Bureau social à Gand, partenaire d'Acerta
Secrétariat
social
pour employeurs.
Un choix. Tout en dépend. Votre secrétariat social fait les déclarations auxquelles la loi vous oblige. Le choix de qui le gère détermine si votre administration du personnel est correcte, ou si vous payez trop ou trop peu pendant des années sans le savoir.
Les bases
euros d'amende pénale maximale par travailleur en cas de déclarations ONSS volontairement incorrectes, pour un employeur personne physique (une société risque jusqu'à 720.000 euros)
L'ONSS contrôle systématiquement. Une erreur dans votre déclaration DmfA peut entraîner des sanctions, des récupérations et, dans les cas graves, des poursuites pénales à l'encontre de l'employeur personnellement.
Obligation légale (loi ONSS)
Aucune loi ne vous oblige à vous affilier à un secrétariat social. Tout employeur qui occupe du personnel doit toutefois être en ordre de Dimona, de fiches de paie, de DmfA chaque trimestre et de paiement des cotisations, lui-même ou via un secrétariat social.
Qu'est-ce qu'un secrétariat social ?
Un secrétariat social est un intermédiaire officiellement agréé entre vous en tant qu'employeur et l'ONSS. Chaque fois que vous rémunérez quelqu'un, les salaires, les cotisations ONSS et le précompte professionnel doivent être calculés et déclarés : salaires et cotisations chaque trimestre via la déclaration DmfA, le précompte professionnel séparément au SPF Finances.
Cela paraît simple. En pratique, votre commission paritaire détermine les salaires minimaux, les primes de fin d'année, les indexations et les avantages supplémentaires applicables. Il existe 98 commissions paritaires et 66 sous-commissions paritaires en Belgique. Chacune a ses propres règles.
Ce que fait un secrétariat social :
Le marché
Les secrétariats sociaux agréés en Belgique
Business Centrum est partenaire agree d'Acerta. Nous prenons en charge toute la communication et le traitement via ce secrétariat social.
| Secrétariat | Profil | Points forts | CP typique |
|---|---|---|---|
| Acerta | Large public, outils numériques performants | PME et professions libérales | Tous secteurs |
| Securex | Consulting RH, dossiers internationaux | Employés, entreprises internationales | CP 200 |
| SD Worx | Grandes entreprises, logiciels avancés | Payroll à l'échelle, dossiers complexes | Tous secteurs |
| Liantis | Flamand, modèle coopératif | Indépendants et PME | CP 140, CP 124 |
| Group S | Non-profit et profit social | Secteur des soins, enseignement, ASBL | CP 330, CP 319 |
Business Centrum est partenaire agree d'Acerta
Vous ne choisissez pas un secrétariat, vous choisissez Business Centrum. Nous sélectionnons le secrétariat le plus adapté à votre situation, effectuons le transfert et restons votre interlocuteur fixe.
Comment ça marche
Que fait Business Centrum en tant que bureau social ?
Sans intermédiaire, vous communiquez directement avec le call center de votre secrétariat : à chaque fois un autre employé, à chaque fois tout réexpliquer. Avec Business Centrum, vous avez une personne fixe qui connaît votre entreprise.
Vous - l'employeur
V
- ›Transmet les prestations
- ›Déclare les nouveaux travailleurs
- ›Pose des questions
- ›Se concentre sur son entreprise
Business Centrum
BC
- ›Connaît votre dossier entièrement
- ›Traduit votre situation en règles RH
- ›Communique avec le secrétariat
- ›Signale proactivement les erreurs ou opportunités
- ›Est joignable quand c'est important
Secrétariat social
SS
- ›Traite techniquement les déclarations
- ›Soumet la DmfA à l'ONSS
- ›Génère les fiches de paie
- ›Travaille en arrière-plan
Nous sommes votre seul point de contact.
Les risques
Que se passe-t-il sans accompagnement ?
Beaucoup d'employeurs pensent que les RH, c'est "juste de la paperasse". Ce qu'ils ignorent : l'ONSS peut réclamer des cotisations jusqu'à 3 ans en arrière, jusqu'à 10 ans en cas de fraude. Une erreur aujourd'hui vous coûtera dans cinq ans la différence sur tous ces salaires, plus des amendes, plus des intérêts.
Escalade des coûts sans accompagnement
Erreurs concrètes et leur coût
Mauvaise commission paritaire
Jusqu'à 5 ans en arrièreRemboursement de la différence de salaires
Exemple : CP 302 au lieu de CP 200 = mauvais barèmes sur 5 ans
DmfA tardive
Min. 495,79 euros/trimestreIndemnité forfaitaire due à l'ONSS
Exemple : Déclaration trimestrielle oubliée pour 3 travailleurs
Calcul ONSS incorrect
7% d'intérêt par anRécupération + intérêts
Exemple : Mauvais taux ONSS pendant 2 ans
Déclaration ONSS volontairement incorrecte
Jusqu'à 70.000 euros par travailleur (société : jusqu'à 720.000)Poursuites pénales possibles
Exemple : Salaires sous-déclarés pour payer moins de cotisations
Attention : les erreurs sont rétroactives
L'ONSS peut réclamer des cotisations jusqu'à 3 ans en arrière, jusqu'à 10 ans en cas de fraude. Un mauvais numéro de CP aujourd'hui signifie que vous devrez payer la différence pour tous les salaires des 5 dernières années, y compris les intérêts et les amendes.
Ans de rétroactivité lors d'un contrôle ONSS
C'est la période sur laquelle l'ONSS peut réclamer des cotisations. En cas de fraude ou de fausses déclarations, 10 ans.
En pratique
Lundi 08h00. Un nouveau travailleur commence demain.
Vous nous envoyez un message. Nous faisons le reste.
Envoyez un e-mail : « Jan Pieters commence demain comme employé, brut 2.800 euros. »
Vérifie la commission paritaire, calcule le barème correct, soumet la déclaration DIMONA via le portail ONSS.
Rédige le contrat de travail conformément à la CP, envoie pour signature. Enregistre le dossier.
Traite la première fiche de paie, soumet toutes les déclarations, vous fournit un aperçu.
Questions fréquentes
Questions des employeurs sur le secrétariat social
Votre question n'est pas ici ? Contactez-nous.
Services complémentaires
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Sources
Chaque montant et chaque délai de cette page a été vérifié auprès de ces sources officielles, consultées pour la dernière fois le .
- FOD WASO, Oprichting en samenstelling van de paritaire comites
- Justel, wet 29 juni 1981 algemene beginselen sociale zekerheid werknemers, art. 31quater par. 3; RSZ 2026/3, mandaat
- RSZ, administratieve instructies 2026/3, de gevolgen van een nalatigheid (art. 28 wet 27 juni 1969)
- RSZ, administratieve instructies 2026/3, DmfA algemeen
- RSZ, Administratieve instructies, De verjaring
- RSZ, Administratieve instructies, Sancties DmfA
- RSZ, Jaarverslag 2025, Adviseren en toezicht houden
- Sociaal Strafwetboek, art. 234 (Justel); FOD WASO, Wijzigingen aan het Sociaal Strafwetboek vanaf 1 september 2026
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