L'affiliation à un secrétariat social demande deux signatures : une convention écrite et un mandat dans Mahis, l'application de l'ONSS, que vous et le secrétariat confirmez tous les deux dans les 60 jours. Si vous êtes un nouvel employeur, le secrétariat vous inscrit ensuite à l'ONSS et introduit la Dimona avant le premier jour de travail avec le numéro provisoire, qui commence par 51. Une première affiliation est possible à tout moment ; un changement prend toujours effet le premier jour d'un trimestre.
Affiliation à un secrétariat social en un coup d'œil
| Question | Réponse | Source |
|---|---|---|
| L'affiliation est-elle obligatoire ? | Non, vous pouvez faire vos déclarations vous-même | ONSS, instructions sur les mandataires |
| Combien d'employeurs s'affilient ? | 83 % en 2025 | rapport annuel de l'ONSS |
| Que signez-vous ? | Une convention écrite et un mandat dans Mahis | ONSS, guidelines Mahis |
| Délai pour confirmer le mandat | 60 jours, ensuite il est annulé | guidelines Mahis, point 2 |
| Quand le mandat prend-il effet ? | Le premier jour du trimestre d'affiliation | procuration de l'ONSS |
| Changement de secrétariat | Début d'un trimestre, jusqu'à 1 après le début encore pour ce trimestre | guidelines Mahis, point 4.3 |
| Première DmfA | Dans 1 après la fin du trimestre | ONSS, instructions DmfA |
| Intervention de l'ONSS dans les frais | 36,45 € par trimestre avec la réduction premier travailleur | ONSS, premiers engagements |
L'affiliation n'est pas obligatoire. Pourquoi, vous le lisez en bref dans un secrétariat social est-il obligatoire ?. Ce guide explique ce qui se passe quand vous choisissez de vous affilier.
Ce que l'affiliation à un secrétariat social signifie en droit
Un secrétariat social au sens de la loi est une association sans but lucratif agréée par le ministre des Affaires sociales. L'article 27 de la loi du 27 juin 1969 lui donne le droit exclusif de percevoir les cotisations dues par ses employeurs affiliés, uniquement par voie scripturale, et de les verser à l'Office national de sécurité sociale. Sur la liste officielle du 20 juin 2025, nous comptons 25 secrétariats sociaux agréés avec un siège principal actif.
En vous affiliant, vous faites de ce secrétariat votre mandataire. Il accomplit en votre nom les formalités qui pèsent sur vous comme employeur : la Dimona, la déclaration trimestrielle DmfA, la perception et le versement des cotisations. La responsabilité reste chez vous. L'ONSS écrit dans ses guidelines que l'entreprise reste toujours elle-même responsable de la bonne exécution de ses obligations. En cas de problème, les institutions s'adressent à vous.
À côté des secrétariats agréés, il existe des prestataires de services sociaux sans agrément. Ils peuvent faire des déclarations avec un mandat, mais ne peuvent ni porter le titre de secrétariat social ni percevoir des cotisations. La différence entre les deux, et la place d'un bureau social, sont expliquées dans notre guide secrétariats agréés et bureaux sociaux et dans qu'est-ce qu'un bureau social.
Employeur : les étapes de l'affiliation à un secrétariat social
Voici le parcours d'une entreprise qui engage du personnel pour la première fois. Un employeur qui change seulement de secrétariat saute les étapes 1 et 4.
| Étape | Qui la fait | Au plus tard |
|---|---|---|
| 1. Numéro d'entreprise (BCE) | vous, via un guichet d'entreprises | avant tout |
| 2. Convention avec le secrétariat | vous et le secrétariat | avant le premier jour de travail |
| 3. Mandat dans Mahis pour Dimona, DmfA et Flexi At Work | une partie introduit, l'autre confirme | 60 jours après la création |
| 4. Inscription comme employeur via WIDE | le secrétariat avec mandat, ou vous | avant ou le jour de l'entrée en service |
| 5. Déterminer la commission paritaire | le secrétariat avec vous | avant le contrat et le salaire |
| 6. Données et contrat du travailleur | vous fournissez, le secrétariat traite | avant le début |
| 7. Dimona IN | le secrétariat ou vous | au plus tard quand le travailleur commence |
| 8. Premier salaire et fiche de paie | le secrétariat calcule, vous payez | à la date de paie |
| 9. Première DmfA | le secrétariat | 1 après le trimestre |
1. Le numéro d'entreprise. Sans numéro BCE, pas d'inscription comme employeur à l'ONSS. Une société ou une entreprise individuelle l'a déjà. Vous êtes indépendant et engagez votre premier travailleur ? Lisez aussi secrétariat social pour une entreprise individuelle.
2. La convention. Avant qu'un secrétariat puisse agir pour vous, vous concluez une convention écrite qui précise expressément les missions que le mandataire accomplira pour l'employeur, selon les instructions de l'ONSS. Lisez-y la durée et les règles de résiliation : c'est là que se trouve votre liberté de changer plus tard. Les questions à poser avant de signer figurent dans quel secrétariat social choisir.
3. Le mandat dans Mahis. Vous ou le secrétariat introduisez le mandat dans Mahis ; l'autre partie le confirme dans la même application, avec l'eID ou itsme. Ces deux confirmations suffisent, aucune signature manuscrite n'est requise. Sans confirmation dans les 60 jours, Mahis annule le mandat et vous recommencez. Pour la DmfA, il ne peut y avoir qu'un seul mandataire, et un mandat DmfA va toujours de pair avec un mandat Dimona et Flexi At Work.
4. L'inscription comme employeur. Un secrétariat ne peut envoyer votre inscription via WIDE que si un mandat validé figure dans Mahis, au moins pour la Dimona. WIDE attribue tout de suite un numéro provisoire qui commence par 51, et la Dimona peut partir avec ce numéro. Le numéro définitif, votre catégorie d'employeur et votre code NACE arrivent plus tard sur le formulaire ID101. Plus d'infos dans le numéro ONSS.
5. La commission paritaire. Votre activité détermine votre commission paritaire, et celle-ci fixe le salaire minimum, les primes et l'indexation. Voir trouver sa commission paritaire.
6 et 7. Contrat et Dimona. Selon l'ONSS, la Dimona IN doit partir au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler. Ne laissez jamais quelqu'un commencer sans Dimona : une Dimona manquante est une infraction de niveau 4, avec une amende administrative de 3 000 € à 35 000 € par travailleur. Tout sur la déclaration dans la déclaration Dimona.
8 et 9. Premier salaire et première DmfA. Le secrétariat calcule le salaire et établit la fiche de paie. Après le trimestre, il introduit la DmfA, dans 1 après la fin de ce trimestre. Ce que contient cette déclaration, vous le lisez dans qu'est-ce que la DmfA.
Certaines obligations se règlent en dehors du secrétariat : l'assurance accidents du travail, l'affiliation à un service externe de prévention et le règlement de travail. La liste complète pour le premier jour de travail se trouve sur devenir employeur.
Les données et documents que le secrétariat demande
Chaque secrétariat a ses propres formulaires. Ce qu'il demande découle de ce dont les déclarations et le calcul des salaires ont besoin :
| Donnée ou document | Pourquoi |
|---|---|
| Numéro d'entreprise et données du gérant ou de l'administrateur | convention, mandat dans Mahis, WIDE |
| Description de votre activité | commission paritaire, code NACE, catégorie d'employeur |
| Numéro ONSS, si vous êtes déjà employeur | reprendre le dossier existant |
| Police d'assurance accidents du travail | déclarations en cas d'accident du travail |
| Nom de votre service externe de prévention | la cotisation annuelle et la surveillance de santé |
| Numéro de registre national ou numéro BIS du travailleur | Dimona et DmfA |
| Date de début, type de contrat, horaire et fonction | Dimona, contrat, calcul du salaire |
| Salaire brut, avantages et déplacements domicile-travail | fiche de paie, cotisations, précompte professionnel |
| Situation familiale et compte bancaire du travailleur | précompte professionnel et paiement |
| En cas de changement : les comptes individuels et les soldes de congés | continuité du calcul des salaires et du pécule de vacances |
Selon l'article 48 de l'arrêté royal du 28 novembre 1969, le secrétariat doit tenir pour chaque employeur affilié un dossier complet, à un endroit en Belgique, qui permet à l'inspection de vérifier l'exactitude des déclarations. Ce que contient un compte individuel, vous le lisez dans notre guide à ce sujet.
Première affiliation ou changement : ce qui diffère
| Première affiliation | Changement de secrétariat | |
|---|---|---|
| Date de début | à tout moment ; sans prestataire précédent, même avec effet rétroactif | toujours le premier jour d'un trimestre |
| Moment limite | aucun | jusqu'à 1 après le début du trimestre, encore pour ce trimestre |
| Préavis | pas nécessaire | selon le contrat avec votre secrétariat actuel |
| Numéro ONSS | nouveau, via WIDE | reste le même |
| Historique | aucun | l'ancien mandataire doit fournir au nouveau toutes les informations nécessaires |
| Dernière déclaration | aucune | à convenir : qui introduit la DmfA du dernier trimestre chez l'ancien secrétariat ? |
La règle du changement vient des instructions de l'ONSS : un mandat ne peut être transféré à un nouveau mandataire qu'au passage à un nouveau trimestre. Lors du mandat, vous confirmez dans Mahis avoir correctement résilié un éventuel contrat précédent. Comment faire et quelles dates valent pour 2027 et 2028 : voir délai de préavis du secrétariat social ; le parcours complet est dans changer de secrétariat social.
Ce que le secrétariat perçoit après l'affiliation, et pourquoi
Après l'affiliation, vous ne payez plus vos cotisations ONSS directement à l'ONSS, mais à votre secrétariat, qui les reverse. C'est la loi : l'agrément donne au secrétariat le droit exclusif de percevoir les cotisations, et un prestataire sans agrément n'en a pas le droit. Si vous devez des provisions mensuelles à l'ONSS, elles passent aussi par le secrétariat.
Le secrétariat perçoit en plus sa propre rémunération pour le travail. Elle figure dans votre convention. L'argent que vous payez pour l'ONSS est-il protégé ? L'article 48 de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 oblige chaque secrétariat agréé à verser une garantie à la Banque nationale ou à la Caisse des dépôts et consignations, de 37 184,03 € à 185 920,14 € selon le nombre de travailleurs de ses affiliés. Cette garantie couvre le dommage des employeurs si le secrétariat ne reverse pas les montants.
Preuve d'affiliation et numéro d'affiliation au secrétariat social
Pour prouver votre affiliation, vous disposez de trois sources :
- Mahis. L'ONSS présente Mahis comme l'application dans laquelle l'employeur peut consulter ses mandats. En cas de doute sur un mandat, les données de Mahis font foi. Le gestionnaire d'accès de votre entreprise vous y attribue le rôle de consultation.
- La convention signée avec le secrétariat, avec les missions et la date de début.
- Les confirmations de l'ONSS. Pour un nouvel employeur, le secrétariat reçoit une copie du formulaire ID101 avec le numéro définitif, et une confirmation électronique ID102 de l'enregistrement de la procuration.
Trois numéros circulent autour d'une affiliation et sont souvent confondus :
| Numéro | Qui l'attribue | Ce qu'il dit |
|---|---|---|
| Numéro ONSS | l'ONSS, via WIDE | que vous êtes employeur ; nécessaire pour la Dimona et la DmfA |
| Numéro d'agrément | le ministre, lors de l'agrément | de quel secrétariat il s'agit ; Acerta porte le numéro 250 |
| Numéro d'affiliation | le secrétariat | sous quel numéro le secrétariat gère votre dossier |
Le numéro d'affiliation figure comme champ distinct sur la procuration de l'ONSS, à côté du numéro d'agrément et du bureau régional du secrétariat. Aucune loi n'en fixe la forme : chaque secrétariat choisit sa propre numérotation. Selon l'article 48 du même arrêté, le secrétariat doit mentionner son numéro d'agrément sur tous ses actes, factures et documents. Chaque facture vous dit donc à quel secrétariat vous êtes affilié.
Ce que coûte l'affiliation, dans les grandes lignes
Il n'existe pas de tarif légal. Les secrétariats facturent souvent un coût unique pour ouvrir le dossier, puis une rémunération par travailleur, par fiche de paie ou par mois, avec des suppléments pour les tâches particulières. Certains demandent une garantie ou une provision. Le détail de ces postes se trouve dans le coût d'un secrétariat social et dans les tarifs des secrétariats sociaux.
Deux interventions publiques allègent la facture :
- Pour votre premier travailleur. Si vous n'aviez personne en service pendant les 12 mois précédents, vous obtenez jusqu'à 2 000 € de réduction par trimestre sur vos cotisations patronales. Si vous êtes affilié à un secrétariat social, s'y ajoute une intervention de 36,45 € dans les frais d'affiliation pour chaque trimestre avec cette réduction, sans proratisation selon les prestations. Explication dans la réduction pour le premier travailleur.
- Dans l'horeca. Les employeurs de la commission paritaire de l'horeca reçoivent depuis le 1er avril 2007 une intervention de 10 € par équivalent temps plein et par trimestre. Elle est imputée directement avec le secrétariat. Plus sur l'administration salariale dans l'horeca.
Exemple : un premier travailleur le 1er février 2027
Un boulanger fictif à Gand, en entreprise individuelle, engage sa première vendeuse le lundi 1er février 2027.
- Mi-janvier, il signe la convention avec le secrétariat. Le secrétariat introduit le mandat dans Mahis, le boulanger le confirme le jour même avec itsme.
- Le secrétariat l'inscrit comme employeur via WIDE et reçoit un numéro provisoire qui commence par 51.
- Ensemble, ils déterminent la commission paritaire et le salaire. Le boulanger fournit le numéro de registre national, l'horaire et le contrat.
- Au plus tard le 1er février, avant que la vendeuse commence, la Dimona IN part.
- Fin février suit le premier salaire. Après le premier trimestre, au plus tard le 30 avril 2027, la DmfA est à l'ONSS, avec la réduction premier travailleur et l'intervention de 36,45 € pour ce trimestre.
Check-list avant de signer
Passez ces questions en revue avant de signer :
- Savez-vous quelles missions le secrétariat accomplit et lesquelles vous gardez ?
- La durée, le délai de préavis et la forme du préavis sont-ils écrits noir sur blanc ?
- Qui introduit le mandat dans Mahis, et qui le confirme dans les 60 jours ?
- Qui fait l'inscription via WIDE si vous n'avez pas encore de numéro ONSS ?
- Qui détermine la commission paritaire, et sur la base de quelle activité ?
- Qui introduit la Dimona, et combien de temps à l'avance devez-vous signaler un nouveau travailleur ?
- Que coûte le démarrage, que coûte chaque mois, et qu'est-ce qui n'est pas compris ?
- L'intervention premier travailleur ou horeca est-elle prévue dans la facturation ?
- Qui est votre interlocuteur fixe, et comment le joindre ?
Si vous ne pouvez pas répondre à une question, posez-la au secrétariat avant de signer. Les réponses ont leur place dans la convention, pas seulement dans un e-mail.
S'affilier via Business Centrum
Business Centrum est un bureau social à Gand et partenaire agréé d'Acerta. Vous concluez une convention avec Business Centrum, et nous réglons avec vous l'affiliation à Acerta, le secrétariat qui introduit les déclarations et perçoit les cotisations. Vous gardez un interlocuteur fixe qui connaît votre dossier. Le fonctionnement de cette collaboration est décrit sur bureau social et Acerta.
Business Centrum prend ensuite en charge votre secrétariat social via Acerta, l'administration salariale et la gestion des Dimona. Vous voulez savoir ce que l'affiliation implique pour votre entreprise ? Demandez à être rappelé.