Belçika'da iş akdi sonunda sosyal belgeler: işveren listesi

Belçika'da iş akdi sona erdiğinde işveren olarak en az şu sosyal belgeleri verirsiniz: en geç son iş günü C4 (işsizlik belgesi), son hesap, beyaz yakalı çalışan için tatil belgesi (vakantieattest), çeyrek bittikten sonraki 2 ay içinde bireysel hesabın (individuele rekening) kopyası, 281.10 vergi fişi ve çalışma belgesi. C4'ü, tatil belgesini veya bireysel hesap kopyasını geç verirseniz ya da hiç vermezseniz 2. seviye bir ihlal işlemiş olursunuz.

Belçika'da iş akdi sonunda sosyal belgeler: kontrol listesi

Her belgenin kendi süresi vardır. Son sütundaki örnek, 30 Kasım 2026 Pazartesi günü ayrılan beyaz yakalı bir çalışana (bediende) aittir.

Orantılı prim, eko çek veya başka bir sektör hakkı, ortak komitenizin (paritair comité, yani sektörünüzün işçi ve işveren kurulu) toplu iş sözleşmesine göre ödenir. Sektörünüzde eko çeklerin hâlâ zorunlu olup olmadığını 2026'da eko çekler haberimizde okuyabilirsiniz.

C4 belgesini ne zaman ve nasıl verirsiniz?

C4 işsizlik belgesidir. Çalışan, işsizlik ödeneğine başvurmak için buna ihtiyaç duyar. Çalışan istifa etse, emekli olsa veya bir öğrenci sözleşmesi bitse bile her sözleşmenin sonunda C4 vermek zorundasınız. Kural şudur: hemen ve kendiliğinizden, en geç son iş günü.

Elektronik veya kâğıt. Elektronik sosyal risk bildirimiyle (ASR senaryo 1) bilgileri doğrudan RVA'ya (federal istihdam kurumu) iletirsiniz. Çalışan ayrıca, bildirimi onayladığınız anda hazır olan kâğıt C4-ASR formunu alır. Sözleşmenin nasıl sona erdiğini ve hangi tazminatı ödediğinizi bu formda sizin doldurmanız gerekir.

Sona erme nedeni. C4'te sözleşmenin nasıl bittiğini işaretlersiniz: ihbar süresi, tazminatla fesih, istifa, karşılıklı anlaşma veya mücbir sebep. İhbar süresi verdiyseniz taahhütlü mektubun gönderim tarihini yazarsınız. İşveren olarak ihbar verdiyseniz veya feshettiyseniz ve karşılıklı anlaşmada, işsizliğin gerçek nedenini de doldurursunuz. RVA bununla işsizliğin çalışanın iradesi dışında olup olmadığını kontrol eder. Bu yüzden aslında anlaşma olan bir durumu "işten çıkarma" diye yazmayın, tersini de yapmayın. Fesih mektubunu nasıl yazacağınızı işveren fesih mektubu örneği yazımızda bulabilirsiniz.

İhbar tazminatı. İhbar tazminatı ödediyseniz, tazminatın kapsadığı dönemi belirtirsiniz. Çalışan bu dönem için işsizlik ödeneği almaz.

Beyaz yakalı çalışan için tatil belgesi

Ayrılan beyaz yakalı çalışan sizden bir tatil belgesi ve ayrılış tatil parası (vertrekvakantiegeld) alır. Belge, çalışanın bu yıl ne kadar tatil kullandığını ve ona ne kadar ayrılış tatil parası ödediğinizi gösterir. Yeni işvereni, tatil günlerini ve tatil parasını doğru hesaplamak için bu belgeye ihtiyaç duyar.

Ayrılış tatil parası brüt ücretin %15,34'üdür: %7,67 tekli ve %7,67 çift ayrılış tatil parası. Hastalık gibi çalışılmış sayılan günler varsayımsal bir ücretle hesaba katılır. Bu tutarı içinde bulunulan yılın ücretleri üzerinden ödersiniz; çalışan geçen yılın tatilini henüz kullanmadıysa geçen yılın ücretleri üzerinden de ödersiniz.

Hesap örneği. Beyaz yakalı bir çalışan ayda brüt € 3.000 kazanıyor ve 30 Kasım 2026'da ayrılıyor. 2026 tatilinin tamamını kullandı. Ocak ile Kasım 2026 arasındaki brüt ücretleri 11 x € 3.000 = € 33.000.

• Tekli ayrılış tatil parası: € 33.000 x %7,67 = € 2.531,10.
• Çift ayrılış tatil parası: € 33.000 x %7,67 = € 2.531,10.
• Toplam: son hesapla birlikte brüt € 5.062,20.

Mavi yakalı işçi (arbeider) sizden ne tatil belgesi ne de ayrılış tatil parası alır. Onun tatil parası, DmfA bildiriminizdeki ücretlere göre tatil kasasından ödenir. Tatil parasının iki grup için nasıl işlediğini çift tatil parası rehberimizde okuyabilirsiniz.

Çalışanın bireysel hesabı

Bireysel hesap, çalışanın her ödeme dönemindeki çalışmasını ve ücretini, bütün kesintilerle birlikte gösterir. Hesabı sosyal sekreterliğiniz tutar. Bir çalışan ayrıldığında üç süre geçerlidir:

1. Çıkış tarihi, sözleşmenin bitiminden sonraki 7 gün içinde hesaba yazılır.
2. Çalışan, sözleşmenin bittiği çeyreğin sonundan itibaren 2 ay içinde hesabın tam bir kopyasını alır.
3. Sonradan, örneğin ek bir tazminat gibi bir ödeme yaparsanız, çalışan bu ödemenin kopyasını 2 ay içinde alır.

30 Kasım 2026'da ayrılan bir çalışanda çeyrek 31 Aralık'ta biter. Kopya bu yüzden en geç 28 Şubat 2027'de çalışanın elinde olmalıdır.

İş akdi sonunda sosyal belgeleri ne kadar saklarsınız?

Bireysel hesabı, personel kaydını ve bordro gibi ekleri 5 yıl saklarsınız. Bireysel hesapta bu süre, hesabın yıllık kapanışından itibaren işler. Kopyalar okunabilir kaldığı ve müfettişler kontrol edebildiği sürece dijital saklamak serbesttir. C4'ü, fesih mektubunu ve taahhütlü gönderim kanıtını da saklayın: işten çıkarma tartışma konusu olursa bunlara ihtiyacınız olur.

Sosyal belgeleri geç verirseniz ne olur?

C4, bireysel hesap veya tatil belgesi çalışana geç ulaşırsa ya da hiç ulaşmazsa, bu Sosyal Ceza Kanunu'nda (Sociaal Strafwetboek) 2. seviye bir ihlaldir. İdari para cezası verilirse € 250 ile € 2.500 arasındadır. Bireysel hesap ve tatil belgesinde ceza, ilgili çalışan sayısıyla çarpılır.

İşverenlerin yaptığı hatalar

• C4'ü son bordro çalışmasından sonra hazırlamak. Son tarih, bir sonraki bordro dönemi değil, son iş günüdür.
• İstifada veya emeklilikte C4 vermemek. Bu durumlarda da C4 zorunludur.
• Kısa sözleşmeli beyaz yakalının tatil belgesini unutmak. Beyaz yakalı bir çalışan her ayrılışta tatil belgesi almaya hak kazanır.
• İşsizlik nedenini yanlış doldurmak, örneğin uygulamada işten çıkarma olan bir anlaşmada. Bkz. karşılıklı anlaşmayla sona erme yazımız.
• Çalışan ayrıldıktan sonra belgeleri atmak. Belgeleri 5 yıl saklayın.

Business Centrum sizin için ne yapar?

Business Centrum, Acerta ile birlikte her ayrılışta bütün sosyal belgeleri bordro yönetiminizde hazırlar: elektronik bildirimle C4, Dimona çıkış bildirimi, son hesap, tatil belgesi, bireysel hesap kopyası ve daha sonra 281.10 fişi. Belgeleri çalışana zamanında verebilmeniz için hepsini size iletiriz.