Komt een werknemer niet opdagen zonder bericht, dan betaalt u voor die dagen geen loon. Probeer hem eerst te bereiken en stuur daarna twee schriftelijke aanmaningen met een duidelijke termijn. Blijft hij weg, dan kunt u hem ontslaan om dringende reden, binnen 3 werkdagen nadat de laatste termijn verstreken is.
Een werknemer komt niet opdagen: het stappenplan per dag
Een werknemer die zonder bericht wegblijft, brengt u in een lastige positie: u weet niet of hij ziek is, iets overkwam of niet meer wil komen. Werk met een vast stappenplan, zodat u later kunt aantonen wat u deed en wanneer.
| Wanneer | Wat u doet |
|---|---|
| Dag 1, ochtend | Bel, sms en mail. Vraag collega's en de ploegleider of iemand iets weet. Kijk na of er verlof gevraagd of een ziekte gemeld werd. Noteer elke poging met het uur. |
| Dag 1 of 2 | Eerste aanmaning per e-mail en per aangetekende brief: hervatten of de afwezigheid verantwoorden tegen een concrete datum. |
| Enkele dagen later | Geen antwoord: tweede en laatste aanmaning, aangetekend, met een nieuwe datum en het gevolg als hij niet reageert. |
| Na de laatste termijn | Beslis binnen 3 werkdagen. Kiest u voor ontslag om dringende reden, dan vermeldt u de feiten in dezelfde aangetekende brief. |
| Werkdag na het ontslag | Dimona OUT. |
| Loonafrekening | De afwezige dagen zonder loon, daarna de eindafrekening en de sociale documenten. |
Werkdagen zijn hier alle dagen behalve zondagen en feestdagen. Een zaterdag telt dus mee.
Komt de werknemer niet opdagen en is hij niet bereikbaar? De twee aanmaningen
Ook als de werknemer onbereikbaar is, stuurt u de aanmaningen. Gebruik het adres uit uw personeelsdossier en stuur elke brief zowel aangetekend als per e-mail. Komt de brief terug, bewaar de envelop dan ongeopend: ze bewijst dat u het geprobeerd hebt.
Een ingebrekestelling bij ongewettigde afwezigheid doet twee dingen. Ze geeft de werknemer de kans om uit te leggen wat er aan de hand is, en ze maakt duidelijk dat u de afwezigheid niet aanvaardt. Een rechter kijkt later naar precies die twee punten.
Eerste aanmaning
Betreft: uw afwezigheid sinds [datum]
Beste [naam],
U bent sinds [datum] niet op het werk verschenen en u hebt ons niet laten weten waarom. We hebben u op [datum en uur] tevergeefs proberen te bereiken.
We vragen u het werk te hervatten op [datum] of ons uiterlijk die dag een geldige verantwoording te bezorgen, bijvoorbeeld een medisch attest. Tot dan beschouwen wij uw afwezigheid als ongewettigd. Voor die dagen betalen wij geen loon.
Met vriendelijke groeten, [naam, functie, handtekening]
Tweede en laatste aanmaning
Betreft: ingebrekestelling, ongewettigde afwezigheid
Beste [naam],
Op [datum] stuurden wij u een eerste aanmaning. U hebt daarop niet gereageerd en u bent nog steeds zonder verantwoording afwezig.
Wij stellen u hierbij in gebreke. Hervat het werk uiterlijk op [datum] om [uur] of bezorg ons tegen dan een geldige verantwoording. Doet u dat niet, dan beschouwen wij uw blijvende afwezigheid als een dringende reden en beëindigen wij uw arbeidsovereenkomst zonder opzegging of vergoeding.
Met vriendelijke groeten, [naam, functie, handtekening]
Download beide aanmaningen in Word en PDF.
Geef in elke brief genoeg tijd om de aangetekende zending te ontvangen. Een termijn die al verstreken is voor de postbode langskwam, helpt u niet.
Ongewettigde afwezigheid of ziekte?
Een werknemer die ziek is, moet u onmiddellijk verwittigen, behalve bij overmacht. Dat geldt altijd, ook als hij geen attest hoeft te bezorgen. Sinds 1 januari 2026 mag hij 2 keer per kalenderjaar de eerste ziektedag zonder attest wegblijven, maar ook dan meldt hij zich die ochtend af. Ondernemingen met minder dan 50 werknemers kunnen die attestvrije dagen uitsluiten via het arbeidsreglement.
Het verschil met ongewettigde afwezigheid zit dus in de melding:
- Gemeld en ziek. Gewettigde afwezigheid. U betaalt gewaarborgd loon, en vraagt u een attest, dan moet het er binnen 2 werkdagen zijn, tenzij uw arbeidsreglement iets anders zegt.
- Niet gemeld, later een attest. Het attest toont dat hij ziek was, maar voor de dagen voor zijn melding of zijn attest mag u het gewaarborgd loon weigeren. Een ontslag om dringende reden ligt dan moeilijk.
- Niet gemeld, geen attest, geen reactie. Ongewettigde afwezigheid. Dit is het geval waarvoor het stappenplan bedoeld is.
Overmacht bestaat: een ziekenhuisopname na een ongeval, bijvoorbeeld. Daarom gaat de eerste aanmaning altijd uit van de vraag wat er gebeurd is, niet van een verwijt. Meer over de regels rond het attest leest u in onze blog over het ziektebriefje voor de werkgever.
Ongewettigde afwezigheid: loon, Dimona en sancties
Loon. Voor dagen van ongewettigde afwezigheid betaalt u geen loon. In de DmfA komen die dagen onder code 30, de restcategorie voor dagen zonder loon. Valt er een feestdag vlak voor of na de afwezigheid, let dan op: een werknemer die zonder rechtvaardiging afwezig was op de gewone arbeidsdag voor of na een feestdag, heeft geen recht op loon voor die feestdag.
Dimona. Zolang de overeenkomst loopt, verandert er niets. Een afwezigheid is geen uitdiensttreding, dus geen Dimona OUT. Pas na het ontslag doet u de Dimona OUT, ten laatste op de werkdag na het ontslag. Komt een nieuwe werknemer op zijn eerste dag niet opdagen, dan kunt u de Dimona-aangifte annuleren tot het einde van die kalenderdag. Uw Dimona-beheer moet die dag dus snel schakelen.
Sancties. Wilt u niet meteen ontslaan, dan kan uw arbeidsreglement sancties voorzien, zoals een verwittiging of een boete. Boetes mogen per dag samen hoogstens 20% van het dagloon bedragen en moeten in het arbeidsreglement staan. Hoe u een schriftelijke verwittiging opstelt, leest u in onze blog over een verwittiging geven aan een werknemer.
Ontslag op staande voet als de werknemer niet komt opdagen
Arbeidsrechtbanken erkennen niet-verantwoorde afwezigheid als dringende reden, maar alleen als ze ernstig genoeg is en u het kunt bewijzen. Eén dag wegblijven volstaat zelden. Blijft de werknemer weg na twee aanmaningen, dan aanvaarden rechtbanken de dringende reden meestal wel.
De procedure is strikt:
- U ontslaat binnen 3 werkdagen nadat u de feiten met zekerheid kent. Bij afwezigheid is dat in de praktijk het moment waarop de laatste termijn uit uw ingebrekestelling verstrijkt. Reken de werkdagen vanaf de dag daarna.
- U deelt de feiten mee binnen 3 werkdagen na het ontslag, per aangetekende brief, gerechtsdeurwaardersexploot of afgifte tegen handtekening. Doe het meteen in de ontslagbrief.
- U beschrijft de feiten concreet: sinds welke dag, welke pogingen, welke brieven, welke termijnen.
Twijfelt u, dan blijft een gewoon ontslag met opzeg of opzeggingsvergoeding mogelijk. Dat is duurder, maar zonder risico op een betwiste dringende reden. Alle voorwaarden en voorbeelden staan in onze gids over ontslag om dringende reden.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum verwerkt de afwezigheid in uw loonadministratie, samen met Acerta: de dagen zonder loon, de juiste DmfA-code, de feestdagregel en de Dimona OUT op tijd. Na het ontslag maken we de eindafrekening en de sociale documenten op. Stuurt u ons de brieven die u verstuurde, dan kijken we na of de data en termijnen kloppen voor u het ontslag geeft. Afwezigheden volgen we op via onze dienst verlof en afwezigheden.