Template in Word and PDFTemplates for dismissal and the end of the contract

Medical force majeure letter template: starting the procedure and ending the contract

Medical force majeure ends the contract of an employee who can permanently no longer do the work they were hired for, without notice and without compensation. The procedure can start after 6 months of uninterrupted incapacity for work. This document holds the registered notice to the employee and the letter that records the end. The templates are in Dutch and French.

Figures in this template checked on

Which medical force majeure letter do you use?

The first letter starts the procedure: by registered post to the employee, with a copy by registered post to the occupational doctor of your external prevention service. No reintegration process may be running at that time. You send the second letter only once the occupational doctor's finding is final: the employee had 7 calendar days to ask for adapted work and 21 calendar days to appeal.

This template contains 2 texts, each on its own page:

  1. 01Brief 1: start van de procedure
  2. 02Brief 2: einde van het contract

How to fill in the medical force majeure letters

  1. 1

    Recount the period of illness on the certificates. If there were returns to work, check whether they lasted less than 14 days.

  2. 2

    Keep the employee's two rights in the first letter: having adapted or other work examined, and being assisted by the union delegation. Without them, the procedure is on shaky ground.

  3. 3

    In the second letter, choose the sentence that fits your case, and fill in the date of the finding and the date it was received.

  4. 4

    After the end, hand over the C4, report the exit in Dimona, and report and pay € 1,800 to the Return to Work Fund within 45 calendar days.

The text of the template

Below is the Dutch text, as used in Flanders. The fields to fill in are in square brackets. In the Word file they are highlighted.

01Brief 1: start van de procedure

Betreft: kennisgeving start bijzondere procedure medische overmacht (artikel 34 Arbeidsovereenkomstenwet)

Geachte heer, mevrouw,

U bent sinds [datum eerste ziektedag] ononderbroken arbeidsongeschikt. Met deze brief brengen wij u op de hoogte van onze intentie om na te gaan of het voor u definitief onmogelijk is om het overeengekomen werk als [functie] te verrichten, volgens de bijzondere procedure in boek I, titel 4, van de codex over het welzijn op het werk. Een kopie van deze brief gaat naar dr. [naam], preventieadviseur-arbeidsarts bij [externe dienst].

U hebt het recht om de preventieadviseur-arbeidsarts te vragen dat de mogelijkheden voor aangepast of ander werk onderzocht worden, als hij vaststelt dat u het overeengekomen werk niet meer kunt verrichten.

U hebt het recht om u tijdens deze procedure te laten bijstaan door de vakbondsafvaardiging van de onderneming.

De arbeidsarts nodigt u uit voor een onderzoek. Voor vragen kunt u terecht bij [naam contactpersoon, telefoon].

Met vriendelijke groet,
[naam, functie, handtekening]

02Brief 2: einde van het contract

Betreft: einde van de arbeidsovereenkomst wegens medische overmacht

Geachte heer, mevrouw,

Uit de vaststelling van de preventieadviseur-arbeidsarts van [datum], die u op [datum] ontving, blijkt dat het voor u definitief onmogelijk is om het overeengekomen werk te verrichten. [U hebt niet gevraagd om aangepast of ander werk te onderzoeken. / Wij hebben u en de arbeidsarts op [datum] een gemotiveerd verslag bezorgd waarom aangepast werk niet mogelijk is. / U hebt het re-integratieplan van [datum] geweigerd.] Tegen de vaststelling is geen beroep meer mogelijk.

Wij stellen daarom vast dat uw arbeidsovereenkomst op [datum] eindigt wegens medische overmacht. U ontvangt uw eindafrekening, uw C4 en uw andere sociale documenten.

Met vriendelijke groet,
[naam, functie, handtekening]

Disclaimer

This template gives general information and follows the rules in force on 8 October 2026. It is not legal advice, and no rights can be derived from it. Your joint committee, your work rules and the facts of your case may call for a different text.

Medical force majeure

Unsure about your situation?

Your dedicated contact at Business Centrum looks at it for your situation, together with Acerta, before you send it.

Have it checkedOr call 09 395 94 00
More explanationThe rules behind this template, with worked examples and the pitfalls, are inMedical force majeure in Belgium: the employer's procedure from first sick day to C4

Other templates

All templates