De fiche 281.10 is de fiscale loonfiche die u als werkgever voor elke werknemer opmaakt, met het belastbare loon van het jaar en de ingehouden bedrijfsvoorheffing. U dient ze elektronisch in via Belcotax-on-web, voor de lonen van 2026 ten laatste op 28 februari 2027, en u geeft elke werknemer tegen dezelfde datum een afschrift, ook wie in de loop van het jaar vertrok. Een fout verbetert u tot en met 30 september 2029.
De fiche sluit het jaar af van wat u maand na maand inhoudt: hoe de bedrijfsvoorheffing werkt, leest u in wat is bedrijfsvoorheffing. Deze gids gaat over de fiche zelf: wie er een krijgt, hoe u ze indient, tegen wanneer, en wat er gebeurt als het misloopt.
Wat is de fiche 281.10?
De fiche 281.10 is de individuele fiche voor lonen. Het KB tot uitvoering van het WIB 92 verplicht elke schuldenaar van bedrijfsvoorheffing om bij het einde van elk jaar voor iedere verkrijger van inkomsten een fiche in te dienen. Voor een werkgever is dat de fiche 281.10 per werknemer.
Op de fiche staan onder meer de datum van indiensttreding en van vertrek als die in het jaar vallen, het belastbare brutoloon, de voordelen van alle aard, de afzonderlijk belastbare inkomsten zoals een opzeggingsvergoeding, de woon-werkvergoedingen en de ingehouden bedrijfsvoorheffing. Het jaar op de fiche is het jaar waarin u het loon betaalde of toekende, ook als u anders dan per kalenderjaar boekhoudt.
De samenvattende opgave 325.10 stelt u niet zelf op. Volgens de FOD Financiën moeten via Belcotax-on-web alleen de fiches 281 worden ingediend, en leidt de FOD de opgaven 325 zelf af uit die fiches. Het loon op de fiche is het bruto belastbaar bedrag: het brutoloon min de persoonlijke sociale bijdragen, voor aftrek van de bedrijfsvoorheffing. Hoe die stappen per maand lopen, ziet u in onze gids van bruto naar netto.
Loonfiche 281.10: voor wie maakt u er een?
Voor iedere werknemer aan wie u in het jaar loon betaalde of toekende. Ook wie maar een paar weken werkte, en ook wie op 31 december niet meer in dienst was: dan vult u de datum van vertrek in.
| Situatie | Welke fiche |
|---|---|
| Arbeider of bediende, het hele jaar in dienst | Fiche 281.10 |
| Werknemer die in 2026 vertrok | Fiche 281.10, met de datum van vertrek |
| Jobstudent met studentenovereenkomst | Fiche 281.10, met het totale studentenloon in een apart vak |
| Flexi-jobber | Fiche 281.10, met het flexiloon in een eigen vak |
| Loon zonder ingehouden bedrijfsvoorheffing, omdat het te laag was | Toch een fiche 281.10 |
| Bedrijfsleider, zoals de zaakvoerder van uw vennootschap | Fiche 281.20, niet 281.10 |
| Werkloosheidsuitkering of ander vervangingsinkomen | Geen fiche 281.10: de instelling die betaalt, maakt een eigen fiche |
| Commissies en erelonen aan een zelfstandige | Fiche 281.50, met eigen regels |
Bij de vervangingsinkomsten is de FOD duidelijk: met uitzondering van de weerverletzegels mag u ze niet meer op de fiche 281.10 vermelden. Een student of flexi-jobber vergeten omdat er geen bedrijfsvoorheffing was, is een fout die we vaak zien. De fiche hoort er in alle gevallen waarin de bedrijfsvoorheffing in beginsel verschuldigd is, ook als het bedrag te laag was om echt iets in te houden.
Fiche 281.10 indienen via Belcotax-on-web
U dient de fiches elektronisch in via Belcotax-on-web, de toepassing van de FOD Financiën. Papieren fiches 281.10 worden niet meer aanvaard. Een afwijking kan alleen als u niet over de nodige informaticamiddelen beschikt, en de FOD staat ze slechts in zeer uitzonderlijke omstandigheden toe.
Wie dient in. De werkgever zelf, een sociaal secretariaat of een ander organisme dat u daarvoor machtigt. Doet u het zelf, dan kent de wettelijke vertegenwoordiger van uw onderneming eerst de rollen voor Belcotax-on-web toe in Mijn Beheer van eGov-rollen. Aanmelden gebeurt met de eID-kaartlezer of met itsme. De verplichting zelf ligt bij u als schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing; een sociaal secretariaat dient in als afzender.
Hoe. In de toepassing vult u fiches een voor een in via de schermen, of u stuurt een bestand. Na elke zending volgt een ontvangstmelding en een validatie. Kijk de status zelf na in Belcotax-on-web in plaats van op een e-mail te wachten.
Wat verandert voor inkomsten 2026. De FOD lanceert vanaf februari 2027 een nieuwe versie van Belcotax-on-web, en die geldt al voor de fiches van inkomstenjaar 2026. Bestanden in XML-formaat worden dan niet meer aanvaard: wie per bestand indient, gebruikt het JSON Lines-formaat of de nieuwe API. Er is geen overgangsjaar. De oude toepassing blijft alleen voor inkomsten 2025 en vroeger. Gebruikt u loonsoftware, vraag dan nu na of ze klaar is.
Rijksregisternummer. Uiterlijk vanaf 1 januari 2028 is het rijksregisternummer verplicht op alle fiscale fiches. Vul het nu al in voor elke werknemer.
Fiche 281.10: de uiterste datum voor inkomsten 2026
| Wat | Wat de officiële tekst zegt | Voor de lonen van 2026 |
|---|---|---|
| Fiches indienen in Belcotax-on-web | KB/WIB 92: voor 1 maart. FOD Financiën: ten laatste op 28 februari | 28 februari 2027 |
| Afschrift aan elke werknemer | KB/WIB 92: voor 1 maart | 28 februari 2027 |
| Fiche verbeteren | Tot en met 30 september van het derde jaar na het inkomstenjaar | 30 september 2029 |
| Laatste bestand dat de FOD aanvaardt, ook een verbeterend | Niet meer na 30 september van het derde jaar na het inkomstenjaar | 30 september 2029 |
Tijdlijn voor inkomstenjaar 2026
| Datum | Wat er gebeurt |
|---|---|
| 1 januari tot 31 december 2026 | Elk loon dat u in 2026 betaalt of toekent, komt op de fiche voor inkomsten 2026 |
| 30 november 2026 | Voorbeeld: een bediende vertrekt. Haar fiche 281.10 vermeldt die datum van vertrek |
| januari 2027 | De FOD publiceert de berichten aan de werkgevers voor inkomsten 2026, met dat voor de verbetering van fiches |
| februari 2027 | De nieuwe Belcotax-on-web opent voor inkomsten 2026. Ter vergelijking: voor inkomsten 2025 ging de toepassing open op 2 februari 2026 |
| weekend van 6 februari 2027 | Onderhoudsweekend: MyMinfin en andere onlinediensten van de FOD kunnen onderbroken zijn |
| 28 februari 2027 | Uiterste dag om in te dienen en om elke werknemer zijn afschrift te geven |
| 1 januari 2028 | Rijksregisternummer verplicht op alle fiscale fiches |
| 30 september 2029 | Laatste dag om een fiche van inkomsten 2026 te verbeteren |
Het afschrift van de fiche 281.10 voor de werknemer
U moet elke werknemer voor 1 maart een behoorlijk ingevuld afschrift van zijn fiche overhandigen, zodat hij zijn aangifte in de personenbelasting kan invullen. Voor de lonen van 2026 is dat ten laatste 28 februari 2027.
- De drager kiest u zelf. Papier, post of e-mail mag. Verstuurt u de fiche uitsluitend per e-mail, vraag dan best vooraf het akkoord van de werknemer.
- Een eigen model mag. Zonder toestemming vooraf, op voorwaarde dat het dezelfde gegevens bevat als het officiële model, met dezelfde vakken, benamingen en codes.
- Ook voor wie vertrok. Een ex-werknemer heeft recht op zijn afschrift zoals ieder ander. Bewaar daarom bij elk vertrek een geldig adres of, met zijn akkoord, een e-mailadres.
Voorbeeld. Een bediende werkt bij u tot maandag 30 november 2026 en begint in december bij een andere werkgever. U maakt een fiche 281.10 voor de lonen die u haar in 2026 betaalde, met 30 november 2026 als datum van vertrek. Het vertrekvakantiegeld komt als vervroegd vakantiegeld in het vak voor afzonderlijk belastbare inkomsten, net als een eventuele opzeggingsvergoeding. Haar nieuwe werkgever maakt een eigen fiche voor het loon van december. Zij krijgt dus twee fiches 281.10 voor 2026, en u bezorgt de uwe ten laatste op 28 februari 2027. De andere documenten bij haar vertrek, zoals de C4 en de individuele rekening, staan in de checklist sociale documenten bij ontslag.
Een fiche 281.10 verbeteren of annuleren
Stelt u een fout vast, dan annuleert u de foutieve fiche en vervangt u ze. Dat gebeurt altijd in Belcotax-on-web: papieren fiches ter verbetering van gegevens die via Belcotax zijn ingediend, zijn verboden.
Voor inkomsten 2026 werkt de verbetering zo: u dient een nieuwe fiche in met dezelfde sleutel als de oorspronkelijke fiche, met de code voor "annuleert en vervangt" in het daarvoor bestemde vak, en u vult de nieuwe fiche volledig in met alle juiste gegevens. De nieuwe fiche vervangt de oude, die geannuleerd wordt. Het bericht met de details voor inkomsten 2026 verschijnt volgens de FOD in januari 2027.
Voor inkomsten 2025 en vroeger vraagt de FOD om de werknemer een afschrift van de verbeterde fiche te bezorgen met de vermelding "Vernietigt en vervangt de vorige". Doe dat ook voor 2026: de werknemer moet zijn aangifte op de juiste cijfers baseren.
U kunt een fiche van inkomsten 2026 verbeteren tot en met 30 september 2029. Daarna aanvaardt de FOD geen enkel bestand meer, ook geen verbeterend. Vordert u te veel betaald loon terug van een werknemer, dan geldt een aparte procedure: overleg dan met wie uw fiches indient.
Wat als u de fiche 281.10 niet of te laat indient?
Dient u na de uiterste datum in, dan geldt het bestand volgens de FOD als laattijdig op fiscaal vlak. De gevolgen die de wet noemt:
| Gevolg | Wat de wet zegt |
|---|---|
| Administratieve geldboete | Van € 50 tot € 1.250 voor iedere overtreding van het WIB 92 of zijn uitvoeringsbesluiten (art. 445 WIB 92) |
| Aftrek van de lonen | Lonen aan personeelsleden en gewezen personeelsleden worden alleen als beroepskosten aangenomen als individuele fiches ze verantwoorden, in de vorm en binnen de termijn die de Koning bepaalt (art. 57 WIB 92) |
| Afzonderlijke aanslag, in de vennootschapsbelasting | 100% van de kosten die niet door individuele fiches verantwoord zijn (art. 219 WIB 92) |
De wet bevat twee uitzonderingen die vaak het verschil maken. De boete en de afzonderlijke aanslag worden niet toegepast als u aantoont dat het bedrag begrepen is in de aangifte die de verkrijger zelf indiende. De afzonderlijke aanslag geldt ook niet als de verkrijger ondubbelzinnig geïdentificeerd werd binnen twee jaar en zes maanden na 1 januari van het aanslagjaar. Een late fiche is dus niet automatisch een verloren aftrek, maar wel een discussie met de fiscus die u kunt vermijden.
Er is ook een gevolg voor de werknemer. Zijn aangifte in MyMinfin wordt vooraf ingevuld met de loonfiches die werkgevers elektronisch bezorgden. Ontbreekt uw fiche, dan ontbreekt zijn loon in die vooraf ingevulde aangifte.
Fiche 281.10 opvragen als werknemer
Uw werkgever moet u voor 1 maart een afschrift van uw fiche 281.10 bezorgen. Bent u het kwijt, dan hoeft u volgens de FOD Financiën geen duplicaat te vragen: in MyMinfin vindt u de fiscale fiches die werkgevers via Belcotax-on-web indienden, online en in pdf, onder Mijn documenten. Staat uw fiche er niet of klopt een bedrag niet, vraag het dan aan uw werkgever: alleen hij kan de fiche indienen of verbeteren.
Fouten die werkgevers maken bij de fiche 281.10
- Wachten tot eind februari. In 2027 valt 28 februari op een zondag en komt de nieuwe Belcotax-on-web pas in februari online. Wordt een zending op de laatste dag geweigerd, dan heeft u geen marge meer om ze te herstellen.
- De vertrokken werknemer vergeten. Wie in maart vertrok, krijgt ook een fiche en een afschrift. Zonder adres of e-mailadres loopt dat vast.
- De zaakvoerder op een fiche 281.10 zetten. Een bedrijfsleider krijgt een fiche 281.20.
- Geen fiche voor een student of flexi-jobber omdat er geen bedrijfsvoorheffing was. De fiche is er toch nodig.
- Een fout op papier verbeteren. Wat via Belcotax-on-web is ingediend, verbetert u alleen via Belcotax-on-web.
- Het afschrift alleen per e-mail sturen zonder akkoord. Vraag het akkoord vooraf, of geef het afschrift op papier.
- Het rijksregisternummer weglaten. Uiterlijk vanaf 1 januari 2028 is het op alle fiscale fiches verplicht.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum maakt de fiches 281.10 op voor al uw werknemers, ook voor wie in de loop van het jaar vertrok, en zorgt voor de indiening via Belcotax-on-web, binnen uw loonadministratie en samen met Acerta. U krijgt de afschriften om aan uw werknemers te bezorgen, en u heeft een vast aanspreekpunt als een werknemer met een vraag over zijn fiche komt. Wilt u weten hoe dat voor uw bedrijf werkt, vraag het ons.