Une déclaration Dimona est le message électronique par lequel vous informez l'ONSS qu'un travailleur entre en service ou quitte le service. La Dimona IN se fait au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler, la Dimona OUT au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin du contrat. Vous la faites en ligne via le portail de la sécurité sociale, vous-même ou via votre secrétariat social, pour chaque travailleur, y compris un étudiant ou un flexi-jobiste.
Ce qu'est la Dimona et pourquoi elle existe figure brièvement dans qu'est-ce que Dimona. Ce guide porte sur la pratique : quand, comment, avec quelles données et pour quel type de travailleur.
Déclaration Dimona : les quatre types et leurs délais
L'ONSS connaît quatre types de déclarations. Chacune a son propre moment ultime.
| Déclaration | Au plus tard |
|---|---|
| Dimona IN | Au moment où le travailleur commence à travailler |
| Dimona OUT | Le premier jour ouvrable qui suit la fin du contrat |
| Modification (update) | Date de début avancée : avant que le travailleur commence. Date de fin avancée : le premier jour ouvrable qui suit la sortie de service. Date de fin reportée : le premier jour ouvrable qui suit la date de fin communiquée auparavant |
| Annulation (cancel) | À la date de début communiquée |
Si un travailleur ne commence finalement pas, annulez la déclaration au plus tard à la date de début. S'il travaille plus longtemps ou moins longtemps que déclaré, vous adaptez la Dimona par une modification. Un contrat à durée indéterminée se déclare sans date de fin. Pour un contrat à durée déterminée, vous indiquez la date de fin dès que vous la connaissez.
De quoi avez-vous besoin pour une déclaration Dimona ?
Pour votre première Dimona, vous devez être identifié comme employeur auprès de l'ONSS. Vous le faites via le service en ligne WIDE : vous recevez ensuite immédiatement votre numéro ONSS. Vous faites vos premiers pas comme employeur ? Lisez aussi devenir employeur.
Pour chaque déclaration, vous indiquez :
- le numéro d'entreprise ou le numéro ONSS de votre entreprise ;
- le numéro de registre national du travailleur, ou ses données d'identification si vous n'avez pas ce numéro ;
- la commission paritaire dont il relève ;
- le type de travailleur, comme OTH, STU ou FLX ;
- la date de début et, si vous la connaissez déjà, la date de fin ;
- pour les travailleurs occasionnels, aussi l'heure de début et l'heure de fin.
Déclaration Dimona en ligne : les canaux
| Canal | Quand c'est pratique |
|---|---|
| Fichier du personnel, sécurisé | Vous voulez déclarer en toute sécurité, plusieurs travailleurs à la fois et avec un aperçu de votre personnel |
| Dimona, non sécurisé | Vous n'avez pas encore d'identifiant, ou vous voulez faire rapidement une seule déclaration sans vous connecter |
| Dimona Mobile | Vous déclarez ou modifiez depuis votre smartphone |
| Batch ou service web | Vous envoyez chaque semaine des dizaines de déclarations ou plus |
Après chaque déclaration, vous recevez une notification : acceptée, refusée ou en attente. Seule une Dimona IN acceptée crée la période. Si quelque chose ne va pas dans la notification, vous la contestez dans les 5 jours ouvrables. Si le portail ne fonctionne pas à cause d'un problème technique, essayez un autre canal et signalez le problème via la procédure d'urgence de l'ONSS. Une panne ne justifie pas d'office une déclaration tardive.
Faire la déclaration Dimona : étape par étape
- Faites signer le contrat par le travailleur et notez son numéro de registre national.
- Choisissez le bon type de travailleur et la commission paritaire. Pour un étudiant, c'est STU, pour un flexi-jobiste FLX, dans les autres cas le plus souvent OTH.
- Faites la Dimona IN avant le premier jour de travail. Dans le fichier du personnel ou via le service non sécurisé.
- Contrôlez la notification. En cas de refus, lisez le code, corrigez et renvoyez, avant que le travailleur commence.
- Adaptez si le planning change. Une autre date de début ou de fin se déclare par une modification.
- Faites la Dimona OUT au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin du contrat.
Déclaration Dimona étudiant : type STU et contingent
Pour un étudiant sous contrat d'occupation d'étudiant, vous faites toujours une Dimona, quelle que soit la période. Vous le déclarez comme STU, au plus tard le jour où il commence, avec le nombre d'heures prévues par trimestre. Ce n'est qu'à cette condition que vous obtenez la cotisation de solidarité réduite. Un étudiant dispose par année civile d'un contingent de 650 heures avec cette cotisation. Sans Dimona STU dans les délais, cet avantage tombe et vous payez les cotisations ordinaires. Un exemple. Un étudiant travaille en juillet et en août 2026 trois jours par semaine dans votre magasin, soit 150 heures au total. Vous faites pour le troisième trimestre une Dimona STU avec 150 heures prévues, au plus tard le jour de son premier jour de travail. S'il revient en décembre pour les fêtes, vous faites une nouvelle Dimona STU pour le quatrième trimestre, avec les heures de cette période.
Plus d'informations dans Dimona pour un étudiant et sur la page étudiants jobistes.
Déclaration Dimona flexi job : type FLX
Un flexi-jobiste se déclare avec le type FLX, par trimestre. C'est possible au plus tôt 1 mois avant le début du trimestre et cela doit se faire avant la première prestation. Avec un contrat-cadre flexi conclu oralement, la déclaration se fait par jour, avec l'heure de début et l'heure de fin. À chaque Dimona FLX, l'ONSS vérifie les conditions et répond OK ou NOK : ce n'est qu'après OK que le travailleur travaille comme flexi-jobiste.
Dans l'horeca, vous enregistrez aussi chaque jour l'heure de début et l'heure de fin du flexi-jobiste, avec la caisse enregistreuse ou le système alternatif d'enregistrement de présence dans le fichier du personnel. Plus d'informations dans Dimona pour un flexi-jobiste et sur la page flexi-jobistes.
Autres travailleurs : occasionnels, apprentis, intérimaires
- Les travailleurs occasionnels de l'agriculture, de l'horticulture et de l'horeca ont leurs propres règles et une déclaration avec heure de début et heure de fin. Une heure de fin plus tardive se communique dans les 8 heures.
- Les apprentis en formation en alternance se déclarent avec le type ALT.
- Les intérimaires sont déclarés par l'agence d'intérim, car c'est elle leur employeur. Si vous engagez vous-même un intérimaire, vous faites votre propre Dimona. Voir Dimona pour un intérimaire.
- Aucune Dimona n'est nécessaire pour certains stagiaires, pour ceux qui travaillent sous contrat de travail ALE et pour les bénévoles.
Les erreurs de déclaration Dimona que nous voyons souvent
- La déclaration le premier jour de travail lui-même, après le début. La Dimona IN doit exister avant que le travailleur commence. Une heure trop tard, c'est déjà trop tard.
- Le mauvais type. Déclarer un étudiant comme OTH vous fait perdre la cotisation réduite, un flexi-jobiste comme OTH les tarifs flexi.
- Ne pas adapter les heures prévues d'un étudiant. S'il travaille plus d'heures que déclaré, adaptez la Dimona STU.
- Laisser en place la déclaration d'un travailleur qui ne se présente pas. Annulez la déclaration au plus tard à la date de début. Ce que vous faites ensuite figure dans absence injustifiée au travail.
- Faire travailler plus longtemps sans modification. Si un contrat temporaire se prolonge, communiquez la nouvelle date de fin le premier jour ouvrable qui suit la date de fin communiquée auparavant.
- Oublier la Dimona OUT après un licenciement. Elle fait partie de la sortie de service, avec le C4. Voir licenciement en Belgique.
Dimona et DmfA : deux déclarations différentes
La Dimona signale seulement que quelqu'un entre en service ou en sort, au moment même. Les rémunérations et le temps de travail, vous les déclarez ensuite par trimestre dans la DmfA, la déclaration multifonctionnelle avec laquelle l'ONSS calcule aussi les cotisations. Une Dimona correcte est donc la base : sans période dans le fichier du personnel, la DmfA n'est pas correcte non plus. Plus d'informations sur cette déclaration trimestrielle dans déclaration DmfA.
Combien coûte une Dimona oubliée ou tardive ?
Une Dimona manquante ou tardive est une infraction de niveau 4 du Code pénal social. L'amende administrative s'élève de 3 000 € à 35 000 €, par travailleur concerné. L'ONSS peut aussi réclamer une cotisation de solidarité d'au moins 3 674,09 € par travailleur, pour 2026. Une déclaration tardive pose aussi des problèmes au travailleur : les ouvriers peuvent recevoir leur pécule de vacances plus tard, et des allocations comme les allocations familiales peuvent être retardées.
Vous constatez qu'une déclaration a été oubliée ? Introduisez-la immédiatement et conservez la preuve du jour où le travailleur a commencé. Ce que vous faites alors exactement et ce que l'inspection vérifie figurent dans Dimona tardive.
Votre secrétariat social fait-il la déclaration Dimona ?
Vous pouvez faire faire les déclarations par un secrétariat social ou un autre prestataire auquel vous donnez mandat. Selon l'ONSS, vous restez alors toutefois responsable en dernier ressort de vos déclarations. Deux conséquences pratiques :
- Communiquez chaque entrée en service à temps, avec le contrat et le numéro de registre national, pour que la Dimona IN existe avant le premier jour de travail.
- Convenez à part de l'enregistrement de présence si vous travaillez avec des flexi-jobistes dans l'horeca. Une Dimona ne signifie pas que l'enregistrement quotidien a aussi été fait.
Via l'environnement sécurisé, vous pouvez toujours vérifier vous-même dans votre fichier du personnel ce qui a été déclaré.
Tout sur la Dimona
- Qu'est-ce que Dimona : la déclaration expliquée.
- Dimona tardive : ce que vous faites quand cela a mal tourné.
- Dimona pour un étudiant : type STU.
- Dimona pour un flexi-jobiste : type FLX.
- Dimona pour un intérimaire : qui déclare.
- Gestion Dimona par Business Centrum : nous prenons la déclaration en charge.
Business Centrum fait la Dimona IN, les modifications et la Dimona OUT pour chaque travailleur, y compris les étudiants et les flexi-jobistes, et suit les notifications. Cela se fait en collaboration avec Acerta, dans le cadre de votre gestion salariale. Vous voulez savoir comment cela fonctionne pour votre entreprise ? Posez-nous la question.