Een fout van uw sociaal secretariaat blijft tegenover de RSZ uw verantwoordelijkheid als werkgever: de RSZ richt zich tot u, en of u de schade terugkrijgt, hangt af van uw contract met het secretariaat. Daarom telt het om fouten vroeg te herkennen, ze snel en schriftelijk te melden, en tijdig te beslissen of u blijft of overstapt. Hieronder staan zeven signalen, wie waarvoor aansprakelijk is en hoe u een klacht indient.
Fout sociaal secretariaat: 7 signalen dat het niet loopt
Elk secretariaat maakt weleens een fout. Het verschil zit in hoe vaak, hoe snel ze rechtgezet wordt en wie het merkt. Deze zeven signalen zijn een reden om uw dossier van dichterbij te bekijken.
1. Dezelfde fout komt terug op de loonbrief
Een fout op één loonbrief kan gebeuren. Komt dezelfde fout de maand erna terug, dan is een parameter in uw dossier niet aangepast: een barema, een premie, een uurrooster of een voordeel. Leg de loonbrieven van twee maanden naast elkaar en noteer wat terugkomt. Meld het opnieuw, schriftelijk, met de vorige melding erbij.
2. Dimona's die te laat komen
Een Dimona moet er zijn voor de werknemer begint. Een vergeten of laattijdige Dimona is een inbreuk van niveau 4 in het Sociaal Strafwetboek, met een administratieve geldboete van € 3.000 tot € 35.000 per werknemer. Krijgt u Dimona-notificaties met verkeerde gegevens, dan hebt u volgens de RSZ 5 werkdagen om ze te betwisten. Wat er gebeurt bij een te late aangifte, staat in Dimona te laat.
3. Brieven van de RSZ over uw bijdragen
Een herinnering, een bijdrageopslag of verwijlintresten zijn een duidelijk signaal. Voor bijdragen die niet tijdig betaald zijn, rekent de RSZ een opslag van 10% en een verwijlintrest van 7% per jaar. Ligt de oorzaak bij een aangifte of een betaling die uw secretariaat moest doen, vraag dan schriftelijk uitleg.
4. U doet het meeste werk zelf
Voert u zelf de prestaties in, kiest u zelf de looncodes en volgt u zelf elke wijziging op, dan betaalt u een secretariaat voor werk dat u nog altijd doet. Dat is geen fout van het secretariaat, maar wel een reden om na te gaan of de manier van werken nog bij uw bedrijf past.
5. Telkens iemand anders aan de lijn
Zonder vaste persoon legt u uw dossier bij elke vraag opnieuw uit. Dat kost tijd, en de kans op een misverstand stijgt met elke overdracht.
6. Vragen die blijven liggen
Een antwoord dat dagen op zich laat wachten, is vervelend bij een gewone vraag. Bij een ontslag, een arbeidsongeval of een nieuwe werknemer die morgen begint, kan het te laat komen.
7. Uw sector niet juist toegepast
Een verkeerd barema, een vergeten sectorpremie of een gemiste indexering valt vaak pas op bij een controle, en dan met achterstallen. En een loonvordering van uw werknemer verjaart pas 5 jaar na de feiten, of 1 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Kijk na of uw paritair comité juist staat, en of de indexering van uw sector is toegepast.
Herkent u er twee of meer? Lees dan verder: eerst wie aansprakelijk is, daarna wat u concreet doet.
Aansprakelijkheid sociaal secretariaat: wie draait op voor een fout?
Een sociaal secretariaat met een erkenning handelt als uw mandataris tegenover de RSZ. Het dient uw aangiften in en int uw bijdragen. Dat verandert niets aan wie de werkgever is.
- Tegenover de RSZ blijft u verantwoordelijk. De richtlijnen van de RSZ voor Mahis zeggen het letterlijk: de werkgever blijft "steeds zelf verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van zijn verplichtingen", en als de mandataris zijn verplichtingen niet correct uitvoert, richten de instellingen van sociale zekerheid zich tot de onderneming.
- Tegenover uw werknemer ook. Een fout in het loon is een schuld van de werkgever aan de werknemer, wie de loonbrief ook opmaakte.
- Het secretariaat staat tegenover u, via uw contract. Of u een schade kunt terugvorderen, en hoeveel, staat in uw overeenkomst met het secretariaat.
Wat de contracten zeggen
De secretariaten die hun voorwaarden publiceren, beperken hun aansprakelijkheid op twee manieren. Er is een plafond, vaak uitgedrukt in een veelvoud van de maandelijkse kosten of in de jaarwaarde van het contract. En er is een termijn om een schade te melden: in de voorwaarden die wij nalazen, gaat dat van 30 dagen tot 12 maanden. Wie te laat meldt, kan zijn recht verliezen.
Lees dus uw eigen contract na op deze drie punten: het plafond, de termijn en de vorm (vaak een aangetekende brief).
De waarborg van een erkend secretariaat
Elk erkend secretariaat stort een waarborg, volgens het KB van 28 november 1969 van € 37.184,03 tot € 185.920,14, naargelang het aantal werknemers bij zijn aangesloten werkgevers. Die waarborg dekt één soort schade: wat werkgevers lijden doordat het secretariaat aan de RSZ verschuldigde bedragen niet overdraagt of betaalt. Een verkeerde loonberekening of een vergeten premie valt er niet onder.
Hoe lang een fout kan nawerken
Een fout in uw bijdragen kan lang na de feiten nog bovenkomen. Schuldvorderingen van de RSZ op werkgevers verjaren in de regel na 3 jaar. Ook als u intussen van secretariaat veranderd bent, moet uw vorige secretariaat inlichtingen blijven geven over de kwartalen die het beheerde.
Klacht indienen tegen een sociaal secretariaat: zo gaat u te werk
Een klacht heeft het meeste effect als ze vroeg, schriftelijk en concreet is.
- Bij het secretariaat zelf. Stuur een mail of brief naar uw contactpersoon en vraag een schriftelijk antwoord met een datum voor de correctie. Veel secretariaten hebben een klachtenformulier of een apart adres op hun website. Gaat het om een schade, stuur dan een aangetekende brief binnen de termijn van uw contract.
- Het toezicht van de RSZ. De RSZ-inspectie controleert de erkende secretariaten met een kwaliteitsbarometer over 6 controledomeinen. Bij een manifest en blijvend gebrek aan kwaliteit kan de minister de erkenning intrekken. De klachtenprocedure op de website van de RSZ gaat wel over de werking van de RSZ zelf, niet over een secretariaat.
- Juridisch. Raakt u er niet uit, dan geldt uw contract en uiteindelijk de rechter. Laat u daarbij bijstaan, en bewaar alle stukken.
Wat doet u meteen bij een fout?
Wacht niet tot de volgende afrekening. Zo beperkt u de schade:
- Breng de fout in kaart. Welke werknemers, welke maanden, welk bedrag.
- Meld ze schriftelijk aan uw secretariaat, met de vraag om correctie en een datum.
- Laat de aangiften rechtzetten. Een fout in de DmfA of een Dimona moet verbeterd worden bij de RSZ, niet alleen op de loonbrief.
- Betaal uw bijdragen op tijd, ook als u een bedrag betwist. Zo vermijdt u een opslag en intresten.
- Informeer uw werknemer als zijn loon fout was, en betaal het verschil.
- Evalueer. Was het een eenmalige fout, of herkent u meerdere signalen hierboven?
Wilt u voorkomen dat u zelf fouten maakt in de administratie, lees dan ook de vijf meest gemaakte fouten bij personeelsadministratie.
Ontevreden over uw sociaal secretariaat: overstappen of blijven?
Eén fout die snel en correct wordt rechtgezet, is geen reden om te vertrekken. Herkent u meerdere signalen, of komt dezelfde fout terug, dan is overstappen een redelijke keuze. Een fout geeft u volgens de meeste contracten geen recht om meteen te vertrekken: u zegt op volgens uw contract, en de overstap gaat in bij het begin van een kwartaal.
- Tot wanneer u kunt opzeggen, met de termijnen uit de voorwaarden van de grote secretariaten, staat in opzegtermijn sociaal secretariaat.
- Hoe de overdracht van uw dossiers verloopt, staat in sociaal secretariaat veranderen.
- Waar u op let bij een nieuwe keuze, staat in welk sociaal secretariaat kiezen.
- Wat een payrollpartner in België voor u overneemt, staat in payroll in België.
Wat Business Centrum anders doet
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent. Wij nemen het werk van u over, met één vaste persoon die uw dossier kent:
- U stuurt de prestaties door, per e-mail of formulier. Wij voeren ze in en bellen u als iets niet klopt.
- Wij doen de Dimona's voor vaste werknemers, studenten en flexi-jobbers.
- Uw paritair comité juist toegepast, met de premies en de indexering van uw sector.
- U belt of mailt rechtstreeks uw vaste persoon, die uw bedrijf kent.
- Acerta is het erkende secretariaat erachter, dat de aangiften indient en de bijdragen int.
Twijfelt u na een fout of u bij uw secretariaat blijft? Business Centrum kijkt met u naar de signalen, uw contract en de vroegste datum om over te stappen.