En Belgique, le règlement de travail est obligatoire dès votre premier travailleur. Sans conseil d'entreprise, vous rédigez un projet, vous l'affichez 15 jours avec un registre pour les remarques, et il entre en vigueur le 15e jour après l'affichage. Vous le déposez ensuite en ligne à l'inspection dans les 8 jours.
Le règlement de travail est-il obligatoire pour votre PME ?
Oui. La loi du 8 avril 1965 oblige chaque employeur du secteur privé à établir un règlement de travail, quel que soit le nombre de travailleurs. Une entreprise unipersonnelle avec une vendeuse à mi-temps est concernée, tout comme une société de transport de quarante chauffeurs.
Vous pouvez établir des règlements distincts par catégorie (ouvriers et employés) ou par division. Un grossiste avec une équipe d'entrepôt et une équipe de bureau le fait souvent, parce que les horaires sont très différents.
Le règlement lie l'employeur et le travailleur. En matière disciplinaire, il est la seule base : une sanction absente du règlement ne peut pas être appliquée. Ce n'est donc pas un document à ranger dans un tiroir. C'est la règle du jeu à laquelle vous revenez à chaque conflit sur les heures, les absences ou le comportement.
Que doit contenir obligatoirement votre règlement de travail ?
L'article 6 de la loi énumère les mentions obligatoires. Pour une PME, cela revient à ces blocs :
| Bloc | Ce que vous complétez |
|---|---|
| Horaires | Tous les horaires à temps plein et à temps partiel fixes, ou un cadre du temps de travail habituel, plus le cadre des horaires variables à temps partiel et des équipes successives |
| Salaire | Comment vous mesurez et contrôlez le travail, quand, où et comment vous payez le salaire |
| Fin du contrat | La procédure et les délais de préavis, ou un renvoi à la loi, et les motifs graves justifiant un licenciement sans préavis |
| Discipline | Les sanctions, le montant et la destination des amendes, les manquements qu'elles sanctionnent, et le recours ouvert au travailleur qui conteste une sanction |
| Vacances et jours fériés | La durée des vacances annuelles, les vacances collectives, les jours fériés et les jours de remplacement |
| Bien-être | L'endroit où se trouvent le secouriste et la boîte de secours, les coordonnées du conseiller en prévention aspects psychosociaux et la procédure en cas de violence ou de harcèlement |
| Maladie | Ce que le travailleur doit faire en cas de maladie pendant les vacances, et la façon dont vous gardez le contact avec un travailleur en incapacité |
| Concertation et inspection | Les noms des membres du conseil d'entreprise, du comité et de la délégation syndicale s'ils existent, et les adresses des services d'inspection |
| Autres | Les droits et obligations du personnel de surveillance, les conventions collectives de travail (CCT) applicables et la commission paritaire (CP) compétente, le droit à la formation, l'institution qui perçoit les cotisations sociales, et le prestataire qui conserve les contrats signés électroniquement |
Dans la pratique, c'est surtout la mention des contrats signés électroniquement qui manque. Si vous faites signer les contrats électroniquement, le règlement doit indiquer quel prestataire les conserve et comment le travailleur peut y accéder, même après son départ.
Le cadre du temps de travail habituel
Depuis le 1er juin 2026, vous ne devez plus énumérer chaque horaire à temps plein séparément. Vous pouvez fixer un cadre du temps de travail habituel. Ce cadre contient quatre éléments :
- les jours de la semaine où des prestations peuvent être fixées ;
- la plage horaire journalière dans laquelle des prestations peuvent être fixées ;
- la durée de travail journalière minimale et maximale ;
- la durée de travail hebdomadaire normale et maximale.
Les horaires à temps plein et à temps partiel fixes qui s'inscrivent dans ce cadre ne doivent plus figurer séparément dans le règlement. Pour une entreprise aux services variables, c'est une simplification majeure. Les règles particulières pour certains régimes de travail restent d'application.
Un modèle de règlement de travail pour une PME aux horaires variables
Le modèle du SPF Emploi donne la structure, mais laisse chaque bloc vide. Voici un extrait rempli pour une brasserie à Gand avec six travailleurs, dont deux à temps partiel avec un horaire variable. Utilisez-le comme point de départ et vérifiez-le à la lumière de la CCT de votre commission paritaire.
Comme ce règlement s'adresse à des travailleurs à Gand, il est rédigé en néerlandais (législation sur l'emploi des langues). Nous donnons chaque fois le texte néerlandais, puis sa traduction française, que vous pouvez reprendre telle quelle pour un règlement en Wallonie ou destiné à un personnel francophone à Bruxelles.
Chapitre 2 : Temps de travail
Artikel 4. Kader van de gewone arbeidstijd voor de voltijdse werknemers en de deeltijdse werknemers met een vast rooster. Dagen: maandag tot en met zondag, met twee rustdagen per week volgens de planning. Dagelijks tijdvak: van 9.00 uur tot 23.30 uur. Dagelijkse arbeidsduur: minimaal 4 uur, maximaal 8 uur. Wekelijkse arbeidsduur: normaal 38 uur, maximaal 40 uur.
Artikel 5. Kader voor de variabele deeltijdse werkroosters. Dagen: maandag tot en met zondag. Dagelijks tijdvak: van 9.00 uur tot 23.30 uur. Dagelijkse arbeidsduur: minimaal 4 uur, maximaal 8 uur. Wekelijkse arbeidsduur bij een variabele arbeidsregeling: minimaal 12 uur, maximaal 30 uur. Het individuele rooster wordt de werknemer meegedeeld via een schriftelijk en gedateerd bericht in de planningsapp en op het prikbord in de keuken, minstens 7 werkdagen vooraf.
Artikel 6. Een kopie van elk bericht met een individueel rooster wordt bewaard op de plaats waar dit reglement ter inzage ligt, zolang het rooster loopt, en daarna nog 1 jaar.
Traduction :
Article 4. Cadre du temps de travail habituel pour les travailleurs à temps plein et les travailleurs à temps partiel à horaire fixe. Jours : du lundi au dimanche, avec deux jours de repos par semaine selon le planning. Plage horaire journalière : de 9 h 00 à 23 h 30. Durée journalière : minimum 4 heures, maximum 8 heures. Durée hebdomadaire : normale 38 heures, maximale 40 heures.
Article 5. Cadre des horaires variables à temps partiel. Jours : du lundi au dimanche. Plage horaire journalière : de 9 h 00 à 23 h 30. Durée journalière : minimum 4 heures, maximum 8 heures. Durée hebdomadaire en cas de régime variable : minimum 12 heures, maximum 30 heures. L'horaire individuel est communiqué au travailleur par un avis écrit et daté dans l'application de planning et sur le tableau d'affichage de la cuisine, au moins 7 jours ouvrables à l'avance.
Article 6. Une copie de chaque avis contenant un horaire individuel est conservée à l'endroit où ce règlement peut être consulté, tant que l'horaire est en vigueur, puis pendant encore 1 an.
Les heures des articles 4 et 5 sont des choix de cette brasserie, pas des limites légales. Même à côté d'un cadre du temps de travail habituel, le règlement doit contenir un cadre propre aux horaires variables à temps partiel. Le délai légal de notification d'un horaire variable à temps partiel est de 7 jours ouvrables, sauf si une CCT sectorielle rendue obligatoire fixe un délai plus court, avec un minimum de 3 jours ouvrables. Dans l'industrie hôtelière (CP 302), dont relève cette brasserie, le minimum légal est de 3 jours ouvrables ; la brasserie choisit ici un délai plus long. Les services tardifs peuvent relever des règles du travail de nuit. Depuis le 1er juin 2026, le travail de nuit qui se situe entièrement en dehors de la période entre minuit et 5 h peut être introduit par la procédure ordinaire du règlement de travail.
Chapitre 7 : Sanctions
Artikel 21. Bij een tekortkoming (te laat komen zonder verwittiging, afwezigheid zonder verantwoording, weigering van een opdracht die binnen de functie valt) kan de werkgever de volgende sancties opleggen: een mondelinge verwittiging, een schriftelijke verwittiging, een geldboete. De geldboeten per dag bedragen samen nooit meer dan 20 % van het dagloon. De opbrengst gaat naar het personeelsfonds van de onderneming. Elke sanctie wordt uiterlijk de eerste werkdag na de vaststelling meegedeeld en voor de volgende loonbetaling ingeschreven in het register van sancties.
Traduction :
Article 21. En cas de manquement (retard sans prévenir, absence injustifiée, refus d'une tâche relevant de la fonction), l'employeur peut infliger les sanctions suivantes : un avertissement oral, un avertissement écrit, une amende. Le total des amendes par jour ne dépasse jamais 20 % du salaire journalier. Le produit est versé au fonds du personnel de l'entreprise. Chaque sanction est notifiée au plus tard le premier jour ouvrable suivant la constatation et inscrite dans le registre des sanctions avant le paiement suivant du salaire.
Téléchargez ce modèle en Word et en PDF.
Cette limite d'un cinquième du salaire journalier et le délai de notification viennent directement de la loi. Une amende notifiée trop tard est nulle. Pour la rédaction d'un avertissement, lisez notre article sur l'avertissement d'un travailleur.
Comment rédiger et déposer le règlement de travail, étape par étape
La plupart des PME n'ont pas de conseil d'entreprise. Vous suivez alors ces étapes.
- Rédigez le projet. Partez du modèle du SPF Emploi et complétez chaque bloc obligatoire. Datez-le et signez-le.
- Affichez le projet. Au siège, à un endroit visible et accessible. Chaque travailleur peut en outre demander une copie du projet.
- Ouvrez un registre. Pendant 15 jours à partir de l'affichage, les travailleurs y inscrivent leurs remarques. Ils peuvent aussi envoyer leurs remarques signées directement à l'inspecteur. Leur nom reste alors confidentiel.
- Envoyez le registre à l'inspection. Dès l'expiration du délai, le registre part chez l'inspecteur du Contrôle des lois sociales.
- Pas de remarques ? Le règlement entre alors en vigueur le 15e jour après l'affichage.
- Des remarques ? L'inspecteur tente de concilier les points de vue dans les 30 jours. S'il y parvient, le règlement s'applique 8 jours après la conciliation. Sinon, le dossier part à la commission paritaire, qui tranche.
- Remettez une copie à chaque travailleur. Faites-lui signer un accusé de réception. Le SPF Emploi propose un modèle à cet effet.
- Déposez-le. Dans les 8 jours suivant l'entrée en vigueur, vous transmettez une copie à la direction régionale du Contrôle des lois sociales. C'est possible en ligne depuis le 15 mai 2019 via reglementdetravail.belgique.be, avec votre eID.
- Affichez un avis. L'avis indique où le règlement peut être consulté. Gardez une copie à chaque endroit où vous occupez des travailleurs, y compris sur un chantier temporaire.
S'il existe un conseil d'entreprise, c'est lui qui établit le règlement. Celui-ci entre en vigueur 15 jours après l'accord au conseil. En cas de désaccord, la même conciliation par l'inspecteur et la commission paritaire suit.
Modifier le règlement de travail : quelle procédure suivre ?
Une modification suit en principe la même procédure que la rédaction : projet, affichage, registre de 15 jours, entrée en vigueur, copie à chaque travailleur et dépôt dans les 8 jours. En pratique, vous modifiez le règlement plus souvent que vous ne le pensez :
- vous introduisez un nouvel horaire en dehors du cadre existant ;
- vous faites désormais signer les contrats électroniquement ;
- votre conseiller en prévention ou votre service externe change ;
- les vacances collectives ou les jours de remplacement des jours fériés changent ;
- vous engagez davantage et créez un organe de concertation.
Depuis le 1er juin 2026, il existe un assouplissement. Si une modification ne fait pas l'objet d'un accord et qu'elle étend un cadre existant du temps de travail habituel ou introduit un nouvel horaire, la commission paritaire décide valablement avec les voix de tous les représentants présents d'au moins une organisation d'employeurs et d'une organisation de travailleurs. Pour les autres litiges, 75 % des voix de chaque partie restent nécessaires.
Certaines modifications peuvent aller plus vite. Une dérogation temporaire au début et à la fin de la journée de travail, par exemple lors d'un surcroît extraordinaire de travail, s'annonce au moins 24 heures à l'avance par un avis daté et signé. Les jours de remplacement des jours fériés et les formalités en cas de maladie pendant les vacances suivent aussi une voie simplifiée. Si vous hésitez sur la procédure, lisez notre article sur la modification d'un horaire par l'employeur.
Quelles erreurs les employeurs commettent-ils avec leur règlement de travail ?
Chez les nouveaux clients, nous retrouvons toujours les cinq mêmes problèmes.
Le règlement a été copié et jamais adapté. Un règlement repris de l'ancien propriétaire ou d'une entreprise voisine cite d'autres horaires, une autre commission paritaire et un conseiller en prévention parti depuis des années. Lors d'un contrôle, c'est le texte qui compte, pas votre intention.
Les horaires réels ne correspondent pas au règlement. Un travailleur qui preste en dehors du temps de travail prévu au règlement constitue une infraction par travailleur. Dans l'horeca et le transport, où les services changent chaque semaine, c'est le cas classique. Le cadre du temps de travail habituel règle beaucoup de choses, mais seulement si vous l'intégrez réellement.
Aucune preuve de la copie. Le règlement est affiché, mais personne n'a signé de reçu. En cas de conflit disciplinaire, votre position est faible.
Le dépôt a été oublié. Une modification n'est complète que lorsqu'elle est déposée à l'inspection dans les 8 jours. Beaucoup d'employeurs font l'affichage correctement et s'arrêtent là.
Des amendes que la loi n'autorise pas. Une amende fixe par retard, sans plafond, se heurte à la règle d'un cinquième du salaire journalier. Une amende qui n'a pas été notifiée à temps est nulle.
Que risquez-vous sans règlement de travail correct ?
Le Code pénal social sanctionne la plupart des infractions au règlement de travail par une sanction de niveau 2. Pour les faits commis à partir du 1er février 2026, il s'agit d'une amende administrative de 250 € à 2 500 €, ou d'une amende pénale de 500 € à 5 000 €. L'absence de mentions obligatoires, comme les horaires ou l'emplacement de la boîte de secours, relève du niveau 1 : 100 € à 1 000 €.
| Infraction | Niveau | Multipliée par travailleur ? |
|---|---|---|
| Pas de règlement de travail valable | 2 | Non |
| Mention obligatoire manquante | 1 | Non |
| Pas de copie à chaque travailleur | 2 | Oui |
| Pas déposé dans le délai | 2 | Non |
| Modification sans procédure correcte | 2 | Non |
| Travail en dehors du temps de travail prévu au règlement | 2 | Oui |
Exemple de calcul
Une cafétéria en Flandre orientale avec huit travailleurs est contrôlée. Le règlement est affiché, mais aucun travailleur n'en a reçu de copie. Cette infraction est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
- Amende minimale : 8 × 250 € = 2 000 €
- Amende maximale : 8 × 2 500 € = 20 000 €
Si ces huit personnes ont aussi presté des services qui ne figurent pas dans le règlement, une deuxième infraction de niveau 2 s'ajoute, à nouveau multipliée par huit. L'amende multipliée ne peut pas dépasser 100 fois le maximum. Si vous recevez une lettre ou une visite de l'inspection, vous avez donc tout intérêt à disposer d'un règlement conforme à la pratique.
Votre premier travailleur : que faut-il encore prévoir ?
Le règlement de travail fait partie des documents à préparer avant le premier jour de travail. Vous faites aussi la déclaration Dimona, souscrivez une assurance accidents du travail, vous affiliez à un service externe de prévention et établissez le contrat de travail. N'oubliez pas non plus la réduction ONSS pour votre premier travailleur : vous devez la faire appliquer vous-même dans la déclaration.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Nous rédigeons votre règlement de travail ou réécrivons celui qui existe, avec vos horaires réels ou un cadre du temps de travail habituel adapté à votre planning. Nous préparons l'affichage et le registre, suivons les délais et déposons le règlement à l'inspection. À chaque nouvel engagement, nous joignons l'accusé de réception au contrat, et à chaque changement d'horaire ou de service de prévention, nous adaptons le règlement. Votre administration salariale est assurée par Business Centrum, en collaboration avec Acerta.