Een sociaal bureau verzorgt uw personeelsadministratie zonder zelf een sociaal secretariaat te zijn. Het is uw vaste aanspreekpunt, verzamelt uw prestaties en volgt lonen, Dimona's en contracten op. Voor de aangiften en de inning van de RSZ-bijdragen werkt het met een van de 25 erkende sociale secretariaten, of het treedt zelf op als dienstverrichter.
Wat is een sociaal bureau?
Het woord heeft in België drie betekenissen, en dat zorgt voor verwarring.
Een lokaal kantoor dat uw administratie overneemt. Dat is de betekenis van deze gids. Een sociaal bureau is een kantoor dicht bij u dat het maandelijkse werk rond uw personeel doet: gewerkte uren en afwezigheden verzamelen, lonen laten berekenen, Dimona's indienen, contracten opmaken, verlof en ziekte opvolgen, en de vragen van uw werknemers beantwoorden. U belt of mailt met een vaste persoon die uw bedrijf kent.
Een kantoor van een groot sociaal secretariaat. In de volksmond heet het kantoor van een secretariaat in uw stad vaak ook het sociaal bureau. Wie zoekt op sociaal bureau Acerta of sociaal bureau Securex, bedoelt meestal dat kantoor.
Een oude naam die blijft hangen. Liantis schrijft op zijn website dat ADMB Sociaal Bureau in 1942 werd opgericht en sinds 10 september 2018 deel uitmaakt van Liantis, als Liantis sociaal secretariaat. Wie vandaag zoekt naar sociaal bureau Liantis, komt dus bij het sociaal secretariaat van Liantis uit.
De naam duikt ook op bij diensten voor kunstenaars en uitzendkrachten. Die werken anders en vallen buiten deze gids.
Sociaal bureau of sociaal secretariaat: wat is het verschil?
De RSZ kent twee soorten lasthebbers die uw sociale aangiften mogen doen. Dat staat in de administratieve instructies van de RSZ, het naslagwerk voor elke werkgever.
Het erkende sociaal secretariaat. Dat is een vzw die de minister van Sociale Zaken erkent. De officiële lijst van 20 juni 2025 telt er 25 met een actief hoofdkantoor. Om erkend te worden, groepeert een secretariaat minstens 300 werkgevers, of minstens 100 werkgevers met samen minstens 5.000 werknemers. De erkenning geeft het exclusieve recht om de sociale bijdragen van de aangesloten werkgevers te innen en door te storten. Ze brengt ook controles mee: de RSZ-inspectie meet de kwaliteit met een barometer over 6 controledomeinen.
De sociale dienstverrichter. Die is niet erkend. Hij mag als uw lasthebber aangiften doen, maar hij mag de titel sociaal secretariaat niet gebruiken en de bijdragen niet innen zoals een erkend secretariaat. Sinds 20 februari 2017 kan de RSZ ook dienstverrichters in zijn kwaliteitsbarometer opnemen, behalve voor de financiële controle.
Een sociaal bureau valt niet als derde soort in dat schema. Het kiest een van twee manieren van werken:
- Samen met een erkend secretariaat. Het secretariaat is uw lasthebber bij de RSZ. Het berekent de lonen, dient de Dimona en de DmfA in en int de bijdragen. Het bureau is uw aanspreekpunt en doet het werk dat daarvoor nodig is. Zo werkt Business Centrum, met Acerta.
- Als dienstverrichter. Het bureau dient de aangiften zelf in. De bijdragen betaalt u dan zelf aan de RSZ, op tijd en op het juiste bedrag.
Vraag bij elk bureau dus eerst: met welk secretariaat werkt u, en onder welk erkenningsnummer? Of bent u zelf dienstverrichter? Het antwoord bepaalt wie de bijdragen int en wie u bij een fout aanspreekt. Wat de erkenning juridisch inhoudt, leest u in onze gids welk sociaal secretariaat kiezen.
Drie manieren om uw loonadministratie te regelen
| Zelf doen | Rechtstreeks bij een sociaal secretariaat | Via een sociaal bureau | |
|---|---|---|---|
| Wie berekent de lonen? | uzelf, met eigen software | het secretariaat, op basis van wat u invoert | het secretariaat of het bureau, op basis van wat u aanlevert |
| Wie geeft de prestaties door? | uzelf | uzelf, via het portaal of de app van het secretariaat | het bureau, met uw gegevens per e-mail of formulier |
| Wie dient Dimona en DmfA in? | uzelf | het secretariaat | het secretariaat achter het bureau, of het bureau als dienstverrichter |
| Wie int de RSZ-bijdragen? | u betaalt zelf | het secretariaat | het secretariaat, of u betaalt zelf |
| Wie is uw aanspreekpunt? | niemand | een dossierbeheerder van het secretariaat | een vaste persoon bij het bureau, in uw buurt |
| Wat kost het? | uw eigen tijd en software | een offerte van het secretariaat | een offerte van het bureau |
Zelf doen kan, maar het vraagt tijd en kennis. U volgt elke regel van uw paritair comité, elke indexering en elke nieuwe premie zelf op. Een fout in een aangifte blijft uw verantwoordelijkheid.
Rechtstreeks bij een secretariaat krijgt u een sterke loonmotor en een portaal. Het werk aan uw kant blijft: u voert de prestaties in, keurt verlof goed, maakt nieuwe werknemers aan en volgt op wat er terugkomt.
Via een sociaal bureau geeft u dat werk uit handen. U stuurt de gewerkte uren, overuren en afwezigheden door, en het bureau doet de rest. Voor een kmo met een handvol werknemers, en zonder eigen hr-dienst, is dat vaak de rustigste keuze.
Wat doet een sociaal bureau voor uw kmo?
Een goed sociaal bureau neemt de dingen over die u nu elke maand tijd en zorgen kosten:
- De prestaties. U levert de uren en de afwezigheden aan, het bureau zet ze om in een correcte loonberekening.
- De Dimona. Een nieuwe werknemer, een student of een flexi-jobber: het bureau zorgt dat de aangifte op tijd vertrekt.
- Contracten en documenten. Arbeidsovereenkomsten, verlengingen, sociale documenten bij een vertrek.
- Uw paritair comité. Barema's, indexeringen, premies en uren volgens uw sector.
- Uw vragen. Over een loonbrief, een contract, een ziekte of een nieuwe regel. U belt een vaste persoon die uw dossier kent, en die het antwoord ook uitvoert.
Het verschil met een portaal is eenvoudig: bij een portaal doet u het werk zelf, met hulp. Bij een sociaal bureau doet iemand anders het werk, en u kijkt na. Bekijk hoe dat bij ons loopt voor uw loonadministratie.
Wanneer past een sociaal bureau?
Een sociaal bureau past vooral als u een van deze dingen herkent:
- U heeft geen hr-medewerker, en de loonadministratie komt nu bij uzelf of bij uw partner terecht.
- U werkt met wisselende uren, studenten, flexi-jobs of ploegen, zodat er elke maand iets verandert.
- U wilt één vaste persoon die uw bedrijf kent, en u wilt uw situatie niet telkens opnieuw uitleggen.
- U wilt iemand in de buurt, bij wie u kunt binnenlopen met een contract of een brief van de RSZ.
- U stapt over van een ander secretariaat en wilt dat iemand die overstap voor u regelt.
Heeft u een eigen hr-team dat graag zelf in een portaal werkt, dan is rechtstreeks bij een secretariaat vaak logisch. Wilt u dat werk kwijt, dan is een bureau de betere match.
Hoe werken de kosten van een sociaal bureau?
Een sociaal bureau werkt op offerte. Vergelijk daarom niet alleen de prijs per loonbrief, maar alles wat u per jaar betaalt en alles wat u zelf nog doet.
- Een of twee rekeningen. Werkt het bureau met een secretariaat, vraag dan of de kosten van dat secretariaat in de offerte zitten of apart gefactureerd worden.
- Wat zit erin. Contracten, Dimona's, studenten, attesten en advies: vraag welke diensten in de prijs zitten en welke apart komen.
- Een tussenkomst van de RSZ. Bent u aangesloten bij een sociaal secretariaat en vraagt u een doelgroepvermindering voor uw eerste werknemer aan, dan komt de RSZ per kwartaal met € 36,45 tussen in de aansluitingskosten.
- Uw eigen tijd. Elk uur dat u niet meer aan prestaties, Dimona's en vragen besteedt, is een uur voor uw klanten.
Hoe de prijs van een sociaal secretariaat zelf is opgebouwd, met instapkost, prijs per loonberekening en extra diensten, leest u in onze gids over de kosten van een sociaal secretariaat.
Acerta rechtstreeks of via een sociaal bureau
Bij Acerta kunt u op twee manieren terecht. U sluit rechtstreeks aan, of u gaat via een bureau dat met Acerta samenwerkt. In beide gevallen is Acerta, met erkenningsnummer 250, uw sociaal secretariaat.
Rechtstreeks werkt u volgens Acerta zelf in zijn klantenportaal. In Acerta Connect geeft u de prestaties door, keurt u verlofdagen goed, voert u afwezigheden in en voegt u nieuwe werknemers toe. Een Dimona vraagt u aan via het portaal. Acerta zet daarbij een vaste regionale payroll advisor voorop.
Via Business Centrum stuurt u de prestaties naar ons, per e-mail of met een eenvoudig formulier. Wij verwerken ze, regelen de Dimona's, contracten en het verlof, en volgen alles op met Acerta. Acerta dient de aangiften in en int de bijdragen. U hoeft zelf niet in te loggen om uw lonen rond te krijgen.
Wat er per taak verschilt, staat naast elkaar in Acerta of Business Centrum.
Overstappen naar een sociaal bureau
Zit u nu bij een ander secretariaat, dan verloopt de overstap zoals elke wissel van secretariaat:
- Kijk uw contract na. Daar staan de opzegtermijn en de vorm van de opzeg. Meestal is dat een aangetekende brief.
- Kies het begin van een kwartaal. Een mandaat bij de RSZ gaat alleen over bij een nieuw kwartaal. Uw nieuwe partner kan het tot 1 maand na het begin van het kwartaal nog voor dat kwartaal registreren.
- Laat de laatste DmfA afspreken. Meestal dient uw vorige secretariaat de DmfA van zijn laatste kwartaal nog in, binnen 1 maand na dat kwartaal.
- Laat het dossier overdragen. Personeelsgegevens, contracten, saldo's van verlof en de individuele rekening.
Bij Business Centrum regelen wij die overstap: wij nemen contact op met uw huidige sociaal secretariaat en organiseren de overdracht van de dossiers. U tekent één machtiging. Wat er verder bij komt kijken, staat in sociaal secretariaat veranderen. Komt u van een van de grote namen, lees dan ook een alternatief voor SD Worx, Securex, Liantis of Partena.
Business Centrum: een sociaal bureau in Gent
Twijfelt u of een sociaal bureau bij uw bedrijf past? Business Centrum bekijkt het samen met u, in Gent of aan de telefoon, en zegt eerlijk wat u wint en wat u zelf blijft doen.