Bir sosyal sekreterya hatası, RSZ (sosyal güvenlik kurumu) karşısında işveren olarak sizin sorumluluğunuzda kalır: RSZ size başvurur, zararı geri alıp alamayacağınız ise sekreteryayla yaptığınız sözleşmeye bağlıdır. Bu yüzden hataları erken fark etmek, hızlı ve yazılı olarak bildirmek ve kalıp kalmayacağınıza ya da geçip geçmeyeceğinize zamanında karar vermek önemlidir. Aşağıda yedi işaret, kimin neden sorumlu olduğu ve nasıl şikâyette bulunacağınız yer alıyor.
Sosyal sekreterya hatası: bir şeylerin ters gittiğini gösteren 7 işaret
Her sekreterya zaman zaman bir hata yapar. Fark, bunun ne sıklıkta olduğunda, ne kadar hızlı düzeltildiğinde ve bunu kimin fark ettiğindedir. Bu yedi işaret, dosyanıza daha yakından bakmak için bir nedendir.
1. Aynı hata bordroda geri geliyor
Tek bir bordroda bir hata olabilir. Aynı hata bir sonraki ay yine çıkıyorsa, dosyanızdaki bir parametre düzeltilmemiştir: bir ücret skalası (barema), bir prim, bir çalışma saati düzeni veya bir yan hak. İki ayın bordrolarını yan yana koyun ve geri gelenleri not edin. Önceki bildiriminizi de ekleyerek bunu yeniden ve yazılı olarak bildirin.
2. Geç kalan Dimona bildirimleri
Bir Dimona, çalışan işe başlamadan önce yapılmış olmalıdır. Unutulmuş veya geç yapılmış bir Dimona, Sosyal Ceza Kanunu'nda (Sociaal Strafwetboek) 4. düzey bir ihlaldir ve çalışan başına € 3.000 ile € 35.000 arasında idari para cezası gerektirir. Yanlış bilgiler içeren Dimona bildirimleri alırsanız, RSZ'ye göre bunlara itiraz etmek için 5 iş gününüz vardır. Geç bir bildirimde ne olduğunu geç Dimona rehberinde okuyabilirsiniz.
3. RSZ'den primlerinizle ilgili mektuplar
Bir hatırlatma, bir prim zammı veya gecikme faizi açık bir işarettir. Zamanında ödenmeyen primler için RSZ %10 oranında bir zam ve yıllık %7 gecikme faizi uygular. Nedeni sekreteryanızın yapması gereken bir beyanname veya ödemedeyse, yazılı olarak açıklama isteyin.
4. İşin çoğunu kendiniz yapıyorsunuz
Çalışma bilgilerini kendiniz giriyor, maaş kodlarını kendiniz seçiyor ve her değişikliği kendiniz takip ediyorsanız, hâlâ kendiniz yaptığınız bir iş için bir sekreteryaya ödeme yapıyorsunuz demektir. Bu sekreteryanın bir hatası değildir, ama bu çalışma biçiminin şirketinize hâlâ uyup uymadığını kontrol etmek için bir nedendir.
5. Her seferinde telefonda başka biri
Sabit bir kişi olmadan, her soruda dosyanızı yeniden anlatırsınız. Bu zaman alır ve her devirde bir yanlış anlama ihtimali artar.
6. Bekleyip duran sorular
Günlerce gecikmiş bir yanıt, sıradan bir soruda can sıkıcıdır. Bir işten çıkarmada, bir iş kazasında veya yarın işe başlayacak yeni bir çalışanda ise çok geç gelebilir.
7. Sektörünüz doğru uygulanmamış
Yanlış bir ücret skalası, unutulmuş bir sektör primi veya kaçırılmış bir endeksleme çoğu zaman ancak bir denetimde, o zaman da geriye dönük ödemelerle birlikte ortaya çıkar. Üstelik çalışanınızın bir ücret alacağı ancak olaylardan 5 yıl sonra ya da iş sözleşmesinin bitiminden 1 yıl sonra zamanaşımına uğrar. Ortak komitenizin doğru kayıtlı olup olmadığını ve sektörünüzün endekslemesinin uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin.
Bunlardan iki veya daha fazlasını tanıyor musunuz? O zaman okumaya devam edin: önce kimin sorumlu olduğu, sonra somut olarak ne yapacağınız.
Sosyal sekreterya sorumluluğu: bir hatanın bedelini kim öder?
Tanınmış bir sosyal sekreterya, RSZ nezdinde vekiliniz olarak hareket eder. Beyannamelerinizi verir ve primlerinizi tahsil eder. Bu, işverenin kim olduğu konusunda hiçbir şeyi değiştirmez.
- RSZ karşısında siz sorumlu kalırsınız. RSZ'nin Mahis yönergeleri bunu açıkça söyler: işveren "yükümlülüklerinin doğru şekilde yerine getirilmesinden her zaman bizzat sorumlu" kalır ve vekil yükümlülüklerini doğru şekilde yerine getirmezse, sosyal güvenlik kurumları işletmeye başvurur.
- Çalışanınız karşısında da. Ücretteki bir hata, bordroyu kim hazırlamış olursa olsun, işverenin çalışana olan bir borcudur.
- Sekreterya, sözleşmeniz aracılığıyla size karşı sorumludur. Bir zararı geri alıp alamayacağınız ve ne kadarını alabileceğiniz, sekreteryayla yaptığınız sözleşmede yazar.
Sözleşmeler ne diyor?
Şartlarını yayımlayan sekreteryalar sorumluluklarını iki şekilde sınırlar. Bir tavan vardır; bu çoğu zaman aylık ücretlerin bir katı veya sözleşmenin yıllık değeri olarak ifade edilir. Bir de bir zararı bildirme süresi vardır: incelediğimiz şartlarda bu süre 30 günden 12 aya kadar gider. Geç bildiren, hakkını kaybedebilir.
Bu yüzden kendi sözleşmenizi şu üç noktada okuyun: tavan, süre ve biçim (çoğu zaman taahhütlü mektup).
Tanınmış bir sekreteryanın teminatı
Tanınmış her sekreterya, 28 Kasım 1969 tarihli Kraliyet Kararnamesi'ne göre, üye işverenlerindeki çalışan sayısına bağlı olarak € 37.184,03 ile € 185.920,14 arasında bir teminat yatırır. Bu teminat tek bir tür zararı karşılar: sekreterya RSZ'ye borçlu olunan tutarları aktarmadığı veya ödemediği için işverenlerin uğradığı zarar. Yanlış bir maaş hesabı veya unutulmuş bir prim bunun kapsamına girmez.
Bir hata ne kadar uzun süre etkili olabilir?
Primlerinizdeki bir hata, olaylardan çok sonra bile ortaya çıkabilir. RSZ'nin işverenlerden alacakları kural olarak 3 yıl sonra zamanaşımına uğrar. Bu arada sekreterya değiştirmiş olsanız bile, önceki sekreteryanız yönettiği çeyrekler hakkında bilgi vermeye devam etmek zorundadır.
Sosyal sekreteryaya şikâyet: nasıl ilerlersiniz?
Bir şikâyet; erken, yazılı ve somut olduğunda en çok etki eder.
- Sekreteryanın kendisine. Muhatabınıza bir e-posta veya mektup gönderin ve düzeltme için bir tarih içeren yazılı bir yanıt isteyin. Pek çok sekreteryanın web sitesinde bir şikâyet formu veya ayrı bir adresi vardır. Konu bir zararsa, sözleşmenizdeki süre içinde taahhütlü bir mektup gönderin.
- RSZ denetimi. RSZ müfettişliği, tanınmış sekreteryaları 6 kontrol alanını kapsayan bir kalite barometresiyle denetler. Açık ve süregelen bir kalite eksikliğinde bakan tanınmayı geri alabilir. Ancak RSZ'nin web sitesindeki şikâyet prosedürü bir sekreteryayla değil, RSZ'nin kendi işleyişiyle ilgilidir.
- Hukuki yol. Bir çözüm bulamazsanız sözleşmeniz ve sonunda mahkeme geçerlidir. Bu süreçte destek alın ve tüm belgeleri saklayın.
Bir hata olduğunda hemen ne yaparsınız?
Bir sonraki maaş hesabını beklemeyin. Zararı şöyle sınırlarsınız:
- Hatayı haritalayın. Hangi çalışanlar, hangi aylar, hangi tutar.
- Yazılı olarak bildirin; sekreteryanızdan düzeltme ve bir tarih isteyin.
- Beyannameleri düzelttirin. DmfA'daki veya bir Dimona'daki hata yalnızca bordroda değil, RSZ nezdinde de düzeltilmelidir.
- Primlerinizi zamanında ödeyin, bir tutara itiraz etseniz bile. Böylece bir zamdan ve faizden kaçınırsınız.
- Çalışanınızı bilgilendirin, ücreti yanlışsa farkı ödeyin.
- Değerlendirin. Tek seferlik bir hata mıydı, yoksa yukarıdaki işaretlerden birkaçını mı tanıyorsunuz?
İdari işlerde kendiniz hata yapmaktan kaçınmak istiyorsanız, personel yönetiminde en sık yapılan beş hata yazısını da okuyun.
Sosyal sekreteryanızdan memnun değil misiniz: geçmek mi, kalmak mı?
Hızlı ve doğru şekilde düzeltilen tek bir hata, ayrılmak için bir neden değildir. Birkaç işaret tanıyorsanız ya da aynı hata geri geliyorsa, geçmek makul bir seçimdir. Çoğu sözleşmeye göre bir hata size hemen ayrılma hakkı vermez: sözleşmenize göre fesih bildirirsiniz ve geçiş bir çeyreğin başında yürürlüğe girer.
- Büyük sekreteryaların şartlarındaki sürelerle birlikte ne zamana kadar fesih bildirebileceğiniz sosyal sekreteryanın ihbar süresi rehberinde yer alır.
- Dosyalarınızın devrinin nasıl yürüdüğü sosyal sekreterya değiştirmek rehberinde yer alır.
- Yeni bir seçim yaparken nelere dikkat edeceğiniz hangi sosyal sekreteryayı seçmeli rehberinde yer alır.
- Belçika'da bir payroll ortağının sizin yerinize neleri üstlendiği Belçika'da payroll sayfasında yer alır.
Business Centrum neyi farklı yapar?
Business Centrum, Gent'te bir sosyal bürodur (sociaal bureau). İşi sizden devralırız ve dosyanızı bilen sabit bir kişiyle çalışırsınız:
- Çalışma bilgilerini siz gönderirsiniz, e-postayla veya formla. Biz bunları girer ve bir şey tutmazsa sizi ararız.
- Dimona bildirimlerini biz yaparız; daimi çalışanlar, öğrenciler ve flexi-job çalışanları için.
- Ortak komiteniz doğru uygulanır; sektörünüzün primleri ve endekslemesiyle birlikte.
- Şirketinizi tanıyan sabit kişinizi doğrudan arar veya ona yazarsınız.
- Arkamızdaki tanınmış sekreterya Acerta'dır; beyannameleri o verir ve primleri o tahsil eder.
Bir hatadan sonra sekreteryanızda kalıp kalmamaktan emin değil misiniz? Business Centrum işaretlere, sözleşmenize ve geçiş için en erken tarihe sizinle birlikte bakar.