Sosyal büro nedir? Sosyal sekreteryadan farkı ve maliyeti

Sosyal büro, kendisi bir sosyal sekreterya olmadan personel yönetiminizi yürütür. Sabit muhatabınızdır, çalışma bilgilerinizi toplar ve maaşları, Dimona'ları ve sözleşmeleri takip eder. Beyannameler ve RSZ (sosyal güvenlik kurumu) primlerinin tahsili için 25 tanınmış sosyal sekreteryadan biriyle çalışır ya da kendisi hizmet sağlayıcı olarak hareket eder.

Sosyal büro nedir?

Belçika'da bu kelimenin üç anlamı vardır ve bu da kafa karışıklığı yaratır.

Yönetiminizi devralan yerel bir ofis. Bu rehberdeki anlam budur. Sosyal büro, personelinizle ilgili aylık işi yapan, size yakın bir ofistir: çalışılan saatleri ve devamsızlıkları toplamak, maaşları hesaplatmak, Dimona bildirimlerini vermek, sözleşmeleri hazırlamak, izinleri ve hastalıkları takip etmek ve çalışanlarınızın sorularını yanıtlamak. Şirketinizi bilen sabit bir kişiyi arar ya da ona e-posta gönderirsiniz.

Büyük bir sosyal sekreteryanın ofisi. Günlük Flamancada, bir sekreteryanın şehrinizdeki ofisine de çoğu zaman sociaal bureau denir. Sociaal bureau Acerta ya da sociaal bureau Securex diye arayan kişi genellikle o ofisi kastediyor.

Kalıcı olmuş eski bir isim. Liantis sitesinde ADMB Sociaal Bureau'nun 1942 yılında kurulduğunu ve 10 Eylül 2018 tarihinden beri Liantis sosyal sekreteryası olarak Liantis'in parçası olduğunu yazar. Bugün sociaal bureau Liantis diye arayan kişi, Liantis'in sosyal sekreteryasına ulaşır.

Bu isim sanatçılar ve geçici çalışanlar için verilen hizmetlerde de geçer. Onlar farklı çalışır ve bu rehberin konusu dışındadır.

Sosyal büro mu, sosyal sekreterya mı: fark nedir?

RSZ, sosyal beyannamelerinizi verebilecek iki tür vekil tanır. Bu, her işverenin başvuru kaynağı olan RSZ idari talimatlarında yazılıdır.

Tanınmış sosyal sekreterya. Sosyal İşler Bakanı tarafından tanınan bir dernektir (vzw). 20 Haziran 2025 tarihli resmî listede aktif genel merkezi olan 25 sekreterya vardır. Tanınmak için bir sekreterya en az 300 işvereni ya da birlikte en az 5.000 çalışanı olan en az 100 işvereni bir araya getirir. Tanınma, üye işverenlerin sosyal primlerini toplama ve aktarma konusunda münhasır hak verir. Denetimleri de beraberinde getirir: RSZ müfettişliği kaliteyi 6 kontrol alanını kapsayan bir barometreyle ölçer.

Sosyal hizmet sağlayıcı. Tanınmış değildir. Vekiliniz olarak beyanname verebilir, ancak sosyal sekreterya unvanını kullanamaz ve primleri tanınmış bir sekreterya gibi toplayamaz. 20 Şubat 2017 tarihinden beri RSZ, finansal kontrol dışında, hizmet sağlayıcıları da kalite barometresine alabilir.

Sosyal büro bu şemada üçüncü bir tür değildir. İki çalışma biçiminden birini seçer:

1. Tanınmış bir sekreteryayla birlikte. Sekreterya, RSZ nezdinde vekilinizdir. Maaşları hesaplar, Dimona ve DmfA'yı verir ve primleri toplar. Büro muhatabınızdır ve bunun için gereken işi yapar. Business Centrum, Acerta ile böyle çalışır.
2. Hizmet sağlayıcı olarak. Büro beyannameleri kendisi verir. Bu durumda primleri RSZ'ye zamanında ve doğru tutarda kendiniz ödersiniz.

Bu yüzden her büroya önce şunu sorun: Hangi sekreteryayla ve hangi tanınma numarasıyla çalışıyorsunuz? Yoksa kendiniz mi hizmet sağlayıcısınız? Yanıt, primleri kimin topladığını ve bir hata olduğunda kime başvuracağınızı belirler. Tanınmanın hukuken ne anlama geldiğini hangi sosyal sekreteryayı seçmeli rehberimizde okuyabilirsiniz.

Bordro yönetiminizi düzenlemenin üç yolu

Kendiniz yapmak mümkündür, ama zaman ve bilgi ister. Ortak komitenizin (paritair comité) her kuralını, her endekslemeyi ve her yeni primi kendiniz takip edersiniz. Bir beyannamedeki hata sizin sorumluluğunuzda kalır.

Doğrudan bir sekreteryada güçlü bir bordro motoru ve bir portal alırsınız. Sizin tarafınızdaki iş devam eder: çalışma bilgilerini girer, izinleri onaylar, yeni çalışanları tanımlar ve geri gelenleri takip edersiniz.

Bir sosyal büro aracılığıyla bu işi devredersiniz. Çalışılan saatleri, fazla mesaileri ve devamsızlıkları gönderirsiniz, gerisini büro yapar. Birkaç çalışanı olan ve İK bölümü olmayan bir KOBİ için bu çoğu zaman en rahat seçimdir.

Sosyal büro KOBİ'niz için ne yapar?

İyi bir sosyal büro, bugün size her ay zaman ve dert kaybettiren işleri devralır:

• Çalışma bilgileri. Saatleri ve devamsızlıkları siz gönderirsiniz, büro bunları doğru bir maaş hesabına dönüştürür.
• Dimona. Yeni bir çalışan, bir öğrenci veya bir flexi-job çalışanı: büro bildirimin zamanında gitmesini sağlar.
• Sözleşmeler ve belgeler. İş sözleşmeleri, uzatmalar, ayrılışta sosyal belgeler.
• Ortak komiteniz. Sektörünüze göre baremler, endekslemeler, primler ve çalışma saatleri.
• Sorularınız. Bir bordro, bir sözleşme, bir hastalık veya yeni bir kural hakkında. Dosyanızı bilen ve yanıtı uygulayan sabit bir kişiyi ararsınız.

Portalla fark basittir: portalda işi yardımla kendiniz yaparsınız. Sosyal büroda işi başkası yapar, siz kontrol edersiniz. Bunun bizde nasıl işlediğini bordro yönetimi sayfasında görebilirsiniz.

Sosyal büro ne zaman uygundur?

Sosyal büro özellikle şunlardan birini tanıyorsanız uygundur:

• İK çalışanınız yok ve bordro işi size veya eşinize kalıyor.
• Değişken saatler, öğrenciler, flexi-job'lar veya vardiyalarla çalışıyorsunuz ve her ay bir şey değişiyor.
• Durumunuzu tekrar tekrar anlatmadan, şirketinizi bilen tek bir sabit kişi istiyorsunuz.
• Bir sözleşme veya RSZ'den gelen bir mektupla uğrayabileceğiniz yakın birini istiyorsunuz.
• Başka bir sekreteryadan ayrılıyorsunuz ve bu geçişi birinin sizin için düzenlemesini istiyorsunuz.

Portalda kendisi çalışmayı seven bir İK ekibiniz varsa, doğrudan bir sekreterya çoğu zaman mantıklıdır. Bu işten kurtulmak istiyorsanız, büro daha iyi bir seçimdir.

Sosyal büronun maliyeti nasıl işler?

Sosyal büro teklif üzerine çalışır. Bu yüzden yalnızca bordro başına fiyatı değil, yılda ödediğiniz her şeyi ve hâlâ kendiniz yaptığınız her şeyi karşılaştırın.

• Bir veya iki fatura. Büro bir sekreteryayla çalışıyorsa, o sekreteryanın ücretlerinin teklife dahil olup olmadığını veya ayrı faturalanıp faturalanmadığını sorun.
• Neler dahil. Sözleşmeler, Dimona, öğrenciler, belgeler ve danışmanlık: hangi hizmetlerin fiyata dahil, hangilerinin ek olduğunu sorun.
• RSZ katkısı. Bir sosyal sekreteryaya üyeyseniz ve ilk çalışanınız için hedef grup indirimi talep ediyorsanız, RSZ her çeyrek için üyelik giderlerine € 36,45 katkıda bulunur.
• Kendi zamanınız. Çalışma bilgilerine, Dimona'lara ve sorulara artık harcamadığınız her saat, müşterileriniz için bir saattir.

Bir sosyal sekreteryanın fiyatının giriş ücreti, maaş hesabı başına fiyat ve ek hizmetlerle nasıl oluştuğunu sosyal sekreterya maliyeti rehberimizde okuyabilirsiniz.

Acerta'ya doğrudan mı, bir sosyal büro aracılığıyla mı?

Acerta'ya iki yoldan ulaşabilirsiniz. Ya doğrudan katılırsınız ya da Acerta ile çalışan bir büro üzerinden gidersiniz. Her iki durumda da 250 tanınma numaralı Acerta sizin sosyal sekreteryanızdır.

Doğrudan çalışırsanız, Acerta'nın kendi anlatımına göre müşteri portalında çalışırsınız. Acerta Connect'te çalışma bilgilerini iletir, izin günlerini onaylar, devamsızlıkları girer ve yeni çalışanları eklersiniz. Dimona'yı portal üzerinden talep edersiniz. Acerta sabit bir bölgesel payroll advisor'ı öne çıkarır.

Business Centrum üzerinden çalışma bilgilerini bize e-postayla veya basit bir formla gönderirsiniz. Biz bunları işler, Dimona'ları, sözleşmeleri ve izinleri düzenler ve her şeyi Acerta ile takip ederiz. Acerta beyannameleri verir ve primleri toplar. Maaşlarınızın tamamlanması için oturum açmanız gerekmez.

Görev görev farklar Acerta mı Business Centrum mu rehberinde yan yana yer alır.

Bir sosyal büroya geçmek

Bugün başka bir sekreteryadaysanız, geçiş her sekreterya değişikliği gibi işler:

1. Sözleşmenizi kontrol edin. İhbar süresi ve fesih biçimi orada yazar. Genellikle bu bir taahhütlü mektuptur.
2. Bir çeyreğin başlangıcını seçin. RSZ nezdindeki vekâlet yalnızca yeni bir çeyreğin başında devredilir. Yeni ortağınız, çeyreğin başlangıcından sonra 1 aya kadar vekâleti hâlâ o çeyrek için kaydedebilir.
3. Son DmfA'yı netleştirin. Genellikle önceki sekreteryanız son çeyreğinin DmfA'sını, o çeyrekten sonraki 1 ay içinde hâlâ kendisi verir.
4. Dosyanın devrini sağlayın. Personel verileri, sözleşmeler, izin bakiyeleri ve bireysel hesap.

Business Centrum'da bu geçişi biz düzenleriz: mevcut sosyal sekreteryanızla iletişime geçer ve dosyaların devrini organize ederiz. Tek bir vekâletname imzalarsınız. Diğer her şey sosyal sekreterya değiştirmek rehberinde. Büyük isimlerden birinden mi geliyorsunuz? SD Worx, Securex, Liantis veya Partena için alternatif rehberlerini de okuyun.

Business Centrum: Gent'te bir sosyal büro

Sosyal büronun şirketinize uyup uymadığından emin değil misiniz? Business Centrum bunu sizinle birlikte, Gent'te veya telefonda inceler ve ne kazanacağınızı, neyi kendiniz yapmaya devam edeceğinizi dürüstçe söyler.