Een A1-formulier aanvragen in België doet u bij de RSZ, via de onlinedienst Werken in het buitenland, voordat uw werknemer vertrekt. Bij een detachering naar één ander Europees land blijft hij maximaal 24 maanden onder de Belgische sociale zekerheid. Rijdt hij als chauffeur in meerdere landen, dan hangt het bevoegde land af van waar hij woont en werkt.
Wat bewijst een A1-formulier?
Het A1-attest bewijst in welk land uw werknemer sociaal verzekerd is. Zolang het attest geldt, betaalt u de bijdragen in België en niet in het land waar hij tijdelijk werkt. Binnen de EU, de EER en Zwitserland regelt Verordening 883/2004 dat. In de EU geldt ze sinds 1 mei 2010, in Zwitserland en de andere EER-landen iets later.
De werkgever of de werknemer vraagt het attest aan bij de instelling van het land dat bevoegd is. Voor België is dat de RSZ. Er zijn twee situaties met elk een eigen aanvraag:
- Detachering. Uw werknemer werkt tijdelijk in één ander land, bijvoorbeeld een monteur die drie maanden in Frankrijk een installatie plaatst.
- Werken in meerdere landen. Uw werknemer werkt gewoonlijk in twee of meer landen, zoals een chauffeur in het internationaal vervoer of een technieker met klanten in Nederland en Duitsland.
Buiten Europa werkt België met bilaterale akkoorden, onder meer met Turkije, Marokko, de Verenigde Staten en India. De regels lijken op die van de Verordening, maar de maximale detachering verschilt per akkoord, van 1 tot 5 jaar. Het attest heet daar vaak een Certificate of Coverage. U vraagt het via dezelfde onlinedienst aan.
Het A1 regelt alleen de sociale zekerheid. Het land waar uw werknemer werkt, kan ook een eigen melding eisen, zoals België dat doet met de Limosa-melding voor wie hier komt werken.
Het A1-formulier bij detachering: de voorwaarden
Uw werknemer blijft bij een detachering onder de Belgische sociale zekerheid als aan al deze voorwaarden voldaan is:
- de voorziene duur in het andere land is niet langer dan 24 maanden;
- uw bedrijf heeft betekenisvolle economische activiteiten in België, louter administratie volstaat niet;
- de werknemer blijft de hele periode onder uw gezag werken;
- hij was voor het vertrek al sociaal verzekerd in België, als regel minstens 1 maand;
- hij vervangt geen andere gedetacheerde werknemer.
U mag iemand aanwerven om hem meteen te detacheren, als hij aan die voorwaarden voldoet. Duurt de opdracht langer dan 24 maanden, dan kan de RSZ met het andere land een uitzondering afspreken. De detachering kan zo in principe tot 5 jaar lopen.
A1-formulier aanvragen voor een werknemer: stap voor stap
- Controleer de Dimona. U kunt een aanvraag alleen indienen als er een Dimona bestaat voor de hele periode in het buitenland. Een contract dat afloopt voor het einde van de opdracht blokkeert de aanvraag. Laat uw Dimona-beheer dat eerst rechtzetten.
- Meld u aan. De onlinedienst Werken in het buitenland van de RSZ (de toepassing heet WABRO) is beveiligd. U meldt zich aan met uw eID of een andere digitale sleutel. Een sociaal secretariaat kan de aanvraag doen met een mandaat in Mahis.
- Kies het type. Aanvraag detachering voor één ander land, aanvraag werken in meerdere landen voor meerdere landen.
- Vul de gegevens in. Houd klaar: de identiteit en het woonadres van de werknemer, het land, de klant en het werkadres in het buitenland, de begin- en einddatum en, bij meerdere landen, het percentage van de arbeidstijd per land.
- Dien in voor het vertrek. Het attest dient als bewijs bij een controle ter plaatse.
- Ontvang het A1 in uw e-Box Enterprise. Geef de werknemer een kopie mee. Blijkt dat de Belgische wetgeving niet geldt, dan laat de RSZ u dat per brief weten.
- Volg de einddatum op. Wordt de opdracht verlengd, dien dan een nieuwe aanvraag in voor de einddatum op het attest.
Transport: een A1-formulier voor een chauffeur in meerdere landen
Een chauffeur die elke week in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland rijdt, is niet gedetacheerd. Voor hem gelden de regels voor werken in meerdere landen. Landen waar hij minder dan 5% van zijn arbeidstijd of loon werkt, tellen niet mee. Daarna stelt de RSZ één vraag: werkt hij minstens 25% in zijn woonland?
- Ja: de wetgeving van zijn woonland geldt, ook als u een Belgische werkgever bent.
- Nee, en hij werkt alleen voor u: de wetgeving van het land van uw maatschappelijke zetel geldt, dus België.
Woont uw chauffeur in België, dan valt hij in beide gevallen onder de Belgische RSZ. Woont hij in een ander land, dan dient u de aanvraag in bij de instelling van zijn woonland. Die beslist.
Rekenvoorbeeld
Een Gents transportbedrijf heeft twee chauffeurs met elk 210 werkdagen per jaar. Beiden wonen in Nederland.
| Chauffeur | Dagen in Nederland | Aandeel | Bevoegd land |
|---|---|---|---|
| Chauffeur A | 48 | 22,9% | België |
| Chauffeur B | 58 | 27,6% | Nederland |
Voor chauffeur B levert de Nederlandse instelling het A1 af. U betaalt dan Nederlandse bijdragen en mag hem voor die periode niet meer in uw Belgische RSZ-aangifte opnemen. Tien extra ritdagen naar Nederland draaien het stelsel om. Bekijk de ritplanning daarom per kwartaal. Meer over de loonregels voor uw chauffeurs leest u in onze gids over het paritair comité 140.
Werkt een bediende deels van thuis uit in Frankrijk of Nederland, dan biedt een kaderakkoord een uitweg. Telewerkt hij minder dan 50% van zijn tijd in zijn woonland en werkt hij de rest in België, dan kunt u samen kiezen voor de Belgische wetgeving, ook als zijn telewerk boven de grens van 25% uitkomt. Beide landen moeten het kaderakkoord ondertekend hebben, zoals Frankrijk en Nederland. U vraagt dat aan in dezelfde onlinedienst, voor telkens 12 maanden.
Welke fouten zien we bij het A1-formulier?
- Te laat aanvragen. De werknemer vertrekt maandag, de aanvraag volgt als de klant erom vraagt. Bij een controle op een buitenlandse werf heeft hij dan geen bewijs.
- Het verkeerde type. Een detachering aanvragen voor een chauffeur die in vier landen rijdt. Het A1 klopt dan niet met de werkelijkheid.
- Het woonland vergeten. Een chauffeur die over de grens woont, met een aanvraag bij de RSZ in plaats van bij zijn woonland.
- Een nieuwe kracht die meteen vertrekt. Wie vlak voor de aanwerving in een ander land verzekerd was, voldoet niet aan de voorwaarde van een voorafgaande Belgische verzekering.
- Geen opvolging. Het attest loopt af, de opdracht niet.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij vragen het A1 aan met een mandaat in uw naam, controleren vooraf de Dimona en volgen de einddatum op. Voor transportbedrijven rekenen we per chauffeur na welk land bevoegd is en wat dat betekent voor de loonkost. Meer over onze aanpak voor transportbedrijven. Uw loonadministratie loopt via Business Centrum, samen met Acerta.