Template in Word and PDFEmployment contract and work rules

Work rules template for Belgium: chapters and clauses to adopt

The model of the Federal Public Service Employment gives the structure of the work rules but leaves every block empty. This template fills in two chapters, working time and sanctions, for a brasserie in Ghent with six employees and variable part-time schedules. Three clauses on incapacity for work follow: the sick note, the medical inspector and contact during illness. It is in Dutch and French.

Figures in this template checked on

When do you use this work rules template?

When you draw up or amend your work rules, for example for variable part-time schedules or for the contact procedure during illness that every set of work rules must contain since 1 January 2026. The hours in the example are the brasserie's choices, not legal limits. Check it against the collective agreement of your joint committee.

How to adapt the work rules template

  1. 1

    Replace the values after "bv." (Dutch) or "p. ex." (French) with your own schedules: the days, the daily time window and the minimum and maximum working hours.

  2. 2

    Notice of a variable part-time schedule is 7 working days, unless a generally binding sector agreement sets a shorter period, with a minimum of 3 working days.

  3. 3

    An amendment follows the normal procedure: without a works council you post the draft for 15 days with a register for comments. An annex is not enough.

  4. 4

    File the work rules or the amendment online with the inspectorate within 8 days, and have each employee confirm receipt of their copy in writing.

The text of the template

Below is the Dutch text, as used in Flanders. The fields to fill in are in square brackets. In the Word file they are highlighted.

Hoofdstuk 2: Arbeidstijd

Artikel 4. Kader van de gewone arbeidstijd voor de voltijdse werknemers en de deeltijdse werknemers met een vast rooster.
Dagen: maandag tot en met zondag, met twee rustdagen per week volgens de planning.
Dagelijks tijdvak: van [bv. 9.00] uur tot [bv. 23.30] uur.
Dagelijkse arbeidsduur: minimaal [bv. 4] uur, maximaal [bv. 8] uur.
Wekelijkse arbeidsduur: normaal [bv. 38] uur, maximaal [bv. 40] uur.

Artikel 5. Kader voor de variabele deeltijdse werkroosters.
Dagen: maandag tot en met zondag. Dagelijks tijdvak: van [bv. 9.00] uur tot [bv. 23.30] uur. Dagelijkse arbeidsduur: minimaal [bv. 4] uur, maximaal [bv. 8] uur. Wekelijkse arbeidsduur bij een variabele arbeidsregeling: minimaal [bv. 12] uur, maximaal [bv. 30] uur.
Het individuele rooster wordt de werknemer meegedeeld via een schriftelijk en gedateerd bericht [bv. in de planningsapp en op het prikbord in de keuken], minstens 7 werkdagen vooraf.

Artikel 6. Een kopie van elk bericht met een individueel rooster wordt bewaard op de plaats waar dit reglement ter inzage ligt, zolang het rooster loopt, en daarna nog 1 jaar.

Hoofdstuk 7: Sancties

Artikel 21. Bij een tekortkoming (te laat komen zonder verwittiging, afwezigheid zonder verantwoording, weigering van een opdracht die binnen de functie valt) kan de werkgever de volgende sancties opleggen: een mondelinge verwittiging, een schriftelijke verwittiging, een geldboete.
De geldboeten per dag bedragen samen nooit meer dan 20% van het dagloon. De opbrengst gaat naar het personeelsfonds van de onderneming.
Elke sanctie wordt uiterlijk de eerste werkdag na de vaststelling meegedeeld en voor de volgende loonbetaling ingeschreven in het register van sancties.

Clausules bij arbeidsongeschiktheid

Arbeidsongeschiktheid. De werknemer verwittigt zijn leidinggevende onmiddellijk bij het begin van de arbeidsongeschiktheid, telefonisch en vóór het begin van zijn werkdag, en deelt zijn verblijfadres mee als dat niet zijn gewone adres is. Hij bezorgt binnen 2 werkdagen een geneeskundig getuigschrift dat de ongeschiktheid, de vermoedelijke duur en de mogelijkheid tot verplaatsing vermeldt. [Alleen bij minder dan 50 werknemers:] In afwijking van artikel 31, §2/1, eerste lid, van de wet van 3 juli 1978 legt de werknemer ook voor de eerste dag van elke arbeidsongeschiktheid een geneeskundig getuigschrift voor.

Controle bij arbeidsongeschiktheid. De werkgever kan de arbeidsongeschiktheid laten controleren door een controlearts die hij aanwijst en betaalt. Tijdens de eerste veertien kalenderdagen van elke arbeidsongeschiktheid houdt de werknemer zich elke dag van [bv. 10] tot [bv. 14] uur beschikbaar voor een bezoek van de controlearts, op zijn woonplaats of op het verblijfadres dat hij aan de werkgever heeft meegedeeld. Afwezigheid tijdens deze periode zonder wettige reden of overmacht geldt als onttrekking aan de controle.

Contact tijdens arbeidsongeschiktheid. Om de band met het werk te behouden en een terugkeer voor te bereiden, neemt de HR-verantwoordelijke namens de werkgever contact op met de arbeidsongeschikte werknemer. Een eerste contact vindt plaats binnen twee weken na het begin van de arbeidsongeschiktheid, daarna minstens één keer per maand. Het contact gebeurt telefonisch, per e-mail of in een gesprek, zoals de werknemer verkiest. Frequentie en vorm kunnen in overleg worden aangepast aan de gezondheidstoestand van de werknemer. Het contact dient niet om de arbeidsongeschiktheid te controleren en gaat niet over medische gegevens.

Disclaimer

This template gives general information and follows the rules in force on 8 October 2026. It is not legal advice, and no rights can be derived from it. Your joint committee, your work rules and the facts of your case may call for a different text.

Work rules

Unsure about your situation?

Your dedicated contact at Business Centrum looks at it for your situation, together with Acerta, before you send it.

Have it checkedOr call 09 395 94 00
More explanationThe rules behind this template, with worked examples and the pitfalls, are inWork rules in Belgium: what every employer must draft, file and update

Other templates

All templates