De individuele rekening is het sociale document dat u als werkgever per werknemer bijhoudt, met per betaalperiode zijn prestaties, zijn loon en de inhoudingen, en dat u elk jaar afsluit. U bezorgt de werknemer een afschrift voor 1 maart 2027 voor het jaar 2026, en bij een vertrek binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal waarin het contract eindigde. U bewaart de rekening 5 jaar na de jaarlijkse afsluiting. Een afschrift dat te laat komt, kost per betrokken werknemer een boete van niveau 2.
Deze gids gaat over de individuele rekening alleen: wat erop moet, wie ze bijhoudt, welke termijn wanneer loopt en wat de inspectie nakijkt. Welke documenten u allemaal afgeeft als iemand uit dienst gaat, staat in de checklist sociale documenten bij ontslag.
Wat is de individuele rekening van een werknemer?
De FOD WASO omschrijft ze zo: de individuele rekening toont, betaalperiode na betaalperiode, de prestaties die een werknemer in de loop van een jaar bij u verrichtte, met het loon dat erbij hoort. Ze is samen met het personeelsregister een van de twee algemene sociale documenten die het KB nr. 5 van 23 oktober 1978 oplegt. De details staan in het KB van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van de sociale documenten.
U houdt ze bij voor elke werknemer: arbeiders, bedienden, studenten, huisarbeiders en wie onder uw gezag werkt zonder arbeidsovereenkomst, zoals een leerling. Ook wie geen werknemers meer heeft, blijft ze bewaren.
De rekening dient twee lezers. De werknemer kan er zijn loon, zijn dagen en zijn inhoudingen mee nagaan. De inspectie controleert er mee of u correct heeft aangegeven en de sociale regels juist heeft toegepast: arbeidsduur, feestdagen, vakantie, cao-lonen.
Wat moet er op de individuele rekening staan?
Het KB somt de vermeldingen een voor een op. In gewone taal zijn het vijf blokken.
Over u als werkgever. Artikel 14 van het KB noemt 7 gegevens: uw naam of maatschappelijke naam en zetel, uw RSZ-nummer, uw inschrijving bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie of een vakantiefonds, uw arbeidsongevallenverzekeraar met het polisnummer, uw kinderbijslagfonds, uw sociaal secretariaat met het aansluitingsnummer, en uw paritair comité en eventueel subcomité.
Over de werknemer. Het KB noemt er 16: naam, geboortedatum, geslacht, woonplaats, burgerlijke staat, personen fiscaal ten laste, het identificatienummer van de sociale zekerheid, het nummer in het personeelsregister, de juridische aard van het contract, de functie, de beroepskwalificatie volgens de cao, de begindatum en de einddatum, de plaats van het werk, en het aanvangsloon met de andere loonbestanddelen en de betaalperiodiciteit.
Per betaalperiode. De periode, de werkelijk gewerkte dagen, de dagen zonder prestaties met de reden (gelijkgesteld of niet), het basisloon en de meeteenheid, de normale uren, de overuren per toeslagpercentage, alle andere loonbestanddelen zoals premies, vakantiegeld of een opzegvergoeding, de voordelen in natura met hun waarde, de bedragen voor de RSZ-bijdragen, de werknemersbijdrage, het belastbaar bedrag, de bedrijfsvoorheffing, de inhoudingen zoals loonbeslag met hun reden, en het netto uit te betalen bedrag. Ook elke andere betaling, zoals een vergoeding voor woon-werkverkeer of een gratificatie, met reden en bedrag.
Per kwartaal. De werkelijk gewerkte dagen, de dagen van inactiviteit per reden, het totaal waarop de RSZ-bijdragen berekend worden en de werknemersbijdrage.
Per jaar. Het totaal voor de RSZ-bijdragen, de werknemersbijdragen, het belastbaar bedrag en de bedrijfsvoorheffing.
Gebruikt u of uw sociaal secretariaat codes of afkortingen, dan staat hun betekenis op het document zelf. Voor uitzendkrachten zijn uitzendbureaus vrijgesteld van de functie en de plaats van het werk.
Individuele rekening voorbeeld: hoe ze er in de praktijk uitziet
Het KB legt de vermeldingen op, geen vast formulier. Een individuele rekening ziet er daarom bij elk secretariaat of elk loonpakket anders uit, maar de opbouw volgt altijd de blokken hierboven:
| Deel | Wat u erin leest |
|---|---|
| Kop | Uw gegevens en die van de werknemer, contract, functie, paritair comité |
| Een kolom of blok per betaalperiode | Dagen, uren, loonbestanddelen, RSZ, bedrijfsvoorheffing, netto |
| Totaal per kwartaal | Dagen, inactiviteit, RSZ-basis en werknemersbijdrage |
| Totaal per jaar | RSZ-basis, bijdragen, belastbaar loon en bedrijfsvoorheffing |
| Legende | De betekenis van de gebruikte codes |
De loonbrief als deel van de rekening. De loonbrief die u bij elke betaling geeft, is volgens de FOD WASO een soort uittreksel van de individuele rekening. Staan alle vermeldingen per betaalperiode al op de loonbrief, dan hoeft u ze niet opnieuw op de rekening te zetten. Voorwaarde is dat u een afschrift van die loonbrieven bij de individuele rekening bewaart en ter beschikking van de inspectie houdt. De FOD WASO noemt ook het systeem waarbij u nog maar een document opmaakt, in tweevoud, dat tegelijk loonbrief en gedeeltelijke individuele rekening is. Dat mag, zolang elke verplichte vermelding erop staat.
Wanneer wat op de individuele rekening moet
Het KB bepaalt voor elk blok een uiterste moment van inschrijving.
| Gegevens | Uiterlijk |
|---|---|
| Werkgever en werknemer (behalve de einddatum) | Voor u de rekening in gebruik neemt |
| Einddatum van het contract | Binnen 7 kalenderdagen na het einde |
| Loon per betaalperiode | Op het moment dat het loon eisbaar is |
| Andere betalingen, zoals vervoerskosten | De 10de dag van de maand na de betaling |
| Kwartaalgegevens | De laatste dag voor de DmfA-aangifte van dat kwartaal |
| Jaargegevens | De laatste dag voor de DmfA van het vierde kwartaal |
Voor het jaar 2026 betekent dat: de jaargegevens staan uiterlijk op 31 januari 2027 op de rekening, de uiterste datum van de DmfA voor het vierde kwartaal. Hoe die kwartaalaangifte werkt, leest u in wat is DmfA.
Wie houdt de individuele rekening bij?
U, als werkgever. Volgens de FOD WASO kunt u de rekening zelf opstellen of dat toevertrouwen aan een sociaal secretariaat. Wie zijn lonen met software of via een secretariaat laat berekenen, maakt de loonbrief en de rekening vaak in een beweging op: de FOD stelt vast dat bedrijven beide documenten steeds meer tegelijk opmaken.
Het KB laat u kiezen waar de rekeningen liggen: op het adres waaronder u bij de RSZ ingeschreven bent, op een van de werkplaatsen, in uw woonplaats of op uw maatschappelijke zetel, of op de zetel van uw sociaal secretariaat. Kiest u een van de drie laatste plaatsen, dan meldt u dat vooraf met een aangetekende brief aan het districtshoofd van de inspectie van de sociale wetten van dat gebied. Ook voor het bewaren na de afsluiting mag de individuele rekening op de zetel van het sociaal secretariaat liggen, met dezelfde voorafgaande melding.
Het afschrift van de individuele rekening aan de werknemer
De werknemer krijgt op vaste momenten een afschrift. Dat is een plicht van u, ook als het secretariaat het document maakt.
| Moment | Wat de werknemer krijgt | Termijn |
|---|---|---|
| Begin van de tewerkstelling | Afschrift met uw gegevens en de zijne | Binnen 2 maanden na de start |
| Andere functie of werkplaats | Schriftelijke melding van de wijziging | Binnen 1 maand na de wijziging |
| Elk jaar, tijdens het contract | Volledig afschrift van het afgelopen jaar | Voor 1 maart van het volgende jaar |
| Einde van het contract | Afschrift voor het lopende jaar | Binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal |
| Betaling na het vertrek | Afschrift over die betaling | Binnen 2 maanden daarna |
Bij een vertrek komen de andere documenten er nog bij: de C4 uiterlijk op de laatste werkdag, zie het C4-document, en voor een bediende het vakantieattest. De fiscale fiche over hetzelfde loon is een ander document, met een eigen termijn: zie de fiche 281.10.
Tijdlijn 2026 en 2027: twee werknemers
Een voorbeeld met twee bedienden in hetzelfde bedrijf. Ines start op maandag 14 september 2026. Tom gaat uit dienst op maandag 30 november 2026.
| Datum | Wat | Voor wie |
|---|---|---|
| 14 november 2026 | Uiterlijk het eerste afschrift met de identificatiegegevens | Ines |
| 30 november 2026 | Laatste werkdag van november: wie elektronisch ontvangt en voor 2027 papier wil, meldt het uiterlijk nu | Iedereen met een elektronisch akkoord |
| 7 december 2026 | Uiterlijk de einddatum op de rekening | Tom |
| 31 december 2026 | Einde van het kwartaal waarin het contract van Tom eindigde | Tom |
| 1 januari 2027 | Papieren afschriften gaan in voor wie dat in november vroeg | Iedereen met een elektronisch akkoord |
| 31 januari 2027 | Uiterlijk de jaargegevens 2026 op elke rekening | Ines en Tom |
| 28 februari 2027 | Uiterlijk het afschrift van de rekening 2026 | Tom |
| Voor 1 maart 2027 | Volledig afschrift van de rekening 2026 | Ines |
Krijgt Tom in maart 2027 nog een premie over 2026 uitbetaald, dan bezorgt u hem binnen 2 maanden na die betaling een afschrift van de rekening over die betaling. De rekening van 2026 sluit u af begin 2027. Vanaf die afsluiting bewaart u ze 5 jaar, dus tot in 2032.
Hoe lang bewaart u de individuele rekening?
5 jaar, samen met de bijlagen zoals de afschriften van de loonbrieven of de prestatietabellen. De termijn begint niet bij het vertrek van de werknemer maar bij de jaarlijkse afsluiting van de rekening: elk jaar krijgt zo zijn eigen einddatum. Bestaat er een betwisting over een betaling na het vertrek, dan loopt de bewaring tot vijf jaar na de datum waarop die laatste bedragen bij de RSZ aangegeven moesten zijn.
Stopt u met werknemers, dan bewaart u de documenten in uw woonplaats of op uw maatschappelijke zetel in België. Wie ooit werkgever was, blijft gebonden aan die bewaarplicht.
Digitaal bewaren en een elektronisch afschrift
Bewaren. U mag de sociale documenten bewaren in elke reproductievorm, ook digitaal, op voorwaarde dat ze goed leesbaar zijn en een doelmatig toezicht toelaten. Een pdf-archief per jaar en per werknemer volstaat dus, als de inspectie het snel kan openen.
Het afschrift elektronisch bezorgen. De wet van 3 juni 2007 laat toe dat u de individuele rekening, de loonbrief en de staat van de prestaties elektronisch verstuurt en opslaat. Daar gelden drie voorwaarden:
- U spreekt het af met de werknemer, schriftelijk of elektronisch. Het akkoord geldt minstens voor het lopende kalenderjaar.
- Het document gaat ook naar een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst, die een ontvangstbewijs aflevert. Die opslag is gratis voor de werknemer en blijft gewaarborgd tot 5 jaar na het einde van het contract.
- Vraagt de inspectie het document, dan legt u het onmiddellijk voor, uit uw eigen opslag of uit die van de archiveringsdienst.
Wil de werknemer of u na dat kalenderjaar terug naar papier, dan volstaat een duidelijke melding. Voor de individuele rekening moet die melding er zijn uiterlijk op de laatste werkdag van november: het papier gaat dan in op 1 januari en geldt minstens een volledig kalenderjaar. Een mail van iemand die rond nieuwjaar om papier vraagt, geldt dus pas voor het jaar daarna.
Wat de inspectie nakijkt en wat het kost
Bij een controle vraagt de inspectie van de sociale wetten de individuele rekeningen en de bijlagen op. Ze gaat na of er voor elke werknemer een rekening is, of die volledig en juist is, of de afschriften op tijd bij de werknemers kwamen, en of u de rekeningen houdt waar u dat meldde. Hoe een controle verloopt, staat bij wat de sociale inspectie bij een controle nakijkt.
Het Sociaal Strafwetboek bestraft per inbreuk:
| Inbreuk | Niveau | Administratieve geldboete |
|---|---|---|
| Geen rekening, of een onvolledige of onjuiste | 3 | € 1.000 tot € 10.000 |
| Afschrift niet binnen de termijn aan de werknemer | 2 | € 250 tot € 2.500 |
| Rekening niet op de gemelde plaats bijgehouden of bewaard | 2 | € 250 tot € 2.500 |
| Rekening niet altijd ter beschikking van de inspectie | 1 | € 100 tot € 1.000 |
Elk van die boetes wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, met als plafond het maximum maal 100.
Fouten met de individuele rekening die we vaak zien
- Denken dat de loonbrief volstaat. Dat kan alleen als alle vermeldingen erop staan en u de afschriften bij de rekening bewaart. De jaarafsluiting en het jaarafschrift blijven nodig.
- Het eerste afschrift vergeten. Binnen 2 maanden na de start krijgt elke nieuwe werknemer een afschrift met de identificatiegegevens.
- Het afschrift bij vertrek pas bij de jaarafsluiting maken. Bij een vertrek telt de termijn vanaf het einde van het kwartaal, niet vanaf het einde van het jaar. Vertrekt iemand in november, dan is het eind februari.
- Een premie na het vertrek zonder afschrift betalen. Elke latere betaling krijgt een eigen afschrift.
- Elektronisch versturen zonder akkoord of zonder archiveringsdienst. Dan heeft de werknemer formeel geen afschrift gekregen.
- De rekeningen bij het secretariaat laten zonder melding aan de inspectie. Het KB vraagt vooraf een aangetekende brief.
- Wegdoen na het vertrek. De bewaartermijn loopt vanaf de jaarafsluiting, ook voor wie al weg is.
Individuele rekening opvragen als werknemer
Bent u werknemer en zoekt u uw individuele rekening, dan vraagt u ze aan uw werkgever of ex-werkgever. Het KB van 8 augustus 1980 verplicht hem u een afschrift te bezorgen: elk jaar voor 1 maart, en na een vertrek binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal. Kreeg u ze elektronisch, dan blijft ze gratis toegankelijk bij de archiveringsdienst tot 5 jaar na het einde van uw contract.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum houdt de individuele rekening van elke werknemer bij in uw loonadministratie, samen met Acerta, uit dezelfde loonverwerking als de loonbrieven en de DmfA. Bij een vertrek maken we ook het afschrift, zodat u het op tijd aan de werknemer kunt bezorgen. U heeft daarvoor een vast aanspreekpunt. Wilt u weten hoe dat voor uw bedrijf loopt, vraag het ons.