Template in Word and PDFAbsence and sanctions

Letter to absent employee template: two formal notices for unauthorised absence

If an employee does not turn up without a word, you pay no wages for those days. First try to reach them, then send two written formal notices with a clear deadline. If they stay away, you can dismiss them for serious cause, within 3 working days after the last deadline has passed. The templates are in Dutch and French.

Figures in this template checked on

When do you send a letter to an absent employee?

When an employee stays away without justification. Do not assume they resigned: staying away alone is not a resignation, and a dismissal for serious cause after formal notices is safer. In practice the two notices give them about a week.

This template contains 2 texts, each on its own page:

  1. 01Eerste aanmaning
  2. 02Tweede en laatste aanmaning

How to fill in the letters to an absent employee

  1. 1

    Send each letter both by registered post and by email, to the address in your personnel file. If the letter comes back, keep the envelope unopened.

  2. 2

    In the first notice, fill in when you tried in vain to reach the employee, and the date by which they return to work or provide a justification.

  3. 3

    Allow enough time in each letter for the registered post to arrive. A deadline that has passed before the postman calls is of no use to you.

  4. 4

    If the employee stays away after the second deadline, dismiss them for serious cause within 3 working days.

The text of the template

Below is the Dutch text, as used in Flanders. The fields to fill in are in square brackets. In the Word file they are highlighted.

01Eerste aanmaning

Betreft: uw afwezigheid sinds [datum]

Beste [naam],

U bent sinds [datum] niet op het werk verschenen en u hebt ons niet laten weten waarom. We hebben u op [datum en uur] tevergeefs proberen te bereiken.

We vragen u het werk te hervatten op [datum] of ons uiterlijk die dag een geldige verantwoording te bezorgen, bijvoorbeeld een medisch attest. Tot dan beschouwen wij uw afwezigheid als ongewettigd. Voor die dagen betalen wij geen loon.

Met vriendelijke groeten,
[naam, functie, handtekening]

02Tweede en laatste aanmaning

Betreft: ingebrekestelling, ongewettigde afwezigheid

Beste [naam],

Op [datum] stuurden wij u een eerste aanmaning. U hebt daarop niet gereageerd en u bent nog steeds zonder verantwoording afwezig.

Wij stellen u hierbij in gebreke. Hervat het werk uiterlijk op [datum] om [uur] of bezorg ons tegen dan een geldige verantwoording. Doet u dat niet, dan beschouwen wij uw blijvende afwezigheid als een dringende reden en beëindigen wij uw arbeidsovereenkomst zonder opzegging of vergoeding.

Met vriendelijke groeten,
[naam, functie, handtekening]

Disclaimer

This template gives general information and follows the rules in force on 8 October 2026. It is not legal advice, and no rights can be derived from it. Your joint committee, your work rules and the facts of your case may call for a different text.

Employee does not show up

Unsure about your situation?

Your dedicated contact at Business Centrum looks at it for your situation, together with Acerta, before you send it.

Have it checkedOr call 09 395 94 00
More explanationThe rules behind this template, with worked examples and the pitfalls, are inEmployee does not show up for work in Belgium: what to do from day one to dismissal

Other templates

All templates