Een arbeidsreglement opstellen is verplicht vanaf uw eerste werknemer. Zonder ondernemingsraad schrijft u een ontwerp, hangt u het 15 dagen uit met een register voor opmerkingen, en treedt het in werking op de 15de dag na de aanplakking. Daarna legt u het binnen 8 dagen online neer bij de inspectie.
Is een arbeidsreglement verplicht voor uw KMO?
Ja. De wet van 8 april 1965 verplicht elke werkgever in de privésector om een arbeidsreglement op te stellen, ongeacht het aantal werknemers. Een eenmanszaak met een halftijdse verkoopster valt eronder, net als een transportbedrijf met veertig chauffeurs.
U mag aparte reglementen maken per categorie (arbeiders en bedienden) of per afdeling. Een groothandel met een magazijnploeg en een kantoorploeg kiest daar vaak voor, omdat de uurroosters zo ver uit elkaar liggen.
Het reglement bindt werkgever en werknemer. Voor tucht is het de enige basis: een sanctie die niet in het reglement voorkomt, mag u niet opleggen. Daarom is het geen document voor de lade. Het is de spelregel waar u naar terugvalt bij elk conflict over uren, afwezigheid of gedrag.
Wat moet er verplicht in uw arbeidsreglement staan?
Artikel 6 van de wet somt de verplichte vermeldingen op. Voor een KMO komt het neer op deze blokken:
| Blok | Wat u invult |
|---|---|
| Uurroosters | Alle voltijdse en vaste deeltijdse roosters, of een kader van de gewone arbeidstijd, plus het kader voor variabele deeltijdse roosters en ploegenroosters |
| Loon | Hoe u de arbeid meet en controleert, wanneer, waar en hoe u het loon betaalt |
| Einde contract | De procedure en opzegtermijnen, of een verwijzing naar de wet, en de dringende redenen voor ontslag zonder opzeg |
| Tucht | De straffen, het bedrag en de bestemming van boetes, de tekortkomingen die ze bestraffen, en hoe een werknemer een straf kan betwisten |
| Vakantie en feestdagen | De duur van de jaarlijkse vakantie, de collectieve vakantie, de feestdagen en de vervangingsdagen |
| Welzijn | Waar de eerstehulpverlener en de verbandkist zich bevinden, de gegevens van de preventieadviseur psychosociale aspecten en de procedure bij geweld of pesterijen |
| Ziekte | Wat de werknemer moet doen bij ziekte tijdens de vakantie, en hoe u contact houdt met een arbeidsongeschikte werknemer |
| Overleg en inspectie | Namen van de leden van de ondernemingsraad, het comité en de vakbondsafvaardiging als die bestaan, en de adressen van de inspectiediensten |
| Overige | De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel, de cao's die gelden en het bevoegde paritair comité, het recht op opleiding, de instelling die de sociale bijdragen ontvangt, en de dienst die elektronisch ondertekende contracten bewaart |
In de praktijk ontbreekt vooral de vermelding over elektronisch getekende contracten. Wie contracten elektronisch laat tekenen, moet in het reglement zeggen bij welke dienstverlener ze bewaard worden en hoe de werknemer er ook na zijn vertrek aan kan.
Het kader van de gewone arbeidstijd
Sinds 1 juni 2026 hoeft u niet langer elk voltijds rooster apart op te sommen. U mag een kader van de gewone arbeidstijd vastleggen. Dat kader bevat vier elementen:
- de dagen van de week waarop gewerkt kan worden;
- het dagelijkse tijdvak waarbinnen gewerkt kan worden;
- de minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur;
- de normale en maximale wekelijkse arbeidsduur.
Voltijdse en vaste deeltijdse roosters die binnen dat kader vallen, hoeven niet meer afzonderlijk in het reglement. Voor een zaak met wisselende diensten is dat een grote vereenvoudiging. Bijzondere regels voor specifieke arbeidsregelingen blijven wel gelden.
Een voorbeeld van een arbeidsreglement voor een KMO met wisselende uurroosters
Het model van de FOD Werkgelegenheid geeft de structuur, maar laat elk blok leeg. Hieronder een ingevuld fragment voor een brasserie in Gent met zes werknemers, waaronder twee deeltijdsen met een variabel rooster. Gebruik het als vertrekpunt en toets het aan de cao van uw paritair comité.
Hoofdstuk 2: Arbeidstijd
Artikel 4. Kader van de gewone arbeidstijd voor de voltijdse werknemers en de deeltijdse werknemers met een vast rooster. Dagen: maandag tot en met zondag, met twee rustdagen per week volgens de planning. Dagelijks tijdvak: van 9.00 uur tot 23.30 uur. Dagelijkse arbeidsduur: minimaal 4 uur, maximaal 8 uur. Wekelijkse arbeidsduur: normaal 38 uur, maximaal 40 uur.
Artikel 5. Kader voor de variabele deeltijdse werkroosters. Dagen: maandag tot en met zondag. Dagelijks tijdvak: van 9.00 uur tot 23.30 uur. Dagelijkse arbeidsduur: minimaal 4 uur, maximaal 8 uur. Wekelijkse arbeidsduur bij een variabele arbeidsregeling: minimaal 12 uur, maximaal 30 uur. Het individuele rooster wordt de werknemer meegedeeld via een schriftelijk en gedateerd bericht in de planningsapp en op het prikbord in de keuken, minstens 7 werkdagen vooraf.
Artikel 6. Een kopie van elk bericht met een individueel rooster wordt bewaard op de plaats waar dit reglement ter inzage ligt, zolang het rooster loopt, en daarna nog 1 jaar.
De uren in de artikelen 4 en 5 zijn keuzes van deze brasserie, geen wettelijke grenzen. Ook naast een kader van de gewone arbeidstijd moet het reglement een eigen kader voor variabele deeltijdse roosters bevatten. De wettelijke kennisgevingstermijn voor een variabel deeltijds rooster is 7 werkdagen, tenzij een algemeen verbindend verklaarde sector-cao een kortere termijn vastlegt, met een minimum van 3 werkdagen. In het hotelbedrijf (PC 302), waaronder deze brasserie valt, is het wettelijke minimum 3 werkdagen; de brasserie kiest hier voor een ruimere termijn. Late diensten kunnen onder de regels voor nachtarbeid vallen. Sinds 1 juni 2026 kan nachtarbeid die volledig buiten de periode tussen middernacht en 5 uur valt, ingevoerd worden via de gewone procedure voor het arbeidsreglement.
Hoofdstuk 7: Sancties
Artikel 21. Bij een tekortkoming (te laat komen zonder verwittiging, afwezigheid zonder verantwoording, weigering van een opdracht die binnen de functie valt) kan de werkgever de volgende sancties opleggen: een mondelinge verwittiging, een schriftelijke verwittiging, een geldboete. De geldboeten per dag bedragen samen nooit meer dan 20% van het dagloon. De opbrengst gaat naar het personeelsfonds van de onderneming. Elke sanctie wordt uiterlijk de eerste werkdag na de vaststelling meegedeeld en voor de volgende loonbetaling ingeschreven in het register van sancties.
Download dit model in Word en PDF.
Die grens van een vijfde van het dagloon en de meldingstermijn komen rechtstreeks uit de wet. Een boete die u later meedeelt, is nietig. Meer over de opbouw van een verwittiging leest u in ons stuk over de verwittiging van een werknemer.
Arbeidsreglement opstellen en neerleggen: de procedure stap voor stap
De meeste KMO's hebben geen ondernemingsraad. Dan volgt u deze stappen.
- Schrijf het ontwerp. Vertrek van het model van de FOD en vul elk verplicht blok in. Dateer en onderteken het.
- Hang het ontwerp uit. Aan de zetel, op een zichtbare en toegankelijke plaats. Elke werknemer mag bovendien een kopie van het ontwerp vragen.
- Leg een register open. Gedurende 15 dagen vanaf de aanplakking schrijven werknemers er hun opmerkingen in. Ze mogen hun opmerkingen ook rechtstreeks en ondertekend naar de inspecteur sturen. Hun naam blijft dan geheim.
- Stuur het register naar de inspectie. Zodra de termijn verstreken is, gaat het register naar de inspecteur van Toezicht op de Sociale Wetten.
- Geen opmerkingen? Dan treedt het reglement in werking op de 15de dag na de aanplakking.
- Wel opmerkingen? De inspecteur probeert binnen 30 dagen de standpunten te verzoenen. Lukt dat, dan geldt het reglement 8 dagen na de verzoening. Lukt het niet, dan gaat het dossier naar het paritair comité, dat beslist.
- Geef elke werknemer een kopie. Laat hem tekenen voor ontvangst. De FOD heeft daar een model van ontvangstbewijs voor.
- Leg het neer. Binnen 8 dagen na de inwerkingtreding bezorgt u een afschrift aan de regionale directie van Toezicht op de Sociale Wetten. Dat kan sinds 15 mei 2019 online via arbeidsreglement.belgie.be, met uw eID.
- Hang een bericht uit. Het bericht vermeldt waar het reglement te raadplegen is. Houd een kopie bij op elke plaats waar u mensen laat werken, ook op een tijdelijke werf.
Is er wel een ondernemingsraad, dan stelt die het reglement op. Het treedt in werking 15 dagen na het akkoord in de raad. Bij onenigheid volgt dezelfde verzoening via de inspecteur en het paritair comité.
Arbeidsreglement wijzigen: welke procedure geldt?
Een wijziging volgt in principe dezelfde procedure als het opstellen: ontwerp, aanplakking, register van 15 dagen, inwerkingtreding, kopie aan elke werknemer en neerlegging binnen 8 dagen. In de praktijk wijzigt u het reglement vaker dan u denkt:
- u voert een nieuw uurrooster in dat buiten het bestaande kader valt;
- u laat contracten voortaan elektronisch tekenen;
- uw preventieadviseur of externe dienst verandert;
- de collectieve vakantie of de vervangingsdagen voor feestdagen wijzigen;
- u neemt meer werknemers aan en richt een ondernemingsorgaan op.
Sinds 1 juni 2026 is er een versoepeling. Als er over een wijziging geen akkoord komt en die wijziging een bestaand kader van de gewone arbeidstijd uitbreidt of een nieuw rooster invoert, beslist het paritair comité geldig met de stemmen van alle aanwezige vertegenwoordigers van minstens een werkgevers- en een werknemersorganisatie. Voor andere geschillen blijft 75% van de stemmen van elke partij nodig.
Enkele wijzigingen mogen sneller. Een tijdelijke afwijking van het begin en einde van de werkdag, bijvoorbeeld bij een buitengewone werkpiek, meldt u minstens 24 uur vooraf met een gedateerd en ondertekend bericht. Ook de vervangingsdagen voor feestdagen en de formaliteiten bij ziekte tijdens de vakantie volgen een eenvoudigere weg. Wie twijfelt welke procedure geldt, leest ons stuk over een uurrooster wijzigen als werkgever.
Welke fouten maken werkgevers met hun arbeidsreglement?
Wij zien bij nieuwe klanten telkens dezelfde vijf problemen.
Het reglement is gekopieerd en nooit aangepast. Een reglement van de vorige eigenaar of van een collega-zaak noemt andere uurroosters, een ander paritair comité en een preventieadviseur die al jaren weg is. Bij een controle telt wat er staat, niet wat u bedoelde.
De roosters op de vloer kloppen niet met het reglement. Een werknemer die werkt buiten de arbeidstijd uit het reglement, is een inbreuk per werknemer. In de horeca en het transport, waar diensten wekelijks schuiven, is dit de klassieker. Het kader van de gewone arbeidstijd lost veel op, maar alleen als u het effectief opneemt.
Geen bewijs van de kopie. Het reglement hangt uit, maar niemand tekende voor ontvangst. Bij een tuchtconflict staat u dan zwak.
De neerlegging is vergeten. Een wijziging is pas volledig als ze binnen 8 dagen bij de inspectie ligt. Veel werkgevers doen de aanplakking correct en stoppen daar.
Boetes die de wet niet toelaat. Een boete van een vast bedrag per keer te laat, zonder plafond, botst met de regel van een vijfde van het dagloon. Een boete die niet tijdig werd meegedeeld, is nietig.
Wat riskeert u zonder correct arbeidsreglement?
Het Sociaal Strafwetboek bestraft de meeste inbreuken op het arbeidsreglement met een sanctie van niveau 2. Voor feiten vanaf 1 februari 2026 is dat een administratieve geldboete van € 250 tot € 2.500, of een strafrechtelijke geldboete van € 500 tot € 5.000. Het ontbreken van verplichte vermeldingen, zoals de uurroosters of de plaats van de verbandkist, is niveau 1: € 100 tot € 1.000.
| Inbreuk | Niveau | Vermenigvuldigd per werknemer? |
|---|---|---|
| Geen rechtsgeldig arbeidsreglement | 2 | Nee |
| Verplichte vermelding ontbreekt | 1 | Nee |
| Geen kopie aan elke werknemer | 2 | Ja |
| Niet neergelegd binnen de termijn | 2 | Nee |
| Wijziging zonder correcte procedure | 2 | Nee |
| Werk buiten de arbeidstijd uit het reglement | 2 | Ja |
Rekenvoorbeeld
Een cafetaria in Oost-Vlaanderen met acht werknemers krijgt controle. Het reglement hangt uit, maar geen enkele werknemer kreeg een kopie. Die inbreuk wordt vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
- Minimum: 8 x € 250 = € 2.000
- Maximum: 8 x € 2.500 = € 20.000
Werkten diezelfde acht mensen ook diensten die niet in het reglement staan, dan komt daar een tweede inbreuk van niveau 2 bij, opnieuw maal acht. De vermenigvuldigde boete mag niet hoger gaan dan 100 keer het maximum. Wie een brief of bezoek van de inspectie krijgt, heeft dus alle belang bij een reglement dat klopt met de praktijk.
Uw eerste werknemer: wat komt er nog bij?
Het arbeidsreglement is een van de documenten die klaar moeten zijn voor de eerste werkdag. Daarnaast doet u de Dimona-aangifte, sluit u een arbeidsongevallenverzekering af, sluit u aan bij een externe dienst voor preventie en stelt u de arbeidsovereenkomst op. Vergeet ook de RSZ-vermindering voor uw eerste werknemer niet: die moet u zelf laten toepassen in de aangifte.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij stellen uw arbeidsreglement op of herschrijven het bestaande, met uw echte uurroosters of een kader van de gewone arbeidstijd dat bij uw planning past. Wij bereiden de aanplakking en het register voor, volgen de termijnen op en leggen het reglement neer bij de inspectie. Bij elke nieuwe werknemer voegen we het ontvangstbewijs toe aan het contract, en bij elke wijziging in roosters of preventiedienst passen we het reglement aan. Uw loonadministratie loopt via Business Centrum, samen met Acerta.