Qui est responsable en cas d'erreur du secrétariat social ?

Face à l'ONSS, vous restez responsable en tant qu'employeur. L'ONSS écrit lui-même que les institutions de sécurité sociale s'adressent à l'entreprise si le mandataire n'exécute pas correctement ses obligations. Que vous récupériez ensuite le dommage auprès du secrétariat dépend de votre contrat, et celui-ci limite souvent la responsabilité en montant et dans le temps.

Dans quel délai dois-je signaler une erreur de mon secrétariat social ?

Le plus vite possible, par écrit et de préférence par recommandé. Dans les conditions publiées que nous avons lues, le délai pour signaler un dommage varie de 30 jours à 12 mois. Passé ce délai, votre droit à une indemnisation peut s'éteindre. Relisez votre propre contrat.

Où porter plainte contre un secrétariat social ?

D'abord auprès du secrétariat lui-même, par écrit. Beaucoup de secrétariats ont un formulaire de plainte ou une adresse séparée. L'inspection de l'ONSS contrôle les secrétariats agréés avec un baromètre de qualité, mais la procédure de plainte sur le site de l'ONSS concerne le fonctionnement de l'ONSS lui-même. Pour une demande d'indemnisation, c'est votre contrat qui s'applique et, en dernier recours, le juge.

Que couvre la garantie d'un secrétariat social ?

Chaque secrétariat agréé verse une garantie, qui va selon l'arrêté royal du 28 novembre 1969 de 37 184,03 à 185 920,14 euros selon sa taille. Elle sert à couvrir le dommage que subissent les employeurs lorsque le secrétariat ne transfère pas ou ne paie pas des montants dus à l'ONSS. D'autres erreurs, comme un mauvais calcul de salaire, n'en relèvent pas.

Erreur du secrétariat social : 7 signaux et que faire

Q: Puis-je changer de secrétariat social après une erreur ?

Oui, mais selon la plupart des contrats, une erreur ne vous donne pas le droit de partir immédiatement. Vous résiliez selon votre contrat, et le changement prend effet au début d'un trimestre. Comment calculer la date la plus proche, vous le lisez dans notre guide sur le délai de préavis d'un secrétariat social.

Business Centrum est un bureau social à Gand et partenaire agréé d'Acerta. Nous ne sommes aucune des autres entreprises de cette page et ne parlons pas en leur nom ; hormis notre collaboration avec Acerta, nous n'avons aucun lien avec elles. Ce que nous écrivons à leur sujet provient de leurs propres publications, à la date indiquée. Comment nous parlons d'autres entreprises.

Une erreur de votre secrétariat social reste, face à l'ONSS, votre responsabilité en tant qu'employeur : l'ONSS s'adresse à vous, et que vous récupériez le dommage dépend de votre contrat avec le secrétariat. C'est pourquoi il compte de reconnaître les erreurs tôt, de les signaler vite et par écrit, et de décider à temps si vous restez ou si vous changez. Vous trouverez ci-dessous sept signaux, qui est responsable de quoi et comment porter plainte.

Erreur secrétariat social : 7 signaux: majoration en cas de paiement tardif 10 %, délai de signalement le plus court 30, domaines du baromètre de l'ONSS 6

Erreur du secrétariat social : 7 signaux que quelque chose ne va pas

Chaque secrétariat commet un jour une erreur. La différence tient à la fréquence, à la vitesse de la correction et à qui la remarque. Ces sept signaux sont une raison d'examiner votre dossier de plus près.

1. La même erreur revient sur la fiche de paie

Une erreur sur une fiche de paie peut arriver. Si la même erreur revient le mois suivant, c'est qu'un paramètre de votre dossier n'a pas été adapté : un barème, une prime, un horaire ou un avantage. Posez les fiches de paie de deux mois côte à côte et notez ce qui revient. Signalez-le de nouveau, par écrit, en joignant le signalement précédent.

2. Des Dimona qui arrivent trop tard

Une Dimona doit être faite avant que le travailleur ne commence. Une Dimona oubliée ou tardive est une infraction de niveau 4 du Code pénal social, avec une amende administrative de 3 000 € à 35 000 € par travailleur. Si vous recevez des notifications Dimona avec des données erronées, vous avez selon l'ONSS 5 jours ouvrables pour les contester. Ce qui se passe en cas de déclaration tardive est expliqué dans Dimona tardive.

3. Des lettres de l'ONSS sur vos cotisations

Un rappel, une majoration de cotisations ou des intérêts de retard sont un signal clair. Pour les cotisations qui ne sont pas payées à temps, l'ONSS compte une majoration de 10 % et un intérêt de retard de 7 % par an. Si la cause se trouve dans une déclaration ou un paiement que votre secrétariat devait faire, demandez une explication par écrit.

4. Vous faites vous-même l'essentiel du travail

Si vous encodez vous-même les prestations, choisissez vous-même les codes salariaux et suivez vous-même chaque changement, vous payez un secrétariat pour un travail que vous faites encore. Ce n'est pas une erreur du secrétariat, mais c'est une raison de vérifier si cette façon de travailler convient encore à votre entreprise.

5. Chaque fois quelqu'un d'autre au téléphone

Sans personne fixe, vous réexpliquez votre dossier à chaque question. Cela prend du temps, et le risque de malentendu augmente à chaque transfert.

6. Des questions qui restent sans réponse

Une réponse qui se fait attendre des jours est agaçante pour une question ordinaire. Pour un licenciement, un accident du travail ou un nouveau travailleur qui commence demain, elle peut arriver trop tard.

7. Votre secteur mal appliqué

Un mauvais barème, une prime sectorielle oubliée ou une indexation manquée ne se remarque souvent que lors d'un contrôle, et alors avec des arriérés. Et une action en paiement du salaire de votre travailleur ne se prescrit que 5 ans après les faits, ou 1 an après la fin du contrat de travail. Vérifiez si votre commission paritaire est correcte, et si l'indexation de votre secteur a été appliquée.

Vous en reconnaissez deux ou plus ? Lisez la suite : d'abord qui est responsable, ensuite ce que vous faites concrètement.

Responsabilité du secrétariat social : qui paie pour une erreur ?

Un secrétariat social qui dispose d'un agrément agit comme votre mandataire auprès de l'ONSS. Il introduit vos déclarations et perçoit vos cotisations. Cela ne change rien à qui est l'employeur.

Face à l'ONSS, vous restez responsable. Les directives de l'ONSS pour Mahis le disent littéralement : l'employeur reste « toujours lui-même responsable de l'exécution correcte de ses obligations », et si le mandataire n'exécute pas correctement ses obligations, les institutions de sécurité sociale s'adressent à l'entreprise.
Face à votre travailleur aussi. Une erreur dans le salaire est une dette de l'employeur envers le travailleur, quel que soit celui qui a établi la fiche de paie.
Le secrétariat répond envers vous, via votre contrat. Si vous pouvez récupérer un dommage, et combien, est écrit dans votre convention avec le secrétariat.

Ce que disent les contrats

Les secrétariats qui publient leurs conditions limitent leur responsabilité de deux façons. Il y a un plafond, souvent exprimé en un multiple des frais mensuels ou en la valeur annuelle du contrat. Et il y a un délai pour signaler un dommage : dans les conditions que nous avons lues, il va de 30 jours à 12 mois. Qui signale trop tard peut perdre son droit.

Relisez donc votre propre contrat sur ces trois points : le plafond, le délai et la forme (souvent une lettre recommandée).

La garantie d'un secrétariat agréé

Chaque secrétariat agréé verse une garantie, selon l'arrêté royal du 28 novembre 1969 de 37 184,03 € à 185 920,14 €, selon le nombre de travailleurs chez ses employeurs affiliés. Cette garantie couvre un seul type de dommage : celui que subissent les employeurs lorsque le secrétariat ne transfère pas ou ne paie pas des montants dus à l'ONSS. Un mauvais calcul de salaire ou une prime oubliée n'en relève pas.

Combien de temps une erreur peut avoir des effets

Une erreur dans vos cotisations peut encore remonter longtemps après les faits. Les créances de l'ONSS sur les employeurs se prescrivent en règle générale après 3 ans. Même si vous avez entre-temps changé de secrétariat, votre ancien secrétariat doit continuer à fournir des informations sur les trimestres qu'il a gérés.

Plainte contre un secrétariat social : comment procéder

Une plainte a le plus d'effet quand elle est précoce, écrite et concrète.

Auprès du secrétariat lui-même. Envoyez un e-mail ou une lettre à votre interlocuteur et demandez une réponse écrite avec une date pour la correction. Beaucoup de secrétariats ont un formulaire de plainte ou une adresse séparée sur leur site. S'il s'agit d'un dommage, envoyez une lettre recommandée dans le délai de votre contrat.
Le contrôle de l'ONSS. L'inspection de l'ONSS contrôle les secrétariats agréés avec un baromètre de qualité sur 6 domaines de contrôle. En cas de manque de qualité manifeste et persistant, le ministre peut retirer l'agrément. La procédure de plainte sur le site de l'ONSS concerne toutefois le fonctionnement de l'ONSS lui-même, pas celui d'un secrétariat.
La voie juridique. Si vous ne trouvez pas de solution, c'est votre contrat qui s'applique et, en dernier recours, le juge. Faites-vous assister, et conservez toutes les pièces.

Que faire tout de suite en cas d'erreur ?

N'attendez pas le décompte suivant. Voici comment limiter le dommage :

Cartographiez l'erreur. Quels travailleurs, quels mois, quel montant.
Signalez-la par écrit à votre secrétariat, en demandant une correction et une date.
Faites rectifier les déclarations. Une erreur dans la DmfA ou une Dimona doit être corrigée auprès de l'ONSS, pas seulement sur la fiche de paie.
Payez vos cotisations à temps, même si vous contestez un montant. Vous évitez ainsi une majoration et des intérêts.
Informez votre travailleur si son salaire était erroné, et payez la différence.
Évaluez. Était-ce une erreur isolée, ou reconnaissez-vous plusieurs des signaux ci-dessus ?

Vous voulez éviter de commettre vous-même des erreurs dans l'administration ? Lisez aussi les cinq erreurs les plus fréquentes en administration du personnel.

Mécontent de votre secrétariat social : changer ou rester ?

Une erreur corrigée vite et correctement n'est pas une raison de partir. Si vous reconnaissez plusieurs signaux, ou si la même erreur revient, changer est un choix raisonnable. Selon la plupart des contrats, une erreur ne vous donne pas le droit de partir immédiatement : vous résiliez selon votre contrat, et le changement prend effet au début d'un trimestre.

Jusqu'à quand vous pouvez résilier, avec les délais tirés des conditions des grands secrétariats, figure dans délai de préavis d'un secrétariat social.
Comment se passe le transfert de vos dossiers, figure dans changer de secrétariat social.
Ce à quoi faire attention lors d'un nouveau choix, figure dans quel secrétariat social choisir.
Ce qu'un partenaire payroll en Belgique reprend pour vous figure dans payroll en Belgique.

Ce que Business Centrum fait autrement

Business Centrum est un bureau social à Gand. Nous reprenons le travail à votre place, avec une personne fixe qui connaît votre dossier :

Vous envoyez les prestations, par e-mail ou par formulaire. Nous les encodons et vous appelons si quelque chose ne colle pas.
Nous faisons les Dimona pour les travailleurs fixes, les étudiants et les flexi-jobistes.
Votre commission paritaire correctement appliquée, avec les primes et l'indexation de votre secteur.
Vous appelez ou écrivez directement à votre personne fixe, qui connaît votre entreprise.
Acerta est le secrétariat agréé derrière nous, qui introduit les déclarations et perçoit les cotisations.

Vous hésitez, après une erreur, à rester chez votre secrétariat ? Business Centrum examine avec vous les signaux, votre contrat et la date la plus proche pour changer.