En Belgique, un avertissement écrit à un employé est une sanction disciplinaire. Vous ne pouvez le donner que si votre règlement de travail le prévoit, et vous le notifiez au plus tard le 1er jour ouvrable après la constatation de la faute. Donné trop tard, il est nul. Vous l'inscrivez ensuite dans le registre des sanctions avant le prochain paiement du salaire.
Qu'est-ce qu'un avertissement officiel ou écrit ?
L'avertissement est la sanction la plus légère que vous puissiez donner à un travailleur. Il dit : ce comportement n'est pas acceptable, et une sanction plus lourde suivra en cas de récidive. Avertissement officiel, avertissement écrit et réprimande désignent en pratique la même chose, pour autant que votre règlement de travail les reprenne comme sanction.
La loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail fixe les règles du jeu :
- Vous ne pouvez imposer que les sanctions prévues par le règlement de travail.
- Le règlement mentionne les sanctions, les manquements qu'elles visent et l'instance auprès de laquelle le travailleur peut introduire une plainte ou une remarque sur une sanction.
- Vous notifiez la sanction au plus tard le premier jour ouvrable après la constatation, sous peine de nullité.
- Avant le prochain paiement du salaire, vous l'inscrivez dans un registre avec le nom, la date, le motif et la nature de la sanction.
Si votre règlement ne prévoit aucune sanction, ajoutez-les d'abord via la procédure de modification, qui comprend notamment 15 jours pour les remarques du personnel. La marche à suivre se trouve dans notre guide pour établir le règlement de travail.
Quelles sanctions pouvez-vous imposer ?
| Sanction | Ce que la loi exige | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Avertissement oral | Dans le règlement, à temps, dans le registre | Première petite faute, mais difficile à prouver |
| Avertissement écrit | Idem | Première ou deuxième faute à documenter |
| Amende | Idem, et au total 20 % du salaire journalier par jour au maximum | Faute répétée après des avertissements |
| Mise à pied sans salaire | Idem, avec la durée dans le règlement | Faute grave ou répétée sans motif grave |
Le produit des amendes doit profiter au personnel, par exemple via un fonds du personnel, et ne va donc pas dans votre caisse. Pour un salaire journalier de 150 €, l'amende est limitée à 30 € par jour.
Comment donner un premier avertissement à un employé ?
- Établissez les faits. Que s'est-il passé, quand, qui l'a vu et quelle preuve avez-vous : pointeuse, planning, photo des dégâts, déclaration d'un collègue.
- Cherchez l'article dans votre règlement de travail. Le manquement y figure-t-il et le règlement prévoit-il un avertissement ? Sinon, vous ne pouvez pas sanctionner maintenant.
- Parlez au travailleur. La loi n'impose pas d'entretien préalable, sauf si votre secteur ou votre règlement le demande. Vous entendez pourtant ainsi sa version et évitez une sanction fondée sur un malentendu.
- Rédigez l'avertissement et remettez-le à temps. Au plus tard le 1er jour ouvrable après le jour où vous avez constaté la faute. En pratique, le jour même ou le lendemain.
- Faites signer pour réception. Si le travailleur refuse, faites confirmer la remise par un collègue et envoyez le jour même une lettre recommandée.
- Inscrivez la sanction dans le registre. Avant le prochain paiement du salaire.
- Conservez une copie dans le dossier du personnel. Avec la preuve des faits.
Un modèle de lettre d'avertissement à un employé
Voici un modèle pour un magasinier arrivé en retard sans prévenir. Adaptez les faits et les numéros d'articles à votre règlement. La langue de la lettre dépend du siège d'exploitation : le modèle en français vaut pour la Wallonie et, à Bruxelles, pour un travailleur francophone. En Flandre, la lettre doit être en néerlandais, même pour un travailleur francophone. La version néerlandaise suit le modèle.
[Nom de l'entreprise], [adresse], [numéro d'entreprise]
[Lieu], le [date]
À [nom du travailleur], [fonction]
Objet : avertissement écrit
Le [date], votre service commençait à 6 h 00. Vous êtes arrivé à 7 h 40 sans avoir prévenu votre chef d'équipe. C'est ce qui ressort de l'enregistrement de la pointeuse et du planning de ce jour.
L'article [n°] du règlement de travail oblige chaque travailleur à prévenir son responsable avant le début du service en cas de retard. L'article [n°] prévoit pour ce manquement un avertissement écrit.
[Le cas échéant :] Il s'agit du deuxième avertissement pour le même manquement, après celui du [date].
Nous attendons de vous que vous commenciez désormais à l'heure et que vous préveniez votre chef d'équipe à l'avance en cas de retard. En cas de nouveau manquement, nous pourrons imposer une sanction plus lourde prévue par le règlement de travail. Cela peut avoir des conséquences pour la suite de notre collaboration.
Vous pouvez adresser vos remarques sur cette sanction par écrit à [nom], comme le prévoit l'article [n°] du règlement de travail.
[Nom et signature de l'employeur]
Pour réception le [date] : [signature du travailleur]
Le même modèle en néerlandais, pour un siège d'exploitation en Flandre
[Naam onderneming], [adres], [ondernemingsnummer]
[Plaats], [datum]
Aan [naam werknemer], [functie]
Betreft: schriftelijke verwittiging
Op [datum] begon uw dienst om 6.00 uur. U kwam om 7.40 uur aan en verwittigde uw ploegleider niet vooraf. Dat blijkt uit de registratie van de prikklok en de planning van die dag.
Artikel [nr.] van het arbeidsreglement verplicht elke werknemer om bij vertraging zijn leidinggevende voor het begin van de dienst te verwittigen. Artikel [nr.] voorziet voor deze tekortkoming een schriftelijke verwittiging.
[Indien van toepassing:] Dit is de tweede verwittiging voor dezelfde tekortkoming, na die van [datum].
Wij verwachten dat u voortaan op tijd begint en bij vertraging uw ploegleider vooraf verwittigt. Bij een nieuwe tekortkoming kunnen wij een zwaardere sanctie uit het arbeidsreglement opleggen. Dat kan gevolgen hebben voor de verdere samenwerking.
Opmerkingen over deze sanctie kunt u schriftelijk bezorgen aan [naam], zoals artikel [nr.] van het arbeidsreglement voorziet.
[Naam en handtekening werkgever]
Voor ontvangst op [datum]: [handtekening werknemer]
Téléchargez ce modèle en Word et en PDF.
Trois éléments font la force de cette lettre : des faits concrets avec la date et l'heure, la référence à l'article du règlement, et la mention des avertissements antérieurs. Une lettre qui dit seulement « votre attitude est inacceptable » ne prouvera rien plus tard. Si le travailleur ne s'est pas présenté du tout, lisez d'abord ce que vous faites quand un travailleur ne se présente pas.
Une mise à pied disciplinaire sans salaire est-elle permise ?
Oui, comme sanction disciplinaire, mais uniquement si votre règlement de travail la prévoit expressément, avec sa durée et les manquements visés. Elle suit les mêmes règles que l'avertissement : notification à temps et inscription au registre. Le travailleur ne travaille pas ces jours-là et n'est pas payé. Transmettez immédiatement les jours pour votre administration salariale, car ils figurent sur la fiche de paie et dans la déclaration.
Une mise à pied disciplinaire est autre chose qu'une suspension du contrat pour maladie ou chômage temporaire. Ne l'utilisez pas pour apaiser un conflit s'il n'y a pas de faute.
Comment une série d'avertissements appuie un licenciement
Licenciement avec préavis. Après 6 mois d'ancienneté, le travailleur a le droit, selon la CCT n° 109, de connaître les motifs concrets de son licenciement. S'il les demande, vous répondez par recommandé dans les 2 mois. Un licenciement sans lien avec le comportement, l'aptitude ou le fonctionnement de l'entreprise, et qu'un employeur normal et raisonnable n'aurait jamais décidé, est manifestement déraisonnable. Si vous avez communiqué les motifs correctement, chaque partie prouve ce qu'elle avance, et vos avertissements constituent cette preuve. Plus de détails dans notre article sur la motivation du licenciement selon la CCT 109.
Exemple chiffré. Un magasinier gagne 3 000 € brut par mois. Son salaire hebdomadaire est de 3 000 € × 3 / 13 = 692,31 €.
| Risque | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Licenciement manifestement déraisonnable, minimum | 3 × 692,31 € | 2 076,93 € |
| Licenciement manifestement déraisonnable, maximum | 17 × 692,31 € | 11 769,27 € |
| Amende si vous ne communiquez pas correctement les motifs | 2 × 692,31 € | 1 384,62 € |
Dans le pire des cas, un licenciement mal étayé coûte donc 13 153,89 € en plus du préavis. Trois avertissements datés pour la même faute réduisent fortement ce risque.
Licenciement pour motif grave. Ici, c'est le dernier fait qui compte. Vous licenciez dans les 3 jours ouvrables après avoir eu connaissance du fait, et vous notifiez le fait dans les 3 jours ouvrables après le licenciement. Les avertissements antérieurs pour des faits similaires peuvent peser pour montrer la gravité. Ils ne remplacent jamais un fait nouveau dans le délai. Tous ces délais sont expliqués dans notre guide du licenciement pour motif grave.
Les erreurs des employeurs
- Imposer une sanction que le règlement de travail ne prévoit pas. Elle est alors nulle, même si elle est méritée.
- Notifier trop tard. Se concerter d'abord en interne et remettre la lettre une semaine plus tard rend la sanction nulle.
- Faire signer « pour accord ». Le travailleur refuse et vous perdez du temps. Demandez une signature pour réception.
- Des faits vagues. « Souvent en retard » sans dates ne prouve rien.
- Pas de registre. Le registre des sanctions est obligatoire et l'inspection peut le demander.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Nous vérifions que votre règlement de travail contient les sanctions dont vous avez besoin et les ajoutons via la procédure de modification. Pour une amende ou une mise à pied, nous traitons correctement la retenue ou les jours non payés dans le calcul du salaire, avec Acerta. Et avant que vous ne licenciiez, nous vérifions si vos avertissements le justifient.