Bij een ontslag levert u als werkgever minstens deze sociale documenten af: de C4 uiterlijk op de laatste werkdag, de eindafrekening, het vakantieattest voor een bediende, een afschrift van de individuele rekening binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal, de fiche 281.10 en het getuigschrift van tewerkstelling. Een C4, vakantieattest of afschrift van de individuele rekening te laat of niet afleveren is een sanctie van niveau 2.
Sociale documenten bij ontslag: de checklist
Elk document heeft een eigen termijn. Het voorbeeld in de laatste kolom gaat over een bediende die uit dienst gaat op maandag 30 november 2026.
| Document | Wie maakt het | Tegen wanneer | Hoe | In het voorbeeld |
|---|---|---|---|---|
| C4 (werkloosheidsbewijs) | Werkgever of sociaal secretariaat | Uiterlijk de laatste werkdag | Elektronisch (ASR scenario 1) plus papieren C4-ASR, of papieren C4 | 30 november 2026 |
| Dimona OUT | Werkgever of sociaal secretariaat | Uiterlijk de eerste werkdag na het einde | Elektronisch bij de RSZ | 1 december 2026 |
| Eindafrekening en loonbrief | Sociaal secretariaat | Onverwijld, uiterlijk op de eerste betaaldag na het einde | Loonbrief en betaling | Eerste betaaldag van december |
| Vakantieattest (alleen bediende) | Werkgever of sociaal secretariaat | Bij het einde van het contract | Papier of elektronisch | 30 november 2026 |
| Individuele rekening | Sociaal secretariaat | Binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal | Afschrift aan de werknemer | Uiterlijk 28 februari 2027 |
| Fiche 281.10 | Sociaal secretariaat | Indienen uiterlijk 28 februari 2027 | Belcotax-on-web, kopie aan de werknemer | 28 februari 2027 |
| Getuigschrift van tewerkstelling | Werkgever | Bij het einde van het contract | Papier of elektronisch | 30 november 2026 |
Een premie pro rata, eco-cheques of een ander sectorvoordeel betaalt u volgens de cao van uw paritair comité. Of eco-cheques in uw sector nog verplicht zijn, leest u in ons nieuwsbericht over eco-cheques in 2026.
Het C4-document: wanneer en hoe levert u het af?
De C4 is het werkloosheidsbewijs. De werknemer heeft hem nodig om een uitkering aan te vragen. U moet hem afleveren bij elk einde van een contract, ook als de werknemer zelf vertrekt, met pensioen gaat of een studentencontract afsluit. De wet zegt: onmiddellijk en uit eigen beweging, uiterlijk op de laatste werkdag.
Elektronisch of op papier. Met de elektronische aangifte sociaal risico (ASR scenario 1) bezorgt u de gegevens rechtstreeks aan de RVA. De werknemer krijgt ook een papieren formulier C4-ASR, dat klaarstaat zodra u de aangifte valideert. Op dat formulier vult u zelf nog in hoe het contract eindigde en welke vergoeding u betaalde.
De reden van het einde. Op de C4 kruist u aan hoe het contract eindigde: opzeg, verbreking, ontslag door de werknemer, onderling akkoord, overmacht. Bij een opzeg vult u de datum van verzending van de aangetekende brief in. Bij een opzeg of verbreking door de werkgever en bij een akkoord vult u ook de juiste oorzaak van de werkloosheid in. Die oorzaak gebruikt de RVA om na te gaan of de werkloosheid onvrijwillig is. Schrijf dus niet "ontslag" als het een akkoord was, en omgekeerd. Hoe u de brief zelf opstelt, staat in onze blog met een voorbeeld van een ontslagbrief.
Opzegvergoeding. Betaalt u een opzegvergoeding, dan vermeldt u de periode die ze dekt. De werknemer krijgt voor die periode geen werkloosheidsuitkering.
Het vakantieattest voor een bediende
Een bediende die vertrekt, krijgt van u een vakantieattest en vertrekvakantiegeld. Het attest toont hoeveel vakantie hij dit jaar al opnam en hoeveel vertrekvakantiegeld u betaalde. Zijn nieuwe werkgever heeft het nodig om zijn vakantiedagen en vakantiegeld correct te verrekenen.
Het vertrekvakantiegeld is 15,34% van het brutoloon: 7,67% enkel en 7,67% dubbel vertrekvakantiegeld. Gelijkgestelde dagen, zoals ziekte, tellen mee met een fictief loon. U betaalt het op de lonen van het lopende jaar, en op die van het vorige jaar als de bediende zijn vakantie nog niet opnam.
Rekenvoorbeeld. Een bediende verdient € 3.000 bruto per maand en vertrekt op 30 november 2026. Ze nam al haar vakantie van 2026 op. Haar brutolonen van januari tot november 2026 zijn 11 x € 3.000 = € 33.000.
- Enkel vertrekvakantiegeld: € 33.000 x 7,67% = € 2.531,10.
- Dubbel vertrekvakantiegeld: € 33.000 x 7,67% = € 2.531,10.
- Samen: € 5.062,20 bruto, met de eindafrekening.
Een arbeider krijgt geen vakantieattest en geen vertrekvakantiegeld van u. Zijn vakantiegeld komt van de vakantiekas, op basis van de lonen in uw DmfA-aangifte. Hoe het vakantiegeld voor arbeiders en bedienden werkt, leest u in onze gids over het dubbel vakantiegeld.
De individuele rekening van de werknemer
De individuele rekening toont per betaalperiode de prestaties en het loon van de werknemer, met alle inhoudingen. Uw sociaal secretariaat houdt ze bij. Bij een vertrek gelden drie termijnen:
- De datum van uitdiensttreding staat binnen 7 dagen na het einde op de rekening.
- De werknemer krijgt een volledig afschrift binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal waarin het contract eindigde.
- Betaalt u later nog iets, zoals een aanvullende vergoeding, dan krijgt hij binnen 2 maanden een afschrift van die betaling.
Bij een vertrek op 30 november 2026 eindigt het kwartaal op 31 december. Het afschrift moet dus uiterlijk op 28 februari 2027 bij de werknemer zijn.
Hoe lang bewaart u de sociale documenten?
U bewaart de individuele rekening, het personeelsregister en de bijlagen zoals loonstaten 5 jaar. Voor de individuele rekening begint die termijn bij de jaarlijkse afsluiting van de rekening. Bewaren mag digitaal, zolang de kopieën leesbaar zijn en de inspectie ze kan controleren. Bewaar ook de C4, de ontslagbrief en het bewijs van aangetekende verzending: bij een betwisting over het ontslag hebt u ze nodig.
Wat te laat leveren kost
Een C4, een individuele rekening of een vakantieattest dat te laat of niet bij de werknemer komt, is een inbreuk van niveau 2 in het Sociaal Strafwetboek. Volgt er een administratieve geldboete, dan bedraagt die € 250 tot € 2.500. Voor de individuele rekening en het vakantieattest wordt die boete vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Fouten die werkgevers maken
- De C4 pas na de laatste loonverwerking maken. De termijn is de laatste werkdag, niet de volgende loonrun.
- Geen C4 bij een eigen ontslag of bij pensioen. Ook dan is hij verplicht.
- Het vakantieattest vergeten bij een bediende met een kort contract. Elk vertrek van een bediende geeft recht op een attest.
- De oorzaak van werkloosheid verkeerd invullen bij een akkoord dat in de praktijk een ontslag was. Zie onze blog over ontslag in onderling akkoord.
- Documenten weggooien na het vertrek. Hou ze 5 jaar bij.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum maakt bij elk vertrek de volledige set sociale documenten in uw loonadministratie, samen met Acerta: de C4 via de elektronische aangifte, de Dimona OUT, de eindafrekening, het vakantieattest, het afschrift van de individuele rekening en later de fiche 281.10. U krijgt de documenten op tijd om ze aan de werknemer te bezorgen.