Een erkend sociaal secretariaat is een vzw die de minister van Sociale Zaken erkent om in naam van werkgevers de aangiften bij de RSZ te doen. Alleen zo'n vzw mag de RSZ-bijdragen van haar aangesloten werkgevers innen en de benaming "sociaal secretariaat" dragen: dat staat in artikel 27 van de wet van 27 juni 1969. Een sociaal bureau heeft die erkenning niet. Het doet het werk en is uw aanspreekpunt, maar het int geen bijdragen en noemt zich niet sociaal secretariaat. Business Centrum is zo'n sociaal bureau in Gent, met Acerta, erkend onder nummer 250, als sociaal secretariaat.
Erkend sociaal secretariaat of sociaal bureau: het verschil in een tabel
Er zijn in de wet twee soorten mandatarissen die voor een werkgever de sociale zekerheid regelen: het erkende sociaal secretariaat en de sociale dienstverrichter zonder erkenning. Een sociaal bureau is geen wettelijke categorie. Het is een kantoor dat uw personeelsadministratie doet en daarvoor ofwel zelf als dienstverrichter optreedt, ofwel samenwerkt met een erkend secretariaat. Wat een sociaal bureau in de praktijk voor een kmo doet, staat in een aparte gids. Hier gaat het over wat elk mag.
| Erkend sociaal secretariaat | Sociale dienstverrichter zonder erkenning | Sociaal bureau met een erkend secretariaat erachter | |
|---|---|---|---|
| Wie erkent? | de minister van Sociale Zaken | niemand | het bureau zelf niet, het secretariaat wel |
| Rechtsvorm | verplicht een vzw | vrij | vrij |
| Benaming "sociaal secretariaat" | ja, voorbehouden | verboden | verboden voor het bureau |
| RSZ-bijdragen innen en doorstorten | ja, exclusief recht | verboden | het secretariaat int |
| Dimona en DmfA indienen | ja, met uw mandaat | ja, met uw mandaat | het secretariaat dient in |
| Waarborg voor uw bijdragen | ja, bij de Nationale Bank of de Deposito- en Consignatiekas | nee | ja, die van het secretariaat |
| Op de jaarlijkse lijst in het Staatsblad | ja | nee | alleen het secretariaat |
| Wie betaalt de RSZ? | u betaalt aan het secretariaat | u betaalt zelf aan de RSZ | u betaalt aan het secretariaat |
| Uw aanspreekpunt | het secretariaat | de dienstverrichter | het bureau |
De laatste kolom is hoe Business Centrum werkt: u praat met ons, Acerta dient de aangiften in en int de bijdragen. Hoe dat per taak verdeeld is, staat op de pagina over sociaal bureau en Acerta.
Wat de wet zegt over een erkend sociaal secretariaat
De regel staat in artikel 27, paragraaf 2, van de wet van 27 juni 1969, de wet die de sociale zekerheid van werknemers regelt. Drie zinnen doen het werk:
- "Het gebruik van de benaming 'sociaal secretariaat' is uitsluitend voorbehouden aan de mandatarissen die overeenkomstig de door de Koning vastgestelde bepalingen als sociaal secretariaat erkend zijn."
- "De erkenning geeft aan het sociaal secretariaat het exclusieve recht om de door de aangesloten werkgevers verschuldigde bijdragen uitsluitend op girale wijze te innen en door te storten aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid."
- Zonder die erkenning is het een sociale dienstverrichter "verboden tot de inning van bijdragen over te gaan".
Paragraaf 1 noemt erkende secretariaten zelf ook sociale dienstverrichters: het zijn dienstverrichters met een erkenning. Paragraaf 3 zegt wanneer de minister de erkenning intrekt, op verslag van de RSZ-inspectie. Bijvoorbeeld als het secretariaat de sociale wetgeving bewust overtreedt, als het 4 kwartalen op rij onder het minimum aantal werkgevers of werknemers zakt, of bij een blijvend gebrek aan kwaliteit in de kwaliteitsbarometer.
De RSZ zegt het in zijn administratieve instructies even kort: dienstverrichters "zijn niet erkend door de minister en genieten niet de voorrechten die gelden voor de erkende sociale secretariaten. Zij mogen evenmin de titel 'sociaal secretariaat' gebruiken of de sociale bijdragen innen zoals de erkende sociale secretariaten."
Erkenning sociaal secretariaat: de voorwaarden uit het KB
De voorwaarden staan in de artikelen 44 tot 49 van het koninklijk besluit van 28 november 1969. Een secretariaat vraagt de erkenning aan bij de minister van Sociale Zaken, die beslist op een verslag van de inspectie van de RSZ. Het ministerieel besluit verschijnt bij uittreksel in het Belgisch Staatsblad.
| Voorwaarde | Wat het KB vraagt | Artikel |
|---|---|---|
| Rechtsvorm | een vzw met als enig doel de formaliteiten van haar aangesloten werkgevers te vervullen en hen daarover te informeren | art. 44, § 1, 1° |
| Werkgeversorganisatie | een representatieve werkgeversorganisatie als stichtend lid, met minstens 2 vertegenwoordigers in de raad van bestuur | art. 44, § 1, 2° |
| Omvang | minstens 300 aangesloten werkgevers, of 100 werkgevers met samen minstens 5.000 werknemers | art. 44, § 1, 3° |
| Waarborg | van € 37.184,03 tot € 185.920,14, volgens het aantal werknemers van de aangeslotenen | art. 48, § 1, 2° |
| Dossier | per werkgever een volledig dossier, op een plaats in België, dat de inspectie kan inzien | art. 48, § 1, 3° |
| Bedrijfsrevisor | een onafhankelijke erkende bedrijfsrevisor die de financiële verrichtingen controleert | art. 48, § 1, 4° |
| Vermelding | op elk stuk "VZW - Sociaal Secretariaat", het erkenningsnummer en de datum van het ministerieel besluit | art. 48, § 1, 7° |
| Einde mandaat | het einde van het mandaat van een werkgever melden aan de RSZ-inspectie, uiterlijk 15 dagen voor het einde | art. 48, § 1, 9° |
De waarborg dekt de schade van aangesloten werkgevers als het secretariaat het geld dat het voor hen inde, niet doorstort aan de RSZ. Daar zit het praktische belang van de erkenning: u betaalt aan een vzw die onder toezicht staat, met een waarborg achter zich.
Erkenningsnummer sociaal secretariaat: zo leest u het en zo controleert u het
Wie "erkend sociaal secretariaat nr." en een nummer op een loonbrief of factuur ziet, ziet de vermelding die artikel 48 van het KB verplicht. Het Belgisch Staatsblad publiceert elk jaar de volledige lijst. De laatste lijst die wij vonden, staat in het Staatsblad van 15 juli 2025 en geeft de stand op 20 juni 2025. Daarop staan 25 erkende secretariaten met een actief hoofdkantoor. Bijkantoren dragen een eigen nummer in dezelfde reeks, zoals 251 en 252 bij Acerta.
| Nummer | Naam op de lijst | Hoofdkantoor |
|---|---|---|
| 100 | Group S - Sociaal Secretariaat | Brussel |
| 110 | Attentia | Brussel |
| 120 | Securex, Sociaal Secretariaat | Brussel |
| 150 | Sociaal Secretariaat der Notarissen van België | Brussel |
| 200 | UCM - Sociaal Secretariaat | Namen |
| 250 | Acerta | Leuven |
| 280 | SST | Doornik |
| 300 | Partena, Sociaal Secretariaat voor Werkgevers | Brussel |
| 370 | Sociaal Secretariaat Le Cap | Chaineux |
| 510 | Liantis ESS | Brugge |
| 540 | Sodalis | Sint-Michiels |
| 600 | Sociaal Secretariaat Easypay | Leuven |
| 640 | SD VZW | Antwerpen |
| 650 | Nationale Patroonsdienst | Merksem |
| 710 | Orbiss | Antwerpen |
| 750 | Sodibe | Antwerpen |
| 810 | Sociaal Secretariaat voor Handel en Ambacht | Sint-Denijs-Westrem |
| 850 | Sodiwe | Mechelen |
| 870 | Accuria | Sint-Niklaas |
| 910 | Centrum voor Loonbeheer | Alken |
| 920 | SSE | Meulebeke |
| 950 | Salar | Kasterlee |
| 960 | Besox | Knokke-Heist |
| 980 | DPS | Aalst |
| 995 | Paycover | Brussel |
Bron: Belgisch Staatsblad, 15 juli 2025, FOD Sociale Zekerheid, lijst van de erkende sociale secretariaten van werkgevers op 20 juni 2025. Namen en adressen kunnen sindsdien veranderd zijn. Hoe groot elk secretariaat is, volgens wat het zelf publiceert, leest u in ons overzicht van de grootste sociale secretariaten.
Wilt u zeker zijn, controleer dan drie dingen:
- Het nummer staat op de lijst. Een nummer dat u niet in het Staatsblad terugvindt, is geen erkenning. Werkgevers kunnen de lijst ook opvragen bij de directie Inspectie van de RSZ.
- De mandataris in Mahis. In de toepassing Mahis van de sociale zekerheid ziet u welke mandataris voor uw onderneming aangiften mag doen. Dat is de partij die uw Dimona-aangifte en uw DmfA indient. Uw werkgeversnummer vindt u zoals uitgelegd bij het RSZ-nummer.
- Aan wie u de bijdragen betaalt. Betaalt u aan een secretariaat, dan moet het erkend zijn. Betaalt u rechtstreeks aan de RSZ, dan werkt u met een dienstverrichter of doet u het zelf.
Niet erkend sociaal secretariaat: wat een sociaal bureau of dienstverrichter wel en niet mag
"Niet erkend sociaal secretariaat" is strikt genomen een tegenspraak: zonder erkenning mag een kantoor zich geen sociaal secretariaat noemen. Wat het wel kan zijn, is een sociale dienstverrichter of een sociaal bureau.
Wat mag. Uw personeelsadministratie voeren: prestaties verzamelen, lonen voorbereiden, contracten opstellen, verlof en afwezigheden opvolgen, uw vragen beantwoorden. Met een mandaat dat u ondertekent en dat aan de RSZ gemeld wordt, mag een dienstverrichter ook de Dimona en de DmfA voor u indienen. De RSZ schrijft dat de overgrote meerderheid van de werkgevers zich zo laat vertegenwoordigen.
Wat niet mag. De sociale bijdragen innen en doorstorten, en de benaming sociaal secretariaat gebruiken.
Wat dat voor u verandert. Werkt u met een dienstverrichter zonder erkenning, dan betaalt u de bijdragen zelf aan de RSZ en volgt u die betalingen zelf op. Werkt u met een sociaal bureau dat een erkend secretariaat inschakelt, dan loopt de betaling via dat secretariaat, net als bij een rechtstreekse aansluiting. In alle gevallen blijven de verplichtingen die van u als werkgever: de mandataris vervult ze in uw naam. Wat er gebeurt als hij een fout maakt, staat in onze gids over een fout van het sociaal secretariaat.
Toezicht: wat de RSZ bij een erkend secretariaat controleert
Erkende secretariaten staan onder toezicht van de inspectie van de RSZ. Volgens het jaarverslag van de RSZ voerde die in 2025 6.650 onderzoeken uit bij erkende sociale secretariaten. Sinds 20 februari 2017 geldt een kwaliteitsbarometer met 6 controledomeinen: stilzwijgers, technische controles, financiële controles, systeemcontroles op prioritaire en op andere anomalieën in de DmfA, en crosscontroles tussen Dimona en DmfA. De financiële controles gelden alleen voor erkende secretariaten. De wet laat toe om de andere delen ook op dienstverrichters toe te passen.
Volgens hetzelfde jaarverslag was in 2025 83% van de werkgevers aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat. Verplicht is dat niet: u mag uw aangiften zelf doen. Wat dan op uw bord komt, leest u in is een sociaal secretariaat verplicht.
Van mandataris veranderen: wat de erkenning daaraan verandert
Of u nu van een erkend secretariaat naar een sociaal bureau gaat of omgekeerd, het mandaat bij de RSZ gaat alleen over bij de overgang naar een nieuw kwartaal. Uw oude mandataris moet de nieuwe alle gegevens geven die hij voor de vorige kwartalen nodig heeft. Een erkend secretariaat meldt het einde van uw mandaat aan de RSZ-inspectie. Hoe u dat praktisch aanpakt en welke opzegtermijnen in de contracten staan, leest u in sociaal secretariaat veranderen en in opzegtermijn sociaal secretariaat. Start u als nieuwe werkgever, dan beschrijft de gids aansluiten bij een sociaal secretariaat de stappen.
Vijf misverstanden over erkende sociale secretariaten
- "Elk kantoor dat lonen berekent, is een sociaal secretariaat." Nee. Alleen de 25 vzw's op de lijst. Boekhouders, payrollbedrijven en sociale bureaus zijn het niet, ook als ze uitstekend werk leveren.
- "Een erkend secretariaat neemt mijn verantwoordelijkheid over." Het vervult de formaliteiten in uw naam, als mandataris. U blijft de werkgever.
- "Een sociaal bureau is minder zeker." Dat hangt af van wie de bijdragen int. Werkt het bureau met een erkend secretariaat, dan loopt uw geld via dat secretariaat en zijn waarborg.
- "Het grootste secretariaat is het beste." Omvang zegt iets over schaal, niet over wie uw dossier kent. Hoe u kiest, staat in sociaal secretariaat kiezen en, voor Gent en Oost-Vlaanderen, in het beste sociaal secretariaat in Gent.
- "Een payroll provider uit het buitenland kan hier de bijdragen innen." Niet zonder Belgische erkenning. Wat zo'n provider wel kan, leest u in payroll provider in België.
Hoe Business Centrum en Acerta samenwerken
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013, en erkend partner van Acerta. Wij voeren uw personeelsadministratie: loonadministratie, Dimona, arbeidsovereenkomsten en verlof. Acerta, erkend onder nummer 250, dient de aangiften bij de RSZ in en int de bijdragen. Wat u rechtstreeks bij Acerta doet en wat via ons, staat taak per taak in Acerta of Business Centrum. Wat het kost om met een secretariaat of bureau te werken, leest u in kosten sociaal secretariaat.
Wilt u weten wie vandaag voor uw onderneming aangiften doet en of dat klopt? Onze dienst sociaal secretariaat bekijkt het met u. Laat u terugbellen en Business Centrum neemt contact op.