Template in Word and PDFAbsence and sanctions

Written warning letter: the Word template for a written warning

In Belgium a written warning is a disciplinary sanction. You may only give it if your work rules provide for it, and you notify it no later than the 1st working day after the fault was established. Too late and it is void. This letter sets out the facts, the article of the work rules and earlier warnings. The template is in Dutch and French.

Figures in this template checked on

When do you send this written warning letter?

For a shortcoming that your work rules sanction with a written warning, such as arriving late without notice. A series of written warnings later proves that a dismissal was linked to conduct and not manifestly unreasonable. The employee signs for receipt, not for agreement.

How to fill in the written warning letter

  1. 1

    Replace the facts of the example with those of your employee: the date, the time and what shows it, such as the time clock or the schedule.

  2. 2

    Fill in the numbers of the articles in your work rules: the obligation that was not met and the sanction.

  3. 3

    Mention earlier warnings for the same shortcoming, with their date.

  4. 4

    Hand over the letter no later than the 1st working day after the fault was established and have it signed for receipt. If the employee refuses, have a colleague confirm the handover and send a registered letter the same day. Enter the sanction in the register of sanctions before the next payday.

The text of the template

Below is the Dutch text, as used in Flanders. The fields to fill in are in square brackets. In the Word file they are highlighted.

[Naam onderneming], [adres], [ondernemingsnummer]

[Plaats], [datum]

Aan [naam werknemer], [functie]

Betreft: schriftelijke verwittiging

Op [datum] begon uw dienst om [bv. 6.00] uur. U kwam om [bv. 7.40] uur aan en verwittigde uw ploegleider niet vooraf. Dat blijkt uit de registratie van de prikklok en de planning van die dag.

Artikel [nr.] van het arbeidsreglement verplicht elke werknemer om bij vertraging zijn leidinggevende voor het begin van de dienst te verwittigen. Artikel [nr.] voorziet voor deze tekortkoming een schriftelijke verwittiging.

[Indien van toepassing:] Dit is de tweede verwittiging voor dezelfde tekortkoming, na die van [datum].

Wij verwachten dat u voortaan op tijd begint en bij vertraging uw ploegleider vooraf verwittigt. Bij een nieuwe tekortkoming kunnen wij een zwaardere sanctie uit het arbeidsreglement opleggen. Dat kan gevolgen hebben voor de verdere samenwerking.

Opmerkingen over deze sanctie kunt u schriftelijk bezorgen aan [naam], zoals artikel [nr.] van het arbeidsreglement voorziet.

[Naam en handtekening werkgever]

Voor ontvangst op [datum]: [handtekening werknemer]

Disclaimer

This template gives general information and follows the rules in force on 8 October 2026. It is not legal advice, and no rights can be derived from it. Your joint committee, your work rules and the facts of your case may call for a different text.

Written warning

Unsure about your situation?

Your dedicated contact at Business Centrum looks at it for your situation, together with Acerta, before you send it.

Have it checkedOr call 09 395 94 00
More explanationThe rules behind this template, with worked examples and the pitfalls, are inWritten warning to an employee in Belgium: template, deadlines and how it supports a dismissal

Other templates

All templates