Bireysel hesap (individuele rekening), işveren olarak her çalışan için tuttuğunuz sosyal belgedir: ödeme dönemi bazında çalışmaları, ücreti ve kesintileri gösterir ve her yıl kapatılır. Çalışana 2026 yılı için 1 Mart 2027 tarihinden önce bir kopya verirsiniz; ayrılışta ise sözleşmenin sona erdiği çeyreğin bitiminden sonraki 2 ay içinde. Hesabı yıllık kapanıştan sonra 5 yıl saklarsınız. Geç verilen bir kopya, ilgili her çalışan için 2. seviye bir cezaya yol açar.
Bu rehber yalnızca bireysel hesap hakkındadır: içinde ne olmalı, kim tutar, hangi süre ne zaman işler ve denetim neye bakar. Biri işten ayrıldığında vermeniz gereken tüm belgeler için işten çıkarmada sosyal belgeler kontrol listemize bakın.
Bireysel hesap nedir, çalışan için ne gösterir?
FOD WASO (Federal Kamu Hizmeti İstihdam, Çalışma ve Sosyal Diyalog) bunu şöyle tanımlar: bireysel hesap, ödeme dönemi ödeme dönemi, bir çalışanın bir yıl boyunca sizin yanınızda yaptığı çalışmaları ve buna ait ücreti gösterir. Personel siciliyle (personeelsregister) birlikte, 23 Ekim 1978 tarihli 5 sayılı Kraliyet Kararnamesi'nin zorunlu kıldığı iki genel sosyal belgeden biridir. Ayrıntılar, sosyal belgelerin tutulmasına ilişkin 8 Ağustos 1980 tarihli Kraliyet Kararnamesi'ndedir (KB).
Hesabı her çalışan için tutarsınız: mavi yakalılar, beyaz yakalılar, öğrenciler, evden çalışanlar ve iş sözleşmesi olmadan sizin otoriteniz altında çalışan herkes, örneğin bir çırak. Artık çalışanı olmayan işveren de hesapları saklamaya devam eder.
Hesabın iki okuyucusu vardır. Çalışan ücretini, günlerini ve kesintilerini onunla kontrol eder. Denetim ise doğru bildirim yapıp yapmadığınızı ve sosyal kuralları doğru uygulayıp uygulamadığınızı onunla kontrol eder: çalışma süresi, resmi tatiller, yıllık izin, toplu sözleşme ücretleri.
Bireysel hesapta neler yer almalı?
KB kayıtları tek tek sayar. Sade bir dille beş blok oluştururlar.
İşveren olarak sizin hakkınızda. KB'nin 14. maddesi 7 bilgi sayar: adınız veya şirket unvanınız ve merkeziniz, RSZ numaranız, Yıllık Tatil Ulusal Kurumu'na (RJV) veya bir tatil fonuna kaydınız, iş kazası sigortacınız ve poliçe numarası, çocuk yardımı fonunuz, üyelik numarasıyla sosyal sekreterliğiniz ve ortak komiteniz (paritair comité), varsa alt komiteniz.
Çalışan hakkında. KB 16 bilgi sayar: ad, doğum tarihi, cinsiyet, ikamet adresi, medeni hal, vergi açısından bakmakla yükümlü olunan kişiler, sosyal güvenlik kimlik numarası, personel sicilindeki numara, sözleşmenin hukuki niteliği, görev, toplu sözleşmeye göre mesleki sınıflandırma, başlangıç ve bitiş tarihi, iş yeri, ayrıca başlangıç ücreti ile diğer ücret unsurları ve ödeme sıklığı.
Her ödeme dönemi için. Dönem, fiilen çalışılan günler, çalışılmayan günler ve nedeni (çalışılmış sayılsın veya sayılmasın), temel ücret ve birimi, normal saatler, zam oranına göre fazla mesai, primler, tatil parası veya ihbar tazminatı gibi diğer tüm ücret unsurları, değeriyle birlikte ayni yardımlar, sosyal güvenlik primine tabi tutarlar, çalışan payı, vergiye tabi tutar, gelir vergisi stopajı (bedrijfsvoorheffing), nedeniyle birlikte maaş haczi gibi kesintiler ve ödenecek net tutar. Ayrıca ev ile iş arası ulaşım ödeneği veya bir ikramiye gibi her diğer ödeme, nedeni ve tutarıyla.
Her çeyrek için. Fiilen çalışılan günler, nedenlerine göre çalışılmayan günler, sosyal güvenlik primine tabi toplam ve çalışan payı.
Her yıl için. Sosyal güvenlik primine tabi toplam, çalışan payları, vergiye tabi tutar ve gelir vergisi stopajı.
Siz veya sosyal sekreterliğiniz kod veya kısaltma kullanıyorsanız, anlamları belgenin kendisinde yer alır. Geçici iş ajansları, geçici çalışanlar için görev ve iş yeri bilgisinden muaftır.
Bireysel hesap uygulamada: nasıl görünür?
KB kayıtları zorunlu kılar, sabit bir form değil. Bu yüzden bireysel hesap her sekreterlikte veya her bordro programında farklı görünür, ama yapısı her zaman yukarıdaki blokları izler:
| Bölüm | İçinde ne okursunuz |
|---|---|
| Başlık | Sizin ve çalışanın bilgileri, sözleşme, görev, ortak komite |
| Her ödeme dönemi için bir sütun veya blok | Günler, saatler, ücret unsurları, sosyal güvenlik, stopaj, net |
| Çeyrek toplamı | Günler, çalışılmayan günler, prim matrahı ve çalışan payı |
| Yıl toplamı | Prim matrahı, primler, vergiye tabi ücret ve stopaj |
| Açıklama | Kullanılan kodların anlamı |
Hesabın parçası olarak bordro. FOD WASO'ya göre her ödemede verdiğiniz bordro, bireysel hesabın bir tür özetidir. Ödeme dönemine ait tüm kayıtlar zaten bordroda varsa, bunları hesaba tekrar yazmanız gerekmez. Şart, bu bordroların bir kopyasını bireysel hesapla birlikte saklamanız ve denetimin kullanımına hazır tutmanızdır. FOD ayrıca hem bordro hem de kısmi bireysel hesap yerine geçen, iki nüsha tek bir belge sistemini de anar. Her zorunlu kayıt üzerinde olduğu sürece bu geçerlidir.
Bireysel hesaba neyin ne zaman yazılacağı
KB her blok için en geç yazılma anını belirler.
| Bilgiler | En geç |
|---|---|
| İşveren ve çalışan (bitiş tarihi hariç) | Hesabı kullanmaya başlamadan önce |
| Sözleşmenin bitiş tarihi | Bitişten sonraki 7 takvim günü içinde |
| Ödeme dönemine ait ücret | Ücretin muaccel olduğu anda |
| Ulaşım masrafı gibi diğer ödemeler | Ödemeden sonraki ayın 10. günü |
| Çeyrek bilgileri | O çeyreğin DmfA bildiriminin son günü |
| Yıllık bilgiler | Dördüncü çeyrek DmfA'sının son günü |
2026 yılı için bu şu anlama gelir: yıllık bilgiler en geç 31 Ocak 2027 tarihinde, dördüncü çeyrek DmfA'sının son gününde hesapta olmalıdır. Bu çeyreklik bildirimin nasıl işlediğini DmfA nedir yazımızda okuyabilirsiniz.
Bireysel hesabı kim tutar?
İşveren olarak siz. FOD WASO'ya göre hesabı kendiniz hazırlayabilir veya bunu bir sosyal sekreterliğe bırakabilirsiniz. Ücretlerini bir yazılımla veya bir sekreterlik aracılığıyla hesaplatanlar bordroyu ve hesabı çoğu zaman tek seferde hazırlar: FOD, şirketlerin iki belgeyi giderek daha sık aynı anda hazırladığını belirtir.
KB, hesapların nerede tutulacağını seçmenize izin verir: RSZ'ye kayıtlı olduğunuz adreste, iş yerlerinden birinde, ikamet adresinizde veya şirket merkezinizde, ya da sosyal sekreterliğinizin merkezinde. Son üç yerden birini seçerseniz, bunu önceden taahhütlü mektupla o bölgenin Sosyal Mevzuat Denetimi bölge şefine bildirirsiniz. Kapanıştan sonraki saklama için de bireysel hesap, aynı ön bildirimle sosyal sekreterliğin merkezinde durabilir.
Çalışana bireysel hesap kopyası
Çalışan belirli anlarda bir kopya alır. Belgeyi sekreterlik hazırlasa bile bu sizin yükümlülüğünüzdür.
| An | Çalışan ne alır | Süre |
|---|---|---|
| İşe başlama | Sizin ve onun bilgilerini içeren kopya | Başlangıçtan sonraki 2 ay içinde |
| Yeni görev veya iş yeri | Değişikliğin yazılı bildirimi | Değişiklikten sonraki 1 ay içinde |
| Her yıl, sözleşme süresince | Geçen yılın tam kopyası | Ertesi yılın 1 Mart tarihinden önce |
| Sözleşmenin sonu | İçinde bulunulan yılın kopyası | Çeyreğin bitiminden sonraki 2 ay içinde |
| Ayrılıştan sonraki ödeme | O ödemeye ait kopya | Ödemeden sonraki 2 ay içinde |
Ayrılışta diğer belgeler de eklenir: en geç son iş günü C4, bkz. C4 belgesi, beyaz yakalı çalışan için ayrıca tatil belgesi. Aynı ücrete ait vergi fişi, kendi süresi olan ayrı bir belgedir: bkz. 281.10 fişi.
2026 ve 2027 takvimi: iki çalışan
Aynı şirkette iki beyaz yakalı çalışanla bir örnek. Ines 14 Eylül 2026 pazartesi günü başlıyor. Tom 30 Kasım 2026 pazartesi günü ayrılıyor.
| Tarih | Ne | Kimin için |
|---|---|---|
| 14 Kasım 2026 | En geç, kimlik bilgilerini içeren ilk kopya | Ines |
| 30 Kasım 2026 | Kasımın son iş günü: elektronik alıp 2027 için kağıt isteyen, bunu en geç bugün bildirir | Elektronik anlaşması olan herkes |
| 7 Aralık 2026 | En geç, bitiş tarihi hesapta | Tom |
| 31 Aralık 2026 | Tom'un sözleşmesinin sona erdiği çeyreğin sonu | Tom |
| 1 Ocak 2027 | Kasımda isteyenler için kağıt kopyalar başlar | Elektronik anlaşması olan herkes |
| 31 Ocak 2027 | En geç, her hesapta 2026 yıllık bilgileri | Ines ve Tom |
| 28 Şubat 2027 | En geç, 2026 hesabının kopyası | Tom |
| 1 Mart 2027 tarihinden önce | 2026 hesabının tam kopyası | Ines |
Tom'a mart 2027'de 2026'ya ait bir prim daha ödenirse, o ödemeden sonraki 2 ay içinde ona bu ödemeye ait hesap kopyasını verirsiniz. 2026 hesabını 2027 başında kapatırsınız. Bu kapanıştan itibaren onu 5 yıl, yani 2032'ye kadar saklarsınız.
Bireysel hesabı ne kadar saklarsınız?
Bordro kopyaları veya çalışma çizelgeleri gibi ekleriyle birlikte 5 yıl. Süre çalışanın ayrılışında değil, hesabın yıllık kapanışında başlar: böylece her yılın kendi bitiş tarihi olur. Ayrılıştan sonra yapılan bir ödeme konusunda bir anlaşmazlık varsa, saklama bu son tutarların RSZ'ye bildirilmesi gereken tarihten sonraki beş yıla kadar sürer.
Çalışan istihdam etmeyi bırakırsanız, belgeleri Belçika'daki ikamet adresinizde veya şirket merkezinizde saklarsınız. Bir zamanlar işveren olan herkes bu saklama yükümlülüğüne bağlı kalır.
Dijital saklama ve elektronik kopya
Saklama. Sosyal belgeleri dijital dahil her çoğaltma biçiminde saklayabilirsiniz; yeter ki iyi okunabilsinler ve etkili bir denetime imkân versinler. Denetim hızlıca açabildiği sürece, yıl ve çalışan başına bir PDF arşivi yeterlidir.
Kopyayı elektronik olarak vermek. 3 Haziran 2007 tarihli kanun, bireysel hesabı, bordroyu ve çalışma çizelgesini elektronik olarak göndermenize ve saklamanıza izin verir. Üç koşul vardır:
- Bunu çalışanla yazılı veya elektronik olarak kararlaştırırsınız. Anlaşma en az içinde bulunulan takvim yılı için geçerlidir.
- Belge ayrıca, alındı belgesi veren nitelikli bir elektronik arşivleme hizmetine gider. Bu saklama çalışan için ücretsizdir ve sözleşmenin bitiminden sonra 5 yıla kadar güvence altındadır.
- Denetim belgeyi isterse, onu kendi depolamanızdan veya arşivleme hizmetinden hemen sunarsınız.
Bu takvim yılından sonra çalışan veya siz kağıda dönmek isterseniz, açık bir bildirim yeterlidir. Bireysel hesap için bu bildirim en geç kasım ayının son iş günü yapılmalıdır: kağıt o zaman 1 Ocak'ta başlar ve en az bir tam takvim yılı geçerlidir. Yılbaşı civarında kağıt isteyen birinin e-postası bu yüzden ancak bir sonraki yıl için geçerli olur.
Denetim neye bakar ve maliyeti nedir?
Bir kontrol sırasında Sosyal Mevzuat Denetimi bireysel hesapları ve eklerini ister. Her çalışan için bir hesap olup olmadığını, hesabın eksiksiz ve doğru olup olmadığını, kopyaların çalışanlara zamanında ulaşıp ulaşmadığını ve hesapları bildirdiğiniz yerde tutup tutmadığınızı kontrol eder. Bir kontrolün nasıl geçtiğini sosyal denetim bir kontrolde neye bakar sayfasında okuyabilirsiniz.
Sosyal Ceza Kanunu (Sociaal Strafwetboek) ihlal başına şu cezaları öngörür:
| İhlal | Seviye | İdari para cezası |
|---|---|---|
| Hesap yok ya da eksik veya hatalı | 3 | € 1.000 ile € 10.000 arası |
| Kopya çalışana süresi içinde verilmemiş | 2 | € 250 ile € 2.500 arası |
| Hesap bildirilen yerde tutulmamış veya saklanmamış | 2 | € 250 ile € 2.500 arası |
| Hesap her zaman denetimin kullanımına hazır değil | 1 | € 100 ile € 1.000 arası |
Bu cezaların her biri ilgili çalışan sayısıyla çarpılır; tavan, azami tutarın 100 katıdır.
Bireysel hesapta sık yapılan hatalar
- Bordronun yeterli olduğunu düşünmek. Bu ancak tüm kayıtlar bordroda varsa ve kopyaları hesapla birlikte saklıyorsanız olur. Yıllık kapanış ve yıllık kopya yine gereklidir.
- İlk kopyayı unutmak. Başlangıçtan sonraki 2 ay içinde her yeni çalışan kimlik bilgilerini içeren bir kopya alır.
- Ayrılış kopyası için yıllık kapanışı beklemek. Ayrılışta süre yılın sonundan değil, çeyreğin sonundan işler. Kasımda ayrılan biri için bu şubat sonudur.
- Ayrılıştan sonra kopyasız prim ödemek. Sonraki her ödeme kendi kopyasını alır.
- Anlaşma veya arşivleme hizmeti olmadan elektronik göndermek. Bu durumda çalışan resmen bir kopya almamış olur.
- Hesapları denetime bildirmeden sekreterlikte bırakmak. KB önceden taahhütlü bir mektup ister.
- Ayrılıştan sonra hesapları atmak. Saklama süresi, ayrılmış olanlar için de yıllık kapanıştan itibaren işler.
Çalışan olarak bireysel hesabınızı istemek
Çalışansanız ve bireysel hesabınızı arıyorsanız, onu işvereninizden veya eski işvereninizden istersiniz. 8 Ağustos 1980 tarihli KB, işvereni size bir kopya vermekle yükümlü kılar: her yıl 1 Mart'tan önce ve ayrılıştan sonra çeyreğin bitiminden itibaren 2 ay içinde. Hesabı elektronik olarak aldıysanız, sözleşmenizin bitiminden sonra 5 yıla kadar arşivleme hizmetinde ücretsiz erişilebilir kalır.
Business Centrum sizin için ne yapar?
Business Centrum, her çalışanın bireysel hesabını bordro yönetiminiz içinde, Acerta ile birlikte, bordrolar ve DmfA ile aynı ücret işleminden tutar. Bir çalışan ayrıldığında kopyayı da biz hazırlarız; böylece onu çalışana zamanında verebilirsiniz. Bunun için sabit bir irtibat kişiniz olur. Bunun şirketiniz için nasıl işlediğini öğrenmek ister misiniz? Bize sorun.