniteur belge publie chaque année, au quatrième trimestre, la liste complète des secrétariats sociaux agréés. Vous pouvez aussi en demander une copie à la Direction de l'Inspection de l'ONSS.
Ce que la loi exige pour un agrément
Une ASBL
Le secrétariat est une association sans but lucratif. Son seul objet : accomplir les formalités sociales pour ses membres et les informer à ce sujet.
Une organisation d'employeurs
Une organisation représentative d'employeurs est membre fondateur et compte au moins 2 représentants au conseil d'administration.
Une taille minimale
Au moins 300 employeurs affiliés, ou au moins 100 employeurs occupant ensemble au moins 5 000 travailleurs.
Une garantie
De 37 184,03 € pour moins de 3 000 travailleurs à 185 920,14 € à partir de 20 000 travailleurs, versée à la Banque nationale ou à la Caisse des dépôts et consignations. Cette somme couvre le dommage si le secrétariat ne reverse pas à l'ONSS l'argent des employeurs.
Un réviseur d'entreprises
Un réviseur d'entreprises agréé et indépendant contrôle toutes les opérations financières.
Un dossier complet
Pour chaque employeur, un dossier complet sur l'application des lois sociales, conservé en Belgique et consultable par l'inspection.
Qui contrôle ?
L'inspection de l'ONSS vérifie que les déclarations sont correctes, que l'argent des employeurs arrive correctement et à temps à l'ONSS et que le secrétariat remplit toujours les conditions. En 2025, elle a mené 6 650 enquêtes auprès des secrétariats sociaux agréés. Si un secrétariat reste 4 trimestres d'affilée sous la taille minimale, ou si sa qualité reste manifestement insuffisante, le ministre peut retirer l'agrément.
L'obligation
Un secrétariat social est-il obligatoire ?
Non. Aucune loi ne vous oblige à vous affilier à un secrétariat social. En tant qu'employeur, vous devez cependant respecter chaque obligation : une Dimona pour chaque travailleur, des fiches de paie correctes, la DmfA chaque trimestre, le paiement des cotisations et du précompte professionnel et les règles de votre commission paritaire. La plupart des employeurs sous-traitent ce travail : en 2025, 83 % des employeurs étaient affiliés à un secrétariat social agréé.
Vous avez trois possibilités. Voici ce qui les distingue.
| Tout faire vous-même | Prestataire non agréé | Secrétariat social agréé | |
|---|---|---|---|
| Dimona et DmfA | Vous, via les services en ligne de la sécurité sociale | Le prestataire, comme votre mandataire | Le secrétariat, comme votre mandataire |
| Cotisations à l'ONSS | Vous payez directement | Vous payez directement : un prestataire ne peut pas percevoir de cotisations | Le secrétariat perçoit et reverse |
| Calcul des salaires et règles sectorielles | Vous cherchez tout vous-même et suivez chaque changement | Selon votre contrat | Compris dans le service |
| Contrôle par l'ONSS | Sur vos propres déclarations | Baromètre de qualité, sans contrôle financier | Baromètre de qualité, avec contrôle financier |
| Garantie légale | Sans objet | Aucune | Oui, à la Banque nationale ou à la Caisse des dépôts et consignations |
| Responsable | Vous | Vous | Vous |
Depuis le 20 février 2017, l'ONSS mesure la qualité des secrétariats et des prestataires avec un baromètre de qualité couvrant 6 domaines de contrôle. Le contrôle financier ne vaut que pour les secrétariats agréés.
Vous restez responsable
Un secrétariat social agit comme votre mandataire. Selon l'ONSS, seul l'employeur reste civilement et pénalement responsable si une obligation n'est pas respectée. Choisissez donc un partenaire qui vous prévient à temps, et pas seulement un exécutant de ce que vous transmettez.
Agréé ou non
Comment vérifier un secrétariat social ?
Comment reconnaître un secrétariat social agréé ?
Un secrétariat agréé doit mentionner sur tous ses documents, comptes et publications sa dénomination avec la mention « ASBL - Secrétariat social », son numéro d'agrément et la date de l'arrêté ministériel qui l'accorde. C'est pourquoi vous voyez sur les fiches de paie des formules comme « secrétariat social agréé n° » suivies d'un numéro.
Où trouver la liste des secrétariats sociaux agréés ?
Au Moniteur belge, qui publie la liste complète chaque année au quatrième trimestre. Vous pouvez aussi en demander une copie à la Direction de l'Inspection de l'ONSS.
À quel secrétariat social suis-je affilié ?
En tant qu'employeur, vous consultez vos mandats dans Mahis, l'application du portail de la sécurité sociale qui affiche vos mandataires. En tant que travailleur, regardez votre fiche de paie : elle mentionne en général le nom et le numéro d'agrément du secrétariat qui traite les salaires de votre employeur.
Et les bureaux et partenaires d'un secrétariat ?
Les secrétariats agréés travaillent avec des succursales et souvent avec des partenaires qui assurent le contact quotidien avec l'employeur. Les déclarations et la perception des cotisations passent alors par le secrétariat agréé lui-même. Demandez toujours quel secrétariat agréé se trouve derrière votre interlocuteur.
Comparer
Choisir un secrétariat social : sept critères
Chaque secrétariat agréé fait les mêmes déclarations légales. Ce que vous remarquez en tant que PME, c'est la manière. Comparez ces points avant de signer.
Connaissance du secteur et commission paritaire
Votre commission paritaire fixe les salaires minimums, les primes, l'indexation et les fonds sectoriels. Une entreprise de construction en commission paritaire 124 suit d'autres règles qu'une entreprise de transport en commission paritaire 140 ou un restaurant en commission paritaire 302. Un gestionnaire qui traite votre secteur chaque jour repère une erreur de classification avant qu'elle n'arrive sur une fiche de paie.
Posez la question“Combien d'employeurs de ma commission paritaire suivez-vous, et qui connaît les règles du secteur ?”
Interlocuteur fixe ou call center
Lors d'une entrée en service, d'une maladie ou d'un licenciement, vous voulez quelqu'un qui connaît votre dossier. Demandez si vous aurez un gestionnaire fixe avec un numéro et une adresse e-mail directs, et qui le remplace pendant ses congés. Une ligne générale avec des collaborateurs qui changent suffit pour les questions simples, mais coûte du temps dès que votre situation demande des explications.
Posez la question“Qui est mon interlocuteur fixe, et qui le remplace ?”
Modèle de prix
Les secrétariats facturent généralement une combinaison : des frais d'affiliation, un montant par fiche de paie ou par travailleur, et des tarifs séparés pour le travail supplémentaire comme les attestations, un dossier de licenciement ou les Dimona pour étudiants et flexi-jobistes. Comparez donc le total par an pour votre personnel réel. Notre guide sur le coût d'un secrétariat social montre comment ce calcul se construit.
Posez la question“Combien vais-je payer par an pour ma situation, et qu'est-ce qui sort du prix de base ?”
Outils numériques
Comment transmettez-vous les prestations, les absences et les nouveaux travailleurs : via une plateforme en ligne, une application ou par e-mail ? Vos travailleurs reçoivent-ils leur fiche de paie en version numérique ? Pouvez-vous extraire vous-même des aperçus du coût salarial et des congés ? De bons outils font gagner du temps, à condition de correspondre à la façon dont votre entreprise fonctionne. Une entreprise de construction avec des équipes sur chantier n'a pas les mêmes besoins qu'un bureau.
Posez la question“Puis-je voir une démo avec un dossier comme le mien ?”
Conseil juridique
Un secrétariat calcule les salaires, mais vous avez aussi des questions sur un contrat de travail, un licenciement, le chômage temporaire ou un contrôle de l'inspection. Demandez ce qui est compris et ce qui est facturé à part, et qui répond à votre question : un juriste, ou la personne qui calcule aussi vos salaires.
Posez la question“Quelles questions juridiques sont comprises, et qui y répond ?”
Disponibilité
Une Dimona doit être introduite au plus tard lorsque votre travailleur commence. Si vous appelez un lundi matin pour une nouvelle recrue, la rapidité de réponse compte. Une Dimona tardive vous expose à une sanction, même si le retard vient de votre prestataire. Demandez les heures d'ouverture, le délai de réponse aux e-mails et si vous pouvez passer dans un bureau près de chez vous.
Posez la question“Dans quel délai aurai-je une réponse, et où se trouve votre bureau ?”
Taille
Un grand secrétariat a des spécialistes pour chaque thème et investit dans les logiciels. Une équipe plus petite ou un bureau local connaît souvent mieux votre entreprise. Pour une PME de quelques travailleurs, ce qui compte surtout, c'est qui traite votre dossier au quotidien et combien d'autres dossiers cette personne gère. Regardez cette équipe plus que le nom au-dessus. La taille de chaque secrétariat figure dans notre aperçu des plus grands secrétariats sociaux de Belgique.
Posez la question“Combien de dossiers gère mon interlocuteur, et combien sont des PME comme la mienne ?”
Check-list
Dix questions avant de choisir un secrétariat social
Posez les mêmes questions à chaque secrétariat. Vous pourrez ainsi comparer les réponses.
- Quel secrétariat social agréé traite mes déclarations, et sous quel numéro d'agrément ?
- Quelle commission paritaire retenez-vous pour mon entreprise, et pourquoi ?
- Qui est mon interlocuteur fixe, et comment le joindre ?
- Combien cela coûte-t-il par an pour mon nombre de travailleurs, tout compris ?
- Quelles prestations facturez-vous à part ?
- Comment transmettre les prestations et les absences, et pour quand ?
- Que se passe-t-il si vous faites une erreur dans une déclaration ?
- M'aidez-vous pour les contrats, les licenciements et un contrôle de l'inspection ?
- Quel préavis prévoit votre contrat si je veux partir plus tard ?
- Comment se passe le transfert depuis mon secrétariat actuel, et qui fait quoi ?
Pièges
Ce qui tourne mal quand vous choisissez un secrétariat social
Erreur
Conséquence
Comment l'éviter
Choisir sur le prix par fiche de paie
ConséquenceLes suppléments pour attestations, Dimona et conseils rendent la facture annuelle plus élevée que prévu.
Comment l'éviterDemandez une simulation sur base annuelle pour votre personnel réel et un mois typique.
Une mauvaise commission paritaire
ConséquenceDes salaires trop bas ou des primes oubliées. Lors d'un contrôle, vous payez les arriérés, cotisations comprises.
Comment l'éviterFaites justifier la commission sur la base de votre activité principale, et pas seulement de votre code NACE.
Changer à n'importe quel moment
ConséquenceUn mandat auprès de l'ONSS ne passe à un nouveau mandataire qu'au début d'un nouveau trimestre.
Comment l'éviterPlanifiez le changement pour un passage de trimestre. Votre ancien secrétariat signale la fin du mandat à l'inspection de l'ONSS au plus tard 15 jours à l'avance et doit transmettre les données utiles à votre nouveau secrétariat. Plus d'infos dans notre guide changer de secrétariat social.
Croire que le secrétariat est responsable
ConséquenceEn cas d'erreur dans une déclaration, l'ONSS s'adresse à vous en tant qu'employeur.
Comment l'éviterLisez dans le contrat de service ce que le secrétariat fait et rembourse en cas d'erreur de sa part.
Pas d'interlocuteur fixe
ConséquenceLes questions traînent, une Dimona arrive trop tard, une prime est oubliée.
Comment l'éviterChoisissez un interlocuteur que vous joignez directement et qui connaît votre dossier.
À ne pas confondre
Secrétariat social ou caisse d'assurances sociales ?
Vous êtes indépendant sans personnel ? Vous cherchez sans doute une caisse d'assurances sociales. Chaque indépendant et, en règle générale, chaque gérant doit s'y affilier pour ses propres cotisations sociales. Une société doit aussi s'affilier elle-même. Un secrétariat social règle autre chose : l'administration de vos travailleurs.
Deux affiliations distinctes
Beaucoup de groupes proposent une caisse d'assurances sociales et un secrétariat social sous le même nom. Ce sont pourtant deux affiliations distinctes, chacune avec son propre contrat.
Business Centrum
Comment travaille Business Centrum ?
Depuis Gand, Business Centrum prend en charge toute l'administration du personnel des PME, en tant que partenaire d'Acerta, un secrétariat social agréé. Vous avez un interlocuteur fixe chez nous. Acerta, en tant que secrétariat agréé, introduit les déclarations et perçoit les cotisations. Ce qui distingue Acerta des autres grands noms, vous le lisez dans notre comparatif d'Acerta, SD Worx, Securex, Liantis et Partena.
- 01
Votre entreprise
Vous transmettez un nouveau travailleur, des prestations ou une absence.
- 02
Business Centrum, Gand
Votre interlocuteur fixe contrôle, applique les règles de votre commission paritaire et prépare tout.
- 03
Acerta
Le secrétariat social agréé introduit Dimona et DmfA et reverse les cotisations.
- 04
ONSS et fisc
Reçoivent des déclarations et des paiements corrects, à temps.
Ce que nous réglons pour vous
- La déclaration Dimona pour chaque travailleur, étudiant et flexi-jobiste
- L'administration salariale et vos fiches de paie
- Les contrats de travail, les congés et les absences
- Les règles sectorielles du transport, de la construction, de l'horeca et du commerce de gros
Nous planifions un changement ensemble pour un passage de trimestre, afin qu'aucune déclaration ne tombe entre deux chaises. Découvrez comment fonctionne notre service de secrétariat social à Gand, ou planifiez directement un entretien.
Questions fréquentes
Questions sur votre choix
Votre question n'y figure pas ? Nous y répondons volontiers, même si vous êtes encore chez un autre secrétariat.
Entretien gratuitSources
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