U moet het loon uitbetalen op de betaaldag die uw cao of uw arbeidsreglement vastlegt, en zonder zo'n regeling uiterlijk 4 werkdagen na de arbeidsperiode. Een arbeidsreglement mag de betaaldag niet later leggen dan 7 werkdagen na die periode. Arbeiders krijgen hun loon minstens 2 keer per maand, bedienden minstens een keer per maand. Het geld moet die dag op de rekening van de werknemer staan, niet alleen vertrokken zijn bij u. De basisregels komen uit de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers, de loonbeschermingswet.
Loon uitbetalen: de termijnen in een oogopslag
| Situatie | Wat de wet vraagt |
|---|---|
| Betaaldag geregeld in een cao | De dag uit de cao, de wet legt geen uiterste grens |
| Betaaldag in het arbeidsreglement | Niet later dan de 7de werkdag na de arbeidsperiode |
| Geen regeling in cao of reglement | Uiterlijk de 4de werkdag na de arbeidsperiode |
| Arbeiders | Minstens 2 keer per maand, hoogstens 16 dagen ertussen |
| Bedienden | Minstens een keer per maand |
| Commissieloon (geen handelsvertegenwoordiger) | Minstens om de 3 maanden |
| Einde van de arbeidsovereenkomst | Onverwijld, uiterlijk op de eerste betaaldag erna |
Die termijnen staan in artikel 9 en artikel 11 van de loonbeschermingswet. Het korte antwoord op de vraag of u later mag betalen dan afgesproken, staat bij mag een werkgever het loon later uitbetalen?. Hieronder leest u hoe de regels samen werken, met een rekenvoorbeeld voor de betaaldag van december 2026.
Wanneer moet loon betaald worden: cao, arbeidsreglement of de wet
De wet kent drie lagen. De eerste die iets zegt, bepaalt uw betaaldag.
- Een collectieve arbeidsovereenkomst. Een cao van uw sector of van uw onderneming kan de betaaldag vastleggen. De FOD Werkgelegenheid zegt het zo: de wet legt dan geen uiterste tijdstip vast.
- Het arbeidsreglement. Zonder cao geldt de dag uit uw arbeidsreglement. Die dag mag niet later liggen dan de 7de werkdag na de arbeidsperiode waarvoor u betaalt.
- De wet zelf. Zegt geen enkele regeling iets, dan betaalt u uiterlijk op de 4de werkdag na de arbeidsperiode.
Het arbeidsreglement moet de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon vermelden. Dat vraagt artikel 6 van de wet van 8 april 1965 over de arbeidsreglementen. Staat er in uw reglement nog een dag die niet meer klopt met hoe u vandaag betaalt, pas het reglement dan aan volgens de procedure. Hoe dat gaat, leest u in onze gids arbeidsreglement opstellen.
Wat is een werkdag? Voor de loonbetaling is een werkdag elke dag van de week, behalve zondagen en feestdagen. Een zaterdag telt dus mee, ook als uw onderneming die dag dicht is. Er zijn 10 wettelijke feestdagen per jaar. Valt een feestdag op een zondag of op een gewone inactiviteitsdag, dan legt u een vervangingsdag vast. Die vervangingsdag krijgt volgens de FOD de hoedanigheid van een feestdag voor uw werknemers, en telt dan dus ook niet als werkdag.
Rekenvoorbeeld: de uiterste betaaldag na november 2026
U betaalt maandelijks en de arbeidsperiode is de maand november 2026. Die eindigt op 30 november 2026, een maandag.
| Werkdag na de periode | Datum |
|---|---|
| 1 | dinsdag 1 december |
| 2 | woensdag 2 december |
| 3 | donderdag 3 december |
| 4 | vrijdag 4 december |
| 5 | zaterdag 5 december |
| 6 | maandag 7 december (de zondag telt niet) |
| 7 | dinsdag 8 december |
- Geen regeling in cao of arbeidsreglement: het loon staat uiterlijk op 4 december 2026 op de rekening van de werknemer.
- Betaaldag in het arbeidsreglement: het reglement mag de betaaldag op zijn laatst op 8 december 2026 leggen.
- Betaaldag in een cao: de dag uit de cao, ook als die later valt.
Wanneer moet loon betaald worden: arbeider
Een arbeider krijgt zijn loon op gezette tijden, minstens 2 keer per maand, met een tussenpoos van hoogstens 16 dagen. Een van die betalingen is de definitieve afrekening van het loon van de maand. De andere is in de praktijk een voorschot. Wekelijks betalen mag ook: de FOD noemt dat uitdrukkelijk als mogelijkheid.
Twee nuances:
- Afwijking door het paritair comité. Een beslissing van het bevoegde paritair comité die de Koning algemeen verbindend verklaarde, kan van de betaling twee keer per maand afwijken. Zonder zo'n beslissing betaalt u een arbeider dus niet een keer per maand.
- Tariefloon, taakloon of akkoordloon. Voor arbeiders die per stuk of per opdracht betaald worden, volstaat minstens een gedeeltelijke of definitieve betaling per maand.
Werkt uw arbeider met een glijdend uurrooster of een regime van kleine flexibiliteit, dan heeft hij bij elke betaalperiode recht op het loon voor zijn gemiddelde of normale wekelijkse arbeidsduur, niet voor de uren die hij die week toevallig werkte.
Wanneer moet loon betaald worden: bediende
Een bediende krijgt zijn loon minstens een keer per maand. Een tussentijds voorschot schrijft de wet voor bedienden niet voor. Kijk wel in de cao van uw sector en in uw arbeidsreglement, want daar kan een betaaldag of een voorschot in staan.
Commissieloon. Een werknemer die geen handelsvertegenwoordiger is en op commissie betaald wordt, krijgt die commissie minstens om de 3 maanden. Voor handelsvertegenwoordigers geldt hun eigen statuut. Winstdeelnames en gelijkaardige voordelen betaalt u volgens het akkoord tussen partijen of het reglement dat ze regelt.
Wanneer geldt het loon als betaald?
Bij een overschrijving telt niet de dag waarop u de opdracht geeft, maar de dag waarop de rekening van de werknemer gecrediteerd is. Plan de betaling dus zo dat het geld op de betaaldag op zijn rekening staat. Voor de andere girale wijzen gelden vaste dagen:
| Wijze van betaling | Geacht betaald op |
|---|---|
| Overschrijving op de rekening van de werknemer | De dag waarop zijn rekening gecrediteerd is |
| Postassignatie | De 3de werkdag na de datum op de assignatie |
| Circulaire cheque, per post verstuurd | De 3de werkdag na de datum op de cheque |
| Circulaire cheque, overhandigd | De 1ste werkdag na de overhandiging |
Een post- of banktaks mag u niet van het loon aftrekken.
Loon uitbetalen in cash: mag dat nog?
Sinds 1 oktober 2016 is betaling in giraal geld de regel: een overschrijving, een circulaire cheque of een postassignatie. Contant betalen, van hand tot hand, mag alleen als een cao in een paritair orgaan, een impliciet akkoord of een gebruik in uw sector dat toelaat. Dat sectorakkoord moest volgens een vaste procedure geformaliseerd worden en verschijnt op de website van de FOD Werkgelegenheid.
Op de lijst van de FOD met akkoorden die van kracht zijn, staat op 20 oktober 2026 een sector: het tuinbouwbedrijf, PC 145, met een cao van 15 december 2023 die een gedeeltelijke betaling in cash toelaat voor seizoen- en gelegenheidswerk. Betaalt u contant, dan:
- laat u de werknemer een kwitantie van de betaling ondertekenen;
- betaalt u op de plaats van het werk of vlak ernaast, tenzij u samen iets anders afspreekt, en nooit in een kantine, café of winkel, behalve aan wie daar werkt;
- moet de werknemer zich niet op een rustdag verplaatsen om zijn loon te halen.
Betaalt u in cash zonder dat uw sector het toelaat, dan beschouwt de wet het loon als niet betaald (artikel 47bis). Het loon blijft dan verschuldigd.
Loon in natura. Een deel van het loon mag in natura, als dat gebruikelijk of wenselijk is in uw sector of beroep. Dat deel mag niet meer zijn dan 20% van het totale brutoloon, of 40% als u een huis of appartement ter beschikking stelt. U schat het schriftelijk en deelt het mee bij de aanwerving.
Voorschot op het loon: wat de wet zegt
Betaalt u een arbeider twee keer per maand, dan is de eerste betaling meestal een voorschot. Zo'n vooruitbetaling moet bij benadering overeenkomen met het verschuldigde nettoloon. Het voorschot volgt dus het loon van de werknemer en is geen willekeurig bedrag.
Een ander soort voorschot is geld dat u voorschiet op loon dat nog niet verschuldigd is, bijvoorbeeld een lening aan een werknemer. Dat voorschot in geld mag u later inhouden op het loon: artikel 23 van de loonbeschermingswet laat het uitdrukkelijk toe. Maar er geldt een grens. Voorschotten, boetes uit het arbeidsreglement, schadevergoedingen en een borg samen mogen bij elke betaling niet meer zijn dan 20% van het nettoloon in geld, dus na bedrijfsvoorheffing en RSZ.
Rekenvoorbeeld. U leende een werknemer € 1.000 voor. Zijn nettoloon in geld is € 2.000 per maand.
- Per betaling mag u hoogstens € 2.000 x 20% = € 400 inhouden.
- Eerste en tweede maand: telkens € 400.
- Derde maand: de rest, € 200.
Hebt u in dezelfde maand ook een boete uit het arbeidsreglement, dan telt die mee binnen dezelfde grens. De grens geldt niet als de werknemer bedrog pleegde. Te veel betaald loon mag u niet eenzijdig van een later loon aftrekken; een verrekening kan alleen in onderling akkoord, gesloten nadat het loon opeisbaar werd. Wat u allemaal mag inhouden, staat bij mag een werkgever loon inhouden?.
Loon uitbetalen bij ziekte
Is een werknemer ziek, dan betaalt u eerst zelf zijn loon door: het gewaarborgd loon. Een bediende behoudt zijn recht op loon gedurende de eerste 30 dagen van zijn arbeidsongeschiktheid (artikel 70 van de arbeidsovereenkomstenwet). Een arbeider heeft ten laste van zijn werkgever recht op zijn normaal loon gedurende 7 dagen, daarna betaalt u een dalend deel en springt het ziekenfonds later bij (artikel 52).
De wet spreekt in beide gevallen van het recht op loon ten laste van de werkgever. Dat loon valt onder de loonbeschermingswet, die loon omschrijft als het loon in geld waarop de werknemer ingevolge zijn dienstbetrekking recht heeft ten laste van de werkgever. U betaalt het gewaarborgd loon dus met de gewone loonbetaling, op dezelfde betaaldag als het loon voor gewerkte dagen. Hoeveel u per dag betaalt voor een arbeider en een bediende, staat in onze gids over het gewaarborgd loon. Het hele traject, van attest tot uitkering van het ziekenfonds, leest u in werknemer ziek.
Wanneer loon uitbetalen bij ontslag of vertrek
Eindigt de arbeidsovereenkomst, dan betaalt u het loon dat nog verschuldigd is onverwijld, en uiterlijk op de eerste betaaldag na de datum waarop de dienstbetrekking eindigt (artikel 11). Dat geldt bij ontslag door u, ontslag door de werknemer en een einde in onderling akkoord. Vraagt de werknemer het, dan betaalt u via een bank of de post, zonder kosten van zijn loon af te trekken.
Bij een vertrek horen vaak meer bedragen in de laatste afrekening:
- Vertrekvakantiegeld van een bediende. Bij zijn vertrek betaalt u een bediende 15,34% van het brutoloon dat hij in het lopende vakantiedienstjaar bij u verdiende, eventueel verhoogd met een fictief loon voor gelijkgestelde dagen (artikel 46 van het koninklijk besluit van 30 maart 1967). Hoe u dat berekent, staat in dubbel vakantiegeld en u rekent het na met de vakantiegeld berekenen-tool.
- Vakantiegeld van een arbeider. Een arbeider krijgt zijn vakantiegeld niet van u, maar van zijn vakantiefonds, in het jaar na zijn ontslag.
- Eindejaarspremie. Of een vertrekkende werknemer een premie pro rata krijgt en wanneer u die betaalt, regelt de cao van uw paritair comité. Zie eindejaarspremie berekenen.
Welke documenten u bij het vertrek afgeeft, zoals de C4 en het vakantieattest, staat in sociale documenten bij ontslag.
De loonbrief bij elke definitieve betaling
Bij elke definitieve betaling geeft u de werknemer een afrekening, op papier of elektronisch (artikel 15). Dat is de loonbrief of loonfiche: ze toont hoe het loon berekend is en welke inhoudingen u deed. Welke vermeldingen erop moeten, bepaalt uw paritair comité of, zonder sectorregeling, het koninklijk besluit van 27 september 1966. Een voorschot is geen definitieve betaling; de loonbrief hoort bij de afrekening van de maand. Geeft u geen loonbrief, dan is dat een inbreuk van niveau 3 (artikel 164 van het Sociaal Strafwetboek). Het korte antwoord staat bij is een loonstrook verplicht?.
Te laat betaald: rente en boete
Rente van rechtswege. Betaalt u te laat, dan is op het loon van rechtswege rente verschuldigd vanaf de dag dat het eisbaar is (artikel 10). De rente wordt berekend op het brutoloon, voor bedrijfsvoorheffing en RSZ. Volgens de FOD geldt dat ook voor achterstallig loon en opzeggingsvergoedingen. Op vakantiegeld loopt deze rente niet, omdat dat geen loon is in de zin van de loonbeschermingswet.
Boete. Het loon niet, niet volledig of niet op tijd betalen is een inbreuk van niveau 3 op artikel 162 van het Sociaal Strafwetboek. De administratieve geldboete bedraagt € 1.000 tot € 10.000, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Sinds 11 april 2026 kan het zwaarder. Betaalt u het minimumloon van uw sector niet of niet op tijd, en lopen er tegelijk twee of meer andere inbreuken samen uit de lijst die dat artikel opsomt, dan wordt het een inbreuk van niveau 4: € 3.000 tot € 35.000 per werknemer.
Valkuilen bij het loon uitbetalen
- De zaterdag vergeten. De zaterdag is een werkdag voor de termijn. Wie op de vierde werkdag betaalt en de zaterdag niet meetelt, betaalt een dag te laat.
- Op de betaaldag overschrijven. Het loon geldt pas als betaald wanneer de rekening van de werknemer gecrediteerd is. Geef de opdracht op tijd.
- Arbeiders maandelijks betalen. Zonder beslissing van het paritair comité betaalt u arbeiders minstens 2 keer per maand.
- Een voorschot in een keer terugnemen. Boven 20% van het nettoloon mag niet, ook niet als de werknemer vertrekt, behalve bij bedrog.
- Het saldo bij een vertrek doorschuiven. Het resterende loon wacht niet tot een latere afrekening: uiterlijk de eerste betaaldag na het einde.
- Contant betalen zonder sectorregeling. Dan geldt het loon als niet betaald.
Wat u nu controleert
- Zoek op welke betaaldag uw sectorcao of ondernemingscao vastlegt.
- Kijk of uw arbeidsreglement de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling vermeldt, en of die dag niet later valt dan de 7de werkdag na de periode.
- Betaalt u arbeiders, controleer dan dat er minstens 2 betalingen per maand zijn, met hoogstens 16 dagen ertussen.
- Plan elke overschrijving zo dat het geld op de betaaldag op de rekening van de werknemer staat, en tel de zaterdag mee.
- Hou bij voorschotten de grens van 20% per betaling bij, samen met boetes en schadevergoedingen.
- Leg voor elke uitdiensttreding vast wanneer de eerste betaaldag na het einde valt, en zet het vertrekvakantiegeld en de premies in die afrekening.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum verwerkt uw lonen samen met Acerta. U hebt één vast aanspreekpunt in Gent dat uw dossier kent, ook wanneer een werknemer ziek is of uit dienst gaat. Hoe we uw loonverwerking aanpakken, staat op de pagina loonadministratie. Wilt u weten of de betaaldag in uw arbeidsreglement nog klopt? Laat u terugbellen.