Gids voor werkgevers
Sociaal secretariaat
veranderen
U verandert van sociaal secretariaat door uw aansluiting op te zeggen volgens uw contract en een nieuw mandaat te laten registreren bij de RSZ. De overstap gaat altijd in op de eerste dag van een kwartaal, en de meeste contracten vragen 6 maanden opzeg, vaak tegen het einde van het kalenderjaar.
Door Redactie Business CentrumGepubliceerd
Bijgewerkt en cijfers gecontroleerd op
- Wanneer
Begin van een kwartaal
In januari, april, juli of oktober. Nooit midden in een kwartaal.
- Opzeg
6 maanden, gangbaar
De wet legt geen termijn op. Uw aansluitingscontract beslist.
- Wie registreert
Uw nieuwe partner
Het nieuwe mandaat gaat via Mahis naar de RSZ. Het oude stopt dan vanzelf.
De regels
Wat de wet zegt, wat uw contract bepaalt
De regels voor een overstap staan op twee plaatsen. De wet bepaalt wanneer een mandaat kan wisselen en wie wat moet doorgeven. Uw aansluitingscontract bepaalt hoe lang u gebonden bent en hoe u opzegt.
De wet
Een schriftelijke overeenkomst
Tussen u en uw sociaal secretariaat bestaat een schriftelijk contract dat de inhoud van het mandaat regelt (artikel 31quater van de wet van 29 juni 1981). Het mandaat zelf staat bij de RSZ geregistreerd in de toepassing Mahis.
Alleen bij een nieuw kwartaal
Een mandaat gaat pas over op een nieuwe mandataris bij de overgang naar een nieuw kwartaal. Zodra het nieuwe mandaat in Mahis gevalideerd is, sluit de RSZ het oude automatisch af op de laatste dag van het vorige kwartaal. Uw nieuwe partner kan dat tot 1 maand na het begin van een kwartaal nog voor dat lopende kwartaal doen. Verder terug kan niet zonder bijkomende procedure.
Het verleden verhuist mee
De nieuwe mandataris neemt het beheer over van verleden, heden en toekomst. Uw vorige secretariaat moet op vraag alle inlichtingen blijven geven over de kwartalen die het beheerde. Het contract met uw nieuwe partner moet vastleggen wat de vorige nog doet voor zijn kwartalen.
U blijft zelf verantwoordelijk
Wie ook uw aangiften doet, u blijft als werkgever verantwoordelijk voor de juiste uitvoering. Voert uw mandataris iets niet correct uit, dan richt de RSZ zich tot u.
Uw contract
Minimale looptijd
Veel contracten binden u de eerste 3 jaar. Binnen die periode vertrekt u alleen met akkoord van het secretariaat of tegen de vergoeding die het contract voorziet.
Opzegtermijn en tijdstip
Gangbaar is 6 maanden opzeg. Sommige contracten laten een vertrek alleen toe tegen het einde van het kalenderjaar, andere tegen het einde van elk kwartaal. Dat ene verschil bepaalt uw vroegste overstapdatum.
Vorm van de opzeg
Het contract schrijft meestal een aangetekende brief voor. Een mail of een telefoontje telt dan niet als bewijs.
Kosten bij vertrek
Kijk of er kosten staan voor de overdracht van uw dossier of voor een vertrek voor het einde van de looptijd. Hoe tarieven in elkaar zitten, leest u in onze gids over de kosten van een sociaal secretariaat.
Art. 31quater, § 3, wet van 29 juni 1981
Een mandaat kan slechts op het ogenblik van de overgang naar een nieuw kwartaal worden overgedragen op een nieuwe mandataris.
Stilzwijgend verlengd zonder opzegtermijn?
Voor contracten die sinds 1 december 2020 gesloten, hernieuwd of gewijzigd zijn, gelden de regels over onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen. Een beding dat een contract van bepaalde duur stilzwijgend verlengt zonder redelijke opzegtermijn, wordt vermoed onrechtmatig te zijn. Het secretariaat kan het tegendeel bewijzen. Laat zo'n clausule dus nalezen voor u erop rekent.
Timing
Wanneer kunt u best van sociaal secretariaat veranderen?
Wettelijk kan het bij elk nieuw kwartaal. In de praktijk is de jaarwissel bijna altijd het beste moment, omdat drie dingen per kalenderjaar lopen.
Januari
Beste moment
Eén jaar, één partner. Uw vorige secretariaat sluit het jaar af, uw nieuwe begint met een volledig jaar.
April
Kan
Kort na de jaarafsluiting. De fiches zijn ingediend, maar het lopende jaar is verdeeld over twee partners.
Juli
Kan, met meer werk
Midden in het jaar. Het vakantiegeld is net verwerkt en de helft van de jaargegevens ligt bij de vorige partner.
Oktober
Kan, met meer werk
Vlak voor de eindejaarspremie en de jaarafsluiting. Uw nieuwe partner rekent die premie uit op gegevens die hij niet zelf verwerkte.
Wat per kalenderjaar loopt
De individuele rekening
Per werknemer houdt u een individuele rekening bij die jaarlijks wordt afgesloten. Wisselt u midden in het jaar, dan moet die rekening uit twee bronnen samengevoegd worden.
De fiscale fiches
De fiches 281.10 over een inkomstenjaar moeten ten laatste op 28 februari bij de FOD Financiën zijn. Stapt u over bij de jaarwissel, dan maakt uw vorige partner doorgaans de fiches voor het afgesloten jaar. Stapt u tijdens het jaar over, dan spreekt u vooraf af wie de fiche opmaakt en met welke gegevens.
Vakantie en eindejaarspremie
Het aantal vakantiedagen van dit jaar hangt af van de prestaties van vorig jaar, en de eindejaarspremie rekent op een volledig jaar. Hoe minder die gegevens over twee partners verdeeld zijn, hoe kleiner de kans op een rekenfout.
De laatste DmfA: meestal nog uw vorige secretariaat
Een mandataris blijft bevoegd voor de aangiften van zijn eigen mandaatperiode. In de regel dient uw vorige secretariaat de DmfA van zijn laatste kwartaal dus nog in, binnen 1 maand na dat kwartaal. Leg die afspraak vast in het contract met uw nieuwe partner.
Rekenvoorbeeld
Een dag te laat kost een jaar
Stel: uw contract vraagt 6 maanden opzeg en laat een vertrek alleen toe tegen het einde van het kalenderjaar. U wilt bij de jaarwissel overstappen.
Op tijd
- Uw aangetekende brief is er uiterlijk op 30 juni.
- De opzeg loopt tot het einde van het jaar.
- Uw nieuwe partner start in januari, met een volledig nieuw jaar.
Een dag te laat
- De brief komt pas toe na 30 juni.
- De opzeg geldt nu voor het einde van het volgende jaar.
- U betaalt een jaar langer voor een partner die u wilde verlaten.
Lees dus eerst uw eigen contract en reken de opzegdatum uit zodra u beslist. Is de clausule niet duidelijk, laat ze nalezen: de vroegste datum hangt soms af van één zin.
De overdracht
Wat er overgaat naar uw nieuwe secretariaat
Uw werkgeversnummer bij de RSZ blijft hetzelfde, en wat via Dimona en DmfA werd aangegeven, staat bij de RSZ. Wat wel moet verhuizen, is alles wat uw secretariaat zelf bijhoudt om een correct loon te berekenen.
| Wat | Wat erin zit | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Personeelsdossiers | Arbeidsovereenkomsten, functies, uurroosters, loonafspraken en bijlagen | Zonder contractgegevens is geen correcte loonberekening mogelijk. |
| Loonhistoriek | Loonbrieven, vaste en variabele looncomponenten, voordelen, inhoudingen | Basis voor gewaarborgd loon, opzegvergoedingen en latere correcties. |
| Vakantie en verlof | Saldi vakantiedagen, opgenomen verlof, tijdskrediet, ouderschapsverlof | De vakantie van dit jaar rekent op de prestaties van vorig jaar. |
| Anciënniteit en barema | Datum in dienst, paritair comité, functieklasse, sectorvoordelen | Bepaalt minimumloon, eindejaarspremie en opzegtermijn van uw werknemers. |
| Lopende afwezigheden | Ziekte, arbeidsongevallen, tijdelijke werkloosheid | De aangifte van een sociaal risico hangt aan het kwartaal van de risicodatum. |
| Attesten en jaardocumenten | Individuele rekeningen, fiches 281.10, eerder afgeleverde attesten | De individuele rekening bewaart u 5 jaar na de jaarlijkse afsluiting. |
| Historiek bij de RSZ | DmfA's en correcties van vorige kwartalen | Uw vorige secretariaat blijft inlichtingen geven zolang die kwartalen niet verjaard zijn: normaal 3 jaar, 10 jaar bij fraude. |
Tijdlijn
Stap voor stap overstappen naar een nieuw sociaal secretariaat
Van het eerste besluit tot de laatste aangifte van uw vorige secretariaat. De volgorde telt meer dan de snelheid.
Ruim 6 maanden vooraf
01Lees uw aansluitingscontract
Zoek de minimale looptijd, de opzegtermijn, het tijdstip waartegen u kunt opzeggen, de vorm van de opzeg en eventuele kosten. Reken daaruit uw vroegste overstapdatum uit.
Voor u opzegt
02Kies uw nieuwe partner
Vergelijk op wat voor u telt: kennis van uw paritair comité, een vast aanspreekpunt, snelheid en prijs. Onze gids welk sociaal secretariaat kiezen zet de criteria op een rij. De grote namen vergelijkt u met ons overzicht van de grootste sociale secretariaten en de verschillen tussen Acerta, SD Worx, Securex, Liantis en Partena.
Uiterlijk op de opzegdatum
03Zeg aangetekend op
Stuur de opzegbrief zoals uw contract het voorschrijft en vraag een schriftelijke bevestiging met de einddatum van uw aansluiting.
In het laatste kwartaal
04Breng de gegevens over
Uw nieuwe partner vraagt de dossiers en de historiek op bij het vorige secretariaat. Tegelijk worden uw parameters ingesteld: paritair comité, barema's, voordelen, verlofsaldi en de rekening voor uw RSZ-betalingen.
Voor de eerste dag van het kwartaal
05Bevestig het nieuwe mandaat
Het nieuwe mandaat wordt in Mahis ingebracht en u bevestigt het. Daarmee sluit de RSZ het oude mandaat af. Te laat? Tot 1 maand na de start van het kwartaal kan het nog voor dat kwartaal.
Dag één
06Eerste Dimona en eerste loon
Vanaf nu gaat elke Dimona-aangifte via uw nieuwe secretariaat. Leg de eerste loonbrieven regel per regel naast de laatste van het vorige secretariaat.
Binnen 1 maand na het kwartaal
07Laatste DmfA van het vorige secretariaat
In de regel dient het vorige secretariaat de aangifte voor zijn laatste kwartaal in. Kijk na dat ze vertrokken is en dat de bijdragen betaald zijn.
Tegen 28 februari
08Fiches over het afgesloten jaar
Bij een overstap op de jaarwissel: controleer dat de fiches 281.10 ingediend zijn en dat uw werknemers hun exemplaar kregen.
Opzegbrief
Wat in uw opzegbrief staat
Een opzegbrief is kort. Hij moet vooral bewijzen dat u op tijd en correct opzegt, en de overdracht van uw gegevens in gang zetten.
Opzegbrief
Verstuur de brief aangetekend en bewaar het bewijs van afgifte. Bij een discussie over de datum telt dat bewijs.
Betreft: opzegging van onze aansluiting
- Uw ondernemingsnummer en uw RSZ-werkgeversnummer
- Uw aansluitings- of klantnummer bij het secretariaat
- De verwijzing naar het contract en het artikel over de opzeg
- De einddatum van de aansluiting: de laatste dag van een kwartaal
- De vraag om een schriftelijke bevestiging van ontvangst en einddatum
- De vraag om uw gegevens over te dragen aan uw nieuwe secretariaat
- Datum en handtekening van wie uw onderneming mag vertegenwoordigen
Valkuilen
Waar een overstap misgaat
De meeste problemen ontstaan in de weken rond de overstap. Zo vermijdt u ze.
Opzeg te laat of in de verkeerde vorm
Dan blijft u een jaar langer gebonden, of vraagt het secretariaat een vergoeding voor een vervroegd vertrek.
Vermijden
Reken uw opzegdatum uit zodra u twijfelt, en stuur de brief in de vorm die het contract vraagt.
Een nieuw mandaat zonder correcte opzeg
Wie een nieuw mandaat in Mahis bevestigt, verklaart dat het vorige contract correct beëindigd is. De RSZ wacht daarom niet op het ontslag van uw vorige secretariaat. Een fout in uw opzeg blijft dus een contractueel probleem tussen u en dat secretariaat.
Vermijden
Eerst de bevestiging van de opzeg, dan het nieuwe mandaat.
Betalingen naar de verkeerde rekening
Een erkend sociaal secretariaat int uw RSZ-bijdragen en stort ze door. Na de overstap betaalt u aan uw nieuwe secretariaat. Een betaling op de oude rekening komt niet vanzelf op de juiste plaats terecht.
Vermijden
Pas uw doorlopende betalingen aan voor de eerste vervaldag na de overstap.
Verlofsaldi die niet kloppen
Een verkeerd saldo ziet niemand tot een werknemer zijn vakantie aanvraagt. Hoe wij verlof en afwezigheden opvolgen, leest u op onze dienstpagina.
Vermijden
Leg elk saldo bij de overdracht naast de gegevens van het oude secretariaat.
Een ziekte of ongeval van voor de overstap
De aangifte van een sociaal risico volgt het kwartaal van de risicodatum. Een ongeval uit het vorige kwartaal hoort dus in de regel nog bij het vorige secretariaat, ook als u al overgestapt bent. U of uw nieuwe partner mag de aangifte wel altijd zelf doen.
Vermijden
Geef bij de overdracht een lijst van alle lopende dossiers mee.
Een aanwerving op de eerste dag
Wie start op de eerste dag van het nieuwe kwartaal, heeft een Dimona nodig voor hij begint. In de drukte van de overstap valt die makkelijk tussen twee stoelen.
Vermijden
Meld aanwervingen rond de overstap ruim op voorhand aan uw nieuwe partner.
Een gesplitst jaar zonder afspraken
Bij een overstap tijdens het jaar ontstaan dubbele of onvolledige fiches als niemand afspreekt wie het jaar afsluit.
Vermijden
Leg schriftelijk vast wat het vorige secretariaat nog doet. De wet verplicht trouwens om dat in het nieuwe contract op te nemen.
Business Centrum
Hoe Business Centrum uw overstap regelt
Business Centrum werkt als partner van Acerta, een erkend sociaal secretariaat. Uw aansluiting loopt via Acerta, en wij zijn uw vaste aanspreekpunt voor de volledige loonadministratie. Bij een overstap doen wij het werk en neemt u de beslissingen. Hoe wij dag na dag werken, leest u op onze pagina over het sociaal secretariaat.
Wat u doet
Wat wij doen
Wat u doet:U bezorgt ons uw huidig aansluitingscontract.
Wij berekenen uw vroegste overstapdatum en zeggen u welke clausules tellen.
Wat u doet:U ondertekent de opzegbrief.
Wij stellen hem op met de juiste verwijzingen en volgen de bevestiging op.
Wat u doet:U bevestigt het nieuwe mandaat.
Wij zorgen dat het mandaat in Mahis staat voor het kwartaal begint.
Wat u doet:U hoeft niets zelf op te vragen.
Wij vragen de dossiers en historiek op bij uw vorige secretariaat en controleren saldi, anciënniteit en barema's.
Wat u doet:U krijgt uw eerste loonbrieven.
Wij leggen ze naast de laatste van uw vorige secretariaat en verklaren elk verschil.
Wat u doet:U houdt één aanspreekpunt.
Ook na de overstap volgen wij de laatste aangiften van het vorige secretariaat op.
Veelgestelde vragen
Vragen over veranderen van sociaal secretariaat
De vragen die werkgevers ons het vaakst stellen voor ze de stap zetten.
Gratis adviesgesprekBronnen
Elk bedrag en elke termijn op deze pagina is getoetst aan deze officiële bronnen, laatst geraadpleegd op .
- FOD Financiën, Belcotax-on-web, Indieningstermijnen fiches
- FOD WASO, De sociale documenten
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, De verplichtingen, DmfA algemeen
- RSZ, Guidelines voor dienstverrichters (Mahis), punt 4.3, versie 2026-03-26
- Wet van 27 juni 1969 (RSZ-wet), art. 42, eerste lid
- Wet van 4 april 2019 (art. 18 voegt art. VI.91/5 WER in; art. 39 inwerkingtreding)
Verder bij Business Centrum
Sociaal secretariaat veranderen
Liever dat iemand het voor u nakijkt?
Uw vast aanspreekpunt bij Business Centrum bekijkt het voor uw situatie, samen met Acerta.