Le compte individuel est le document social que vous tenez, en tant qu'employeur, pour chaque travailleur : il reprend par période de paie ses prestations, sa rémunération et les retenues, et vous le clôturez chaque année. Vous en remettez une copie au travailleur avant le 1er mars 2027 pour l'année 2026 et, en cas de départ, dans les 2 mois qui suivent la fin du trimestre au cours duquel le contrat a pris fin. Vous le conservez 5 ans après la clôture annuelle. Une copie remise en retard coûte, par travailleur concerné, une sanction de niveau 2.
Ce guide porte sur le seul compte individuel : son contenu, qui le tient, quel délai court à quel moment et ce que l'inspection vérifie. La liste de tous les documents à remettre lorsqu'un travailleur quitte l'entreprise figure dans notre checklist documents sociaux en cas de licenciement.
Compte individuel du travailleur : c'est quoi ?
Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale le décrit ainsi : le compte individuel reproduit, période de paie après période de paie, les prestations effectuées par un travailleur chez un employeur tout au long d'une année, ainsi que la rémunération y afférente. Avec le registre du personnel, c'est l'un des deux documents sociaux généraux imposés par l'arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978. Le détail figure dans l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux.
Vous le tenez pour chaque travailleur : ouvriers, employés, étudiants, travailleurs à domicile et personnes qui travaillent sous votre autorité sans contrat de travail, comme un apprenti. Celui qui n'occupe plus de personnel reste tenu de le conserver.
Le compte a deux lecteurs. Le travailleur y vérifie sa rémunération, ses jours et ses retenues. L'inspection y contrôle si vous avez déclaré correctement et appliqué les règles sociales : durée du travail, jours fériés, vacances, salaires des conventions collectives.
Que doit contenir le compte individuel ?
L'arrêté royal énumère les mentions une par une. En langage simple, elles forment cinq blocs.
Sur vous, l'employeur. L'article 14 de l'arrêté royal cite 7 données : votre nom ou dénomination sociale et votre siège, votre numéro ONSS, votre inscription à l'Office national des vacances annuelles ou à une caisse de vacances, votre assureur accidents du travail avec le numéro de police, votre caisse d'allocations familiales, votre secrétariat social avec le numéro d'affiliation, et votre commission paritaire et éventuellement sous-commission.
Sur le travailleur. L'arrêté en cite 16 : nom, date de naissance, sexe, domicile, état civil, personnes fiscalement à charge, numéro d'identification de la sécurité sociale, numéro d'inscription au registre du personnel, nature juridique du contrat, fonction, qualification professionnelle selon la convention collective, date de début et date de fin, lieu de travail, et rémunération de départ avec les autres éléments et la périodicité des paiements.
Par période de paie. La période, les journées de travail effectif, les jours sans prestations avec leur motif (assimilés ou non), le salaire de base et l'unité de mesure, les heures normales, les heures supplémentaires par taux de sursalaire, tous les autres éléments de la rémunération comme les primes, le pécule de vacances ou une indemnité de préavis, les avantages en nature avec leur valeur, les montants soumis aux cotisations ONSS, la cotisation personnelle, le montant imposable, le précompte professionnel, les retenues comme une saisie sur salaire avec leur motif, et le montant net à payer. Aussi chaque autre paiement, comme une indemnité de déplacement domicile-travail ou une gratification, avec son motif et son montant.
Par trimestre. Les journées de travail effectif, les jours d'inactivité par motif, le total soumis aux cotisations ONSS et la cotisation personnelle.
Par année. Le total soumis aux cotisations ONSS, les cotisations personnelles, le montant imposable et le précompte professionnel.
Si vous ou votre secrétariat social utilisez des codes ou abréviations, leur signification figure sur le document lui-même. Pour les intérimaires, les agences d'intérim sont dispensées de mentionner la fonction et le lieu de travail.
Le compte individuel en pratique : à quoi il ressemble
L'arrêté impose des mentions, pas de formulaire fixe. Un compte individuel a donc un aspect différent selon le secrétariat ou le logiciel de paie, mais sa structure suit toujours les blocs ci-dessus :
| Partie | Ce que vous y lisez |
|---|---|
| En-tête | Vos données et celles du travailleur, contrat, fonction, commission paritaire |
| Une colonne ou un bloc par période de paie | Jours, heures, éléments de rémunération, ONSS, précompte professionnel, net |
| Total par trimestre | Jours, inactivité, base ONSS et cotisation personnelle |
| Total par année | Base ONSS, cotisations, rémunération imposable et précompte professionnel |
| Légende | La signification des codes utilisés |
Le décompte de paie comme partie du compte. Le décompte de paie que vous remettez à chaque paiement est, selon le SPF Emploi, une sorte d'extrait du compte individuel. Si toutes les mentions par période de paie figurent déjà sur le décompte, vous ne devez pas les reprendre sur le compte. À condition de conserver une copie de ces décomptes avec le compte individuel et de la tenir à la disposition de l'inspection. Le SPF Emploi cite aussi le système d'un seul document, en double exemplaire, qui tient lieu à la fois de décompte de paie et de compte individuel partiel. C'est valable tant que chaque mention obligatoire y figure.
Quand inscrire quoi dans le compte individuel
L'arrêté fixe pour chaque bloc un moment limite d'inscription.
| Données | Au plus tard |
|---|---|
| Employeur et travailleur (sauf la date de fin) | Avant d'utiliser le compte |
| Date de fin du contrat | Dans les 7 jours civils suivant la fin |
| Rémunération par période de paie | Au moment où la rémunération est exigible |
| Autres paiements, comme les frais de transport | Le 10e jour du mois qui suit le paiement |
| Données trimestrielles | Le dernier jour de la déclaration DmfA de ce trimestre |
| Données annuelles | Le dernier jour de la DmfA du quatrième trimestre |
Pour l'année 2026, cela signifie que les données annuelles figurent sur le compte au plus tard le 31 janvier 2027, date limite de la DmfA du quatrième trimestre. Le fonctionnement de cette déclaration trimestrielle est expliqué dans qu'est-ce que la DmfA.
Qui tient le compte individuel ?
Vous, l'employeur. Selon le SPF Emploi, vous pouvez établir le compte vous-même ou en confier l'établissement à un secrétariat social. Qui fait calculer ses salaires par un logiciel ou un secrétariat établit souvent le décompte de paie et le compte en une seule fois : le SPF constate que les entreprises établissent de plus en plus les deux documents en même temps.
L'arrêté vous laisse choisir où se trouvent les comptes : à l'adresse sous laquelle vous êtes inscrit à l'ONSS, sur un des lieux de travail, à votre domicile ou à votre siège social, ou au siège de votre secrétariat social. Si vous choisissez un des trois derniers lieux, vous en informez au préalable par lettre recommandée le chef de district de l'inspection des lois sociales de la région. Pour la conservation après la clôture aussi, le compte individuel peut se trouver au siège du secrétariat social, avec la même information préalable.
La copie du compte individuel au travailleur
Le travailleur reçoit une copie à des moments fixes. C'est votre obligation, même si le secrétariat établit le document.
| Moment | Ce que reçoit le travailleur | Délai |
|---|---|---|
| Début de l'occupation | Copie avec vos données et les siennes | Dans les 2 mois du début |
| Changement de fonction ou de lieu de travail | Communication écrite de la modification | Dans un délai de 1 mois après la modification |
| Chaque année, pendant le contrat | Copie complète de l'année écoulée | Avant le 1er mars de l'année suivante |
| Fin du contrat | Copie pour l'année en cours | Dans les 2 mois après la fin du trimestre |
| Paiement après le départ | Copie relative à ce paiement | Dans les 2 mois qui suivent |
En cas de départ s'ajoutent les autres documents : le C4 au plus tard le dernier jour de travail, voir le document C4, et pour un employé l'attestation de vacances. La fiche fiscale sur la même rémunération est un autre document, avec son propre délai : voir la fiche 281.10.
Calendrier 2026 et 2027 : deux travailleurs
Un exemple avec deux employés dans la même entreprise. Ines commence le lundi 14 septembre 2026. Tom quitte l'entreprise le lundi 30 novembre 2026.
| Date | Quoi | Pour qui |
|---|---|---|
| 14 novembre 2026 | Au plus tard, la première copie avec les données d'identification | Ines |
| 30 novembre 2026 | Dernier jour ouvrable de novembre : qui reçoit par voie électronique et veut du papier pour 2027 le signale au plus tard ce jour-là | Chaque travailleur avec un accord électronique |
| 7 décembre 2026 | Au plus tard, la date de fin sur le compte | Tom |
| 31 décembre 2026 | Fin du trimestre au cours duquel le contrat de Tom a pris fin | Tom |
| 1er janvier 2027 | Les copies papier commencent pour qui les a demandées en novembre | Chaque travailleur avec un accord électronique |
| 31 janvier 2027 | Au plus tard, les données annuelles 2026 sur chaque compte | Ines et Tom |
| 28 février 2027 | Au plus tard, la copie du compte 2026 | Tom |
| Avant le 1er mars 2027 | Copie complète du compte 2026 | Ines |
Si Tom reçoit encore en mars 2027 une prime portant sur 2026, vous lui remettez dans les 2 mois qui suivent ce paiement une copie du compte relative à ce paiement. Vous clôturez le compte 2026 début 2027. À partir de cette clôture, vous le conservez 5 ans, donc jusqu'en 2032.
Combien de temps conserver le compte individuel ?
5 ans, avec les annexes comme les copies des décomptes de paie ou les tableaux de prestations. Le délai ne commence pas au départ du travailleur mais à la clôture annuelle du compte : chaque année a ainsi sa propre date de fin. En cas de contestation sur un paiement fait après le départ, la conservation court jusqu'à cinq ans après la date à laquelle ces dernières sommes devaient être déclarées à l'ONSS.
Si vous n'occupez plus de personnel, vous conservez les documents à votre domicile ou à votre siège social en Belgique. Qui a été employeur reste soumis à cette obligation de conservation.
Conservation numérique et copie électronique
Conserver. Vous pouvez conserver les documents sociaux sous toute forme de reproduction, aussi numérique, à condition qu'ils soient bien lisibles et permettent un contrôle efficace. Une archive PDF par année et par travailleur suffit donc, si l'inspection peut l'ouvrir rapidement.
Remettre la copie par voie électronique. La loi du 3 juin 2007 permet d'envoyer et de conserver par voie électronique le compte individuel, le décompte de paie et l'état des prestations. Trois conditions s'appliquent :
- Vous en convenez avec le travailleur, par écrit ou par voie électronique. L'accord vaut au moins pour l'année civile en cours.
- Le document est aussi envoyé à un prestataire de service d'archivage électronique qualifié, qui délivre un accusé de réception. Ce stockage est gratuit pour le travailleur et reste garanti jusqu'à 5 ans après la fin du contrat.
- Si l'inspection demande le document, vous le présentez immédiatement, depuis votre propre stockage ou celui du service d'archivage.
Si le travailleur ou vous voulez revenir au papier après cette année civile, une notification claire suffit. Pour le compte individuel, elle doit être faite au plus tard le dernier jour ouvrable de novembre : le papier commence alors le 1er janvier et vaut au moins une année civile complète. Un e-mail d'un travailleur qui demande du papier vers le Nouvel An ne vaut donc que pour l'année d'après.
Ce que l'inspection vérifie et ce que cela coûte
Lors d'un contrôle, l'inspection des lois sociales demande les comptes individuels et leurs annexes. Elle vérifie qu'un compte existe pour chaque travailleur, qu'il est complet et exact, que les copies sont parvenues à temps aux travailleurs et que vous tenez les comptes à l'endroit annoncé. Le déroulement d'un contrôle est décrit dans ce que l'inspection sociale vérifie lors d'un contrôle.
Le Code pénal social sanctionne par infraction :
| Infraction | Niveau | Amende administrative |
|---|---|---|
| Pas de compte, ou un compte incomplet ou inexact | 3 | 1 000 € à 10 000 € |
| Copie non remise au travailleur dans le délai | 2 | 250 € à 2 500 € |
| Compte non tenu ou conservé au lieu annoncé | 2 | 250 € à 2 500 € |
| Compte pas toujours à la disposition de l'inspection | 1 | 100 € à 1 000 € |
Chacune de ces amendes est multipliée par le nombre de travailleurs concernés, avec pour plafond le maximum multiplié par 100.
Erreurs fréquentes avec le compte individuel
- Croire que le décompte de paie suffit. C'est possible seulement si toutes les mentions y figurent et que vous conservez les copies avec le compte. La clôture annuelle et la copie annuelle restent nécessaires.
- Oublier la première copie. Dans les 2 mois du début, chaque nouveau travailleur reçoit une copie avec les données d'identification.
- Attendre la clôture annuelle pour la copie au départ. En cas de départ, le délai court à partir de la fin du trimestre, pas de la fin de l'année. Pour un départ en novembre, c'est fin février.
- Payer une prime après le départ sans copie. Chaque paiement ultérieur reçoit sa propre copie.
- Envoyer par voie électronique sans accord ou sans service d'archivage. Le travailleur n'a alors formellement pas reçu de copie.
- Laisser les comptes au secrétariat sans en informer l'inspection. L'arrêté demande une lettre recommandée préalable.
- Jeter les comptes après le départ. Le délai de conservation court à partir de la clôture annuelle, aussi pour qui est déjà parti.
Demander son compte individuel en tant que travailleur
Si vous êtes travailleur et cherchez votre compte individuel, vous le demandez à votre employeur ou ancien employeur. L'arrêté royal du 8 août 1980 l'oblige à vous en remettre une copie : chaque année avant le 1er mars et, après un départ, dans les 2 mois qui suivent la fin du trimestre. Si vous l'avez reçu par voie électronique, il reste accessible gratuitement auprès du service d'archivage jusqu'à 5 ans après la fin de votre contrat.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Business Centrum tient le compte individuel de chaque travailleur dans votre gestion salariale, en collaboration avec Acerta, à partir du même traitement de paie que les décomptes et la DmfA. En cas de départ, nous établissons aussi la copie, pour que vous puissiez la remettre à temps au travailleur. Vous avez pour cela un interlocuteur fixe. Vous voulez savoir comment cela se passe pour votre entreprise ? Posez-nous la question.