Oui, l'employeur peut refuser certains congés. Les dates de vacances se fixent ensemble : vous pouvez refuser une période, si le travailleur obtient 2 semaines d'affilée entre le 1er mai et le 31 octobre. Le petit chômage, les raisons impérieuses et le congé de sollicitation ne se refusent jamais. Le crédit-temps et le congé parental se reportent de 6 mois au plus.
Quels congés l'employeur peut-il refuser ? Aperçu par type
| Congé | Refuser ? | Reporter ou planifier ? | À savoir |
|---|---|---|---|
| Vacances annuelles | Oui, les dates se fixent ensemble | Oui, en concertation ou collectivement | 2 semaines d'affilée entre le 1er mai et le 31 octobre |
| Congé sans solde | Oui, ce n'est pas un droit | Sans objet | Mettez l'accord par écrit |
| Petit chômage | Non | Non | Le travailleur vous prévient à l'avance |
| Raisons impérieuses | Non | Non | 10 jours par an au maximum, non payés |
| Congé pour soins | Non | Non | 5 jours par an au maximum, avec attestation du médecin |
| Congé-éducation flamand | Seulement en cas de demande tardive | Oui, si plus de 10 % absents en même temps | Demande au moins 2 semaines avant votre échéance |
| Crédit-temps | Oui, jusqu'à 10 travailleurs | Oui, jusqu'à 6 mois | Seuil de 5 % d'absences simultanées |
| Congé parental | Seulement le 1/10 et les formes flexibles | Oui, jusqu'à 6 mois | Réponse dans un délai de 1 mois |
| Congé de sollicitation | Non | Non | 1 jour par semaine durant les 26 dernières semaines du préavis |
L'employeur peut-il refuser des vacances ?
Le travailleur a droit à ses jours de vacances, mais pas aux dates qu'il choisit. Elles sont fixées dans cet ordre :
- La commission paritaire peut fixer des dates collectives, comme les congés du bâtiment.
- Le conseil d'entreprise, si le secteur n'a rien fixé.
- L'employeur avec la délégation syndicale, ou sans délégation, avec les travailleurs.
- Un accord individuel entre vous et le travailleur.
Dans cet accord individuel, vous pouvez refuser une période demandée, par exemple pendant votre haute saison. Vous devez toutefois respecter ces limites :
- Les vacances doivent pouvoir être prises dans les 12 mois qui suivent l'exercice de vacances, donc pendant l'année en cours.
- Une période de 2 semaines d'affilée entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf si le travailleur demande lui-même autre chose. Pour un travailleur de moins de 18 ans à la fin de l'exercice de vacances, c'est 3 semaines.
- Au moins 1 semaine d'affilée dans tous les cas.
- Les chefs de famille reçoivent de préférence leurs vacances pendant les vacances scolaires.
Si le travailleur demande de joindre une troisième semaine aux deux premières, vous pouvez vous y opposer si cela perturbe l'organisation du travail. Si vous ne trouvez pas d'accord, le tribunal du travail tranche.
L'employeur peut-il annuler des congés ?
Des vacances approuvées sont un accord entre deux parties. Vous ne pouvez pas les annuler unilatéralement, même en cas de surcharge imprévue. Vous pouvez demander au travailleur de les déplacer ; il peut refuser. S'il accepte, mettez par écrit :
- les nouvelles dates de vacances ;
- qu'il s'agit d'un déplacement volontaire ;
- qui supporte les frais déjà engagés par le travailleur, comme un voyage réservé ou des frais d'annulation.
Si le travailleur tombe malade pendant ses vacances, il conserve ses jours. Notre article sur la maladie pendant les vacances explique comment l'encoder.
L'employeur peut-il refuser un congé sans solde ?
Oui. Le congé sans solde à la demande du travailleur n'est pas un droit. Vous pouvez l'accorder ou le refuser, sans devoir donner de raison. Si vous l'accordez, fixez par écrit le début et la fin.
Ne le confondez pas avec le congé pour raisons impérieuses. C'est un droit d'au maximum 10 jours ouvrables par an en cas d'événement imprévisible indépendant du travail : maladie ou hospitalisation d'une personne qui habite avec le travailleur, incendie ou tempête endommageant le logement, convocation au tribunal en tant que partie. Le travailleur vous prévient à l'avance ou dès que possible. Le congé n'est pas payé, sauf si une convention collective de travail (CCT) ou un accord en dispose autrement. Le congé pour soins entre aussi dans ces jours : au maximum 5 jours par an pour aider un membre du ménage ou de la famille qui en a besoin pour une raison médicale grave, avec une attestation du médecin traitant.
L'employeur peut-il refuser le congé de sollicitation ?
Non. Pendant un préavis, le travailleur peut s'absenter avec maintien de sa rémunération pour chercher un emploi, même s'il a lui-même démissionné. Durant les 26 dernières semaines du préavis, c'est 1 jour ou deux demi-jours par semaine, et avant cela une demi-journée par semaine. S'il bénéficie d'un outplacement, le jour entier par semaine vaut pendant tout le préavis. Un travailleur à temps partiel y a droit au prorata. Vous pouvez demander qu'il utilise ce congé pour chercher un emploi.
Crédit-temps, congé parental et congé-éducation
Ces trois congés sont un droit avec leurs propres règles de report :
- Crédit-temps. Jusqu'à 10 travailleurs, vous décidez vous-même. Au-delà, vous reportez jusqu'à 6 mois pour des raisons graves, ou plus si plus de 5 % de votre personnel serait absent en même temps. Voyez notre article sur le crédit-temps côté employeur.
- Congé parental. Le temps plein, le mi-temps et le 1/5 se reportent de 6 mois au plus. Le 1/10 et les formes flexibles peuvent être refusés, par écrit dans un délai de 1 mois. Tout est expliqué dans notre article sur le refus du congé parental par l'employeur.
- Congé-éducation flamand. Vous participez à la planification, mais ne refusez que si la demande arrive moins de 2 semaines avant votre échéance de remboursement, ou si un travailleur demande une formation d'une année scolaire complète après le 31 octobre alors que vous travaillez avec une planification collective. Vous pouvez vous opposer si plus de 10 % du personnel serait absent en même temps ; à partir de 20 travailleurs, cette limite s'applique par fonction.
Fermeture collective et congés du bâtiment
Si les vacances sont fixées collectivement, comme les congés du bâtiment ou une fermeture d'été décidée par le conseil d'entreprise, le travailleur doit prendre ses vacances pendant cette période. Vous pouvez refuser une demande individuelle pour une autre période pour les jours couverts par la fermeture.
Si un travailleur n'a pas assez de jours de vacances pour couvrir la fermeture, par exemple parce qu'il a changé d'employeur et a déjà pris ses jours, il épuise d'abord ses vacances payées, ses vacances jeunes ou ses vacances seniors. Pour les jours restants, il peut être en chômage temporaire et recevoir de l'ONEM une allocation de 60 % de son salaire moyen plafonné. S'il préfère prendre ses jours de vacances à un autre moment, il n'a pas droit à l'allocation pour autant de jours de fermeture. Si le travailleur ne gagne pas plus de 4 284 € brut par mois, vous lui payez en plus un supplément de 5,41 € par jour de chômage, sauf si une CCT met ce paiement à charge d'un fonds sectoriel. S'il gagne plus, ce n'est qu'après 26 jours de chômage temporaire dans la même année civile. Plus d'informations dans notre guide sur le chômage temporaire.
Un modèle de lettre pour refuser des vacances
Votre réponse va au travailleur. En Flandre, elle doit être rédigée en néerlandais (législation sur l'emploi des langues) :
Wij ontvingen op 3 maart uw aanvraag voor vakantie van 6 tot en met 17 april. Wij kunnen deze periode niet toestaan: in april leveren we de bestelling voor twee nieuwe filialen en zijn er al twee collega's van uw ploeg met verlof. U kunt de week van 20 april nemen of de periode van 4 tot en met 15 mei. Uw zomervakantie van drie weken vanaf 27 juli staat vast.
En français, pour un travailleur en Wallonie ou un travailleur francophone à Bruxelles :
Nous avons reçu le 3 mars votre demande de vacances du 6 au 17 avril inclus. Nous ne pouvons pas accorder cette période : en avril, nous livrons la commande de deux nouvelles succursales et deux collègues de votre équipe sont déjà en congé. Vous pouvez prendre la semaine du 20 avril ou la période du 4 au 15 mai inclus. Vos vacances d'été de trois semaines à partir du 27 juillet sont confirmées.
Répondez par écrit, donnez une raison concrète et proposez une alternative. Vous évitez ainsi les discussions et gardez la porte ouverte.
Que mettre dans le règlement de travail
Une procédure de vacances claire évite la plupart des conflits. Reprenez au minimum comment et quand un travailleur demande ses vacances, dans quel délai vous répondez, quelles périodes sont fixées par une fermeture collective et quelles semaines vous limitez comme période de pointe. Notre guide pour rédiger un règlement de travail explique comment le rédiger et le modifier.
Les erreurs que nous voyons souvent
- Laisser traîner une demande de vacances. Le travailleur ne sait pas où il en est, et vous perdez la possibilité de proposer une alternative à temps.
- Imposer ou annuler des vacances unilatéralement. Sans régime collectif ou accord, ce n'est pas possible.
- Refuser des raisons impérieuses comme un simple congé sans solde. En cas de vraie raison impérieuse, l'absence est un droit.
- Ne pas accorder 2 semaines d'affilée en été au travailleur qui le demande.
- Une fermeture collective sans plan pour les nouveaux travailleurs, qui ont trop peu de jours pour la couvrir.
Ce que Business Centrum fait pour vous
Nous tenons le solde de vacances de chaque travailleur, vérifions les délais à chaque demande de crédit-temps, de congé parental ou de congé-éducation et préparons votre réponse. Nous intégrons les fermetures collectives et le chômage temporaire dans le traitement des salaires, en collaboration avec Acerta. Tout passe par notre service congés et absences.