Belçika'da sosyal sekreteryaya katılım iki imza gerektirir: yazılı bir sözleşme ve Belçika sosyal güvenlik kurumu RSZ'nin uygulaması Mahis'te, sizin ve sekreteryanın 60 gün içinde onayladığı bir vekalet. Yeni bir işverenseniz, sekreterya ardından sizi RSZ'ye kaydeder ve 51 ile başlayan geçici numarayla Dimona'yı ilk iş gününden önce gönderir. İlk katılım her an mümkündür; bir geçiş ise her zaman bir çeyreğin ilk gününde başlar.
Sosyal sekreteryaya katılım: kısa özet
| Soru | Cevap | Kaynak |
|---|---|---|
| Katılım zorunlu mu? | Hayır, beyannamelerinizi kendiniz yapabilirsiniz | RSZ, vekiller hakkındaki talimatlar |
| Kaç işveren katılıyor? | 2025 yılında %83 | RSZ yıllık raporu |
| Neyi imzalıyorsunuz? | Yazılı bir sözleşme ve Mahis'te bir vekalet | RSZ, Mahis kılavuzu |
| Vekaleti onaylama süresi | 60 gün, sonra iptal edilir | Mahis kılavuzu, madde 2 |
| Vekalet ne zaman başlar? | Katılım çeyreğinin ilk günü | RSZ vekaletnamesi |
| Başka bir sekreteryadan geçiş | Bir çeyreğin başı; başladıktan sonra 1 içinde hâlâ o çeyrek için | Mahis kılavuzu, madde 4.3 |
| İlk DmfA | Çeyreğin bitiminden sonra 1 içinde | RSZ, DmfA talimatları |
| Masraflara RSZ katkısı | İlk çalışan indirimiyle çeyrek başına € 36,45 | RSZ, ilk işe alımlar |
Katılım zorunlu değildir. Nedenini kısaca sosyal sekreterya zorunlu mu? sayfasında okuyabilirsiniz. Bu rehber, katılmayı seçtiğinizde ne olduğunu anlatır.
Sosyal sekreterya katılımı hukuken ne anlama gelir?
Kanun anlamında bir sosyal sekreterya, Sosyal İşler Bakanı'nın tanıdığı kâr amacı gütmeyen bir dernektir. 27 Haziran 1969 tarihli kanunun 27. maddesi, ona bağlı işverenlerin borçlu olduğu primleri yalnızca banka yoluyla tahsil etme ve RSZ'ye aktarma konusunda münhasır hak verir. 20 Haziran 2025 tarihli resmi listede, aktif merkezi olan 25 tanınmış sekreterya sayıyoruz.
Katıldığınızda bu sekreterya sizin vekiliniz olur. İşveren olarak sahip olduğunuz işlemleri sizin adınıza yapar: Dimona, üç aylık DmfA beyannamesi, primlerin tahsili ve aktarılması. Sorumluluk sizde kalır. RSZ kılavuzunda, bir işletmenin yükümlülüklerinin doğru yerine getirilmesinden her zaman kendisinin sorumlu kaldığını yazar. Bir sorun çıkarsa kurumlar size başvurur.
Tanınmış sekreteryaların yanında, tanınmamış sosyal hizmet sağlayıcılar da vardır. Bunlar vekaletle beyanname verebilir, ama sosyal sekreterya unvanını kullanamaz ve prim tahsil edemez. Aradaki fark ve sosyal büronun yeri, tanınmış sekreteryalar ve sosyal bürolar rehberimizde ve sosyal büro nedir sayfasında anlatılır.
İşveren olarak sosyal sekreterya katılım adımları
İlk kez personel alan bir işletme için süreç şöyledir. Yalnızca sekreterya değiştiren bir işveren 1. ve 4. adımları atlar.
| Adım | Kim yapar | En geç |
|---|---|---|
| 1. İşletme numarası (KBO) | siz, bir işletme gişesi üzerinden | her şeyden önce |
| 2. Sekreteryayla sözleşme | siz ve sekreterya | ilk iş gününden önce |
| 3. Dimona, DmfA ve Flexi At Work için Mahis'te vekalet | bir taraf girer, diğeri onaylar | oluşturulduktan sonra 60 gün |
| 4. WIDE üzerinden işveren kaydı | vekaleti olan sekreterya ya da siz | işe başlamadan önce ya da başlama günü |
| 5. Ortak komiteyi (paritair comité) belirlemek | sekreterya sizinle birlikte | sözleşme ve maaştan önce |
| 6. Çalışanın bilgileri ve sözleşmesi | siz verirsiniz, sekreterya işler | başlamadan önce |
| 7. Dimona IN | sekreterya ya da siz | en geç çalışan işe başladığında |
| 8. İlk maaş ve bordro | sekreterya hesaplar, siz ödersiniz | maaş gününde |
| 9. İlk DmfA | sekreterya | çeyrekten sonra 1 |
1. İşletme numarası. KBO numarası olmadan RSZ'ye işveren kaydı yapılamaz. Bir şirketin ya da şahıs işletmesinin bu numarası zaten vardır. Serbest meslek sahibi olarak ilk çalışanınızı mı alıyorsunuz? Şahıs işletmesi için sosyal sekreterya sayfasını da okuyun.
2. Sözleşme. Bir sekreterya sizin adınıza bir şey yapmadan önce, RSZ talimatlarının ifadesiyle vekilin işveren için hangi görevleri yerine getireceğini açıkça belirten yazılı bir sözleşme yaparsınız. Sözleşmede süreyi ve fesih kurallarını okuyun: ileride değiştirme özgürlüğünüz oradadır. Önceden sorulacak sorular hangi sosyal sekreteryayı seçmeli rehberindedir.
3. Mahis'teki vekalet. Siz ya da sekreterya vekaleti Mahis'e girersiniz; diğer taraf aynı uygulamada eID ya da itsme ile onaylar. Bu iki onay yeterlidir, ıslak imza gerekmez. 60 gün içinde onay gelmezse Mahis vekaleti iptal eder ve baştan başlarsınız. DmfA için yalnızca bir vekil olabilir ve bir DmfA vekaleti her zaman Dimona ve Flexi At Work vekaletiyle birlikte gelir.
4. İşveren kaydı. Bir sekreterya, WIDE kaydınızı ancak Mahis'te en az Dimona için onaylanmış bir vekalet varsa gönderebilir. WIDE hemen 51 ile başlayan geçici bir numara verir ve Dimona bu numarayla gönderilebilir. Kesin numara, işveren kategoriniz ve NACE kodunuz daha sonra ID101 formuyla gelir. Ayrıntılar RSZ numarası sayfasında.
5. Ortak komite. Faaliyetiniz hangi ortak komiteye girdiğinizi belirler; o komite de asgari ücreti, primleri ve endekslemeyi belirler. Bkz. ortak komitenizi bulma.
6 ve 7. Sözleşme ve Dimona. RSZ'ye göre Dimona IN en geç çalışanın işe başladığı anda gönderilmelidir. Kimseyi Dimona olmadan işe başlatmayın: eksik bir Dimona 4. düzey bir ihlaldir ve çalışan başına € 3.000 ile € 35.000 arasında idari para cezası gerektirir. Beyanname hakkında her şey Dimona beyannamesi rehberinde.
8 ve 9. İlk maaş ve ilk DmfA. Sekreterya maaşı hesaplar ve bordroyu hazırlar. Çeyrekten sonra DmfA'yı, o çeyreğin bitiminden itibaren 1 içinde verir. Bu beyannamenin içeriğini DmfA nedir sayfasında okuyabilirsiniz.
Bazı yükümlülükler sekreterya dışında halledilir: iş kazası sigortası, bir dış önleme hizmetine katılım ve iş yönetmeliği. İlk iş günü için tam liste işveren olmak sayfasındadır.
Sekreteryanın istediği bilgiler ve belgeler
Her sekreteryanın kendi formları vardır. İstedikleri, beyannamelerin ve maaş hesabının neye ihtiyaç duyduğundan çıkar:
| Bilgi ya da belge | Neden gerekli |
|---|---|
| İşletme numarası ve müdürün ya da yöneticinin bilgileri | sözleşme, Mahis vekaleti, WIDE |
| Faaliyetinizin tanımı | ortak komite, NACE kodu, işveren kategorisi |
| Zaten işverenseniz RSZ numarası | mevcut dosyanın devralınması |
| İş kazası sigortası poliçesi | iş kazasında yapılacak bildirimler |
| Dış önleme hizmetinizin adı | yıllık katkı ve sağlık gözetimi |
| Çalışanın ulusal sicil numarası ya da BIS numarası | Dimona ve DmfA |
| Başlama tarihi, sözleşme türü, çalışma saatleri ve görev | Dimona, sözleşme, maaş hesabı |
| Brüt maaş, yan haklar ve işe gidiş geliş | bordro, primler, stopaj |
| Çalışanın aile durumu ve banka hesabı | stopaj ve ödeme |
| Geçişte: bireysel hesaplar ve izin bakiyeleri | kesintisiz maaş hesabı ve tatil parası |
28 Kasım 1969 tarihli kraliyet kararnamesinin 48. maddesine göre sekreterya, bağlı her işveren için Belçika'da bir yerde, müfettişliğin beyannamelerin doğruluğunu kontrol edebileceği eksiksiz bir dosya tutmak zorundadır. Bir bireysel hesabın içeriğini bu konudaki rehberimizde okuyabilirsiniz.
İlk katılım mı, geçiş mi: farklar
| İlk katılım | Başka bir sekreteryaya geçiş | |
|---|---|---|
| Başlangıç tarihi | her an; önceki hizmet sağlayıcı yoksa geriye dönük bile | her zaman bir çeyreğin ilk günü |
| Son an | yok | çeyrek başladıktan sonra 1 içinde, hâlâ o çeyrek için |
| Fesih bildirimi | gerekmez | mevcut sekreteryanızla yaptığınız sözleşmeye göre |
| RSZ numarası | yeni, WIDE üzerinden | aynı kalır |
| Geçmiş | yok | eski vekil, yeni vekile gereken tüm bilgileri vermek zorundadır |
| Son beyanname | yok | anlaşılmalı: eski sekreteryada son çeyreğin DmfA'sını kim verecek? |
Geçiş kuralı RSZ talimatlarından gelir: bir vekalet ancak yeni bir çeyreğe geçişte yeni bir vekile devredilebilir. Vekaleti girerken, varsa önceki sözleşmeyi usulüne uygun feshettiğinizi Mahis'te onaylarsınız. Bunu nasıl yapacağınızı ve 2027 ile 2028 için hangi tarihlerin geçerli olduğunu sosyal sekreterya fesih süresi rehberinde, tüm süreci ise sosyal sekreterya değiştirmek rehberinde bulursunuz.
Sekreterya katılımdan sonra neyi tahsil eder ve neden?
Katıldıktan sonra RSZ primlerinizi doğrudan RSZ'ye değil, sekreteryanıza ödersiniz; o da RSZ'ye aktarır. Kanun böyledir: tanınma, sekreteryaya primleri tahsil etme konusunda münhasır hak verir; tanınmamış bir hizmet sağlayıcının bunu yapması yasaktır. Aylık RSZ avansları ödemeniz gerekiyorsa, onlar da sekreterya üzerinden geçer.
Bunun yanında sekreterya iş için kendi ücretini alır. Bu ücret sözleşmenizde yazar. RSZ için ödediğiniz para güvende mi? 28 Kasım 1969 tarihli kraliyet kararnamesinin 48. maddesi, her tanınmış sekreteryayı Ulusal Banka'ya ya da Emanet ve Konsinyasyon Sandığı'na, bağlı işverenlerindeki çalışan sayısına göre € 37.184,03 ile € 185.920,14 arasında bir teminat yatırmakla yükümlü kılar. Bu teminat, sekreterya tutarları aktarmazsa işverenlerin zararını karşılar.
Sosyal sekreterya katılım belgesi ve katılım numarası
Katılımınızı kanıtlamak için üç kaynağınız vardır:
- Mahis. RSZ, Mahis'i işverenin vekaletlerini görebildiği uygulama olarak tanımlar. Bir vekalet konusunda şüphe olursa Mahis'teki veriler esas alınır. Görüntüleme rolünü size işletmenizin erişim yöneticisi verir.
- İmzalı sözleşme: sekreteryayla yaptığınız, görevleri ve başlangıç tarihini içeren sözleşme.
- RSZ onayları. Yeni bir işveren için sekreterya, kesin numarayı içeren ID101 formunun bir kopyasını ve vekaletnamenin kaydedildiğine dair elektronik ID102 onayını alır.
Katılım sırasında sıkça karıştırılan üç numara vardır:
| Numara | Kim verir | Ne söyler |
|---|---|---|
| RSZ numarası | RSZ, WIDE üzerinden | işveren olduğunuzu; Dimona ve DmfA için gerekli |
| Tanınma numarası | bakan, tanınma sırasında | hangi sekreterya olduğunu; Acerta'nın numarası 250 |
| Katılım numarası | sekreterya | sekreteryanın dosyanızı hangi numarayla yönettiğini |
Katılım numarası, RSZ vekaletnamesinde sekreteryanın tanınma numarası ve şubesinin yanında ayrı bir alan olarak yer alır. Biçimini hiçbir kanun belirlemez: her sekreterya kendi numaralandırmasını seçer. Aynı kararnamenin 48. maddesine göre sekreterya, tanınma numarasını tüm işlemlerinde, faturalarında ve belgelerinde belirtmek zorundadır. Böylece her fatura hangi sekreteryaya bağlı olduğunuzu gösterir.
Katılımın maliyeti, ana hatlarıyla
Yasal bir tarife yoktur. Sekreteryalar genellikle dosyayı açmak için tek seferlik bir ücret, ardından çalışan başına, bordro başına ya da aylık bir ücret alır; özel işler için ekler vardır. Bazıları teminat ya da avans ister. Bu kalemlerin ayrıntısı sosyal sekreterya maliyeti ve sosyal sekreterya tarifeleri sayfalarındadır.
Devletin iki katkısı faturayı düşürür:
- İlk çalışanınız için. Önceki 12 ay boyunca kimseyi çalıştırmadıysanız, işveren primlerinizde çeyrek başına € 2.000 tutarına kadar indirim alırsınız. Bir sosyal sekreteryaya bağlıysanız, bu indirimin olduğu her çeyrek için katılım masraflarına € 36,45 katkı da eklenir; bu katkı çalışma süresine göre orantılanmaz. Açıklaması ilk çalışan indirimi rehberinde.
- Horecada. Horeca ortak komitesindeki işverenler 1 Nisan 2007'den beri tam zamanlı eşdeğer başına ve çeyrek başına € 10 katkı alır. Bu katkı doğrudan sekreteryayla mahsup edilir. Horeca sektöründe maaş yönetimi hakkında daha fazlası.
Örnek olay: 1 Şubat 2027'de ilk çalışan
Gent'te şahıs işletmesi olan hayali bir fırıncı, ilk satış elemanını 1 Şubat 2027 pazartesi günü işe alıyor.
- Ocak ortasında sekreteryayla sözleşmeyi imzalar. Sekreterya vekaleti Mahis'e girer, fırıncı aynı gün itsme ile onaylar.
- Sekreterya onu WIDE üzerinden işveren olarak kaydeder ve 51 ile başlayan geçici bir numara alır.
- Birlikte ortak komiteyi ve maaşı belirlerler. Fırıncı ulusal sicil numarasını, çalışma saatlerini ve sözleşmeyi verir.
- En geç 1 Şubat'ta, satış elemanı işe başlamadan önce Dimona IN gönderilir.
- İlk maaş şubat sonunda gelir. İlk çeyrekten sonra, en geç 30 Nisan 2027'de, DmfA ilk çalışan indirimi ve o çeyrek için € 36,45 katkıyla birlikte RSZ'dedir.
İmzalamadan önce kontrol listesi
İmzalamadan önce bu soruları gözden geçirin:
- Sekreteryanın hangi işleri yapacağını, hangilerini sizin yapmaya devam edeceğinizi biliyor musunuz?
- Süre, fesih süresi ve fesih şekli yazılı olarak belirtilmiş mi?
- Vekaleti Mahis'e kim girecek, 60 gün içinde kim onaylayacak?
- Henüz RSZ numaranız yoksa WIDE kaydını kim yapacak?
- Ortak komiteyi kim, hangi faaliyete göre belirleyecek?
- Dimona'yı kim verecek ve yeni bir çalışanı ne kadar önceden bildirmeniz gerekiyor?
- Başlangıç ne kadar, her ay ne kadar tutar ve neler dahil değil?
- İlk çalışan ya da horeca katkısı faturalamada dikkate alınıyor mu?
- Sabit irtibat kişiniz kim ve ona nasıl ulaşırsınız?
Bir soruyu cevaplayamıyorsanız, imzalamadan önce sekreteryaya sorun. Cevaplar yalnızca bir e-postada değil, sözleşmede yer almalıdır.
Business Centrum üzerinden katılım
Business Centrum, Gent'te bir sosyal büro ve Acerta'nın tanınmış iş ortağıdır. Business Centrum ile bir sözleşme yaparsınız ve Acerta'ya katılımı sizinle birlikte biz düzenleriz; Acerta, beyannameleri veren ve primleri tahsil eden sekreteryadır. Dosyanızı bilen sabit bir irtibat kişiniz olur. Bu işbirliğinin nasıl işlediği sosyal büro ve Acerta sayfasında anlatılır.
Business Centrum ardından Acerta üzerinden sosyal sekreterya, maaş yönetimi ve Dimona yönetimi işlerinizi üstlenir. Katılımın işletmeniz için ne anlama geldiğini öğrenmek ister misiniz? Sizi arayalım.