En fin de contrat, l'employeur remet au minimum ces documents sociaux : le C4 au plus tard le dernier jour de travail, le décompte final, l'attestation de vacances pour un employé, une copie du compte individuel dans les 2 mois après la fin du trimestre, la fiche 281.10 et le certificat de travail. Remettre en retard ou ne pas remettre le C4, l'attestation de vacances ou la copie du compte individuel est une infraction de niveau 2.
Quels documents sociaux remettre en fin de contrat ?
Chaque document a son propre délai. La dernière colonne donne l'exemple d'une employée qui quitte l'entreprise le lundi 30 novembre 2026.
| Document | Qui l'établit | Pour quand | Comment | Dans l'exemple |
|---|---|---|---|---|
| C4 (certificat de chômage) | Employeur ou secrétariat social | Au plus tard le dernier jour de travail | Électronique (DRS scénario 1) plus formulaire papier C4-DRS, ou C4 papier | 30 novembre 2026 |
| Dimona OUT | Employeur ou secrétariat social | Au plus tard le premier jour ouvrable après la fin | Électronique auprès de l'ONSS | 1er décembre 2026 |
| Décompte final et fiche de paie | Secrétariat social | Sans délai, au plus tard au premier jour de paie après la fin | Fiche de paie et paiement | Premier jour de paie de décembre |
| Attestation de vacances (employé uniquement) | Employeur ou secrétariat social | À la fin du contrat | Papier ou électronique | 30 novembre 2026 |
| Compte individuel | Secrétariat social | Dans les 2 mois après la fin du trimestre | Copie au travailleur | Au plus tard le 28 février 2027 |
| Fiche 281.10 | Secrétariat social | Dépôt au plus tard le 28 février 2027 | Belcotax-on-web, copie au travailleur | 28 février 2027 |
| Certificat de travail | Employeur | À la fin du contrat | Papier ou électronique | 30 novembre 2026 |
Une prime au prorata, des éco-chèques ou un autre avantage sectoriel se paient selon la CCT de votre commission paritaire (CP). Pour savoir si les éco-chèques restent obligatoires dans votre secteur, lisez notre actualité sur les éco-chèques en 2026.
Le document C4 : quand et comment le remettre ?
Le C4 est le certificat de chômage, dont le travailleur a besoin pour demander des allocations. Vous devez le remettre à chaque fin de contrat, même si le travailleur démissionne, part à la pension ou termine un contrat d'étudiant. La règle : immédiatement et spontanément, au plus tard le dernier jour de travail.
Électronique ou papier. Avec la déclaration électronique de risque social (DRS scénario 1), vous transmettez les données directement à l'ONEM. Le travailleur reçoit aussi un formulaire papier C4-DRS, disponible dès que vous validez la déclaration. Sur ce formulaire, vous indiquez encore vous-même comment le contrat a pris fin et quelle indemnité vous avez payée.
Le motif de la fin. Sur le C4, vous cochez la manière dont le contrat a pris fin : préavis, rupture, démission, commun accord, force majeure. Pour un préavis, vous indiquez la date d'envoi de la lettre recommandée. En cas de préavis ou de rupture par l'employeur, et en cas d'accord, vous indiquez aussi la cause exacte du chômage. L'ONEM s'en sert pour vérifier le caractère involontaire du chômage. N'écrivez donc pas « licenciement » s'il s'agissait d'un accord, et inversement. La rédaction de la lettre elle-même est expliquée dans notre article avec un modèle de lettre de licenciement.
Indemnité de préavis. Si vous payez une indemnité de préavis, vous indiquez la période qu'elle couvre. Le travailleur ne reçoit pas d'allocations de chômage pour cette période.
L'attestation de vacances de l'employé
Un employé qui part reçoit de votre part une attestation de vacances et un pécule de vacances de sortie. L'attestation indique combien de jours de vacances il a déjà pris cette année et quel pécule de sortie vous avez payé. Son nouvel employeur en a besoin pour calculer correctement ses jours et son pécule de vacances.
Le pécule de vacances de sortie vaut 15,34 % du salaire brut : 7,67 % de pécule simple et 7,67 % de double pécule. Les jours assimilés, comme la maladie, comptent avec un salaire fictif. Vous le payez sur les salaires de l'année en cours, et sur ceux de l'année précédente si l'employé n'a pas encore pris ses vacances.
Exemple chiffré. Une employée gagne 3 000 € brut par mois et part le 30 novembre 2026. Elle a déjà pris toutes ses vacances de 2026. Ses salaires bruts de janvier à novembre 2026 s'élèvent à 11 × 3 000 € = 33 000 €.
- Pécule simple de sortie : 33 000 € × 7,67 % = 2 531,10 €.
- Double pécule de sortie : 33 000 € × 7,67 % = 2 531,10 €.
- Total : 5 062,20 € brut, avec le décompte final.
Un ouvrier ne reçoit de votre part ni attestation de vacances ni pécule de sortie. Son pécule vient de la caisse de vacances, sur la base des salaires de votre déclaration DmfA. Le fonctionnement du pécule pour ouvriers et employés est expliqué dans notre guide sur le double pécule de vacances.
Le compte individuel du travailleur
Le compte individuel reprend, période de paie par période de paie, les prestations et le salaire du travailleur, avec toutes les retenues. Votre secrétariat social le tient à jour. En cas de départ, trois délais s'appliquent :
- La date de sortie figure sur le compte dans les 7 jours après la fin.
- Le travailleur reçoit une copie complète dans les 2 mois après la fin du trimestre au cours duquel le contrat a pris fin.
- Si vous payez encore quelque chose plus tard, comme une indemnité complémentaire, il reçoit une copie de ce paiement dans les 2 mois.
Pour un départ le 30 novembre 2026, le trimestre se termine le 31 décembre. La copie doit donc parvenir au travailleur au plus tard le 28 février 2027.
Combien de temps conserver les documents sociaux ?
Vous conservez le compte individuel, le registre du personnel et les annexes comme les fiches de paie pendant 5 ans. Pour le compte individuel, ce délai commence à la clôture annuelle du compte. La conservation peut être numérique, tant que les copies sont lisibles et que l'inspection peut les contrôler. Conservez aussi le C4, la lettre de licenciement et la preuve d'envoi recommandé : vous en aurez besoin en cas de contestation.
Ce que coûte un document remis en retard
Un C4, un compte individuel ou une attestation de vacances remis en retard ou pas du tout constitue une infraction de niveau 2 du Code pénal social. Si une amende administrative est infligée, elle va de 250 € à 2 500 €. Pour le compte individuel et l'attestation de vacances, l'amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
Les erreurs des employeurs
- Attendre le calcul de paie suivant pour établir le C4. Le délai est le dernier jour de travail, pas le prochain calcul des salaires.
- Oublier le C4 en cas de démission ou de pension. Il est obligatoire aussi dans ces cas.
- Oublier l'attestation de vacances d'un employé sous contrat court. Chaque départ d'un employé donne droit à une attestation.
- Mal indiquer la cause du chômage pour un accord qui était en pratique un licenciement. Voyez notre article sur la rupture de commun accord.
- Jeter les documents après le départ. Gardez-les 5 ans.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Business Centrum établit à chaque départ l'ensemble des documents sociaux dans votre administration salariale, avec Acerta : le C4 via la déclaration électronique, la Dimona OUT, le décompte final, l'attestation de vacances, la copie du compte individuel et plus tard la fiche 281.10. Vous recevez les documents à temps pour les remettre au travailleur.