Un employeur étranger peut occuper du personnel en Belgique sans y ouvrir d'établissement. Si vous envoyez temporairement votre propre travailleur en Belgique, un A1 le maintient jusqu'à 24 mois dans la sécurité sociale de votre pays, et vous faites d'abord une déclaration Limosa. Si vous engagez un travailleur pour travailler ici, il relève dans l'UE de la sécurité sociale belge : vous vous identifiez auprès de l'ONSS via WIDE, avec une Dimona au début et une DmfA chaque trimestre.
Employeur étranger en Belgique : quatre routes côte à côte
Deux questions décident de tout : qui est l'employeur, et où le travailleur est-il assuré. La règle européenne de base est l'article 11, paragraphe 3, a), du règlement (CE) 883/2004, applicable depuis le 1er mai 2010 : « la personne qui exerce une activité salariée ou non salariée dans un État membre est soumise à la législation de cet État membre ». L'ONSS en tire la conséquence : le travailleur relève de la sécurité sociale du pays où il travaille, même s'il habite dans un autre État membre ou si son employeur y est établi. Le détachement est l'exception à cette règle.
| Route | Qui est l'employeur ? | Quelle sécurité sociale ? | Déclaration préalable | Déclarations à l'ONSS | Précompte professionnel |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Détachement de votre propre travailleur | votre entreprise étrangère | celle de votre pays, avec un A1 (UE, EEE, Suisse) ou une convention | Limosa, avec une personne de liaison | pas de Dimona, pas de DmfA | selon la convention fiscale, voir plus loin |
| 2. Un travailleur en Belgique, sans établissement | votre entreprise étrangère | belge, si vous êtes dans l'UE, l'EEE ou en Suisse ; sinon selon la convention | en principe pas de Limosa | identification via WIDE, Dimona, DmfA | pas réglé directement dans les sources lues : faites vérifier |
| 3. Une succursale (siège d'exploitation) en Belgique | votre entreprise étrangère, via le siège | belge (article 3 de la loi ONSS) | en principe pas de Limosa | WIDE, Dimona, DmfA | oui, si la rémunération est un frais professionnel à l'impôt des non-résidents |
| 4. Une filiale belge | la société belge | belge | aucune | comme tout employeur belge | oui, comme société belge |
| 5. Un employer of record | l'employer of record | celle de l'employer of record | selon sa propre situation | par l'employer of record | par l'employer of record |
Les routes 3 et 4 demandent une présence en Belgique. La route 5 est la plus délicate en droit.
Route 1 : votre travailleur vient temporairement en Belgique (détachement)
Selon les instructions de l'ONSS, votre travailleur reste soumis à la sécurité sociale de votre pays si toutes les conditions sont remplies :
- la durée prévue en Belgique ne dépasse pas 24 mois ;
- votre entreprise exerce des activités économiques significatives dans votre pays, la simple administration ne compte pas ;
- le lien de subordination subsiste pendant toute la période ;
- le travailleur était assuré dans votre pays avant le détachement, selon la Commission européenne en règle générale depuis au moins 1 mois ;
- il ne remplace pas un autre travailleur détaché.
Le certificat A1 se demande dans votre propre pays, avant le départ. Si la mission dure plus longtemps, les autorités compétentes peuvent convenir d'une exception, en principe jusqu'à 5 ans. Hors d'Europe, une convention bilatérale joue le même rôle, si la Belgique en a une avec votre pays. Le fonctionnement de l'A1 côté belge est expliqué dans demander un formulaire A1.
Limosa. Depuis le 1er avril 2007, l'employeur étranger ou son mandataire déclare chaque travailleur détaché avant son occupation en Belgique. L'ONSS vise en principe les travailleurs qui ne relèvent pas de la sécurité sociale belge. La déclaration mentionne notamment le lieu de travail, la durée et la personne de liaison que vous désignez. Une déclaration couvre au maximum 24 mois. Vous recevez aussitôt un accusé de réception L1, que le travailleur présente à votre client belge avant de commencer. Sans déclaration, vous risquez une amende administrative de 3 000 € à 35 000 € par travailleur. Ce que votre client doit vérifier figure dans la déclaration Limosa.
Conditions de travail belges. Le détachement en sécurité sociale n'est pas le détachement en droit du travail. Selon Working in Belgium, le portail fédéral de la sécurité sociale, vous accordez aux travailleurs détachés les conditions belges de travail, de rémunération et d'emploi : celles de la loi et des conventions collectives rendues obligatoires par arrêté royal. Le salaire suit donc la commission paritaire de l'activité en Belgique. Si le détachement dure effectivement plus de 12 mois, des conditions supplémentaires s'appliquent. Une notification motivée au SPF Emploi les reporte de 6 mois.
Documents sociaux. Selon le SPF Emploi, l'employeur qui a fait une déclaration Limosa, ou qui en est dispensé, est exempté pendant 12 mois de certains documents sociaux belges, comme le règlement de travail, le registre du personnel, le compte individuel et le décompte de paie. L'inspection peut, sous conditions, demander les documents équivalents de votre pays.
Dans la construction, la déclaration de travaux et l'enregistrement des présences s'y ajoutent ; voir le personnel dans la construction.
Route 2 : employeur étranger sans établissement en Belgique avec un travailleur ici
Vous n'avez pas de bureau en Belgique, mais vous voulez engager quelqu'un qui travaille ici. Ce n'est pas un détachement : selon l'article 11 du règlement 883/2004, le travailleur relève de la sécurité sociale belge. Limosa vise en principe, selon l'ONSS, les travailleurs qui n'en relèvent pas.
Vous êtes l'employeur, avec toutes les obligations. L'article 21 du règlement (CE) 987/2009 est clair : l'employeur dont le siège est situé en dehors de l'État membre compétent « accomplit les obligations prévues par la législation applicable à ses travailleurs, notamment l'obligation de verser les cotisations prévues par cette législation, comme si son siège social ou le siège de ses activités était situé dans l'État membre compétent ». Le deuxième paragraphe ouvre une possibilité : vous et le travailleur pouvez convenir qu'il verse les cotisations pour votre compte. Vos obligations de base subsistent, et vous notifiez cet accord à l'ONSS.
Hors d'Europe. L'article 3 de la loi ONSS du 27 juin 1969 applique la loi aux travailleurs occupés en Belgique au service d'un employeur établi en Belgique ou attachés à un siège d'exploitation établi en Belgique, sans préjudice des règlements européens et des conventions internationales. Si votre entreprise est hors de l'UE, de l'EEE et de la Suisse et n'a pas de siège ici, la réponse dépend de la convention avec votre pays. Interrogez la direction des Relations internationales de l'ONSS avant d'engager.
S'inscrire à l'ONSS : votre numéro d'employeur. Qui engage un premier travailleur doit le communiquer à l'ONSS pour obtenir la qualité d'employeur. Cela se fait via WIDE, le service en ligne d'identification des employeurs. Une entreprise pas encore enregistrée sur le portail de la sécurité sociale utilise la version non sécurisée. L'application attribue tout de suite un numéro provisoire 51.xxx.xxx-xx, qui sert pour la Dimona. Après traitement, l'ONSS envoie le numéro ONSS définitif, le code NACE, la catégorie d'employeur et, entre autres, le code « employeur étranger ». Un employeur soumis à la sécurité sociale belge reçoit aussi, au besoin, un numéro d'entreprise à la BCE. Voir votre numéro ONSS.
Déclarations. L'ONSS fixe l'ordre : seul l'employeur repris dans le répertoire des employeurs a accès aux services en ligne de la sécurité sociale et peut introduire une Dimona ou une DmfA. La Dimona se fait au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler. La DmfA doit parvenir à l'ONSS dans 1 mois après la fin de chaque trimestre : au plus tard les 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier. Ce que vous payez en cotisations par travailleur est détaillé dans la cotisation ONSS de l'employeur.
Commission paritaire. Selon le SPF Emploi, le critère principal est l'activité réellement exercée par l'employeur sur le territoire belge. Votre activité dans votre pays ne compte pas : c'est ce que vous faites ici qui décide. Trouvez votre commission paritaire avant de promettre un salaire.
Accidents du travail. Selon Fedris, dans le secteur privé, l'employeur assure ses travailleurs rémunérés contre les accidents du travail auprès d'un assureur agréé dès le premier jour de travail. Sinon, Fedris intervient et récupère les frais auprès de vous.
Le contrat de travail. Si le travailleur accomplit habituellement son travail en Belgique, le droit belge régit le contrat, sauf si vous choisissez ensemble une autre loi. Même alors, selon l'article 8 du règlement (CE) 593/2008 (Rome I), ce choix « ne peut toutefois avoir pour résultat de priver le travailleur de la protection que lui assurent les dispositions auxquelles il ne peut être dérogé par accord ». Faites donc rédiger le contrat de travail selon le droit belge.
Précompte professionnel. L'article 270 du CIR 92 désigne qui doit le précompte professionnel : les habitants et sociétés belges qui paient des rémunérations, et les non-résidents pour qui ces rémunérations sont des frais professionnels au sens de l'article 237. Pour l'employeur sans établissement, voir l'encadré plus loin. Pour le travailleur, le ministre des Finances a répondu en 2022 qu'en principe, toute personne qui exerce une activité professionnelle sur le territoire belge, même comme salarié, est soumise en Belgique à l'impôt sur les revenus qu'elle en tire. L'exception, la règle des 183 jours des conventions fiscales, exige trois conditions ensemble : une présence de moins de 183 jours, un employeur qui n'est pas résident belge, et une rémunération qui n'est pas à charge d'un établissement stable en Belgique. Voir aussi ce qu'est le précompte professionnel.
Routes 3 et 4 : une succursale ou une filiale en Belgique
Une succursale. Une entreprise étrangère qui a un siège d'exploitation en Belgique relève de la loi ONSS pour les travailleurs qui y sont attachés. L'ONSS définit ce lien : est attaché au siège d'exploitation belge le travailleur qui en reçoit ses ordres et son salaire, et qui lui fait rapport. Les obligations sont celles de la route 2. Une personne morale de droit étranger qui a un siège en Belgique reçoit un numéro d'entreprise à la BCE. Pour le précompte, l'article 270 vise expressément les non-résidents pour qui la rémunération est un frais professionnel.
Une filiale. Une filiale belge est un employeur belge comme les autres. Elle signe les contrats, fait WIDE, Dimona et DmfA, et retient le précompte comme société. Depuis le 1er mars 2019, la rémunération qu'une société étrangère liée accorde pour un travail fait pour la société belge compte aussi (article 270, alinéa 2). Un premier travailleur peut ouvrir le droit à une réduction ONSS.
Route 5 : via un employer of record
Un employer of record engage vos collaborateurs et devient leur employeur en droit. Vous le payez et vous dites quel travail est fait : c'est justement le risque. L'article 31 de la loi du 24 juillet 1987 interdit de mettre des travailleurs à la disposition d'un utilisateur qui exerce sur eux une part quelconque de l'autorité de l'employeur, hors des exceptions prévues par la loi, comme le travail intérimaire. Le SPF Emploi utilise la même définition pour la « mise à disposition ». Faites vérifier tout montage avant de signer. La différence avec le fait d'être vous-même employeur figure dans employer of record en Belgique.
Obligations d'un employeur étranger en Belgique : délais et sources
| Obligation | Route | Délai | Source primaire |
|---|---|---|---|
| Certificat A1 dans votre pays | 1 | avant le détachement ; au maximum 24 mois | instructions ONSS, détachement (règlement 883/2004, art. 12) |
| Déclaration Limosa avec personne de liaison | 1 | avant l'occupation en Belgique ; au maximum 24 mois par déclaration | instructions ONSS, Limosa (loi-programme du 27 décembre 2006, art. 137 et suivants) ; SPF Emploi |
| Conditions de travail belges supplémentaires | 1 | après 12 mois, ou plus tard après une notification motivée | Working in Belgium (portail de la sécurité sociale) |
| Identification comme employeur via WIDE | 2, 3 | avant ou au moment de l'engagement | instructions ONSS, premier engagement |
| Dimona IN | 2, 3, 4 | au plus tard au début du travail | ONSS, Dimona |
| DmfA | 2, 3, 4 | dans 1 mois après chaque trimestre | instructions ONSS, DmfA |
| Assurance accidents du travail | 2, 3, 4 | dès le premier jour de travail | Fedris, loi du 10 avril 1971 |
| Déterminer la commission paritaire | 1 à 4 | avant la première paie | SPF Emploi |
| Permis unique | toutes, travailleur hors EEE | avant l'occupation, pour un travail de plus de 90 jours | Working in Belgium ; gouvernement flamand |
Étapes pour un employeur étranger sans établissement
Pour la route 2, voici l'ordre.
- Établissez la sécurité sociale applicable. Dans l'UE, l'EEE ou en Suisse : la belge. Ailleurs : demandez à l'ONSS.
- Vérifiez le droit de travailler. Un travailleur hors EEE qui travaille ici plus de 90 jours a besoin d'un permis unique. Voir demander un permis unique.
- Déterminez la commission paritaire selon votre activité réelle en Belgique.
- Identifiez-vous via WIDE et notez le numéro provisoire pour la Dimona.
- Choisissez qui fait les déclarations : vous-même via le portail, ou un prestataire ou secrétariat avec un mandat dans Mahis. Les différences sont expliquées dans choisir un prestataire de paie en Belgique.
- Souscrivez l'assurance accidents du travail, en vigueur dès le premier jour.
- Faites la Dimona au plus tard quand le travailleur commence.
- Faites vérifier le précompte professionnel avant la première paie.
- Introduisez la DmfA chaque trimestre et payez les cotisations, ou laissez le travailleur les verser pour votre compte et informez-en l'ONSS.
Schéma de décision : quelle route pour votre projet ?
- La personne travaille-t-elle normalement dans votre pays et vient-elle temporairement en Belgique ? Oui : route 1, détachement avec A1 et Limosa. Non : question 2.
- Voulez-vous votre propre présence en Belgique ? Oui, avec votre propre personne morale : route 3, une succursale. Oui, avec une société belge : route 4, une filiale. Non : question 3.
- Voulez-vous être vous-même l'employeur ? Oui : route 2, avec WIDE, Dimona et DmfA. Non : route 5, un employer of record, après un avis juridique sur la mise à disposition.
- Le travailleur vient-il de hors EEE ? Alors le permis unique s'ajoute sur chaque route.
Engager un manager intérimaire en Belgique comme entreprise étrangère
Un manager intérimaire peut travailler pour vous de trois façons.
- Comme votre travailleur. La route 2 s'applique, avec le droit du travail belge s'il travaille habituellement en Belgique. Les conditions du contrat viennent de la loi et des conventions collectives de votre commission paritaire.
- Comme indépendant ou via sa société. Vous n'êtes pas l'employeur et ne faites pas de Dimona. La relation doit être réellement indépendante. Si vous le dirigez comme un salarié, on tombe dans le faux indépendant. Un indépendant étranger ne fait une déclaration Limosa que dans un secteur à risque : construction, secteur de la viande ou nettoyage.
- Via une agence d'intérim. Le travail intérimaire est une des exceptions à l'interdiction de mise à disposition. Le coût est expliqué dans le coût d'une agence d'intérim.
Business Centrum : un bureau social à Gand qui travaille avec Acerta
Business Centrum est un bureau social à Gand, fondé en 2013 et partenaire agréé d'Acerta. Acerta introduit les déclarations et perçoit les cotisations ; nous assurons la communication et le traitement via Acerta, avec un interlocuteur fixe qui connaît votre dossier. Ce qu'un secrétariat agréé ou un bureau social peut faire est expliqué à part. Si et comment nous pouvons vous aider comme employeur étranger dépend de votre situation, et nous n'en décidons pas sur cette page. Consultez notre gestion salariale ou demandez à être rappelé, et nous examinerons votre situation ensemble.