Le formulaire C4, ou certificat de chômage C4, l'employeur le remet à chaque travailleur dont le contrat de travail prend fin, de sa propre initiative et au plus tard le dernier jour de travail. C'est aussi le cas si le travailleur démissionne, si un contrat à durée déterminée arrive à son terme ou s'il part à la pension. Vous choisissez la voie : un C4 papier, ou la déclaration électronique de risque social (DRS scénario 1) avec, en plus, le formulaire papier C4-DRS pour le travailleur.
Le C4 fait partie des documents liés à un départ. La liste complète, avec le délai de chaque document, figure dans documents sociaux à la fin du contrat. Ce guide porte uniquement sur le C4 : quand l'établir, comment, quoi y indiquer et ce que coûte une erreur. Ce que vous réglez pour le licenciement lui-même se trouve dans licenciement en Belgique.
Quand l'employeur doit-il délivrer le formulaire C4 ?
La règle figure à l'article 137 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 portant réglementation du chômage. L'ONEM la résume ainsi : lors de la fin du contrat de travail, peu importe de qui provient l'initiative, vous avez l'obligation de délivrer d'initiative et immédiatement un certificat de chômage au travailleur. Que le travailleur compte ou non demander des allocations ne change rien.
| Fin du contrat | C4 obligatoire ? |
|---|---|
| Licenciement par l'employeur, même pour motif grave | Oui |
| Démission ou abandon volontaire du travail | Oui |
| Fin de commun accord | Oui |
| Force majeure, y compris la force majeure médicale | Oui |
| Fin d'un contrat à durée déterminée ou pour un travail déterminé | Oui |
| Faillite | Oui |
| Fin d'un contrat d'occupation d'étudiant | Oui |
| Fin de l'occupation en vue de la pension | Oui |
| Contrats successifs avec la même fraction d'occupation, interrompus seulement par un week-end, un jour férié ou un jour de repos compensatoire | Un C4 à la sortie suffit |
| Contrat en cours, le travailleur demande un certificat de travail | Oui, à sa demande |
Pour des contrats successifs avec une fraction d'occupation différente, la règle change. Si la fraction augmente, vous établissez en principe un C4 par occupation, sauf pour les périodes que l'ONSS a déjà acceptées dans vos déclarations trimestrielles. Si elle diminue, le travailleur peut avoir droit à l'allocation de garantie de revenus et vous devez, à sa demande, lui remettre un C4 pour le contrat précédent.
Un travailleur à temps partiel qui travaille temporairement à temps plein via un avenant ou un contrat à temps partiel supplémentaire peut revenir à ses anciennes heures sans DRS scénario 1, à condition que l'occupation à temps plein n'ait pas dépassé 3 mois civils complets. Si le travailleur le demande, vous faites quand même la déclaration.
Délai de remise du C4 par l'employeur : le dernier jour de travail
Le texte légal est court : l'employeur remet le certificat de chômage de sa propre initiative, au plus tard le dernier jour de travail. Pour la voie électronique, l'ONSS prévoit la même chose : la déclaration se fait immédiatement et de votre propre initiative, au plus tard le dernier jour de travail.
En pratique :
- Si le travailleur preste son préavis, le dernier jour du préavis est l'échéance. Vous connaissez cette date des semaines à l'avance : notez-la tout de suite.
- En cas de rupture avec indemnité de préavis, le dernier jour de travail coïncide avec le jour de la rupture. Le C4 doit être prêt ce jour-là, pas après le traitement salarial suivant.
- Pour un contrat à durée déterminée, le dernier jour du contrat est l'échéance, même si vous hésitez encore sur une prolongation.
Formulaire C4 électronique ou papier : deux voies
| Voie | Ce que vous faites | Ce que reçoit le travailleur |
|---|---|---|
| C4 papier | Vous complétez le formulaire, le signez et le remettez | Le formulaire C4 signé |
| DRS scénario 1 via l'application web | Vous faites la déclaration sur le portail de la sécurité sociale et la validez | Une copie de la déclaration et le formulaire C4-DRS, que vous complétez |
| DRS scénario 1 via batch | Votre logiciel ou votre secrétariat social envoie des messages structurés | La même copie et le formulaire C4-DRS |
Pour l'application web, vous devez être enregistré comme employeur sur le portail de la sécurité sociale. L'ONEM la conseille pour un nombre limité de déclarations, le batch pour de grands volumes.
Le volet papier reste. Même par voie électronique, vous complétez vous-même sur le formulaire C4-DRS la façon dont l'occupation a pris fin et l'indemnité payée, ainsi que la date d'entrée en service. Le formulaire est disponible dès que vous validez la déclaration électronique, avec le numéro de ticket déjà rempli. La copie est établie dans la langue de la région où travaille le travailleur : pour un siège à Gand, en néerlandais. Vous pouvez ajouter une traduction.
Avec le C4 papier, utilisez la bonne version. Pour une sortie de service après le 31 octobre 2023, l'ONEM n'accepte que la version du 6 juillet 2023. Un ancien formulaire tiré d'un dossier ou d'un vieux téléchargement n'est pas accepté.
Quelque chose change-t-il en 2026 ou 2027 ? La déclaration électronique n'est pas une obligation : l'article 138bis de l'arrêté chômage exclut le certificat de chômage de l'obligation de transmettre les données par voie électronique. Le 20 octobre 2026, nous n'avons trouvé sur les sites de l'ONEM et de l'ONSS aucune modification annoncée du formulaire papier ni de ce choix. L'ONEM écrit toutefois qu'une déclaration électronique reprenant l'ensemble des données est en cours de développement, sans date.
Formulaire C4 ONEM : comment indiquer le motif de la fin
C'est la partie où les erreurs sont les plus fréquentes, et celle qui pèse le plus pour le travailleur. L'ONEM s'en sert notamment pour vérifier le caractère involontaire du chômage, une des conditions essentielles pour être admis aux allocations. Le tableau vient de la feuille info E14 de l'ONEM et vaut pour le C4 papier et le formulaire C4-DRS.
| Façon dont l'occupation a pris fin | Date à compléter | Compléter le motif précis du chômage ? |
|---|---|---|
| Préavis par l'employeur | Date d'envoi du recommandé, ou de notification par exploit d'huissier | Oui |
| Rupture par l'employeur | Date de fin du contrat de travail | Oui |
| Par le travailleur | Date de l'abandon volontaire du travail | Non |
| De commun accord | Date de l'accord sur la fin du contrat | Oui |
| Force majeure pour incapacité de travail définitive du travailleur | Aucune | Non |
| Force majeure pour un autre motif | Date à laquelle la force majeure a été invoquée | Oui |
| Contrat à durée déterminée | Date de fin du contrat | Non |
| Contrat pour un travail déterminé | Date à laquelle le travail a été accompli | Non, le travailleur joint son contrat à sa demande |
Trois situations demandent une attention particulière :
- Un préavis qui se termine par une force majeure. Si le contrat prend fin pendant le préavis pour un autre motif, vous cochez deux cases, par exemple le préavis par l'employeur et la force majeure.
- La force majeure médicale. Vous cochez la force majeure pour incapacité de travail définitive, sans date et sans motif. La procédure elle-même est expliquée dans force majeure médicale.
- Un motif absent de la liste, comme une dissolution judiciaire ou une condition résolutoire. Vous ne cochez alors aucune case et vous l'expliquez dans les remarques.
Indiquez sur le C4 ce qui s'est réellement passé, dans les mêmes termes que la lettre de licenciement ou la convention. Un accord renseigné comme licenciement sur le C4, ou l'inverse, entraîne des questions de l'ONEM et une discussion avec le travailleur. Comment rédiger un accord et ce qu'il signifie pour les allocations : voir licenciement de commun accord.
C4 et démission : l'obligation de l'employeur reste
Si le travailleur démissionne, le C4 reste obligatoire. Vous cochez que le contrat a pris fin par le travailleur, vous indiquez la date de l'abandon volontaire du travail et vous laissez le motif de chômage vide. C'est l'ONEM qui décide ensuite si le travailleur reçoit des allocations, pas vous.
Il arrive qu'un travailleur sur le départ demande d'inscrire « de commun accord » ou « licenciement par l'employeur » sur le C4, pour améliorer ses chances d'obtenir des allocations. Ne le faites pas. Les déclarations inexactes ou incomplètes sur le licenciement sont une infraction de niveau 2 du Code pénal social, comme un C4 tardif.
Indemnité de préavis et autres indemnités sur le C4
Dans la partie sur l'indemnité, l'ONEM vérifie si les règles du préavis ont été respectées et si le travailleur a reçu une indemnité non cumulable avec les allocations de chômage.
- Le travailleur preste son préavis. Vous indiquez la période du préavis initial, si le préavis a été suspendu et prolongé, si le travailleur a été dispensé totalement ou partiellement de prestations et à partir de quand, et s'il a suivi pendant le préavis un trajet de transition chez un autre employeur. Le congé de sollicitation ne compte pas comme dispense.
- Vous payez une indemnité de préavis. La date de fin de l'occupation sur le C4 est le jour de la rupture. Pour l'indemnité, vous indiquez la période couverte par l'indemnité de préavis.
- Outplacement. Si le travailleur a droit à un préavis ou une indemnité d'au moins 30 semaines, il a droit à l'outplacement et vous indiquez que l'indemnité de congé est réduite. La réduction est en principe de 4 semaines. Si vous n'avez pas réduit, vous en expliquez la raison dans les remarques.
- Maladie pendant le préavis. Si vous rompez le contrat pendant une incapacité de travail survenue pendant le préavis, vous pouvez déduire le salaire garanti depuis le début de cette incapacité de la période couverte par l'indemnité. Vous le mentionnez aussi.
- Autres indemnités, comme une indemnité d'éviction pour un représentant de commerce, une indemnité liée à une clause de non-concurrence ou une indemnité en cas d'accord : elles figurent à un point distinct.
- Contrat d'avant 2014. Vous répartissez alors le préavis ou l'indemnité en partie A et partie B, comme l'explique la feuille info E14. Cela ne s'applique plus en cas de démission à partir du 28 octobre 2023.
Exemple chiffré. Un employé est en service depuis le 1er juin 2021. Vous mettez fin au contrat le vendredi 13 novembre 2026 avec une indemnité de préavis. Avec 5 ans et 5 mois d'ancienneté, son délai de préavis est de 18 semaines.
| Sur le C4 | Ce que vous indiquez |
|---|---|
| Date d'entrée en service | 1er juin 2021 |
| Date de fin de l'occupation | 13 novembre 2026, le jour de la rupture |
| Façon dont l'occupation a pris fin | Rupture par l'employeur, date 13 novembre 2026, avec le motif précis du chômage |
| Période couverte par l'indemnité de préavis | 18 semaines : du 14 novembre 2026 au 19 mars 2027 inclus |
| Outplacement | Non coché : l'indemnité reste sous 30 semaines |
| Date limite pour le C4 ou la DRS avec le C4-DRS | 13 novembre 2026 |
Selon l'ONEM, une indemnité de préavis n'est pas cumulable avec des allocations de chômage. Jusqu'au 19 mars 2027 inclus, le travailleur ne reçoit donc pas d'allocations. Une erreur sur cette période décale ses droits, et il s'en aperçoit tout de suite.
Chronologie d'un contrat temporaire prolongé. Un travailleur a un contrat à durée déterminée jusqu'au vendredi 18 décembre 2026. Le lundi 21 décembre 2026 commence un nouveau contrat avec les mêmes heures. Entre les deux, il n'y a qu'un week-end : vous ne délivrez pas de C4 pour le premier contrat, un C4 à la sortie définitive suffit. Si le travailleur demande malgré tout un C4 comme certificat de travail, vous le lui remettez.
C4 tardif ou erroné : ce que risque l'employeur
L'article 226 du Code pénal social punit d'une sanction de niveau 2 l'employeur qui a refusé ou omis d'établir, de délivrer ou de compléter les documents de l'arrêté chômage dans les délais. Le même niveau vaut pour des déclarations inexactes ou incomplètes concernant le licenciement. Pour les infractions commises à partir du 1er février 2026, l'amende administrative va de 250 € à 2 500 €. Depuis le 1er juillet 2024, cette amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
Si vous refusez de délivrer un C4, le contrôleur social de l'ONEM peut établir lui-même le formulaire et dresser un procès-verbal pour refus d'établir des documents prescrits.
Pour le travailleur, les conséquences sont plus directes. Sans C4, son dossier d'allocations est incomplet : il introduit sa demande avec un autre formulaire et doit fournir le C4 au plus vite. Il revient donc vers vous.
Corriger une erreur. Pour la déclaration électronique, l'ONSS écrit que des mentions erronées peuvent donner lieu à une demande de déclaration modificative. La feuille info de l'ONEM ne décrit pas comment corriger un C4 papier. Concertez-vous avec votre secrétariat social avant d'établir un second formulaire, pour éviter que deux versions contradictoires circulent.
Erreurs fréquentes des employeurs avec le formulaire C4
- Établir le C4 seulement après le dernier calcul de salaire. Le délai est le dernier jour de travail.
- Pas de C4 en cas de démission, de pension ou de contrat d'étudiant. Il est aussi obligatoire.
- Utiliser un ancien formulaire papier. Pour toute sortie après le 31 octobre 2023, seule la version du 6 juillet 2023 vaut.
- Oublier le formulaire C4-DRS après la déclaration électronique. Le travailleur a besoin des deux.
- Confondre la date du recommandé avec la date de fin. Pour un préavis par l'employeur, l'ONEM demande la date d'envoi.
- Faire commencer la période de l'indemnité le jour de la rupture. Elle commence le lendemain.
- Indiquer un autre motif que dans la lettre de licenciement. L'ONEM se sert du motif pour vérifier le caractère involontaire du chômage.
Document C4 chômage : la démarche du travailleur
Selon l'ONEM, l'employeur doit remettre le C4 de sa propre initiative, au plus tard le dernier jour de travail ; le travailleur n'a pas à le demander. Avec le C4, le travailleur introduit sa demande d'allocations auprès de l'organisme de paiement de son choix. S'il ne reçoit pas le C4 à temps, il introduit la demande avec le formulaire C109 de cet organisme et doit tout faire pour obtenir rapidement le C4. Pendant un contrat en cours, il peut demander un C4 comme certificat de travail, et vous devez le lui remettre.
Le C4 arrive rarement seul. Pour un employé, vous délivrez aussi une attestation de vacances, et chaque travailleur reçoit plus tard une copie de son compte individuel.
Ce que fait Business Centrum
Lors d'un départ, Business Centrum établit les documents sociaux dans le cadre de votre administration du personnel et de votre gestion salariale, avec Acerta, y compris le C4 via la déclaration électronique et le formulaire C4-DRS. Vous communiquez la fin du contrat à votre interlocuteur fixe, avec la lettre de licenciement ou la convention, et vous recevez les documents pour les remettre au travailleur. Vous voulez savoir comment cela se passe pour votre entreprise ? Posez-nous la question.