Werknemer ontslaan in 2026: manieren, stappen en kosten

Een werknemer ontslaan kan op vijf manieren: met een opzeg die hij uitwerkt, met een opzeggingsvergoeding, om dringende reden, in onderling akkoord, of via medische overmacht als hij definitief niet meer kan werken. Welke u kiest, bepaalt wat u betaalt en welke termijnen u moet halen. Bij elke manier geldt: de juiste vorm, de juiste datum en een reden die u kunt uitleggen.

Soorten ontslag: vijf manieren om een werknemer te ontslaan

Een contract van bepaalde duur eindigt vanzelf op de einddatum. Wilt u het vroeger stoppen, dan gelden aparte regels: opzeg kan alleen in de eerste helft. Dat staat uitgewerkt in contract bepaalde duur opzeggen.

Werknemer ontslaan met vast contract: het stappenplan

1. Controleer of de werknemer beschermd is. Zwangerschap, ouderschapsverlof, tijdskrediet, zorgverlof en enkele mandaten geven ontslagbescherming. Zie verder.
2. Bepaal de opzegtermijn. Tel de anciënniteit op de maandag waarop de opzeg zou beginnen en kies de kolom volgens de startdatum van het contract. De rekentool geeft de weken en de einddatum.
3. Kies: presteren of vergoeden. Laat de werknemer de opzeg uitwerken, of betaal een opzeggingsvergoeding en laat hem meteen gaan.
4. Stel de brief op en verstuur hem aangetekend. Een opzeg door de werkgever vermeldt de begindatum en de duur. Drie modellen staan in ontslagbrief werkgever voorbeeld.
5. Bied outplacement aan als het moet. Vanaf 30 weken opzeg, of bij een werknemer van 45 jaar of ouder met minstens 1 jaar dienst. Een gemiste termijn kost geld.
6. Bereid de motivering voor. Vraagt de werknemer na het ontslag de redenen, dan antwoordt u aangetekend binnen 2 maanden.
7. Regel de uitdienst. Dimona OUT uiterlijk de eerstvolgende werkdag na het einde, de C4, de eindafrekening en voor een bediende het vakantieattest.

Werknemer ontslaan zonder dossier: mag dat?

U hoeft in de opzegbrief geen reden te noemen. Maar heeft de werknemer minstens 6 maanden dienst, dan mag hij u volgens cao 109 vragen waarom u hem ontsloeg. Hij doet dat binnen 2 maanden na het einde van het contract, of binnen 6 maanden na de betekening van de opzeg als hij die nog uitwerkt.

Antwoordt u niet of niet correct, dan betaalt u een forfaitaire boete van 2 weken loon. Vindt de rechter het ontslag kennelijk onredelijk, omdat het niets te maken heeft met het gedrag, de geschiktheid of de werking van uw bedrijf, dan kent hij 3 tot 17 weken loon toe. Een dossier is dus geen wettelijke voorwaarde, maar wel uw bewijs. Schriftelijke verwittigingen en verslagen van functioneringsgesprekken maken het verschil, zoals uitgelegd in schriftelijke verwittiging werknemer. De regels en een modelantwoord staan in ontslagmotivering cao 109.

Ontslagbescherming: wanneer u niet zomaar ontslag geeft

Sommige werknemers zijn beschermd tegen ontslag. U mag ze niet ontslaan om een reden die met de bescherming te maken heeft. Doet u het toch, dan betaalt u een forfaitaire vergoeding bovenop de gewone opzeggingsvergoeding.

• Zwangerschap. De bescherming loopt vanaf het moment dat u op de hoogte bent tot 1 maand na het einde van de postnatale rust. Een ontslag in strijd daarmee kost 6 maanden brutoloon. Meer in zwangere werkneemster ontslaan.
• Ouderschapsverlof en tijdskrediet. De bescherming loopt tot 3 maanden na het einde van het verlof, bij tijdskrediet tot 3 maanden. Het forfait is telkens 6 maanden loon. Zie ontslag tijdens ouderschapsverlof.
• Zorgverlof en mantelzorgverlof. Ook wie die verloven opneemt, is beschermd, met hetzelfde forfait van 6 maanden brutoloon.
• Gezondheid. Ziekte geeft geen bescherming, maar ontslaan omdat iemand ziek is, is discriminatie. Dat kost 6 maanden brutoloon. Hoe u het wel aanpakt, staat in werknemer ontslaan tijdens ziekte.

De strengste bescherming hebben de werknemersvertegenwoordigers in de ondernemingsraad en in het comité voor preventie en bescherming op het werk, ook de kandidaten die niet verkozen werden. Zij kunnen alleen ontslagen worden om dringende reden of om een economische of technische reden, en dan volgens een speciale procedure. Ook de vakbondsafgevaardigde, de preventieadviseur, wie geboorteverlof opneemt en wie klacht indiende over pesterijen of discriminatie zijn beschermd. Ontslaat u iemand in een van die situaties, laat het vooraf nakijken.

Wat kost het om een werknemer te ontslaan?

De grootste post is de opzeggingsvergoeding: het loon voor de hele opzegtermijn, plus de voordelen uit het contract. Het weekloon van een bediende met een vast maandloon is het maandloon × 3 / 13.

Voorbeeld. Een bediende, in dienst sinds 1 maart 2021, verdient € 3.200 bruto per maand. Ze is 38. U ontslaat haar met een opzeggingsvergoeding en de opzeg zou op 2 november 2026 beginnen. Ze heeft dan 5 jaar en 8 maanden anciënniteit, goed voor 18 weken opzeg.

Op de vergoeding houdt u de gewone persoonlijke RSZ van 13,07% in. Outplacement is hier niet verplicht, want de opzeg blijft onder de 30 weken en de werknemer is jonger dan 45.

Daarbovenop kunnen kosten komen die u vermijdt met een correct dossier: de boete van 2 weken als u de motivering niet geeft, 3 tot 17 weken bij een kennelijk onredelijk ontslag, en het forfait van een beschermde werknemer. Bij een opzeg van minstens 30 weken trekt u 4 weken af van de vergoeding als u outplacement aanbiedt: zie outplacement verplicht.

Ontslag door werkgever om dringende reden

Een dringende reden is een ernstige fout die elke verdere samenwerking meteen en definitief onmogelijk maakt, zoals diefstal of geweld. U ontslaat binnen 3 werkdagen nadat u de feiten met zekerheid kent, en u deelt de feiten mee binnen 3 werkdagen na het ontslag. Mist u een termijn, dan vervalt de dringende reden en betaalt u een opzeggingsvergoeding. De kalender, het bewijsdossier en twee modelbrieven staan in ontslag om dringende reden.

Ontslag in onderling akkoord of medische overmacht

Onderling akkoord. Het contract eindigt op een datum die u samen kiest, zonder opzeg. Leg alles schriftelijk vast: de einddatum, een eventuele vergoeding en wat er met vakantiegeld en eindejaarspremie gebeurt. Voor de werknemer kan een akkoord gevolgen hebben voor zijn werkloosheidsuitkering. Een modelovereenkomst staat in ontslag in onderling akkoord.

Medische overmacht. Is een werknemer minstens 6 maanden ongeschikt en stelt de arbeidsarts vast dat hij het overeengekomen werk definitief niet meer kan doen, dan kan het contract eindigen zonder opzeg of vergoeding. U betaalt wel een bijdrage van € 1.800 aan het Terug Naar Werk-fonds. De procedure met alle termijnen staat in medische overmacht.

De documenten na een ontslag

Na het einde van het contract doet u de Dimona OUT, uiterlijk op de eerstvolgende werkdag. De werknemer krijgt de C4 voor zijn werkloosheidsuitkering, een bediende ook zijn vakantieattest. De individuele rekening volgt binnen 2 maanden na het einde van het kwartaal, de fiche 281.10 met de fiscale afrekening van het jaar. Wie wat maakt en tegen wanneer, staat in sociale documenten bij ontslag.

Alle gidsen over ontslag

• Opzegtermijn: de tabel voor werkgever en werknemer.
• Opzegtermijn werkgever: de volledige tabel met rekenvoorbeelden.
• Ontslagbrief werkgever voorbeeld: drie modelbrieven.
• Ontslag om dringende reden: termijnen, bewijs en brieven.
• Ontslag in onderling akkoord: de overeenkomst en de C4.
• Ontslagmotivering cao 109: wat u antwoordt en tegen wanneer.
• Outplacement verplicht: wanneer, en wat het kost.
• Werknemer ontslaan tijdens ziekte: opzeg, overmacht of akkoord.
• Medische overmacht: de procedure stap voor stap.
• Sociale documenten bij ontslag: de checklist.

Business Centrum bekijkt elk ontslag vooraf met u: welke manier past, welke bescherming speelt, hoeveel weken opzeg en wat het in euro kost. Wij zetten de brief klaar en verwerken de eindafrekening, de C4 en de Dimona OUT samen met Acerta. Laat uw dossier nakijken voor u de brief verstuurt.