Un secrétariat social agréé est une ASBL que le ministre des Affaires sociales agrée pour faire, au nom des employeurs, les déclarations à l'ONSS. Seule une telle ASBL peut percevoir les cotisations ONSS de ses employeurs affiliés et porter la dénomination « secrétariat social » : c'est l'article 27 de la loi du 27 juin 1969. Un bureau social n'a pas cet agrément. Il fait le travail et reste votre interlocuteur, mais il ne perçoit pas de cotisations et ne se dit pas secrétariat social. Business Centrum est un bureau social à Gand, avec Acerta, agréé sous le numéro 250, comme secrétariat social.
Secrétariat social agréé ou bureau social : la différence en un tableau
La loi connaît deux sortes de mandataires qui gèrent la sécurité sociale d'un employeur : le secrétariat social agréé et le prestataire de services sociaux sans agrément. Le bureau social n'est pas une catégorie légale. C'est un bureau qui gère votre administration du personnel et qui, pour cela, agit lui-même comme prestataire ou travaille avec un secrétariat agréé. Ce qu'un bureau social fait concrètement pour une PME fait l'objet d'un guide distinct. Ici, il s'agit de savoir qui peut faire quoi.
| Secrétariat social agréé | Prestataire de services sociaux non agréé | Bureau social avec un secrétariat agréé derrière lui | |
|---|---|---|---|
| Qui agrée ? | le ministre des Affaires sociales | personne | pas le bureau, mais le secrétariat |
| Forme juridique | obligatoirement une ASBL | libre | libre |
| Dénomination « secrétariat social » | oui, réservée | interdite | interdite pour le bureau |
| Percevoir et verser les cotisations ONSS | oui, droit exclusif | interdit | le secrétariat perçoit |
| Introduire la Dimona et la DmfA | oui, avec votre mandat | oui, avec votre mandat | le secrétariat les introduit |
| Garantie pour vos cotisations | oui, à la Banque nationale ou à la Caisse des dépôts et consignations | non | oui, celle du secrétariat |
| Sur la liste annuelle du Moniteur belge | oui | non | seulement le secrétariat |
| Qui paie l'ONSS ? | vous payez au secrétariat | vous payez vous-même à l'ONSS | vous payez au secrétariat |
| Votre interlocuteur | le secrétariat | le prestataire | le bureau |
La dernière colonne décrit le fonctionnement de Business Centrum : vous parlez avec nous, Acerta introduit les déclarations et perçoit les cotisations. La répartition tâche par tâche figure sur la page Business Centrum et Acerta.
Ce que dit la loi sur le secrétariat social agréé
La règle figure à l'article 27, paragraphe 2, de la loi du 27 juin 1969, qui organise la sécurité sociale des travailleurs. Trois phrases suffisent :
- « L'usage de la dénomination "secrétariat social" est exclusivement réservé aux mandataires qui, conformément aux dispositions fixées par le Roi, sont agréés comme secrétariat social. »
- « L'agréation confère au secrétariat social le droit exclusif de percevoir les cotisations dues par les employeurs affiliés, et ce uniquement de manière scripturale, et de les verser à l'Office national de Sécurité sociale. »
- À défaut de cette agréation, « il est interdit à un prestataire de services sociaux (...) de procéder à la perception de cotisations ».
Le paragraphe 1 qualifie les secrétariats agréés eux-mêmes de prestataires de services sociaux : ce sont des prestataires avec un agrément. Le paragraphe 3 prévoit le retrait de l'agréation par le ministre, sur rapport de l'inspection de l'ONSS. Par exemple si le secrétariat enfreint sciemment la législation sociale, s'il passe pendant 4 trimestres consécutifs sous le minimum d'employeurs ou de travailleurs, ou en cas de manque de qualité persistant révélé par le baromètre de qualité.
Les instructions administratives de l'ONSS le résument ainsi : les prestataires de services sociaux ne sont pas agréés par le ministre et ne jouissent pas des privilèges des secrétariats sociaux agréés. Ils ne peuvent pas non plus utiliser le titre de secrétariat social ni percevoir les cotisations comme les secrétariats agréés.
Agréation d'un secrétariat social : les conditions de l'arrêté royal
Les conditions figurent aux articles 44 à 49 de l'arrêté royal du 28 novembre 1969. Le secrétariat demande l'agréation au ministre des Affaires sociales, qui décide sur rapport de l'inspection de l'ONSS. L'arrêté ministériel est publié par extrait au Moniteur belge.
| Condition | Ce que demande l'arrêté royal | Article |
|---|---|---|
| Forme juridique | une ASBL dont le seul but est d'accomplir les formalités de ses employeurs affiliés et de les informer | art. 44, § 1er, 1° |
| Organisation d'employeurs | une organisation représentative d'employeurs comme membre fondateur, avec au moins 2 représentants au conseil d'administration | art. 44, § 1er, 2° |
| Taille | au moins 300 employeurs affiliés, ou 100 employeurs occupant ensemble au moins 5 000 travailleurs | art. 44, § 1er, 3° |
| Garantie | de 37 184,03 € à 185 920,14 €, selon le nombre de travailleurs des affiliés | art. 48, § 1er, 2° |
| Dossier | pour chaque employeur, un dossier complet tenu en Belgique, consultable par l'inspection | art. 48, § 1er, 3° |
| Réviseur d'entreprises | un réviseur agréé et indépendant qui contrôle les opérations financières | art. 48, § 1er, 4° |
| Mention | sur chaque document « ASBL - Secrétariat social », le numéro d'agréation et la date de l'arrêté ministériel | art. 48, § 1er, 7° |
| Fin du mandat | signaler la fin du mandat d'un employeur à l'inspection de l'ONSS, au plus tard 15 jours avant cette fin | art. 48, § 1er, 9° |
La garantie couvre le dommage des employeurs affiliés si le secrétariat ne verse pas à l'ONSS l'argent qu'il a perçu pour eux. C'est l'intérêt pratique de l'agréation : vous payez une ASBL contrôlée, avec une garantie derrière elle.
Numéro d'agréation d'un secrétariat social : le lire et le vérifier
La mention « secrétariat social agréé d'employeurs n° » suivie d'un numéro sur une fiche de paie ou une facture est celle qu'impose l'article 48 de l'arrêté royal. Le Moniteur belge publie chaque année la liste complète. La dernière liste que nous avons trouvée paraît au Moniteur du 15 juillet 2025, état au 20 juin 2025. Elle compte 25 secrétariats agréés avec un siège actif. Les succursales portent leur propre numéro dans la même série, comme 251 et 252 chez Acerta.
| Numéro | Nom sur la liste | Siège |
|---|---|---|
| 100 | Group S - Secrétariat social | Bruxelles |
| 110 | Attentia | Bruxelles |
| 120 | Securex, Secrétariat social | Bruxelles |
| 150 | Secrétariat social des notaires de Belgique | Bruxelles |
| 200 | UCM - Secrétariat social | Namur |
| 250 | Acerta | Louvain |
| 280 | SST | Tournai |
| 300 | Partena, Secrétariat social d'employeurs | Bruxelles |
| 370 | Secrétariat social Le Cap | Chaineux |
| 510 | Liantis ESS | Bruges |
| 540 | Sodalis | Sint-Michiels |
| 600 | Secrétariat social Easypay | Louvain |
| 640 | SD VZW | Anvers |
| 650 | Nationale Patroonsdienst | Merksem |
| 710 | Orbiss | Anvers |
| 750 | Sodibe | Anvers |
| 810 | Sociaal Secretariaat voor Handel en Ambacht | Sint-Denijs-Westrem |
| 850 | Sodiwe | Malines |
| 870 | Accuria | Saint-Nicolas |
| 910 | Centrum voor Loonbeheer | Alken |
| 920 | SSE | Meulebeke |
| 950 | Salar | Kasterlee |
| 960 | Besox | Knokke-Heist |
| 980 | DPS | Alost |
| 995 | Paycover | Bruxelles |
Source : Moniteur belge du 15 juillet 2025, SPF Sécurité sociale, liste des secrétariats sociaux agréés d'employeurs au 20 juin 2025. Les noms et adresses peuvent avoir changé depuis. La taille de chaque secrétariat, selon ce qu'il publie lui-même, figure dans notre aperçu des plus grands secrétariats sociaux.
Pour en être sûr, vérifiez trois choses :
- Le numéro figure sur la liste. Un numéro absent du Moniteur belge n'est pas un agrément. Les employeurs peuvent aussi demander la liste à la direction Inspection de l'ONSS.
- Le mandataire dans Mahis. L'application Mahis de la sécurité sociale montre quel mandataire peut faire des déclarations pour votre entreprise. C'est lui qui introduit votre déclaration Dimona et votre DmfA. Votre numéro d'employeur se trouve comme expliqué pour le numéro ONSS.
- À qui vous payez les cotisations. Si vous payez un secrétariat, il doit être agréé. Si vous payez directement l'ONSS, vous travaillez avec un prestataire ou vous faites tout vous-même.
Secrétariat social non agréé : ce qu'un bureau social ou un prestataire peut faire ou non
« Secrétariat social non agréé » est au fond une contradiction : sans agrément, un bureau ne peut pas se dire secrétariat social. Il peut en revanche être un prestataire de services sociaux ou un bureau social.
Ce qui est permis. Gérer votre administration du personnel : collecter les prestations, préparer les salaires, rédiger les contrats, suivre les congés et absences, répondre à vos questions. Avec un mandat que vous signez et qui est communiqué à l'ONSS, un prestataire peut aussi introduire la Dimona et la DmfA pour vous. Selon l'ONSS, la grande majorité des employeurs se fait représenter ainsi.
Ce qui est interdit. Percevoir et verser les cotisations sociales, et utiliser la dénomination secrétariat social.
Ce que cela change pour vous. Avec un prestataire non agréé, vous payez vous-même les cotisations à l'ONSS et vous suivez ces paiements. Avec un bureau social qui fait appel à un secrétariat agréé, le paiement passe par ce secrétariat, comme pour une affiliation directe. Dans tous les cas, les obligations restent les vôtres en tant qu'employeur : le mandataire les accomplit en votre nom. Ce qui se passe en cas d'erreur est expliqué dans notre guide sur l'erreur du secrétariat social.
Contrôle : ce que l'ONSS vérifie chez un secrétariat agréé
Les secrétariats agréés sont contrôlés par l'inspection de l'ONSS. Selon le rapport annuel de l'ONSS, celle-ci a mené en 2025 6 650 enquêtes auprès des secrétariats sociaux agréés. Depuis le 20 février 2017, un baromètre de qualité s'applique, avec 6 domaines de contrôle : contrôles des employeurs silencieux, contrôles techniques, contrôles financiers, contrôles système des anomalies prioritaires et non prioritaires dans la DmfA, et contrôles croisés entre Dimona et DmfA. Les contrôles financiers ne visent que les secrétariats agréés. La loi permet d'appliquer les autres volets aux prestataires.
Selon le même rapport, 83 % des employeurs étaient affiliés à un secrétariat social agréé en 2025. Ce n'est pas une obligation : vous pouvez faire vos déclarations vous-même. Ce qui vous revient alors est expliqué dans un secrétariat social est-il obligatoire.
Changer de mandataire : ce que l'agréation y change
Que vous passiez d'un secrétariat agréé à un bureau social ou l'inverse, le mandat auprès de l'ONSS ne change qu'au passage à un nouveau trimestre. L'ancien mandataire doit transmettre au nouveau toutes les données nécessaires pour les trimestres précédents. Un secrétariat agréé signale la fin de votre mandat à l'inspection de l'ONSS. La marche à suivre et les délais de préavis des contrats sont décrits dans changer de secrétariat social et dans résiliation du secrétariat social. Si vous débutez comme employeur, le guide sur l'affiliation à un secrétariat social décrit les étapes.
Cinq idées reçues sur les secrétariats sociaux agréés
- « Tout bureau qui calcule des salaires est un secrétariat social. » Non. Seules les 25 ASBL de la liste. Les comptables, les sociétés de payroll et les bureaux sociaux n'en sont pas, même s'ils font un excellent travail.
- « Un secrétariat agréé reprend ma responsabilité. » Il accomplit les formalités en votre nom, comme mandataire. Vous restez l'employeur.
- « Un bureau social est moins sûr. » Tout dépend de qui perçoit les cotisations. Si le bureau travaille avec un secrétariat agréé, votre argent passe par ce secrétariat et sa garantie.
- « Le plus grand secrétariat est le meilleur. » La taille dit quelque chose de l'échelle, pas de qui connaît votre dossier. Comment choisir : quel secrétariat social choisir et, pour Gand et la Flandre-Orientale, comment choisir son secrétariat social à Gand.
- « Un prestataire de paie étranger peut percevoir les cotisations ici. » Pas sans agrément belge. Ce qu'un tel prestataire peut faire est expliqué dans la gestion de la paie en Belgique.
Comment Business Centrum et Acerta travaillent ensemble
Business Centrum est un bureau social à Gand, fondé en 2013, et partenaire agréé d'Acerta. Nous gérons votre administration du personnel : gestion des salaires, Dimona, contrats de travail et congés. Acerta, agréé sous le numéro 250, introduit les déclarations à l'ONSS et perçoit les cotisations. Ce que vous faites directement chez Acerta et ce qui passe par nous est détaillé dans Acerta ou Business Centrum. Ce que coûte un secrétariat ou un bureau est expliqué dans coût d'un secrétariat social.
Vous voulez savoir qui fait aujourd'hui les déclarations de votre entreprise, et si c'est en ordre ? Notre service secrétariat social l'examine avec vous. Demandez à être rappelé et Business Centrum vous contacte.