C4 formu: işveren olarak ne zaman ve nasıl düzenlenir

C4 formu, tam adıyla C4 işsizlik belgesi (werkloosheidsbewijs), iş sözleşmesi sona eren her çalışana işveren olarak kendi girişiminizle ve en geç son iş gününde verdiğiniz belgedir. Çalışan kendisi istifa ettiğinde, belirli süreli bir sözleşme sona erdiğinde veya çalışan emekliye ayrıldığında da bu kural geçerlidir. Yolu siz seçersiniz: kağıt bir C4 ya da elektronik sosyal risk bildirimi (ASR senaryo 1, aangifte sociaal risico) ve bunun yanında çalışan için kağıt C4-ASR formu.

C4, işten ayrılışta verilen belgelerden biridir. Her belgenin süresiyle birlikte tam liste iş akdi sonunda sosyal belgeler sayfasındadır. Bu rehber yalnızca C4'ü anlatır: ne zaman düzenlenir, nasıl, neler yazılır ve bir şey ters giderse neye mal olur. İşten çıkarmanın kendisi için yapmanız gerekenler Belçika'da işten çıkarma sayfasındadır.

C4 formunu ne zaman düzenlersiniz?

Kural, işsizlik düzenlemesine ilişkin 25 Kasım 1991 tarihli kraliyet kararnamesinin 137. maddesindedir. RVA bunu şöyle özetler: iş sözleşmesi sona erdiğinde, girişim kimden gelirse gelsin, çalışana derhal ve kendi girişiminizle bir işsizlik belgesi vermek zorundasınız. Çalışanın işsizlik ödeneği isteyip istemeyeceği fark etmez.

Farklı çalışma oranıyla ardışık sözleşmelerde kural değişir. Oran yükselirse ilke olarak her istihdam dönemi için bir C4 düzenlersiniz; RSZ'nin çeyrek dönem bildirimlerinizde zaten kabul ettiği dönemler hariç. Oran düşerse çalışanın gelir garantisi ödeneğine hakkı olabilir ve talebi üzerine önceki sözleşme için ona bir C4 vermeniz gerekir.

Kısmi süreli bir çalışan, ek protokol veya ek bir kısmi süreli sözleşmeyle geçici olarak tam zamanlı çalıştıysa, tam zamanlı çalışma 3 tam takvim ayını aşmadıkça ASR senaryo 1 olmadan eski saatlerine dönebilir. Çalışan isterse bildirimi yine de yaparsınız.

Süre: en geç son iş günü

Yasa metni kısadır: işveren işsizlik belgesini kendi girişimiyle, en geç son iş gününde verir. Elektronik yol için RSZ (Belçika sosyal güvenlik kurumu) aynısını söyler: bildirim derhal ve kendi girişiminizle, en geç son iş gününde yapılır.

Uygulamada bunun anlamı:

• Çalışan ihbar süresini çalışarak geçiriyorsa, ihbar süresinin son günü son tarihtir. Bu tarihi haftalar önceden bilirsiniz: hemen takvime yazın.
• İhbar tazminatıyla fesihte, son iş günü fesih günüdür. C4 o gün hazır olmalıdır, bir sonraki bordro işleminden sonra değil.
• Belirli süreli bir sözleşmede, uzatma konusunda hâlâ kararsız olsanız bile sözleşmenin son günü son tarihtir.

C4 formu: elektronik mi, kağıt mı?

Web uygulaması için sosyal güvenlik portalında işveren olarak kayıtlı olmanız gerekir. RVA bunu az sayıda bildirim için, toplu gönderimi ise büyük hacimler için önerir.

Kağıt bölüm kalır. Elektronik bildirim yapsanız bile, istihdamın nasıl sona erdiğini ve hangi tazminatı ödediğinizi, işe giriş tarihiyle birlikte C4-ASR formuna kendiniz yazarsınız. Form, elektronik bildirimi onayladığınız anda bilet numarası doldurulmuş olarak hazır olur. Kopya, çalışanın çalıştığı bölgenin dilinde düzenlenir: Gent'teki bir işyeri için Felemenkçe. Bir çeviri ekleyebilirsiniz.

Kağıt C4 kullanıyorsanız doğru sürümü kullanın. 31 Ekim 2023'ten sonraki bir ayrılış için RVA yalnızca 6 Temmuz 2023 tarihli sürümü kabul eder. Bir klasörden çıkan eski bir form veya eski bir indirme kabul edilmez.

2026 veya 2027'de bir şey değişiyor mu? Elektronik bildirim zorunlu değildir: işsizlik kararnamesinin 138bis maddesi, işsizlik belgesini verilerin elektronik iletimi zorunluluğunun dışında tutar. 20 Ekim 2026'da RVA ve RSZ sitelerinde kağıt formda veya bu seçimde duyurulmuş bir değişiklik bulamadık. RVA ise tüm verileri içeren bir elektronik bildirimin geliştirilmekte olduğunu yazıyor, tarih vermeden.

C4 belgesinde sona erme nedenini nasıl yazarsınız?

En sık hata yapılan ve çalışan için en çok önem taşıyan bölüm budur. RVA bu bilgiyi diğerlerinin yanında işsizliğin istem dışı olup olmadığını kontrol etmek için kullanır. Bu, işsizlik ödeneğine kabul edilmenin temel koşullarından biridir. Tablo RVA'nın E14 bilgi notundan alınmıştır ve kağıt C4 ile C4-ASR formu için geçerlidir.

Üç durum ayrıca dikkat ister:

• Mücbir sebeple biten bir ihbar süresi. Sözleşme ihbar süresi içinde başka bir nedenle sona ererse iki kutu işaretlersiniz, örneğin işveren tarafından ihbar ve mücbir sebep.
• Tıbbi mücbir sebep. Kalıcı iş göremezlik nedeniyle mücbir sebebi işaretlersiniz, tarih ve neden yazmadan. Bu prosedürü doğru uygulamak için tıbbi mücbir sebep sayfasına bakın.
• Listede olmayan bir neden, örneğin mahkeme kararıyla fesih veya bozucu koşul. Hiçbir kutuyu işaretlemez, açıklamayı Notlar bölümüne yazarsınız.

C4'e gerçekte ne olduysa onu, işten çıkarma mektubundaki veya anlaşma metnindeki sözcüklerle yazın. C4'te işten çıkarma olarak görünen bir anlaşma, ya da tersi, RVA'dan sorulara ve çalışanla bir anlaşmazlığa yol açar. Bir anlaşmanın nasıl hazırlandığı ve ödenek için ne anlama geldiği karşılıklı anlaşmayla iş akdi feshi sayfasındadır.

Çalışan istifa ettiğinde C4 formu

Çalışan istifa ederse C4 yine zorunludur. Sözleşmenin çalışan tarafından sona erdirildiğini işaretler, işi gönüllü bıraktığı tarihi yazar ve işsizlik nedenini boş bırakırsınız. Çalışanın daha sonra ödenek alıp almayacağına siz değil, RVA karar verir.

Bazen ayrılan bir çalışan, ödenek şansını artırmak için C4'e "karşılıklı anlaşma" veya "işveren tarafından işten çıkarma" yazılmasını ister. Bunu yapmayın. İşten çıkarmayla ilgili yanlış veya eksik beyanlar, geç bir C4 gibi Sosyal Ceza Kanunu'nda 2. düzey bir ihlaldir.

İhbar tazminatı ve C4'teki diğer ödemeler

Tazminat bölümünde RVA, ihbar kurallarına uyulup uyulmadığını ve çalışanın işsizlik ödeneğiyle birleştirilemeyen bir ödeme alıp almadığını kontrol eder.

• Çalışan ihbar süresini çalışarak geçiriyor. İlk ihbar süresini, ihbarın askıya alınıp uzatılıp uzatılmadığını, çalışanın tamamen veya kısmen çalışmaktan muaf tutulup tutulmadığını ve ne zamandan beri muaf olduğunu, ayrıca ihbar süresinde başka bir işverende bir geçiş programı izleyip izlemediğini yazarsınız. İş arama izni muafiyet sayılmaz.
• İhbar tazminatı ödüyorsunuz. C4'teki istihdam bitiş tarihi fesih günüdür. Tazminat bölümüne ihbar tazminatının kapsadığı süreyi yazarsınız.
• Outplacement. Çalışanın en az 30 haftalık ihbar süresine veya tazminata hakkı varsa outplacement hakkı da vardır ve tazminatın azaltıldığını işaretlersiniz. İndirim ilke olarak 4 haftadır. İndirim yapmadıysanız nedenini Notlar bölümüne yazarsınız.
• İhbar süresinde hastalık. İhbar süresinde başlayan bir iş göremezlik sırasında sözleşmeyi feshederseniz, bu iş göremezliğin başından beri ödenen garantili ücreti tazminatın kapsadığı süreden düşebilirsiniz. Bunu da yazarsınız.
• Diğer ödemeler, örneğin bir ticari temsilciye ödenen müşteri tazminatı, rekabet yasağı tazminatı veya anlaşmayla sona ermede ödenen bir tutar, ayrı bir maddeye yazılır.
• 2014'ten önce başlayan sözleşme. Bu durumda ihbar süresini veya tazminatı, E14 bilgi notunun açıkladığı gibi A ve B bölümlerine ayırırsınız. Bu, 28 Ekim 2023'ten itibaren çalışanın istifasında artık uygulanmaz.

Hesap örneği. Bir beyaz yakalı çalışan 1 Haziran 2021'den beri çalışıyor. Sözleşmeyi 13 Kasım 2026 Cuma günü ihbar tazminatıyla sona erdiriyorsunuz. 5 yıl 5 aylık kıdemle ihbar süresi 18 haftadır.

RVA'ya göre ihbar tazminatı işsizlik ödeneğiyle birleştirilemez. Bu nedenle çalışan 19 Mart 2027 dahil olmak üzere ödenek almaz. Bu süredeki bir hata haklarını kaydırır ve çalışan bunu hemen fark eder.

Uzatılan geçici sözleşmede zaman çizelgesi. Bir çalışanın 18 Aralık 2026 Cuma gününe kadar belirli süreli bir sözleşmesi var. 21 Aralık 2026 Pazartesi günü aynı saatlerle yeni bir sözleşme başlıyor. Arada yalnızca bir hafta sonu olduğu için ilk sözleşme için C4 vermezsiniz: kesin ayrılışta tek bir C4 yeterlidir. Çalışan yine de çalışma belgesi olarak C4 isterse ona verirsiniz.

Geç veya hatalı C4 formu: işveren neyi göze alır?

Sosyal Ceza Kanunu'nun 226. maddesi, işsizlik kararnamesindeki belgeleri süreler içinde düzenlemeyi, vermeyi veya tamamlamayı reddeden ya da ihmal eden işvereni 2. düzey bir yaptırımla cezalandırır. İşten çıkarmayla ilgili yanlış veya eksik beyanlar için de aynı düzey geçerlidir. 1 Şubat 2026'dan itibaren işlenen ihlallerde idari para cezası € 250 ile € 2.500 arasındadır. 1 Temmuz 2024'ten beri bu ceza ilgili çalışan sayısıyla çarpılır.

C4 vermeyi reddederseniz RVA'nın sosyal denetçisi formu kendisi düzenleyebilir ve öngörülen belgeleri düzenlememe nedeniyle tutanak tutabilir.

Çalışan için sonuçlar daha doğrudandır. C4 olmadan ödenek dosyası eksiktir: başvurusunu başka bir formla yapar ve C4'ü bir an önce getirmesi gerekir. Yani size geri gelir.

Bir hatayı düzeltmek. Elektronik bildirim için RSZ, hatalı bilgilerin düzeltici bir bildirim talebine yol açabileceğini yazar. RVA'nın bilgi notu kağıt bir C4'ün nasıl düzeltileceğini anlatmaz. Birbiriyle çelişen iki sürüm dolaşmasın diye, ikinci bir form düzenlemeden önce sosyal sekreterliğinize danışın.

İşverenlerin C4 formunda yaptığı hatalar

• C4'ü ancak son bordro işleminden sonra düzenlemek. Süre son iş günüdür.
• İstifada, emeklilikte veya öğrenci sözleşmesinde C4 vermemek. O durumlarda da zorunludur.
• Eski bir kağıt form kullanmak. 31 Ekim 2023'ten sonraki her ayrılış için yalnızca 6 Temmuz 2023 tarihli sürüm geçerlidir.
• Elektronik bildirimden sonra C4-ASR formunu unutmak. Çalışanın ikisine de ihtiyacı vardır.
• Taahhütlü mektubun tarihini bitiş tarihiyle karıştırmak. İşveren tarafından ihbarda RVA gönderim tarihini ister.
• Tazminat süresini fesih gününde başlatmak. Süre ertesi gün başlar.
• İşten çıkarma mektubundakinden farklı bir neden yazmak. RVA nedeni, işsizliğin istem dışı olup olmadığını kontrol etmek için kullanır.

C4 belgesini almak: çalışanın izleyeceği yol

RVA'ya göre işveren C4'ü kendi girişimiyle, en geç son iş gününde vermelidir; çalışanın bunu istemesi gerekmez. Çalışan C4 ile ödenek başvurusunu seçtiği ödeme kuruluşuna yapar. C4'ü zamanında alamazsa başvuruyu bu kuruluşun C109 formuyla yapar ve C4'ü hızla almak için her şeyi yapması gerekir. Sözleşme sürerken çalışma belgesi olarak C4 isteyebilir ve bunu vermek zorundasınız.

C4 nadiren tek başına gelir. Beyaz yakalı bir çalışana ayrıca bir tatil belgesi verirsiniz ve her çalışan daha sonra bireysel hesabının bir kopyasını alır.

Business Centrum'un bu konuda yaptığı

Bir çalışan ayrıldığında Business Centrum, personel yönetiminiz ve bordro işlemleriniz kapsamında, Acerta ile birlikte sosyal belgeleri düzenler; elektronik bildirimle C4 ve C4-ASR formu da buna dahildir. Sözleşmenin sona erdiğini, işten çıkarma mektubu veya anlaşma metniyle birlikte sabit muhatabınıza iletirsiniz ve çalışana vermeniz için belgeleri alırsınız. Bunun şirketiniz için nasıl işlediğini öğrenmek ister misiniz? Bize sorun.