Gids · Prijs en tarieven
Kosten
sociaal secretariaat:
waar zit de prijs?
Een sociaal secretariaat rekent meestal een eenmalige aansluitingskost en daarna een bedrag per loonbrief of per werknemer per maand, vaak met een vast maandforfait erbij. Vergelijkingssites noemen vorken van € 23 tot € 75 per werknemer per maand; wat u echt betaalt, hangt af van uw paritair comité, het soort werknemers en de diensten die apart op de factuur komen.
Business Centrum werkt zonder standaardtarief. Uw prijs volgt uit een gesprek.
Door Redactie Business CentrumGepubliceerd
Bijgewerkt en cijfers gecontroleerd op
De prijsopbouw
De prijs van een sociaal secretariaat in vier lagen
Elk sociaal secretariaat knipt zijn prijs anders, maar bijna elke offerte bestaat uit dezelfde lagen. Wie ze naast elkaar legt, vergelijkt eindelijk dezelfde dingen.
- 01
Instap
Bij de start betaalt u een aansluitings- of opstartkost. Daarmee opent het secretariaat uw dossier: de gegevens van de onderneming, het juiste paritair comité, de werknemers en hun loonelementen. Sommige secretariaten vragen er een waarborg bij, een voorschot op enkele maanden administratiekosten.
- Aansluitingskost
- Dossieropening
- Waarborg
- 02
Prijs per loonbrief of per werknemer
Dit is de kern. U betaalt per loonbrief die het secretariaat maakt, of een vast bedrag per werknemer per maand. Het tarief is bijna altijd degressief: hoe meer werknemers, hoe lager de prijs per stuk. Veel secretariaten rekenen daarnaast een vast dossier- of beheersforfait per maand, ook als er die maand weinig gebeurt.
- Per loonbrief
- Per werknemer per maand
- Maandforfait
- 03
Toeslagen per type werknemer of prestatie
Een bediende met een vast maandloon is het eenvoudigste dossier. Arbeiders, studenten, flexi-jobbers, extra's in de horeca, ploegen- of nachtwerk en wisselende uurroosters vragen meer werk. Dat ziet u terug in een toeslag of in een hogere prijs per loonbrief.
- Arbeiders
- Studenten en flexi-jobs
- Prestaties per dag
- 04
Extra diensten
Wat niet elke maand terugkomt, staat vaak apart op de factuur: een arbeidsovereenkomst opstellen, ontslagdocumenten zoals de C4, attesten, de sociale balans, juridisch advies, een arbeidsreglement of een loonsimulatie.
- Contracten
- C4 en attesten
- Advies
Een echte tarieflijst
Zo ziet een gepubliceerde prijs eruit
Erkende sociaal secretariaten publiceren zelden hun tarieven. UCM, een erkend sociaal secretariaat uit Wallonië, doet het wel. Hun lijst voor 2026 toont hoe de lagen in de praktijk op een factuur staan.
| Post | Tarief, excl. btw |
|---|---|
| Dossier openen | € 115, eenmalig |
| Waarborg op administratiekosten | minimum € 215 |
| Administratiekosten eerste werknemer | € 60,61 per loonbrief, daarna degressief |
| Dossierforfait | € 17,58 per maand, plus € 1,74 per werknemer vanaf de tweede |
| Egov-bijdrage | € 10 per maand |
| Bedrijfsleider | € 19,98 per verrichting |
| Arbeidsreglement, begeleiding | € 150 per uur |
| Arbeidsreglement, model | € 130 |
| Arbeidsreglement, onderhoud | € 65 per jaar |
| Dossier afsluiten | € 155 |
UCM vermeldt zelf dat de lijst niet volledig is en dat de bedragen exclusief btw zijn en geïndexeerd worden. Wij tonen ze als voorbeeld van de opbouw, niet als marktprijs.
Rekenvoorbeeld
Een bediende, een jaar lang
Neem een kmo met één bediende op maandloon, tegen de gepubliceerde tarieven hierboven. Zonder extra diensten en zonder loon voor de bedrijfsleider.
- Loonbrief eerste werknemer
- € 60,61
- Dossierforfait
- € 17,58
- Egov-bijdrage
- € 10
- Per maand
- € 88,19
- Eerste jaar, met dossieropening
- € 1.173,28
Bij de start schiet u ook een waarborg van minimum € 215 voor. Dat is geen kost, maar het weegt op uw kas in de maand dat u aanwerft. Is dit uw eerste werknemer, dan neemt de RSZ € 36,45 per kwartaal van de administratiekosten over, zolang u de vermindering voor de eerste werknemer toepast.
Let op
Vraag of vakantiegeld en eindejaarspremie als extra loonbrief tellen. Bij arbeiders, die minstens 2 keer per maand loon krijgen, stijgt het aantal loonberekeningen mee.
Basis of apart
Wat zit in de prijs van een sociaal secretariaat, wat komt erbij?
De grens verschilt per secretariaat. Dit mag u in een basispakket verwachten, en dit duikt in offertes vaak op als aparte lijn.
Meestal in de basisprijs
- Loonberekening en de loonbrief
- Dimona-aangiften bij in- en uitdiensttreding
- De kwartaalaangifte DmfA bij de RSZ
- Berekening en aangifte van de bedrijfsvoorheffing
- De fiscale fiches 281.10 aan het einde van het jaar
- Opvolging van indexering en barema's van uw paritair comité
Vaak apart aangerekend
- Opstart- en afsluitkosten van het dossier
- Arbeidsovereenkomsten opstellen of nalezen
- Ontslagdocumenten: C4, vakantieattest, berekening van de opzeg
- Attesten voor ziekenfonds, kinderbijslag of een huurcontract
- De sociale balans voor de Nationale Bank
- Juridisch advies per uur of per dossier
- Een arbeidsreglement opstellen en bijhouden
- Beheer van maaltijdcheques, ecocheques of bedrijfswagens
- Toegang tot het portaal of de software, per gebruiker
- Rechtzettingen van loonbrieven en aangiften achteraf
Vraag het zwart op wit
Laat elke offerte opsommen welke documenten en aangiften in de prijs zitten. Wat niet in die lijst staat, komt later apart op de factuur.
Wat de prijs bepaalt
Waarom twee kmo's met evenveel personeel anders betalen
- Uw paritair comité
- Elk comité heeft eigen barema's, premies en sectorfondsen. In de bouw komen getrouwheidszegels en weerverlet erbij, in het transport rij- en rusttijden en vergoedingen voor overnachtingen, in de horeca extra's en flexi-jobs. Meer regels betekent meer controle per loonbrief.
- Arbeiders of bedienden
- Bedienden krijgen meestal een maandloon. Arbeiders moeten minstens 2 keer per maand betaald worden, met hoogstens 16 dagen ertussen. Een voorschot en een eindafrekening betekenen meer verwerking.
- Studenten, flexi-jobs en losse prestaties
- Wie met studenten, extra's of flexi-jobbers werkt, doet vaak een Dimona per prestatie en heeft wisselende uren. Elke prestatie is een registratie, en sommige secretariaten rekenen per Dimona of per contract.
- Looncomponenten
- Maaltijdcheques, ecocheques, een bedrijfswagen, een mobiliteitsvergoeding, een groepsverzekering: elk voordeel is een extra regel om te berekenen en aan te geven. Een eenvoudig loon geeft een goedkopere loonbrief.
- Het aantal werknemers
- Bijna elk tarief is degressief. De eerste werknemer is per stuk de duurste, omdat het vaste werk van een dossier over weinig loonbrieven verdeeld wordt.
- Hoeveel u zelf aanlevert
- Geeft u prestaties digitaal en op tijd door, dan vraagt uw dossier minder werk dan wanneer het secretariaat elke maand uurroosters moet natrekken. Sommige secretariaten hebben een goedkoper pakket waarin u zelf meer invoert.
Verborgen kosten
Wat niet op de eerste pagina van de offerte staat
Indexering van het tarief
Het tarief stijgt meestal elk jaar mee met de index. Een offerte zonder indexclausule bestaat bijna niet. Vraag welke index het secretariaat volgt en op welk moment het tarief stijgt.
Afsluitkosten en looptijd
Wie vertrekt, betaalt soms om het dossier te sluiten: in de gepubliceerde lijst hierboven € 155. Kijk ook naar de minimale looptijd en de opzegtermijn van het contract.
Waarborg
Een waarborg van enkele maanden administratiekosten, zoals de minimum € 215 hierboven, is geen kost. Het is wel geld dat vastligt zolang u klant bent.
Software en portaal
Een licentie per werknemer of per gebruiker voor het portaal of de app staat vaak los van de prijs per loonbrief.
Extra loonbrieven
Vakantiegeld, eindejaarspremie, een correctie of een uitdiensttreding midden in de maand kunnen elk een extra loonbrief opleveren, aan het volle tarief.
Advies dat per uur loopt
Een vraag over ontslag, een sanctie of een nieuw contract wordt soms per uur aangerekend. In de lijst hierboven kost begeleiding bij een arbeidsreglement € 150 per uur.
Btw
Tarieven staan bijna altijd exclusief btw. Voor een btw-plichtige onderneming is dat neutraal, voor een vrijgestelde onderneming of een vzw niet.
De goedkoopste offerte
Waarom de laagste prijs duur kan uitvallen
Het verschil tussen twee offertes is meestal een paar euro per loonbrief. Eén fout of één gemiste vermindering kost al snel meer dan een heel jaar tarief.
€ 2.000
per kwartaal
Gemiste RSZ-vermindering
Een nieuwe werkgever krijgt sinds 1 juli 2026 tot € 2.000 per kwartaal korting op de RSZ-bijdragen voor zijn eerste werknemer, zonder einddatum. Wordt de RSZ-vermindering voor de eerste werknemer niet toegepast, dan verliest u tot € 8.000 per jaar. Te veel betaalde bijdragen vordert u maar 3 jaar terug.
€ 3.000
minimumboete
Ontbrekende Dimona
Geen Dimona is een inbreuk van sanctieniveau 4, het zwaarste niveau. Voor feiten sinds 1 februari 2026 loopt de administratieve geldboete van € 3.000 tot € 35.000, per betrokken werknemer. Meer daarover in Dimona te laat.
€ 495,79
forfait
Kwartaalaangifte niet op tijd
Wie de DmfA niet tijdig indient, betaalt een forfaitaire vergoeding van € 495,79, en meer bij hoge bijdragen. Te laat betaalde bijdragen krijgen een opslag van 10% en 7% verwijlintrest per jaar.
5
jaar terug
Verkeerd barema
Een fout paritair comité of een vergeten indexering betekent achterstallig loon. Een werknemer kan dat opeisen tot 5 jaar na de feiten, en uiterlijk 1 jaar na het einde van zijn contract. Steunt hij zijn vordering op het misdrijf van niet-betaling, dan verjaart ze niet vóór de strafvordering en kan ze ook later nog. Daarbovenop komen de RSZ-bijdragen op dat loon.
Een jaar gemiste vermindering voor de eerste werknemer weegt meer dan 6 keer zwaarder dan het hele eerste jaar uit het rekenvoorbeeld. Vergelijk dus wat een secretariaat controleert, en pas daarna de prijs per loonbrief.
Zelfstandige of eenmanszaak
Zonder personeel betaalt u iets anders
Zelfstandige zonder personeel
Zonder werknemers hebt u geen sociaal secretariaat nodig, wel een sociaal verzekeringsfonds. Daar betaalt u uw sociale bijdragen, met beheerskosten erbovenop: een percentage van uw bijdragen dat per fonds verschilt. Wie de kosten van een sociaal secretariaat als zelfstandige zoekt, bedoelt meestal die beheerskosten.
Eenmanszaak met personeel
Neemt u als eenmanszaak een werknemer in dienst, dan bent u werkgever zoals elke vennootschap. Dezelfde prijsopbouw geldt, en ook dezelfde RSZ-vermindering voor uw eerste werknemer.
Zaakvoerder van een vennootschap
Keert uw vennootschap u een bezoldiging uit, dan kan het secretariaat ook uw loonfiche als zaakvoerder verwerken. Dat is een aparte lijn: in de gepubliceerde lijst hierboven € 19,98 per verrichting.
Offertes vergelijken
De vragen die u stelt voor u tekent
Prijs is één criterium. Kennis van uw sector en bereikbaarheid wegen even zwaar, lees daarvoor de gids welk sociaal secretariaat kiezen. Wie de grote namen naast elkaar wil leggen, vindt de grootste sociale secretariaten van België en de verschillen tussen Acerta, SD Worx, Securex, Liantis en Partena. Voor de kosten stelt u elke kandidaat dezelfde vragen.
Al klant elders en ontevreden over de factuur? Lees wat er komt kijken bij van sociaal secretariaat veranderen.
- 01Rekent u per loonbrief of per werknemer per maand, en vanaf hoeveel werknemers daalt de prijs?
- 02Welk vast maandforfait of welke bijdragen komen er nog bij?
- 03Welke documenten en aangiften zitten in de prijs, en welke niet?
- 04Wat kost een C4, een attest of een arbeidsovereenkomst?
- 05Hoe en wanneer wordt het tarief geïndexeerd?
- 06Wat zijn de minimale looptijd, de opzegtermijn en de kost om te vertrekken?
- 07Wie controleert of alle RSZ-verminderingen worden toegepast?
Wat Business Centrum doet
Een prijs op maat, na een gesprek
Business Centrum in Gent regelt de personeelsadministratie van kmo's in transport, bouw, horeca en groothandel. Wij werken als partner van Acerta, een erkend sociaal secretariaat, en zijn uw vaste aanspreekpunt voor contracten, Dimona en loonvragen.
Een standaardprijs hebben wij niet. Wij bekijken eerst uw personeel: hoeveel mensen, welk paritair comité, arbeiders of bedienden, studenten of flexi-jobs, welke voordelen. Daarna krijgt u een voorstel dat zegt wat in de prijs zit en wat niet, zodat u het naast andere offertes kunt leggen.
Bij de start kijken wij na op welke verminderingen u recht hebt. In de loonadministratie volgen wij de barema's en indexeringen van uw sector op, zodat de fouten uit het lijstje hierboven niet op uw bureau belanden.
Geen prijs op deze pagina
U vindt hier geen tarief van Business Centrum. Elke prijs volgt uit een gesprek over uw situatie, en dat gesprek is gratis.
Veelgestelde vragen
Vragen over de kosten van een sociaal secretariaat
Bronnen
Elk bedrag en elke termijn op deze pagina is getoetst aan deze officiële bronnen, laatst geraadpleegd op .
- Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, art. 15 (Justel)
- FOD WASO, Bedragen van de administratieve geldboeten
- FOD WASO, Loonbescherming: termijn en tijdstip van betaling
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, De verjaring
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, Doelgroepvermindering eerste aanwervingen
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, Gevolgen van niet-betaling
- RSZ, Administratieve instructies 2026/3, Sancties DmfA
- Secrétariat social UCM, Les coûts indirects liés à l'occupation d'un travailleur (tarifs au 04/2026)
Kosten sociaal secretariaat
Liever dat iemand het voor u nakijkt?
Uw vast aanspreekpunt bij Business Centrum bekijkt het voor uw situatie, samen met Acerta.