Het C4-document, voluit het formulier C4-werkloosheidsbewijs, geeft u als werkgever aan elke werknemer van wie de arbeidsovereenkomst eindigt, uit eigen beweging en uiterlijk op zijn laatste arbeidsdag. Dat geldt ook als de werknemer zelf ontslag neemt, als een contract van bepaalde duur afloopt of als hij met pensioen gaat. U kiest zelf hoe: een papieren C4, of de elektronische aangifte sociaal risico (ASR scenario 1) met daarnaast het papieren formulier C4-ASR voor de werknemer.
De C4 is een van de documenten die bij een vertrek horen. Het volledige lijstje, met de termijn per document, staat in sociale documenten bij ontslag. Deze gids gaat alleen over de C4: wanneer u hem opmaakt, hoe, wat u invult en wat het kost als het misloopt. Wat u voor het ontslag zelf regelt, leest u in werknemer ontslaan.
Wanneer maakt u het C4-document op?
De regel staat in artikel 137 van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering. De RVA vat het zo samen: u bent verplicht bij een beëindiging van een arbeidsovereenkomst, ongeacht van wie het initiatief uitgaat, de werknemer onmiddellijk en uit eigen beweging een werkloosheidsbewijs te geven. Of de werknemer van plan is een uitkering te vragen, speelt geen rol.
| Einde van het contract | C4 verplicht? |
|---|---|
| Ontslag door de werkgever, ook om dringende reden | Ja |
| Ontslag door de werknemer of vrijwillige werkverlating | Ja |
| Einde in onderling akkoord | Ja |
| Overmacht, ook medische overmacht | Ja |
| Einde van een contract van bepaalde duur of voor een bepaald werk | Ja |
| Faillissement | Ja |
| Einde van een studentenovereenkomst | Ja |
| Einde van de tewerkstelling met het oog op pensioen | Ja |
| Opeenvolgende contracten met dezelfde tewerkstellingsbreuk, alleen onderbroken door een weekend, een feestdag of een inhaalrustdag | Een C4 bij de uitdiensttreding volstaat |
| Lopend contract, de werknemer vraagt een arbeidsbewijs | Ja, op zijn vraag |
Bij opeenvolgende contracten met een verschillende tewerkstellingsbreuk is de regel anders. Wordt de breuk hoger, dan maakt u in principe een C4 per tewerkstelling, behalve voor periodes die de RSZ al aanvaardde in uw kwartaalaangiften. Wordt ze lager, dan kan de werknemer recht hebben op een inkomensgarantie-uitkering en moet u hem op zijn vraag een C4 voor het vorige contract geven.
Een werknemer met een deeltijds contract die tijdelijk voltijds werkt via een addendum of een bijkomend deeltijds contract, kan terugvallen op zijn oude uren zonder ASR scenario 1, op voorwaarde dat het voltijdse werk niet meer dan 3 volledige kalendermaanden omvatte. Vraagt de werknemer het, dan doet u de aangifte toch.
De termijn: uiterlijk de laatste arbeidsdag
De wettekst is kort: de werkgever overhandigt het werkloosheidsbewijs uit eigen beweging, uiterlijk de laatste arbeidsdag. Voor de elektronische weg schrijft de RSZ hetzelfde voor: de aangifte gebeurt onmiddellijk en uit eigen beweging, uiterlijk de laatste arbeidsdag.
In de praktijk betekent dat:
- Bij een opzeg die de werknemer presteert, is de laatste dag van de opzeg de deadline. U kent die datum weken op voorhand: zet hem meteen in de agenda.
- Bij een verbreking met opzeggingsvergoeding, valt de laatste arbeidsdag samen met de dag van de verbreking. De C4 moet er die dag zijn, niet na de volgende loonverwerking.
- Bij een contract van bepaalde duur, is de laatste dag van het contract de deadline, ook als u nog twijfelt over een verlenging.
Elektronisch of op papier: twee wegen voor het C4-formulier
| Weg | Wat u doet | Wat de werknemer krijgt |
|---|---|---|
| Papieren C4 | U vult het formulier in, ondertekent het en overhandigt het | Het ondertekende formulier C4 |
| ASR scenario 1 via de webtoepassing | U doet de aangifte op het portaal van de sociale zekerheid en valideert ze | Een afschrift van de aangifte en het formulier C4-ASR, dat u vervolledigt |
| ASR scenario 1 via batch | Uw software of sociaal secretariaat verstuurt gestructureerde berichten | Hetzelfde afschrift en het formulier C4-ASR |
Voor de webtoepassing moet u als werkgever geregistreerd zijn op het portaal van de sociale zekerheid. De RVA raadt ze aan voor een beperkt aantal aangiften, batch voor grote aantallen.
Het papieren luik blijft. Ook wie elektronisch werkt, vult op het formulier C4-ASR zelf nog in hoe de tewerkstelling eindigde en welke vergoeding u betaalde, samen met de datum van indiensttreding. Het formulier staat klaar zodra u de elektronische aangifte valideert, met het ticketnummer al ingevuld. Het afschrift is in de taal van het gebied waar de werknemer werkt: voor een vestiging in Gent dus in het Nederlands. U mag een vertaling toevoegen.
Werkt u met het papieren C4, gebruik dan de juiste versie. Voor een uitdiensttreding na 31 oktober 2023 aanvaardt de RVA alleen de versie van 6 juli 2023. Een oud formulier uit een map of een oude download wordt niet aanvaard.
Verandert er iets in 2026 of 2027? De elektronische aangifte is geen plicht: artikel 138bis van het werkloosheidsbesluit sluit het werkloosheidsbewijs uit van de verplichting om gegevens elektronisch over te maken. Op 20 oktober 2026 vonden we op de sites van de RVA en de RSZ geen aangekondigde wijziging aan het papieren formulier of aan die keuze. De RVA schrijft wel dat een elektronische aangifte die alle gegevens bevat, in ontwikkeling is, zonder datum.
C4 document RVA: hoe u de reden van het einde invult
Dit is het deel waar het vaakst iets misgaat, en het deel dat voor de werknemer het meest weegt. De RVA gebruikt het onder andere om na te gaan of de werkloosheid onvrijwillig is. Dat is een van de essentiële voorwaarden om tot een uitkering te worden toegelaten. De tabel komt uit het infoblad E14 van de RVA en geldt voor het papieren C4 en het formulier C4-ASR.
| Wijze van beëindiging | Datum die u invult | Juiste oorzaak van werkloosheid invullen? |
|---|---|---|
| Opzegging door de werkgever | Datum van verzending van de aangetekende brief, of van betekening bij gerechtsdeurwaarder | Ja |
| Verbreking door de werkgever | Einddatum van de arbeidsovereenkomst | Ja |
| Door de werknemer | Datum van de vrijwillige werkverlating | Nee |
| In onderling akkoord | Datum van het akkoord over het einde | Ja |
| Overmacht door definitieve arbeidsongeschiktheid van de werknemer | Geen | Nee |
| Overmacht om een andere reden | Datum waarop de overmacht werd ingeroepen | Ja |
| Contract van bepaalde duur | Einddatum van het contract | Nee |
| Contract voor een bepaald werk | Datum waarop het werk af was | Nee, de werknemer voegt het contract bij zijn aanvraag |
Drie situaties vragen extra aandacht:
- Een opzeg die eindigt door overmacht. Eindigt het contract tijdens de opzeg om een andere reden, dan kruist u twee wijzen aan, bijvoorbeeld de opzegging door de werkgever en de overmacht.
- Medische overmacht. U kruist de overmacht door definitieve arbeidsongeschiktheid aan, zonder datum en zonder oorzaak. Hoe u die procedure zelf correct doorloopt, staat in medische overmacht.
- Een reden die niet in de lijst staat, zoals een gerechtelijke ontbinding of een ontbindende voorwaarde. Dan kruist u niets aan en legt u het uit onder Opmerkingen.
Schrijf op de C4 wat er echt gebeurde, in dezelfde woorden als in de ontslagbrief of de akkoordtekst. Een akkoord dat op de C4 als ontslag staat, of omgekeerd, leidt tot vragen van de RVA en tot een discussie met de werknemer. Hoe u een akkoord opstelt en wat het voor de uitkering betekent, leest u in ontslag in onderling akkoord.
C4 formulier bij zelf ontslag nemen
Neemt de werknemer zelf ontslag, dan blijft de C4 verplicht. U kruist aan dat het contract eindigde door de werknemer, vult de datum van de vrijwillige werkverlating in en laat de oorzaak van werkloosheid leeg. Of de werknemer daarna een uitkering krijgt, beslist de RVA, niet u.
Soms vraagt een vertrekkende werknemer om op de C4 "onderling akkoord" of "ontslag door de werkgever" te zetten, zodat zijn kansen op een uitkering beter lijken. Doe dat niet. Onjuiste of onvolledige verklaringen over het ontslag zijn een inbreuk van niveau 2 in het Sociaal Strafwetboek, net als een C4 die te laat komt.
Opzegvergoeding en andere vergoedingen op de C4
In het deel over de vergoeding toetst de RVA of de regels over de opzeg zijn nageleefd en of de werknemer een vergoeding kreeg die niet samengaat met werkloosheidsuitkeringen.
- De werknemer presteert zijn opzeg. U vermeldt de periode van de oorspronkelijke opzeg, of de opzeg geschorst en verlengd werd, of de werknemer geheel of gedeeltelijk vrijgesteld werd van prestaties en vanaf wanneer, en of hij tijdens de opzeg een transitietraject bij een andere werkgever volgde. Sollicitatieverlof telt niet als vrijstelling.
- U betaalt een opzeggingsvergoeding. De einddatum van de tewerkstelling op de C4 is de dag van de verbreking. Bij de vergoeding vult u de periode in die de opzeggingsvergoeding dekt.
- Outplacement. Heeft de werknemer recht op een opzeg of vergoeding van minstens 30 weken, dan heeft hij recht op outplacement en duidt u aan dat de opzeggingsvergoeding verminderd wordt. De vermindering is in principe 4 weken. Verminderde u niet, dan legt u onder Opmerkingen uit waarom.
- Ziekte tijdens de opzeg. Verbreekt u het contract tijdens een arbeidsongeschiktheid in de opzeg, dan mag u het gewaarborgd loon sinds het begin van die ongeschiktheid aftrekken van de periode die de vergoeding dekt. Ook dat vermeldt u.
- Andere vergoedingen, zoals een uitwinningsvergoeding voor een handelsvertegenwoordiger, een vergoeding voor een concurrentiebeding of een vergoeding bij een akkoord, komen in een apart punt.
- Contract van voor 2014. Dan splitst u de opzeg of de vergoeding op in deel A en deel B, zoals het infoblad E14 uitlegt. Dat geldt niet meer bij een ontslag door de werknemer vanaf 28 oktober 2023.
Rekenvoorbeeld. Een bediende is in dienst sinds 1 juni 2021. U beëindigt het contract op vrijdag 13 november 2026 met een opzeggingsvergoeding. Met 5 jaar en 5 maanden anciënniteit is zijn opzegtermijn 18 weken.
| Op de C4 | Wat u invult |
|---|---|
| Datum van indiensttreding | 1 juni 2021 |
| Einddatum van de tewerkstelling | 13 november 2026, de dag van de verbreking |
| Wijze van beëindiging | Verbreking door de werkgever, datum 13 november 2026, met de juiste oorzaak van werkloosheid |
| Periode gedekt door de opzeggingsvergoeding | 18 weken: van 14 november 2026 tot en met 19 maart 2027 |
| Outplacement | Niet aangeduid: de vergoeding blijft onder 30 weken |
| Uiterste datum voor de C4 of de ASR met C4-ASR | 13 november 2026 |
Volgens de RVA gaat een opzeggingsvergoeding niet samen met een werkloosheidsuitkering. Voor de periode tot en met 19 maart 2027 krijgt de werknemer dus geen uitkering. Een fout in die periode verschuift zijn rechten, en dat merkt hij meteen.
Tijdlijn bij een verlengd tijdelijk contract. Een werknemer heeft een contract van bepaalde duur tot vrijdag 18 december 2026. Op maandag 21 december 2026 begint een nieuw contract met dezelfde uren. Tussen beide ligt alleen een weekend, dus u geeft geen C4 voor het eerste contract: een C4 bij de uiteindelijke uitdiensttreding volstaat. Vraagt de werknemer toch een C4 als arbeidsbewijs, dan geeft u hem.
Te laat of fout: wat riskeert u met het C4-document?
Het Sociaal Strafwetboek bestraft in artikel 226 met een sanctie van niveau 2 de werkgever die de documenten van het werkloosheidsbesluit weigert of nalaat op te maken, af te leveren of aan te vullen binnen de termijnen. Hetzelfde niveau geldt voor onjuiste of onvolledige verklaringen over het ontslag. Voor inbreuken vanaf 1 februari 2026 bedraagt de administratieve geldboete € 250 tot € 2.500. Sinds 1 juli 2024 wordt die boete vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Weigert u een C4 af te geven, dan kan de sociaal controleur van de RVA het formulier zelf opmaken en een proces-verbaal opstellen wegens het niet opmaken van voorgeschreven documenten.
Voor de werknemer zijn de gevolgen directer. Zonder C4 is zijn uitkeringsdossier onvolledig: hij dient zijn aanvraag dan in met een ander formulier en moet de C4 zo snel mogelijk alsnog bezorgen. Hij komt dan bij u terug.
Een fout verbeteren. Voor de elektronische aangifte schrijft de RSZ dat foutieve vermeldingen kunnen leiden tot een verzoek om een wijzigende aangifte. Hoe u een papieren C4 rechtzet, beschrijft het infoblad van de RVA niet. Overleg met uw sociaal secretariaat voor u een tweede formulier maakt, zodat er geen twee tegenstrijdige versies in omloop zijn.
Fouten die werkgevers maken met het C4-formulier
- De C4 pas na de laatste loonrun maken. De termijn is de laatste arbeidsdag.
- Geen C4 bij een eigen ontslag, een pensioen of een studentencontract. Ook dan is hij verplicht.
- Een oud papieren formulier gebruiken. Voor elk vertrek na 31 oktober 2023 geldt alleen de versie van 6 juli 2023.
- Het formulier C4-ASR vergeten na de elektronische aangifte. De werknemer heeft beide nodig.
- De datum van de aangetekende brief verwarren met de einddatum. Bij een opzegging door de werkgever vraagt de RVA de datum van verzending.
- De periode van de opzeggingsvergoeding laten beginnen op de dag van de verbreking. Ze begint de dag erna.
- Een andere reden noteren dan in de ontslagbrief. De RVA gebruikt de reden om na te gaan of de werkloosheid onvrijwillig is.
C4-document opvragen: de weg voor de werknemer
Volgens de RVA moet de werkgever de C4 uit eigen beweging geven, uiterlijk op de laatste arbeidsdag; de werknemer hoeft er niet om te vragen. Met de C4 dient de werknemer zijn uitkeringsaanvraag in bij de uitbetalingsinstelling van zijn keuze. Krijgt hij de C4 niet op tijd, dan doet hij de aanvraag met het formulier C109 van die uitbetalingsinstelling, en moet hij alles doen om de C4 snel te krijgen. Tijdens een lopend contract kan hij een C4 als arbeidsbewijs vragen, en dan moet u die geven.
De C4 komt zelden alleen. Bij een bediende geeft u ook een vakantieattest, en elke werknemer krijgt later een afschrift van zijn individuele rekening.
Wat Business Centrum hierin doet
Business Centrum maakt bij een vertrek de sociale documenten op binnen uw personeelsadministratie en loonverwerking, samen met Acerta, ook de C4 via de elektronische aangifte en het formulier C4-ASR. U geeft het einde van het contract door aan uw vaste aanspreekpunt, met de ontslagbrief of de akkoordtekst, en u krijgt de documenten om ze aan de werknemer te bezorgen. Wilt u weten hoe dat voor uw bedrijf loopt, vraag het ons.