Un bureau social gère votre administration du personnel sans être lui-même un secrétariat social. Il est votre interlocuteur fixe, rassemble vos prestations et suit salaires, Dimona et contrats. Pour les déclarations et la perception des cotisations ONSS, il travaille avec l'un des 25 secrétariats sociaux agréés, ou il agit lui-même comme prestataire de services.
Qu'est-ce qu'un bureau social ?
En Belgique, le mot a trois sens, ce qui crée de la confusion.
Un bureau local qui reprend votre administration. C'est le sens de ce guide. Un bureau social est un bureau proche de chez vous qui fait le travail mensuel lié à votre personnel : rassembler les heures prestées et les absences, faire calculer les salaires, introduire les Dimona, rédiger les contrats, suivre les congés et les maladies, et répondre aux questions de vos travailleurs. Vous appelez ou écrivez à une personne fixe qui connaît votre entreprise.
Un bureau d'un grand secrétariat social. Dans le langage courant, le bureau d'un secrétariat dans votre ville s'appelle souvent aussi le bureau social. Qui cherche bureau social Acerta ou bureau social Securex vise en général ce bureau-là.
Un ancien nom qui reste. Liantis écrit sur son site qu'ADMB Sociaal Bureau a été fondé en 1942 et fait partie de Liantis depuis le 10 septembre 2018, comme secrétariat social Liantis. Qui cherche aujourd'hui le bureau social Liantis arrive donc au secrétariat social de Liantis.
Le nom apparaît aussi pour des services destinés aux artistes et aux intérimaires. Ils fonctionnent autrement et sortent du cadre de ce guide.
Bureau social ou secrétariat social : quelle différence ?
L'ONSS connaît deux types de mandataires qui peuvent faire vos déclarations sociales. C'est écrit dans les instructions administratives de l'ONSS, l'ouvrage de référence de tout employeur.
Le secrétariat agréé. C'est une ASBL agréée par le ministre des Affaires sociales. La liste officielle du 20 juin 2025 en compte 25 avec un siège principal actif. Pour être agréé, un secrétariat regroupe au moins 300 employeurs, ou au moins 100 employeurs occupant ensemble au moins 5 000 travailleurs. L'agrément donne le droit exclusif de percevoir et de reverser les cotisations sociales des employeurs affiliés. Il implique aussi des contrôles : l'inspection de l'ONSS mesure la qualité avec un baromètre sur 6 domaines de contrôle.
Le prestataire de services social. Il n'est pas agréé. Il peut faire des déclarations comme votre mandataire, mais il ne peut pas utiliser le titre de secrétariat social ni percevoir les cotisations comme un secrétariat agréé. Depuis le 20 février 2017, l'ONSS peut aussi intégrer des prestataires de services dans son baromètre de qualité, sauf pour le contrôle financier.
Un bureau social n'est pas un troisième type dans ce schéma. Il choisit l'une de deux façons de travailler :
- Avec un secrétariat agréé. Le secrétariat est votre mandataire auprès de l'ONSS. Il calcule les salaires, introduit la Dimona et la DmfA et perçoit les cotisations. Le bureau est votre interlocuteur et fait le travail nécessaire. C'est ainsi que travaille Business Centrum, avec Acerta.
- Comme prestataire de services. Le bureau introduit lui-même les déclarations. Vous payez alors vous-même les cotisations à l'ONSS, à temps et au bon montant.
Demandez donc d'abord à chaque bureau : avec quel secrétariat travaillez-vous, et sous quel numéro d'agrément ? Ou êtes-vous vous-même prestataire de services ? La réponse détermine qui perçoit les cotisations et à qui vous vous adressez en cas d'erreur. Ce que l'agrément implique juridiquement, vous le lisez dans notre guide quel secrétariat social choisir.
Trois façons de gérer votre administration salariale
| Le faire vous-même | Directement auprès d'un secrétariat social | Via un bureau social | |
|---|---|---|---|
| Qui calcule les salaires ? | vous, avec votre propre logiciel | le secrétariat, sur la base de ce que vous encodez | le secrétariat ou le bureau, sur la base de ce que vous transmettez |
| Qui transmet les prestations ? | vous | vous, via le portail ou l'app du secrétariat | le bureau, avec vos données reçues par e-mail ou formulaire |
| Qui introduit Dimona et DmfA ? | vous | le secrétariat | le secrétariat derrière le bureau, ou le bureau comme prestataire |
| Qui perçoit les cotisations ONSS ? | vous payez vous-même | le secrétariat | le secrétariat, ou vous payez vous-même |
| Qui est votre interlocuteur ? | personne | un gestionnaire de dossiers du secrétariat | une personne fixe au bureau, près de chez vous |
| Combien ça coûte ? | votre temps et votre logiciel | un devis du secrétariat | un devis du bureau |
Le faire vous-même est possible, mais demande du temps et des connaissances. Vous suivez vous-même chaque règle de votre commission paritaire, chaque indexation et chaque nouvelle prime. Une erreur dans une déclaration reste votre responsabilité.
Directement auprès d'un secrétariat, vous recevez un moteur de paie solide et un portail. Le travail de votre côté reste : vous encodez les prestations, approuvez les congés, créez les nouveaux travailleurs et suivez ce qui revient.
Via un bureau social, vous confiez ce travail. Vous transmettez les heures prestées, les heures supplémentaires et les absences, et le bureau fait le reste. Pour une PME de quelques travailleurs, sans service RH, c'est souvent le choix le plus serein.
Que fait un bureau social pour votre PME ?
Un bon bureau social reprend ce qui vous coûte aujourd'hui du temps et des soucis chaque mois :
- Les prestations. Vous transmettez les heures et les absences, le bureau les transforme en un calcul de salaire correct.
- La Dimona. Un nouveau travailleur, un étudiant ou un flexi-jobiste : le bureau veille à ce que la déclaration parte à temps.
- Contrats et documents. Contrats de travail, prolongations, documents sociaux en cas de départ.
- Votre commission paritaire. Barèmes, indexations, primes et horaires selon votre secteur.
- Vos questions. Sur une fiche de paie, un contrat, une maladie ou une nouvelle règle. Vous appelez une personne fixe qui connaît votre dossier, et qui exécute aussi la réponse.
La différence avec un portail est simple : avec un portail, vous faites le travail vous-même, avec de l'aide. Avec un bureau social, quelqu'un d'autre fait le travail, et vous vérifiez. Voyez comment cela se passe chez nous pour votre administration salariale.
Quand un bureau social convient-il ?
Un bureau social convient surtout si vous vous reconnaissez dans l'un de ces points :
- Vous n'avez pas de collaborateur RH, et l'administration salariale retombe sur vous ou votre partenaire.
- Vous travaillez avec des horaires variables, des étudiants, des flexi-jobs ou des équipes, et chaque mois quelque chose change.
- Vous voulez une seule personne fixe qui connaît votre entreprise, sans devoir réexpliquer votre situation.
- Vous voulez quelqu'un de proche, chez qui passer avec un contrat ou une lettre de l'ONSS.
- Vous quittez un autre secrétariat et voulez que quelqu'un organise ce changement pour vous.
Si vous avez une équipe RH qui aime travailler elle-même dans un portail, le secrétariat en direct est souvent logique. Si vous voulez vous débarrasser de ce travail, un bureau est le meilleur choix.
Comment fonctionnent les coûts d'un bureau social ?
Un bureau social travaille sur devis. Ne comparez donc pas seulement le prix par fiche de paie, mais tout ce que vous payez par an et tout ce que vous faites encore vous-même.
- Une ou deux factures. Si le bureau travaille avec un secrétariat, demandez si les frais de ce secrétariat sont compris dans le devis ou facturés à part.
- Ce qui est compris. Contrats, Dimona, étudiants, attestations et conseils : demandez quels services sont dans le prix et lesquels sont en plus.
- Une intervention de l'ONSS. Si vous êtes affilié à un secrétariat social et demandez une réduction groupe-cible pour votre premier travailleur, l'ONSS intervient dans les frais d'affiliation à hauteur de 36,45 € par trimestre.
- Votre propre temps. Chaque heure que vous ne consacrez plus aux prestations, aux Dimona et aux questions est une heure pour vos clients.
Comment le prix d'un secrétariat social est lui-même construit, avec frais d'entrée, prix par calcul de salaire et services supplémentaires, vous le lisez dans notre guide sur le coût d'un secrétariat social.
Acerta en direct ou via un bureau social
Vous pouvez rejoindre Acerta de deux façons. Vous vous affiliez directement, ou vous passez par un bureau qui collabore avec Acerta. Dans les deux cas, Acerta, numéro d'agrément 250, est votre secrétariat social.
En direct, vous travaillez selon Acerta lui-même dans son portail client. Dans Acerta Connect, vous transmettez les prestations, approuvez les jours de congé, encodez les absences et ajoutez les nouveaux travailleurs. Une Dimona se demande via le portail. Acerta met en avant un payroll advisor régional fixe.
Via Business Centrum, vous nous envoyez les prestations, par e-mail ou avec un formulaire simple. Nous les traitons, réglons Dimona, contrats et congés, et suivons tout avec Acerta. Acerta introduit les déclarations et perçoit les cotisations. Vous ne devez pas vous connecter pour boucler vos salaires.
Ce qui diffère par tâche figure côte à côte dans Acerta ou Business Centrum.
Passer à un bureau social
Si vous êtes aujourd'hui dans un autre secrétariat, le changement se passe comme tout changement de secrétariat :
- Relisez votre contrat. Il fixe le délai de préavis et la forme de la résiliation. C'est généralement une lettre recommandée.
- Choisissez le début d'un trimestre. Un mandat auprès de l'ONSS ne change qu'au début d'un nouveau trimestre. Votre nouveau partenaire peut encore l'enregistrer pour ce trimestre jusqu'à 1 mois après le début du trimestre.
- Faites régler la dernière DmfA. En général, votre ancien secrétariat introduit encore la DmfA de son dernier trimestre, dans un délai de 1 mois après ce trimestre.
- Faites transférer le dossier. Données du personnel, contrats, soldes de congés et compte individuel.
Chez Business Centrum, nous organisons ce changement : nous contactons votre secrétariat social actuel et organisons le transfert des dossiers. Vous signez une seule procuration. Le reste figure dans changer de secrétariat social. Vous venez de l'un des grands noms ? Lisez aussi une alternative à SD Worx, Securex, Liantis ou Partena.
Business Centrum : un bureau social à Gand
Vous vous demandez si un bureau social convient à votre entreprise ? Business Centrum l'examine avec vous, à Gand ou par téléphone, et vous dit honnêtement ce que vous gagnez et ce que vous continuez à faire vous-même.