Een schriftelijke verwittiging van een werknemer is in België een tuchtsanctie. U mag ze alleen geven als uw arbeidsreglement ze voorziet, en u deelt ze uiterlijk op de 1e werkdag na de vaststelling van de fout mee. Te laat is nietig. Daarna schrijft u ze in het sanctieregister, voor de volgende loonbetaling.
Wat is een officiële waarschuwing of schriftelijke verwittiging?
Een verwittiging is de lichtste sanctie die u een werknemer kunt geven. Ze zegt: dit gedrag kan niet, en bij herhaling volgt een zwaardere sanctie. Officiële waarschuwing, verwittiging en berisping zijn in de praktijk woorden voor hetzelfde, zolang uw arbeidsreglement ze als sanctie opneemt.
De wet van 8 april 1965 over de arbeidsreglementen bepaalt de spelregels:
- U mag alleen de sancties opleggen die in het arbeidsreglement staan.
- Het reglement vermeldt welke sancties bestaan, voor welke tekortkomingen, en bij wie de werknemer een klacht of opmerking over een sanctie kan indienen.
- U deelt de sanctie uiterlijk de eerste werkdag na de vaststelling mee, op straffe van nietigheid.
- Voor de volgende loonbetaling schrijft u ze in een register met naam, datum, reden en soort sanctie.
Staan er geen sancties in uw reglement, dan voegt u ze eerst toe via de wijzigingsprocedure, met onder meer 15 dagen voor opmerkingen van het personeel. Hoe dat gaat, leest u in onze gids over het arbeidsreglement opstellen.
Welke sancties mag u opleggen?
| Sanctie | Wat de wet vraagt | Wanneer passend |
|---|---|---|
| Mondelinge verwittiging | In het reglement, tijdig, in het register | Eerste kleine fout, maar moeilijk te bewijzen |
| Schriftelijke verwittiging | Idem | Eerste of tweede fout die u wilt documenteren |
| Geldboete | Idem, en per dag samen hoogstens 20% van het dagloon | Herhaalde fout na verwittigingen |
| Schorsing zonder loon | Idem, met de duur in het reglement | Ernstige of herhaalde fout zonder dringende reden |
De opbrengst van een geldboete moet het personeel ten goede komen, bijvoorbeeld via een personeelsfonds, en gaat dus niet naar uw kas. Bij een dagloon van € 150 is een boete van hoogstens € 30 per dag toegelaten.
De eerste verwittiging aan een werknemer: zo pakt u het aan
- Stel de feiten vast. Wat gebeurde er, wanneer, wie zag het en welk bewijs hebt u: prikklok, planning, foto van de schade, verklaring van een collega.
- Zoek het artikel in uw arbeidsreglement. Staat de tekortkoming erin en voorziet het reglement een verwittiging? Zo niet, dan kunt u nu geen sanctie opleggen.
- Spreek de werknemer aan. De wet verplicht geen gesprek vooraf, tenzij uw sector of reglement dat vraagt. Toch hoort u zo zijn uitleg en vermijdt u een sanctie op basis van een misverstand.
- Schrijf de verwittiging en overhandig ze op tijd. Uiterlijk op de 1e werkdag na de dag waarop u de fout vaststelde. In de praktijk dezelfde dag of de dag erna.
- Laat tekenen voor ontvangst. Weigert de werknemer, laat dan een collega de overhandiging bevestigen en stuur dezelfde dag een aangetekende brief.
- Schrijf de sanctie in het register. Voor de eerstvolgende loonbetaling.
- Bewaar een kopie in het personeelsdossier. Samen met het bewijs van de feiten.
Voorbeeldbrief voor een schriftelijke verwittiging aan een werknemer
Een voorbeeld voor een magazijnier die te laat kwam zonder te verwittigen. Pas de feiten en de artikelnummers aan uw reglement aan.
[Naam onderneming], [adres], [ondernemingsnummer]
[Plaats], [datum]
Aan [naam werknemer], [functie]
Betreft: schriftelijke verwittiging
Op [datum] begon uw dienst om 6.00 uur. U kwam om 7.40 uur aan en verwittigde uw ploegleider niet vooraf. Dat blijkt uit de registratie van de prikklok en de planning van die dag.
Artikel [nr.] van het arbeidsreglement verplicht elke werknemer om bij vertraging zijn leidinggevende voor het begin van de dienst te verwittigen. Artikel [nr.] voorziet voor deze tekortkoming een schriftelijke verwittiging.
[Indien van toepassing:] Dit is de tweede verwittiging voor dezelfde tekortkoming, na die van [datum].
Wij verwachten dat u voortaan op tijd begint en bij vertraging uw ploegleider vooraf verwittigt. Bij een nieuwe tekortkoming kunnen wij een zwaardere sanctie uit het arbeidsreglement opleggen. Dat kan gevolgen hebben voor de verdere samenwerking.
Opmerkingen over deze sanctie kunt u schriftelijk bezorgen aan [naam], zoals artikel [nr.] van het arbeidsreglement voorziet.
[Naam en handtekening werkgever]
Voor ontvangst op [datum]: [handtekening werknemer]
Download dit model in Word en PDF.
Drie zaken maken deze brief sterk: concrete feiten met datum en uur, de verwijzing naar het artikel in het reglement, en de vermelding van eerdere verwittigingen. Een brief met alleen "uw houding is onaanvaardbaar" bewijst later niets. Is de werknemer helemaal niet komen opdagen, lees dan eerst wat u doet als een werknemer niet komt opdagen.
Schorsing zonder loon: mag u dat een werknemer opleggen?
Ja, als tuchtsanctie, maar alleen als uw arbeidsreglement ze uitdrukkelijk voorziet, met de duur en de tekortkomingen waarvoor ze geldt. Ze volgt dezelfde regels als de verwittiging: tijdig meedelen en inschrijven in het register. De werknemer werkt die dagen niet en krijgt er geen loon voor. Geef de dagen meteen door voor uw loonadministratie, want ze komen op de loonbrief en in de aangifte.
Een tuchtschorsing is iets anders dan een schorsing van het contract door ziekte of tijdelijke werkloosheid. Gebruik ze niet om een conflict af te koelen als er geen fout is.
Hoe een reeks verwittigingen een ontslag stut
Ontslag met opzeg. Na 6 maanden anciënniteit heeft de werknemer onder cao 109 het recht de concrete redenen van zijn ontslag te kennen. Vraagt hij ze, dan antwoordt u aangetekend binnen 2 maanden. Een ontslag dat niets met gedrag, geschiktheid of de werking van de zaak te maken heeft en waartoe een normale, redelijke werkgever nooit zou beslissen, is kennelijk onredelijk. Hebt u de redenen correct meegedeeld, dan moet elke partij bewijzen wat ze aanvoert. Uw verwittigingen zijn dat bewijs. Meer in ons stuk over de ontslagmotivering onder cao 109.
Rekenvoorbeeld. Een magazijnier verdient € 3.000 bruto per maand. Zijn weekloon is € 3.000 × 3 / 13 = € 692,31.
| Risico | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Kennelijk onredelijk ontslag, minimum | 3 x € 692,31 | € 2.076,93 |
| Kennelijk onredelijk ontslag, maximum | 17 x € 692,31 | € 11.769,27 |
| Boete als u de redenen niet correct geeft | 2 x € 692,31 | € 1.384,62 |
In het slechtste geval kost een slecht onderbouwd ontslag dus € 13.153,89 bovenop de opzeg. Drie gedateerde verwittigingen voor dezelfde fout maken dat risico veel kleiner.
Ontslag om dringende reden. Hier telt het laatste feit. U ontslaat binnen 3 werkdagen nadat u het feit kende, en u deelt het feit binnen 3 werkdagen na het ontslag mee. Eerdere verwittigingen voor gelijkaardige feiten kunnen meewegen om de ernst te tonen. Ze vervangen nooit een nieuw feit binnen de termijn. Alles over die termijnen staat in onze gids over ontslag om dringende reden.
Fouten die werkgevers maken
- Een sanctie geven die niet in het arbeidsreglement staat. Dan is ze ongeldig, hoe terecht ook.
- Te laat meedelen. Eerst intern overleggen en een week later de brief geven, maakt de sanctie nietig.
- "Voor akkoord" laten tekenen. De werknemer weigert, en u verliest tijd. Vraag een handtekening voor ontvangst.
- Vage feiten. "Herhaaldelijk te laat" zonder datums bewijst niets.
- Geen register. Het sanctieregister is verplicht en de inspectie kan het opvragen.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij controleren of uw arbeidsreglement de sancties bevat die u nodig hebt, en voegen ze toe via de wijzigingsprocedure. Bij een geldboete of een schorsing verwerken we de inhouding of de onbetaalde dagen correct in de loonberekening, samen met Acerta. En voor u een ontslag geeft, kijken we na of uw verwittigingen het dragen.