Gids voor werkgevers
Welk sociaal
secretariaat
kiezen?
Kies een erkend sociaal secretariaat dat uw paritair comité kent, u een vaste contactpersoon geeft en een prijs hanteert die u vooraf volledig kunt doorrekenen. Juridisch staan alle erkende secretariaten op gelijke voet, dus u kiest op dienstverlening, sectorkennis en duidelijkheid over de kosten.
De zeven criteria83%
van de werkgevers was in 2025 aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat (RSZ).
Door Redactie Business CentrumGepubliceerd
Bijgewerkt en cijfers gecontroleerd op
De wettelijke basis
Wat is een erkend sociaal secretariaat?
Een erkend sociaal secretariaat is een vzw die in naam en voor rekening van werkgevers de formaliteiten van de sociale zekerheid vervult: de Dimona-aangifte bij elke indiensttreding, de loonberekening, de kwartaalaangifte (DmfA) bij de RSZ en de betaling van bijdragen en bedrijfsvoorheffing. U geeft het secretariaat daarvoor een mandaat, dat bij de RSZ geregistreerd wordt.
De erkenning komt van de minister van Sociale Zaken, op basis van een verslag van de inspectie van de RSZ. Ze geeft het secretariaat een exclusief recht: alleen een erkend sociaal secretariaat mag de sociale bijdragen van zijn aangesloten werkgevers innen en doorstorten aan de RSZ.
Het Belgisch Staatsblad publiceert de volledige lijst van erkende sociale secretariaten elk jaar in het vierde kwartaal. Een afschrift kunt u ook vragen aan de Directie Inspectie van de RSZ.
Wat de wet eist voor een erkenning
Een vzw
Het secretariaat is een vereniging zonder winstoogmerk. Het enige doel: de sociale formaliteiten voor zijn leden vervullen en hen daarover informeren.
Een werkgeversorganisatie
Een representatieve werkgeversorganisatie is stichtend lid en zit met minstens 2 vertegenwoordigers in de raad van bestuur.
Een minimale omvang
Minstens 300 aangesloten werkgevers, of minstens 100 werkgevers die samen minstens 5.000 werknemers in dienst hebben.
Een waarborg
Van € 37.184,03 bij minder dan 3.000 werknemers tot € 185.920,14 vanaf 20.000 werknemers, gestort bij de Nationale Bank of de Deposito- en Consignatiekas. Die som dekt de schade als het secretariaat geld van werkgevers niet doorstort aan de RSZ.
Een bedrijfsrevisor
Een onafhankelijke erkende bedrijfsrevisor houdt toezicht op alle financiële verrichtingen.
Een volledig dossier
Per werkgever een volledig dossier over de toepassing van de sociale wetten, bewaard in België en in te kijken door de inspectie.
Wie controleert
De RSZ-inspectie controleert of de aangiften kloppen, of het geld van werkgevers correct en op tijd bij de RSZ komt en of het secretariaat nog aan de voorwaarden voldoet. In 2025 voerde ze 6.650 onderzoeken uit bij erkende sociale secretariaten. Zakt een secretariaat 4 kwartalen op rij onder de minimumomvang, of blijft de kwaliteit duidelijk ondermaats, dan kan de minister de erkenning intrekken.
De verplichting
Is een sociaal secretariaat verplicht?
Nee. Geen wet verplicht u om bij een sociaal secretariaat aan te sluiten. Wel moet u als werkgever elke verplichting nakomen: een Dimona voor elke werknemer, correcte loonbrieven, de DmfA elk kwartaal, de betaling van bijdragen en bedrijfsvoorheffing en de regels van uw paritair comité. De meeste werkgevers besteden dat uit: in 2025 was 83 procent van de werkgevers aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat.
U heeft drie mogelijkheden. Zo verschillen ze.
| Zelf doen | Niet-erkende dienstverrichter | Erkend sociaal secretariaat | |
|---|---|---|---|
| Dimona en DmfA | U, via de onlinediensten van de sociale zekerheid | De dienstverrichter, als uw mandataris | Het secretariaat, als uw mandataris |
| Bijdragen aan de RSZ | U betaalt rechtstreeks | U betaalt rechtstreeks: een dienstverrichter mag geen bijdragen innen | Het secretariaat int en stort door |
| Loonberekening en sectorregels | U zoekt alles zelf op en volgt elke wijziging | Volgens uw contract | Inbegrepen in de dienstverlening |
| Controle door de RSZ | Op uw eigen aangiften | Kwaliteitsbarometer, zonder financiële controle | Kwaliteitsbarometer, met financiële controle |
| Wettelijke waarborg | Niet van toepassing | Geen | Ja, bij de Nationale Bank of de Deposito- en Consignatiekas |
| Aansprakelijk | U | U | U |
Sinds 20 februari 2017 meet de RSZ de kwaliteit van secretariaten en dienstverrichters met een kwaliteitsbarometer over 6 controledomeinen. De financiële controle geldt alleen voor erkende secretariaten.
U blijft zelf aansprakelijk
Een sociaal secretariaat werkt als uw lasthebber. Volgens de RSZ blijft alleen de werkgever zelf burgerlijk en strafrechtelijk aansprakelijk als een verplichting niet nagekomen wordt. Kies dus een partner die u op tijd waarschuwt, en niet alleen uitvoert wat u doorgeeft.
Erkend of niet
Zo controleert u een sociaal secretariaat
Hoe herken ik een erkend sociaal secretariaat?
Een erkend secretariaat moet op al zijn documenten, rekeningen en publicaties zijn naam vermelden met de aanduiding 'VZW - Sociaal Secretariaat', zijn erkenningsnummer en de datum van het ministerieel besluit dat de erkenning verleent. Daarom ziet u op loonbrieven formules als 'erkend sociaal secretariaat nr.' met een nummer erachter.
Waar vind ik de lijst van erkende sociale secretariaten?
In het Belgisch Staatsblad, dat de volledige lijst elk jaar in het vierde kwartaal publiceert. U kunt een afschrift ook vragen aan de Directie Inspectie van de RSZ.
Bij welk sociaal secretariaat zit ik?
Als werkgever ziet u uw mandaten in Mahis, de toepassing op het portaal van de sociale zekerheid waarin u uw mandatarissen raadpleegt. Als werknemer kijkt u op uw loonbrief: daar staan meestal de naam en het erkenningsnummer van het secretariaat dat de lonen voor uw werkgever verwerkt.
Wat met kantoren en partners van een secretariaat?
Erkende secretariaten werken met bijkantoren en vaak met partners die het dagelijkse contact met de werkgever verzorgen. De aangiften en de inning van de bijdragen lopen dan via het erkende secretariaat zelf. Vraag altijd welk erkend secretariaat achter uw aanspreekpunt staat.
Vergelijken
Sociaal secretariaat kiezen: zeven criteria
Elk erkend secretariaat doet dezelfde wettelijke aangiften. Wat u als KMO merkt, is hoe het dat doet. Leg deze punten naast elkaar voor u tekent.
Sectorkennis en paritair comité
Uw paritair comité bepaalt minimumlonen, premies, indexering en sectorfondsen. Een bouwbedrijf in paritair comité 124 volgt andere regels dan een transportfirma in paritair comité 140 of een restaurant in paritair comité 302. Een dossierbeheerder die uw sector elke dag verwerkt, ziet een fout in de inschaling voor ze op een loonbrief belandt.
Vraag het zo“Hoeveel werkgevers in mijn paritair comité volgt u, en wie kent de sectorregels?”
Vast aanspreekpunt of callcenter
Bij een indiensttreding, een ziekte of een ontslag wilt u iemand die uw dossier kent. Vraag of u een vaste dossierbeheerder krijgt met een rechtstreeks nummer en e-mailadres, en wie het overneemt tijdens verlof. Een algemene lijn met wisselende medewerkers volstaat voor eenvoudige vragen, maar kost tijd zodra uw situatie uitleg vraagt.
Vraag het zo“Wie is mijn vaste contactpersoon, en wie vervangt die?”
Prijsmodel
Secretariaten rekenen meestal een combinatie aan: een aansluitingskost, een bedrag per loonbrief of per werknemer, en aparte tarieven voor extra werk zoals attesten, een ontslagdossier of Dimona's voor studenten en flexi-jobbers. Vergelijk daarom het totaal per jaar voor uw echte personeelsbestand. In onze gids over de kosten van een sociaal secretariaat ziet u hoe die rekening is opgebouwd.
Vraag het zo“Wat betaal ik per jaar voor mijn situatie, en wat valt buiten de basisprijs?”
Digitale tools
Hoe geeft u prestaties, afwezigheden en nieuwe werknemers door: via een online platform, een app of per e-mail? Krijgen uw werknemers hun loonbrief digitaal? Kunt u zelf overzichten trekken van loonkost en verlof? Goede tools besparen tijd, op voorwaarde dat ze passen bij hoe uw bedrijf werkt. Een bouwbedrijf met ploegen op de werf heeft andere noden dan een kantoor.
Vraag het zo“Kan ik een demo zien met een dossier zoals het mijne?”
Juridisch advies
Een secretariaat berekent lonen, maar u heeft ook vragen over een arbeidsovereenkomst, een ontslag, tijdelijke werkloosheid of een controle van de inspectie. Vraag wat inbegrepen is en wat apart aangerekend wordt, en wie uw vraag beantwoordt: een jurist, of de persoon die ook uw lonen maakt.
Vraag het zo“Welke juridische vragen zijn inbegrepen, en wie beantwoordt ze?”
Bereikbaarheid
Een Dimona moet ingediend zijn uiterlijk wanneer uw werknemer begint. Belt u op maandagochtend over een nieuwe werkkracht, dan telt hoe snel iemand opneemt. Een Dimona te laat kost u een sanctie, ook als de vertraging bij uw dienstverlener lag. Vraag naar openingsuren, de reactietijd op e-mail en of u kunt langskomen op een kantoor in uw buurt.
Vraag het zo“Binnen welke termijn krijg ik antwoord, en waar is uw kantoor?”
Omvang
Een groot secretariaat heeft specialisten voor elk thema en investeert in software. Een kleiner team of een lokaal kantoor kent uw bedrijf vaak beter. Voor een KMO met een handvol werknemers telt vooral wie uw dossier dagelijks behandelt en hoeveel andere dossiers die persoon heeft. Kijk naar dat team, meer dan naar de naam erboven. Hoe groot elk secretariaat is, ziet u in ons overzicht van de grootste sociale secretariaten van België.
Vraag het zo“Hoeveel dossiers beheert mijn contactpersoon, en hoeveel daarvan zijn KMO's zoals de mijne?”
Checklist
Tien vragen voor u een sociaal secretariaat kiest
Stel elk secretariaat dezelfde vragen. Zo kunt u de antwoorden naast elkaar leggen.
- Welk erkend sociaal secretariaat verwerkt mijn aangiften, en onder welk erkenningsnummer?
- Welk paritair comité ziet u voor mijn bedrijf, en waarom?
- Wie is mijn vaste contactpersoon, en hoe bereik ik die?
- Wat kost het per jaar voor mijn aantal werknemers, alles inbegrepen?
- Welke prestaties rekent u apart aan?
- Hoe geef ik prestaties en afwezigheden door, en tegen wanneer?
- Wat gebeurt er als u een fout maakt in een aangifte?
- Helpt u bij contracten, ontslag en een controle van de inspectie?
- Welke opzegtermijn staat in uw contract als ik later wil vertrekken?
- Hoe verloopt de overstap van mijn huidige secretariaat, en wie regelt wat?
Valkuilen
Wat misgaat als u een sociaal secretariaat kiest
Fout
Gevolg
Zo voorkomt u het
Kiezen op de prijs per loonbrief
GevolgExtra's voor attesten, Dimona's en advies maken de jaarfactuur hoger dan verwacht.
Zo voorkomt u hetVraag een simulatie op jaarbasis voor uw echte personeel en uw typische maand.
Een verkeerd paritair comité
GevolgTe lage lonen of gemiste premies. Bij een controle volgen achterstallen met bijdragen.
Zo voorkomt u hetLaat het comité onderbouwen op basis van uw hoofdactiviteit, en niet alleen op uw NACE-code.
Op een willekeurig moment overstappen
GevolgEen mandaat bij de RSZ gaat alleen over bij de start van een nieuw kwartaal.
Zo voorkomt u hetPlan de overstap voor een kwartaalwissel. Uw oude secretariaat meldt het einde van het mandaat uiterlijk 15 dagen vooraf aan de RSZ-inspectie en moet uw nieuwe secretariaat de nodige gegevens geven. Meer in onze gids sociaal secretariaat veranderen.
Denken dat het secretariaat aansprakelijk is
GevolgBij een fout in een aangifte spreekt de RSZ u aan als werkgever.
Zo voorkomt u hetLees in de dienstenovereenkomst wat het secretariaat doet en vergoedt bij een eigen fout.
Geen vast aanspreekpunt
GevolgVragen blijven liggen, een Dimona komt te laat, een premie wordt vergeten.
Zo voorkomt u hetKies een contactpersoon die u rechtstreeks bereikt en die uw dossier kent.
Niet te verwarren
Sociaal secretariaat of sociaal verzekeringsfonds?
Bent u zelfstandige zonder personeel, dan zoekt u wellicht een sociaal verzekeringsfonds. Daar sluit elke zelfstandige en in de regel elke zaakvoerder verplicht bij aan, voor zijn eigen sociale bijdragen. Ook een vennootschap moet zelf aansluiten. Een sociaal secretariaat regelt iets anders: de administratie van uw werknemers.
Twee aparte aansluitingen
Veel groepen bieden een sociaal verzekeringsfonds en een sociaal secretariaat aan onder dezelfde naam. Het blijven twee aparte aansluitingen met een eigen contract.
Business Centrum
Hoe Business Centrum werkt
Business Centrum verzorgt vanuit Gent de volledige personeelsadministratie van KMO's, als partner van Acerta, een erkend sociaal secretariaat. U heeft één vast aanspreekpunt bij ons. Acerta dient als erkend secretariaat de aangiften in en int de bijdragen. Hoe Acerta verschilt van de andere grote namen, leest u in onze vergelijking van Acerta, SD Worx, Securex, Liantis en Partena.
- 01
Uw bedrijf
U geeft een nieuwe werknemer, prestaties of een afwezigheid door.
- 02
Business Centrum, Gent
Uw vaste contactpersoon controleert, past de regels van uw paritair comité toe en zet alles klaar.
- 03
Acerta
Het erkende sociaal secretariaat dient Dimona en DmfA in en stort de bijdragen door.
- 04
RSZ en fiscus
Ontvangen correcte aangiften en betalingen, op tijd.
Wat wij voor u regelen
- De Dimona-aangifte voor elke werknemer, student en flexi-jobber
- De loonadministratie en uw loonbrieven
- Arbeidsovereenkomsten, verlof en afwezigheden
- De sectorregels voor transport, bouw, horeca en groothandel
Een overstap plannen we samen voor een kwartaalwissel, zodat er geen aangifte tussen twee stoelen valt. Lees hoe wij in Gent uw sociaal secretariaat via Acerta regelen, of plan meteen een gesprek.
Veelgestelde vragen
Vragen over uw keuze
Staat uw vraag er niet bij? Wij beantwoorden ze graag, ook als u nog bij een ander secretariaat zit.
Gratis adviesgesprekBronnen
Elk bedrag en elke termijn op deze pagina is getoetst aan deze officiële bronnen, laatst geraadpleegd op .
Verder bij Business Centrum
Sociaal secretariaat kiezen
Liever dat iemand het voor u nakijkt?
Uw vast aanspreekpunt bij Business Centrum bekijkt het voor uw situatie, samen met Acerta.