Wordt een werknemer ziek tijdens zijn vakantie, dan zijn die dagen sinds 1 januari 2024 geen vakantiedagen meer. U betaalt gewaarborgd loon en de werknemer behoudt zijn vakantiedagen om ze later op te nemen. Kan hij dat door ziekte niet meer in hetzelfde jaar, dan heeft hij nog 24 maanden na het einde van het vakantiejaar.
Ziek tijdens de vakantie: wat zegt de wetgeving sinds 2024?
De wet van 17 juli 2023 bracht de Belgische regels in lijn met de Europese arbeidstijdrichtlijn: elke werknemer heeft recht op minstens vier weken betaalde rust per jaar. Wie ziek is, rust niet. Daarom schorst een ziekte tijdens de vakantie de arbeidsovereenkomst, net als op een gewone werkdag. De regel geldt ook tijdens een collectieve sluiting, zoals het bouwverlof of de zomersluiting van een groothandel.
De werknemer behoudt dat recht alleen als hij een paar formaliteiten volgt. Ze zijn strenger dan bij een gewone ziekte:
| Wat | Gewone ziekte | Ziek tijdens vakantie |
|---|---|---|
| Werkgever verwittigen | Onmiddellijk | Onmiddellijk, met het verblijfsadres als hij niet thuis is |
| Geneeskundig attest | Niet voor de eerste dag, 2 keer per jaar | Altijd, ook voor de eerste dag |
| Termijn attest | 2 werkdagen, tenzij cao of arbeidsreglement anders bepaalt | Dezelfde termijn |
| Vraag om de dagen meteen na de ziekte op te nemen | Niet van toepassing | Uiterlijk wanneer hij het attest bezorgt |
Bij een gewone ziekte is een attest alleen verplicht als een cao of het arbeidsreglement het eist, of als u erom vraagt. Een onderneming met minder dan 50 werknemers kan de attestvrije dagen uitsluiten met een uitdrukkelijke clausule in een cao of het arbeidsreglement.
Het attest vermeldt de ongeschiktheid, de vermoedelijke duur en of de werknemer zich voor de controle naar een andere plaats mag begeven. Bij overmacht bezorgt hij het binnen een redelijke termijn.
Ziek tijdens een vakantie in het buitenland
Een werknemer die ziek wordt op zijn vakantieadres in Spanje of Turkije, geeft u meteen dat verblijfsadres door. Het attest moet dezelfde vermeldingen hebben als in België: ongeschiktheid, vermoedelijke duur en of hij zich mag verplaatsen. Een controle op een buitenlands adres is in de praktijk moeilijk. Laat het attest verplaatsing toe, dan moet de werknemer zich op uw vraag bij een controlearts aanbieden; zijn reiskosten zijn voor u. Twijfelt u aan een attest, lees dan hoe u een controlearts stuurt als werkgever.
Stappenplan voor de werkgever
- Noteer de melding. Datum, uur, verblijfsadres en de vermoedelijke duur.
- Controleer het attest. Kwam het binnen 2 werkdagen, of binnen de termijn uit uw arbeidsreglement? Staan de duur en de verplaatsingstoelating erop?
- Kijk naar herval. Was de werknemer de laatste 8 weken al ziek met gewaarborgd loon, dan opent de nieuwe ziekte geen nieuwe periode. U betaalt alleen wat van de vorige periode overbleef, tenzij een attest een andere ziekte bevestigt.
- Boek de dagen om. De ziektedagen gaan van vakantie naar gewaarborgd loon. Een bediende krijgt 30 kalenderdagen gewaarborgd loon, een arbeider de eerste 7 dagen aan 100%, daarna volgens het regime voor arbeiders. Zie onze gids over gewaarborgd loon.
- Pas het vakantiesaldo aan. De dagen die met de ziekte samenvielen, komen terug op het saldo.
- Beantwoord de vraag om de dagen aansluitend op te nemen. De vakantie wordt niet automatisch verlengd. U spreekt nieuwe data af, zoals voor elke vakantie.
- Volg het saldo op tot het einde van het jaar. Raakt de werknemer langdurig ziek en kan hij de dagen niet meer opnemen, dan gelden de overdrachtsregels hieronder.
Ziek tijdens de vakantie: wat gebeurt er met de vakantiedagen en het vakantiegeld?
Gewone vakantiedagen neemt de werknemer op binnen de 12 maanden na het vakantiedienstjaar, dus voor 31 december van het vakantiejaar. Voor dagen die hij door ziekte, een arbeidsongeval, moederschapsrust, geboorte- of adoptieverlof niet meer kon opnemen, loopt de termijn tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar. Voor het vakantiejaar 2026 is dat tot 31 december 2028.
Bij een bediende betaalt u het enkel vakantiegeld voor die overgedragen dagen uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar, voor 2026 dus op 31 december 2026. Het is het normale loon voor die dagen, op basis van het loon van december. U geeft het aan in de DmfA onder looncode 15, met gewone bijdragen. Neemt de bediende de dagen later op, dan krijgt hij voor die dagen geen loon meer. Ze gaan in de DmfA onder prestatiecode 16 in het eerste jaar en 17 in het tweede.
Bij een arbeider betaalt het vakantiefonds het vakantiegeld. U betaalt het gewaarborgd loon voor de ziektedagen. De bewaarde vakantiedagen zijn al gedekt door het vakantiegeld van het fonds.
Rekenvoorbeeld. Sarah is bediende in een groothandel, verdient € 3.200 bruto per maand en werkt vijf dagen per week. Ze heeft 20 vakantiedagen voor 2026.
- Ze neemt tien vakantiedagen van 6 tot en met 17 juli. Op 13 juli wordt ze ziek tot en met 17 juli en bezorgt ze een attest.
- Juli: vijf vakantiedagen en vijf dagen gewaarborgd loon. Haar maandloon blijft € 3.200. Op de loonbrief staan de vijf dagen als ziekte, niet als vakantie.
- Saldo na juli: 15 dagen in plaats van 10.
- In september neemt ze er tien op. Vanaf 1 oktober is ze ziek tot in maart 2027 en kan ze de laatste vijf dagen niet meer opnemen.
- U betaalt in december 2026 het enkel vakantiegeld voor die vijf dagen: € 3.200 x 5/20 = € 800, onder looncode 15.
- Kreeg Sarah haar dubbel vakantiegeld nog niet volledig, dan komt er een toeslag bij van 92% van het decemberloon, gedeeld door 20 en maal de vijf dagen: € 736. Meestal is het dubbel vakantiegeld in mei of juni al betaald.
- In april 2027 neemt ze de vijf dagen op, zonder loon, onder prestatiecode 16.
Gaat de werknemer uit dienst, dan vermeldt u de overgedragen dagen uitdrukkelijk op het vakantieattest.
Wat zet u in het arbeidsreglement?
De formaliteiten bij ziekte tijdens de vakantie moeten in uw arbeidsreglement staan. Daarvoor hoeft u de gewone wijzigingsprocedure niet te volgen. Neem minstens op:
- de plicht om u onmiddellijk te verwittigen, met het verblijfsadres;
- dat een attest altijd nodig is, ook voor de eerste dag;
- de termijn om het attest te bezorgen;
- dat de werknemer zijn vraag om de dagen aansluitend op te nemen uiterlijk met het attest meedeelt;
- hoe de controle verloopt.
Hoe u het reglement opbouwt en neerlegt, leest u in onze gids arbeidsreglement opstellen.
Fouten die we vaak zien
- Ziektedagen als vakantie laten staan. De werknemer verliest dan dagen waar hij recht op heeft, en u loopt een loonclaim op.
- De vakantie automatisch verlengen. Dat hoeft niet; nieuwe data spreekt u af. Wanneer u een vakantievraag mag weigeren, leest u in kan een werkgever verlof weigeren.
- Herval vergeten. Een ziekte binnen 8 weken na een vorige opent geen nieuwe periode van gewaarborgd loon.
- Ook dagen overdragen die door drukte bleven liggen. Alleen dagen die door ziekte of een andere schorsing uit de wettelijke lijst niet op te nemen waren, zoals een arbeidsongeval, moederschapsrust of geboorteverlof, schuiven door. Wat de werknemer liet liggen terwijl hij werkte, valt daar niet onder, en ook ouderschapsverlof of tijdskrediet niet.
- Het vakantiegeld van 31 december vergeten voor een bediende die langdurig ziek is.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Wij boeken de ziektedagen tijdens de vakantie om, berekenen het gewaarborgd loon met de hervalregel en houden het vakantiesaldo per werknemer bij. Eind december berekenen we het vakantiegeld voor overgedragen dagen en zetten we de juiste codes in de DmfA, samen met Acerta. U volgt alles op via onze dienst verlof en afwezigheden.