Qu'est-ce que DIMONA exactement ?
DIMONA signifie Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte. Il s'agit d'un système électronique par lequel les employeurs informent immédiatement l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS) du début et de la fin d'une relation de travail. La déclaration s'effectue via le portail de la sécurité sociale ou via un secrétariat social agréé. Les salaires et le temps de travail, vous les déclarez ensuite chaque trimestre dans la déclaration DmfA.
Depuis 2003, le système s'applique à tous les employeurs du secteur privé, du secteur public, des autorités provinciales et locales et du secteur non marchand. Sans déclaration DIMONA valable, l'employeur est en infraction, ce qui pose problème tant pour l'employeur que pour le travailleur.
Qui doit effectuer une déclaration DIMONA ?
Tout employeur qui occupe du personnel en Belgique est tenu d'introduire une déclaration DIMONA. Cela vaut pour les contrats fixes, les contrats temporaires, le travail étudiant, les flexi-jobs et même les travailleurs occasionnels de l'horeca et de l'agriculture et l'horticulture. Peu importe qu'il s'agisse d'une heure par semaine ou d'un contrat à temps plein.
Cela vaut également pour les employeurs étrangers dont les travailleurs sont assujettis à la sécurité sociale belge. Si des travailleurs détachés restent soumis au régime de leur pays, il n'y a pas de DIMONA, mais en général une déclaration Limosa (le système de déclaration pour les travailleurs détachés).
Quelles informations contient une déclaration DIMONA ?
Une déclaration DIMONA contient les informations suivantes :
- Numéro NISS du travailleur (numéro de registre national ou numéro BIS)
- Numéro d'employeur (numéro ONSS)
- Type de travailleur : travailleur ordinaire, étudiant, flexi-jobiste, travailleur occasionnel
- Date de début de l'occupation
- Date de fin (le cas échéant, par exemple pour un contrat à durée déterminée)
- Numéro de la commission paritaire dont relève le travailleur
Pour le travail étudiant, le système enregistre également le contingent de 650 heures par année civile. Dès que ce contingent est dépassé, les cotisations de sécurité sociale réduites tombent et l'étudiant doit être déclaré comme travailleur ordinaire.
Délais : quand la déclaration doit-elle avoir lieu ?
Le moment de votre déclaration DIMONA est fixé par la loi et varie selon le type d'occupation :
Travailleurs ordinaires (fixes ou temporaires) : la déclaration doit avoir lieu au plus tard au moment où le travailleur commence effectivement à travailler. En pratique, vous introduisez donc la DIMONA avant le premier jour de travail.
Étudiants : ici aussi, la déclaration doit être introduite avant le début des prestations. Mentionnez le nombre d'heures correct par trimestre et la date de fin.
Flexi-jobistes : la déclaration doit être introduite par trimestre ou par jour, selon le contrat : par trimestre pour un contrat de travail flexi-job écrit, par jour avec heure de début et de fin pour un contrat verbal.
Travailleurs occasionnels (agriculture et horticulture) : ici, une déclaration journalière est obligatoire, avec mention de l'heure de début et de fin de la prestation.
Fin d'occupation : la déclaration de sortie doit être introduite au plus tard le premier jour ouvrable suivant la fin de la relation de travail.
Quelles sont les amendes en cas de déclaration tardive ou manquante ?
L'inspection sociale contrôle activement si les employeurs respectent leurs obligations DIMONA. En cas d'infraction, vous risquez en tant qu'employeur :
Des amendes administratives de 3.000 à 35.000 euros par déclaration manquante. Ces amendes sont multipliées par le nombre de travailleurs concernés. Pour cinq travailleurs sans déclaration, l'amende se situe donc entre 15.000 et 175.000 euros.
Des amendes pénales de 6.000 à 70.000 euros par infraction, avec le même facteur de multiplication. Pour une personne morale, comme une société, c'est 30.000 à 720.000 euros. Dans les cas graves, l'auditeur du travail peut également engager des poursuites pénales.
La responsabilité solidaire en cas de sous-traitance. Elle ne dépend pas de la DIMONA : pour des travaux de construction, le donneur d'ordre ou l'entrepreneur est solidairement responsable des dettes sociales d'un (sous-)traitant qui en avait déjà au moment de la conclusion du contrat, à concurrence du prix des travaux (art. 30bis de la loi ONSS).
En outre, vous perdez le droit à certaines réductions ONSS si la déclaration DIMONA n'est pas introduite à temps. Cela peut augmenter considérablement le coût salarial total.
DIMONA pour les statuts particuliers
Certaines catégories de travailleurs requièrent une attention particulière lors de la déclaration DIMONA :
Les flexi-jobs : nécessitent une convention-cadre, un contrat de travail flexi-job par occupation et une DIMONA FLX par trimestre (par jour en cas de contrat verbal). Dans l'horeca (CP 302), le salaire horaire minimum flexi s'élève à 12,11 € par heure depuis le 1er septembre 2026, plus 0,93 € par heure de pécule de vacances flexi (= 13,04 € all-in). Pour les autres secteurs, le barème minimum sectoriel s'applique.
Les travailleurs occasionnels de l'horeca : sont déclarés par jour via le système DIMONA. Le forfait journalier s'élève à 69,12 euros par jour (11,52 euros par heure entamée) pour le calcul des cotisations ONSS, depuis le troisième trimestre 2026. Ce forfait s'applique à 50 jours maximum par année civile et par travailleur.
Stages et contrats d'apprentissage : la déclaration est obligatoire pour tout stagiaire ou apprenti qui preste, même en l'absence de rémunération. Pour les apprentis en alternance, vous utilisez le type ALT, pour les stagiaires non assujettis à la sécurité sociale le type STG.
Notre approche
Nous assurons la gestion complète des déclarations DIMONA pour nos clients. De la création de la déclaration au suivi des délais et à la correction des erreurs : vous n'avez à vous soucier de rien. Notre équipe contrôle chaque déclaration quant à son exhaustivité et son exactitude avant qu'elle ne soit introduite.
Chez Business Centrum, nous travaillons avec un système proactif. Cela signifie que nous vous avertissons à temps lorsqu'un contrat arrive à échéance, lorsqu'un contingent étudiant est presque atteint, ou lorsqu'une convention-cadre flexi-job doit être renouvelée. Vous évitez ainsi les amendes et restez toujours en règle avec la législation.
Vous souhaitez avoir la certitude que vos déclarations DIMONA sont en ordre ? N'hésitez pas à nous contacter pour un entretien sans engagement.