La demande de formulaire A1 en Belgique se fait à l'ONSS, via le service en ligne Travailler à l'étranger, avant le départ du travailleur. Détaché dans un seul autre pays européen, il reste à la sécurité sociale belge 24 mois au maximum. Pour un chauffeur qui roule dans plusieurs pays, le pays compétent dépend de sa résidence et de son travail.
Que prouve un formulaire A1 ?
L'attestation A1 prouve dans quel pays votre travailleur est assuré socialement. Tant qu'elle est valable, vous payez les cotisations en Belgique et non dans le pays où il travaille temporairement. Dans l'UE, l'EEE et la Suisse, c'est le règlement 883/2004 qui l'organise. Dans l'UE, il s'applique depuis le 1er mai 2010, en Suisse et dans les autres pays de l'EEE un peu plus tard.
L'employeur ou le travailleur demande l'attestation à l'institution du pays compétent. Pour la Belgique, c'est l'ONSS. Il existe deux situations, chacune avec sa propre demande :
- Le détachement. Votre travailleur travaille temporairement dans un seul autre pays, par exemple un monteur qui installe pendant trois mois une machine en France.
- Le travail dans plusieurs pays. Votre travailleur travaille habituellement dans deux pays ou plus, comme un chauffeur en transport international ou un technicien avec des clients aux Pays-Bas et en Allemagne.
Hors d'Europe, la Belgique applique des conventions bilatérales, entre autres avec la Turquie, le Maroc, les États-Unis et l'Inde. Les règles ressemblent à celles du règlement, mais la durée maximale du détachement varie selon la convention, de 1 à 5 ans. L'attestation s'appelle souvent Certificate of Coverage. Vous la demandez via le même service en ligne.
L'A1 ne règle que la sécurité sociale. Le pays où travaille votre travailleur peut aussi exiger sa propre déclaration, comme la Belgique le fait avec la déclaration Limosa pour ceux qui viennent travailler ici.
À quelles conditions demander un formulaire A1 pour un détachement ?
Votre travailleur reste à la sécurité sociale belge pendant un détachement si toutes ces conditions sont remplies :
- la durée prévue dans l'autre pays ne dépasse pas 24 mois ;
- votre entreprise exerce des activités économiques significatives en Belgique, une simple gestion administrative ne suffit pas ;
- le travailleur reste sous votre autorité pendant toute la période ;
- il était déjà assuré socialement en Belgique avant le départ, en règle générale depuis au moins 1 mois ;
- il ne remplace pas un autre travailleur détaché.
Vous pouvez engager quelqu'un pour le détacher immédiatement, s'il remplit ces conditions. Si la mission dure plus de 24 mois, l'ONSS peut convenir d'une dérogation avec l'autre pays. Le détachement peut alors durer en principe jusqu'à 5 ans.
Comment demander le formulaire A1 pour un travailleur, étape par étape ?
- Vérifiez la Dimona. Vous ne pouvez introduire une demande que si une Dimona existe pour toute la période à l'étranger. Un contrat qui se termine avant la fin de la mission bloque la demande. Faites-le corriger d'abord via votre gestion Dimona.
- Connectez-vous. Le service en ligne Travailler à l'étranger de l'ONSS (l'application s'appelle WABRO) est sécurisé. Vous vous connectez avec votre eID ou une autre clé numérique. Un secrétariat social peut introduire la demande avec un mandat dans Mahis.
- Choisissez le type. Demande de détachement pour un seul autre pays, demande de travail dans plusieurs pays pour plusieurs pays.
- Complétez les données. Préparez : l'identité et l'adresse de résidence du travailleur, le pays, le client et l'adresse de travail à l'étranger, les dates de début et de fin et, pour plusieurs pays, le pourcentage du temps de travail par pays.
- Introduisez la demande avant le départ. L'attestation sert de preuve lors d'un contrôle sur place.
- Recevez l'A1 dans votre e-Box Entreprise. Remettez une copie au travailleur. S'il apparaît que la législation belge ne s'applique pas, l'ONSS vous en informe par courrier.
- Suivez la date de fin. Si la mission est prolongée, introduisez une nouvelle demande avant la date de fin de l'attestation.
Quel formulaire A1 pour un chauffeur qui roule dans plusieurs pays ?
Un chauffeur qui roule chaque semaine en Belgique, aux Pays-Bas, en France et en Allemagne n'est pas détaché. Les règles du travail dans plusieurs pays s'appliquent à lui. Les pays où il effectue moins de 5 % de son temps de travail ou de sa rémunération ne comptent pas. Ensuite, une seule question : travaille-t-il au moins 25 % dans son pays de résidence ?
- Oui : la législation de son pays de résidence s'applique, même si vous êtes un employeur belge.
- Non, et il ne travaille que pour vous : la législation du pays de votre siège social s'applique, donc la Belgique.
Si votre chauffeur habite en Belgique, il relève de l'ONSS belge dans les deux cas. S'il habite dans un autre pays, vous introduisez la demande auprès de l'institution de son pays de résidence. C'est elle qui décide.
Exemple chiffré
Une entreprise de transport gantoise a deux chauffeurs, chacun avec 210 jours de travail par an. Tous deux habitent aux Pays-Bas.
| Chauffeur | Jours aux Pays-Bas | Part | Pays compétent |
|---|---|---|---|
| Chauffeur A | 48 | 22,9 % | Belgique |
| Chauffeur B | 58 | 27,6 % | Pays-Bas |
Pour le chauffeur B, l'institution néerlandaise délivre l'A1. Vous payez alors des cotisations néerlandaises et ne pouvez plus le reprendre dans votre déclaration ONSS pour cette période. Dix jours de trajet supplémentaires vers les Pays-Bas font basculer le régime. Examinez donc le planning des trajets chaque trimestre. Les règles salariales de vos chauffeurs sont détaillées dans notre guide sur la commission paritaire 140.
Si un employé travaille en partie depuis chez lui en France ou aux Pays-Bas, un accord-cadre offre une solution. S'il télétravaille moins de 50 % de son temps dans son pays de résidence et travaille le reste en Belgique, vous pouvez choisir ensemble la législation belge, même si son télétravail dépasse le seuil de 25 %. Les deux pays doivent avoir signé l'accord-cadre, comme la France et les Pays-Bas. Vous le demandez via le même service en ligne, chaque fois pour 12 mois.
Quelles erreurs voyons-nous avec le formulaire A1 ?
- Une demande tardive. Le travailleur part lundi, la demande suit quand le client la réclame. Lors d'un contrôle sur un chantier étranger, il n'a alors aucune preuve.
- Le mauvais type. Demander un détachement pour un chauffeur qui roule dans quatre pays. L'A1 ne correspond alors pas à la réalité.
- L'oubli du pays de résidence. Un chauffeur qui habite de l'autre côté de la frontière, avec une demande à l'ONSS plutôt que dans son pays de résidence.
- Une nouvelle recrue qui part tout de suite. Celui qui était assuré dans un autre pays juste avant l'engagement ne remplit pas la condition d'assurance belge préalable.
- Aucun suivi. L'attestation expire, la mission non.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Nous demandons l'A1 en votre nom avec un mandat, vérifions la Dimona au préalable et suivons la date de fin. Pour les entreprises de transport, nous calculons par chauffeur le pays compétent et son impact sur le coût salarial. Découvrez notre approche pour les entreprises de transport. Votre administration salariale passe par Business Centrum, avec Acerta.