Een buitenlandse werkgever kan personeel in België tewerkstellen zonder hier een vestiging te openen. Stuurt u uw eigen werknemer tijdelijk naar België, dan blijft hij met een A1 tot 24 maanden onder de sociale zekerheid van uw land en doet u vooraf een Limosa-melding. Neemt u hier een werknemer in dienst, dan valt hij binnen de EU onder de Belgische sociale zekerheid en identificeert u zich via WIDE bij de RSZ, met een Dimona bij de start en elk kwartaal een DmfA.
Buitenlandse werkgever in België: vier routes naast elkaar
Twee vragen beslissen: wie is de werkgever, en waar is de werknemer verzekerd. De Europese basisregel staat in artikel 11 van verordening (EG) 883/2004, die sinds 1 mei 2010 geldt: wie in een lidstaat werkt, valt onder de wetgeving van die lidstaat. De RSZ zegt het zo: "Iedere loontrekkende is onderworpen aan de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat waar hij werkt, zelfs als hij in een andere lidstaat woont en/of zijn werkgever in een andere lidstaat is gevestigd." De detachering is de uitzondering op die regel.
| Route | Wie is de werkgever? | Welke sociale zekerheid? | Melding vooraf | Aangiften bij de RSZ | Bedrijfsvoorheffing |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Detachering van uw eigen werknemer | uw buitenlandse onderneming | die van uw land, met een A1 (EU, EER, Zwitserland) of een verdrag | Limosa, met een verbindingspersoon | geen Dimona, geen DmfA | volgens het belastingverdrag, zie verder |
| 2. Een werknemer in België, geen vestiging | uw buitenlandse onderneming | de Belgische, als u in de EU, de EER of Zwitserland zit; anders volgens het verdrag | in principe geen Limosa | identificatie via WIDE, Dimona, DmfA | niet rechtstreeks geregeld in de bronnen die we lazen: laat het nakijken |
| 3. Een bijkantoor (exploitatiezetel) in België | uw buitenlandse onderneming, via de zetel | de Belgische (artikel 3 RSZ-wet) | geen Limosa | WIDE, Dimona, DmfA | ja, als het loon een beroepskost is bij de belasting van niet-inwoners |
| 4. Een dochtervennootschap in België | de Belgische vennootschap | de Belgische | geen | zoals elke Belgische werkgever | ja, als Belgische vennootschap |
| 5. Een employer of record | de employer of record | die van de employer of record | volgens zijn eigen situatie | door de employer of record | door de employer of record |
Route 3 en 4 vragen een Belgische vestiging. Route 5 is juridisch de gevoeligste.
Route 1: uw werknemer komt tijdelijk naar België (detachering)
Uw werknemer blijft onder de sociale zekerheid van uw land als aan alle voorwaarden uit de RSZ-instructies voldaan is:
- de voorziene duur in België is niet langer dan 24 maanden;
- uw onderneming heeft economische activiteiten van betekenis in uw land, louter administratie telt niet;
- de band van ondergeschiktheid blijft de hele periode bestaan;
- de werknemer was voor de detachering al in uw land verzekerd, volgens de Europese Commissie in de regel minstens 1 maand;
- hij vervangt geen andere gedetacheerde werknemer.
Het A1-attest vraagt u aan in uw eigen land, voor het vertrek. Duurt de opdracht langer, dan kunnen de bevoegde autoriteiten een uitzondering afspreken, in principe tot 5 jaar. Buiten Europa regelt een bilateraal verdrag hetzelfde, als België er een heeft met uw land. Hoe het A1 werkt als Belgische werkgever die mensen uitstuurt, staat in het A1-formulier aanvragen.
Limosa. Sinds 1 april 2007 meldt de buitenlandse werkgever of zijn mandataris elke gedetacheerde werknemer voor de tewerkstelling in België. Het gaat om werknemers die niet onder de Belgische sociale zekerheid vallen. De melding noemt onder meer de werkplaats, de duur en de verbindingspersoon die u aanwijst. Eén melding dekt hoogstens 24 maanden. U krijgt meteen een L1-bewijs, dat de werknemer voor de start aan uw Belgische klant toont. Zonder melding riskeert u per werknemer een administratieve geldboete van € 3.000 tot € 35.000. Wat uw klant moet controleren, leest u in de Limosa-melding.
Belgische arbeidsvoorwaarden. Volgens het portaal Working in Belgium van de sociale zekerheid geeft u gedetacheerde werknemers de Belgische arbeids-, loon- en tewerkstellingsvoorwaarden: de wet, en de cao's die per koninklijk besluit algemeen verbindend zijn verklaard. Het loon volgt dus het paritair comité van de activiteit in België. Duurt de detachering langer dan 12 maanden, dan gelden bijkomende voorwaarden. Met een gemotiveerde kennisgeving aan de FOD Werkgelegenheid stelt u die 6 maanden uit.
Sociale documenten. Wie een Limosa-melding deed of ervan is vrijgesteld, is volgens de FOD Werkgelegenheid 12 maanden ontheven van bepaalde Belgische sociale documenten, zoals het arbeidsreglement, het personeelsregister, de individuele rekening en de loonafrekening.
In de bouw komen de aangifte van werken en de aanwezigheidsregistratie erbij, zie personeel in de bouw.
Route 2: buitenlandse werkgever met een Belgische werknemer, zonder vestiging
U hebt geen kantoor in België, maar wilt hier iemand in dienst nemen die hier werkt. Dan is het geen detachering: volgens artikel 11 van verordening 883/2004 valt de werknemer onder de Belgische sociale zekerheid. Limosa is volgens de RSZ in principe bedoeld voor werknemers die daar niet onder vallen.
U bent zelf de werkgever, met alle plichten. Artikel 21 van verordening (EG) 987/2009 is daar duidelijk over: een werkgever met zijn zetel of vestiging buiten de bevoegde lidstaat "dient alle verplichtingen na te komen waarin de op zijn werknemers toepasselijke wetgeving voorziet, met name de verplichting tot het betalen van de in die wetgeving bedoelde premies en bijdragen, alsof hij zijn statutaire zetel of vestiging in de bevoegde lidstaat zou hebben". Het tweede lid laat een uitweg: u en de werknemer kunnen afspreken dat hij de bijdragen voor uw rekening betaalt. Uw eigen verplichtingen blijven bestaan, en u meldt de regeling aan de RSZ.
Buiten Europa. Artikel 3 van de RSZ-wet van 27 juni 1969 past de wet toe op werknemers "die in België in dienst zijn van een in België gevestigde werkgever of verbonden zijn aan een in België gevestigde exploitatiezetel", onverminderd Europese verordeningen en internationale verdragen. Zit uw onderneming buiten de EU, de EER en Zwitserland en hebt u hier geen zetel, dan hangt het antwoord af van het verdrag met uw land. Vraag het aan de Directie Internationale Betrekkingen van de RSZ voor u iemand aanwerft.
Inschrijven bij de RSZ. Wie voor het eerst een werknemer aanwerft, deelt dat mee aan de RSZ via WIDE, de onlinedienst voor werkgeversidentificatie. Bent u nog niet op het portaal van de sociale zekerheid geregistreerd, dan gebruikt u de niet-beveiligde versie. De toepassing kent meteen een voorlopig nummer 51.xxx.xxx-xx toe, en dat gebruikt u voor de Dimona. Na behandeling stuurt de RSZ het definitieve RSZ-nummer, de NACE-code, de werkgeverscategorie en onder meer de code "buitenlandse werkgever". Wie in België als werkgever aan de sociale zekerheid onderworpen is, krijgt zo nodig ook een ondernemingsnummer. Zie uw RSZ-nummer.
Aangiften. De RSZ is streng over de volgorde: "Alleen de werkgever die opgenomen is in het werkgeversrepertorium, heeft toegang tot de online diensten van de sociale zekerheid en kan een Dimona of een DmfA indienen." De Dimona doet u uiterlijk op het ogenblik dat de werknemer begint te werken. De DmfA moet elk kwartaal binnen 1 maand na het einde van het kwartaal bij de RSZ zijn: uiterlijk op 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Wat u per werknemer aan bijdragen betaalt, leest u bij de RSZ-bijdrage van de werkgever.
Paritair comité. Volgens de FOD Werkgelegenheid is het belangrijkste criterium "de activiteit die werkelijk wordt uitgeoefend door de werkgever op het Belgisch grondgebied". Zoek uw paritair comité op voor u een loon belooft.
Arbeidsongevallen. Volgens Fedris verzekert de werkgever in de privésector zijn werknemers vanaf de eerste werkdag bij een erkende verzekeraar. Doet u dat niet, dan treedt Fedris op en verhaalt het de kosten op u.
De arbeidsovereenkomst. Werkt de werknemer gewoonlijk in België, dan beheerst het Belgische recht zijn overeenkomst, tenzij u samen een ander recht kiest. Ook dan mag die keuze hem volgens artikel 8 van verordening (EG) 593/2008 (Rome I) de dwingende Belgische bescherming niet afnemen. Laat de arbeidsovereenkomst dus naar Belgisch recht opstellen.
Bedrijfsvoorheffing. Artikel 270 WIB 92 legt de bedrijfsvoorheffing op aan Belgische inwoners en vennootschappen die lonen betalen, en aan niet-inwoners voor wie die lonen beroepskosten zijn in de zin van artikel 237. Over de werkgever zonder vestiging zie het kader verderop. Voor de werknemer antwoordde de minister van Financiën in 2022: "In beginsel is eenieder die op het Belgische grondgebied een beroepsactiviteit uitoefent, zelfs als werknemer, in België onderworpen aan de inkomstenbelasting." De uitzondering, de 183-dagenregel uit de belastingverdragen, vraagt drie voorwaarden samen: een aanwezigheid van minder dan 183 dagen, een werkgever die geen inwoner van België is, en een loon dat niet ten laste komt van een vaste inrichting in België. Zie ook wat bedrijfsvoorheffing is.
Route 3 en 4: een bijkantoor of een dochter in België
Een bijkantoor. Een buitenlandse onderneming met een exploitatiezetel in België valt voor de werknemers die aan die zetel verbonden zijn onder de RSZ-wet. De RSZ omschrijft die band zo: verbonden aan de Belgische exploitatiezetel is "de werknemer die van deze exploitatiezetel zijn bevelen en loon ontvangt, en bij deze zetel verslag moet uitbrengen". De verplichtingen zijn die van route 2. Een rechtspersoon naar buitenlands recht met een zetel in België krijgt een ondernemingsnummer in de KBO. Voor de bedrijfsvoorheffing noemt artikel 270 WIB 92 uitdrukkelijk de niet-inwoners voor wie het loon een beroepskost is.
Een dochter. Een Belgische dochtervennootschap is een Belgische werkgever zoals elke andere. Zij tekent de contracten, doet WIDE, Dimona en DmfA, en houdt als vennootschap de bedrijfsvoorheffing in. Loon dat een verbonden buitenlandse vennootschap betaalt voor werk voor de Belgische vennootschap, telt sinds 1 maart 2019 mee (artikel 270, tweede lid, WIB 92). Een eerste werknemer kan recht geven op een RSZ-vermindering.
Route 5: via een employer of record
Een employer of record neemt uw mensen in dienst en is voor de wet hun werkgever. U betaalt hem en zegt welk werk er gebeurt: juist dat is het risico. Artikel 31 van de wet van 24 juli 1987 verbiedt werknemers ter beschikking te stellen van een gebruiker die over hen enig gedeelte van het werkgeversgezag uitoefent, buiten de uitzonderingen in de wet, zoals uitzendarbeid. De FOD Werkgelegenheid gebruikt dezelfde omschrijving voor de "terbeschikkingstelling". Laat elke constructie dus nakijken voor u tekent. Het verschil met zelf werkgever zijn staat bij employer of record in België.
Verplichtingen van een buitenlandse werkgever: termijnen en bronnen
| Verplichting | Route | Termijn | Primaire bron |
|---|---|---|---|
| A1-attest in uw land | 1 | voor de detachering; hoogstens 24 maanden | RSZ-instructies, detachering (verordening 883/2004, art. 12) |
| Limosa-melding met verbindingspersoon | 1 | voor de tewerkstelling in België; hoogstens 24 maanden per melding | RSZ-instructies, Limosa (programmawet 27 december 2006, art. 137 e.v.); FOD Werkgelegenheid |
| Bijkomende Belgische arbeidsvoorwaarden | 1 | na 12 maanden, of later na een gemotiveerde kennisgeving | Working in Belgium (sociale zekerheid) |
| Identificatie als werkgever via WIDE | 2, 3 | voor of op het moment van de indienstneming | RSZ-instructies, werkgever die voor het eerst aanwerft |
| Dimona IN | 2, 3, 4 | uiterlijk wanneer de werknemer begint te werken | RSZ, Dimona |
| DmfA | 2, 3, 4 | binnen 1 maand na elk kwartaal | RSZ-instructies, DmfA |
| Verzekering arbeidsongevallen | 2, 3, 4 | vanaf de eerste werkdag | Fedris, wet van 10 april 1971 |
| Paritair comité bepalen | 1 tot 4 | voor het eerste loon | FOD Werkgelegenheid |
| Gecombineerde vergunning (single permit) | alle, werknemer van buiten de EER | voor de tewerkstelling, bij werk van meer dan 90 dagen | Working in Belgium; Vlaamse overheid |
Stappenplan voor een buitenlandse werkgever zonder vestiging
Wilt u een werknemer in België in dienst nemen zonder hier een vestiging te openen (route 2), dan is dit de volgorde.
- Bepaal welke sociale zekerheid geldt. In de EU, de EER of Zwitserland: de Belgische. Daarbuiten: vraag het de RSZ.
- Kijk na of de werknemer mag werken. Komt hij van buiten de EER en werkt hij langer dan 90 dagen, dan is een gecombineerde vergunning nodig. Zie single permit aanvragen.
- Bepaal het paritair comité volgens uw activiteit in België.
- Identificeer u via WIDE en noteer het voorlopige nummer voor de Dimona.
- Kies wie de aangiften doet: uzelf via het portaal, of een dienstverrichter of secretariaat met een mandaat in Mahis. De verschillen tussen die partijen staan in een payroll provider in België kiezen.
- Sluit de verzekering arbeidsongevallen af, met ingang op de eerste werkdag.
- Doe de Dimona uiterlijk wanneer de werknemer begint te werken.
- Laat de bedrijfsvoorheffing nakijken voor het eerste loon.
- Dien elk kwartaal de DmfA in en betaal de bijdragen, of laat de werknemer ze voor uw rekening betalen en meld dat aan de RSZ.
Beslisschema: welke route past bij uw plan?
- Werkt de persoon gewoonlijk in uw land en komt hij tijdelijk naar België? Ja: route 1, detachering met A1 en Limosa. Nee: ga naar vraag 2.
- Wilt u in België een eigen vestiging? Ja, met uw eigen rechtspersoon: route 3, een bijkantoor. Ja, met een Belgische vennootschap: route 4, een dochter. Nee: ga naar vraag 3.
- Wilt u zelf de werkgever zijn? Ja: route 2, met WIDE, Dimona en DmfA. Nee: route 5, een employer of record, na juridisch advies over de terbeschikkingstelling.
- Komt de werknemer van buiten de EER? Dan komt in elke route de single permit erbij.
Een interim manager in België aannemen als buitenlandse onderneming
Een interim manager kan op drie manieren voor u werken.
- Als werknemer van uw onderneming. Dan geldt route 2, met Belgisch arbeidsrecht als hij gewoonlijk in België werkt. De contractvoorwaarden komen uit de wet en de cao's van uw paritair comité.
- Als zelfstandige of via zijn vennootschap. Dan bent u geen werkgever en doet u geen Dimona. De relatie moet wel echt zelfstandig zijn. Stuurt u hem aan zoals een werknemer, dan wordt het schijnzelfstandigheid. Een buitenlandse zelfstandige doet alleen een Limosa-melding in een risicosector: bouw, vleessector of schoonmaak.
- Via een uitzendkantoor. Uitzendarbeid is een van de uitzonderingen op het verbod op terbeschikkingstelling. Wat dat kost, staat in de kosten van een interimkantoor.
Business Centrum: een sociaal bureau in Gent dat met Acerta werkt
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013 en erkend partner van Acerta. Acerta dient de aangiften in en int de bijdragen; wij verzorgen de communicatie en de verwerking via Acerta, met een vast aanspreekpunt dat uw dossier kent. Wat een erkend secretariaat of sociaal bureau mag, leest u apart. Of en hoe wij u als buitenlandse werkgever kunnen helpen, hangt af van uw situatie: daarover beslissen we niet op deze pagina. Bekijk onze loonadministratie of laat u terugbellen, dan bekijken we uw situatie samen.