Aansluiten bij een sociaal secretariaat vraagt twee handtekeningen: een schriftelijke overeenkomst en een mandaat in Mahis, de toepassing van de RSZ, dat u en het secretariaat binnen 60 dagen allebei bevestigen. Bent u een nieuwe werkgever, dan schrijft het secretariaat u daarna in bij de RSZ en dient het met het voorlopige nummer, dat begint met 51, de Dimona in voor de eerste werkdag. Een eerste aansluiting kan op elk moment; een overstap gaat altijd in op de eerste dag van een kwartaal.
Aansluiten bij een sociaal secretariaat in een oogopslag
| Vraag | Antwoord | Bron |
|---|---|---|
| Is aansluiten verplicht? | Nee, u mag uw aangiften zelf doen | RSZ, instructies over mandatarissen |
| Hoeveel werkgevers sluiten aan? | 83% in 2025 | RSZ-jaarverslag |
| Wat tekent u? | Een schriftelijke overeenkomst en een mandaat in Mahis | RSZ, Mahis-guidelines |
| Termijn om het mandaat te bevestigen | 60 dagen, daarna vervalt het | Mahis-guidelines, punt 2 |
| Wanneer gaat het mandaat in? | Eerste dag van het kwartaal van aansluiting | procuratie van de RSZ |
| Overstap van een ander secretariaat | Begin van een kwartaal, tot 1 na de start nog voor dat kwartaal | Mahis-guidelines, punt 4.3 |
| Eerste DmfA | Binnen 1 na het einde van het kwartaal | RSZ, instructies DmfA |
| Tussenkomst van de RSZ in de kosten | € 36,45 per kwartaal met de vermindering voor de eerste werknemer | RSZ, eerste aanwervingen |
Verplicht is aansluiten niet. Waarom dat zo is, leest u kort in is een sociaal secretariaat verplicht?. Deze gids gaat over wat er gebeurt als u wel kiest om aan te sluiten.
Wat aansluiting bij een sociaal secretariaat juridisch betekent
Een sociaal secretariaat in de zin van de wet is een vereniging zonder winstoogmerk die de minister van Sociale Zaken erkent. Artikel 27 van de wet van 27 juni 1969 geeft zo'n secretariaat "het exclusieve recht om de door de aangesloten werkgevers verschuldigde bijdragen uitsluitend op girale wijze te innen en door te storten aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid". Op de officiele lijst van 20 juni 2025 tellen we 25 erkende secretariaten met een actief hoofdkantoor.
Wie aansluit, maakt dat secretariaat zijn mandataris. Het vult in uw naam de formaliteiten in die u als werkgever heeft: de Dimona, de kwartaalaangifte DmfA, de inning en doorstorting van de bijdragen. De verantwoordelijkheid blijft bij u. De RSZ schrijft in zijn guidelines dat een onderneming "steeds zelf verantwoordelijk" blijft voor de correcte uitvoering van haar verplichtingen. Loopt er iets mis, dan richten de instellingen zich tot u.
Naast de erkende secretariaten bestaan er sociale dienstverrichters zonder erkenning. Zij mogen aangiften doen met een mandaat, maar mogen de titel sociaal secretariaat niet dragen en geen bijdragen innen. Het verschil tussen beide, en waar een sociaal bureau past, staat in onze gids erkende secretariaten en sociale bureaus en in wat is een sociaal bureau.
Werkgever aansluiten bij een sociaal secretariaat: de stappen
Zo verloopt het voor een onderneming die voor het eerst personeel aanwerft. Wie al werkgever is en van secretariaat wisselt, slaat stap 1 en 4 over.
| Stap | Wie doet het | Uiterlijk |
|---|---|---|
| 1. Ondernemingsnummer (KBO) | u, via een ondernemingsloket | voor alles |
| 2. Overeenkomst met het secretariaat | u en het secretariaat | voor de eerste werkdag |
| 3. Mandaat in Mahis voor Dimona, DmfA en Flexi At Work | een partij brengt in, de andere bevestigt | 60 dagen na het aanmaken |
| 4. Inschrijving als werkgever via WIDE | het secretariaat met mandaat, of u zelf | voor of op de dag van de indiensttreding |
| 5. Paritair comite bepalen | het secretariaat met u | voor contract en loon |
| 6. Gegevens en contract van de werknemer | u levert, het secretariaat verwerkt | voor de start |
| 7. Dimona IN | het secretariaat of u | uiterlijk wanneer de werknemer begint |
| 8. Eerste loon en loonbrief | het secretariaat berekent, u betaalt | op de loondatum |
| 9. Eerste DmfA | het secretariaat | 1 na het kwartaal |
1. Het ondernemingsnummer. Zonder KBO-nummer geen inschrijving als werkgever bij de RSZ. Een vennootschap of eenmanszaak heeft het al. Werkt u als zelfstandige en neemt u uw eerste werknemer aan, lees dan ook sociaal secretariaat voor een eenmanszaak.
2. De overeenkomst. Voor een secretariaat iets voor u mag doen, sluit u een schriftelijke overeenkomst die "uitdrukkelijk bepaalt welke opdrachten de mandataris voor de werkgever zal vervullen", zo staat het in de instructies van de RSZ. Lees in die overeenkomst de looptijd en de opzegregeling: daar zit later uw vrijheid om te veranderen. Welke vragen u vooraf stelt, staat in welk sociaal secretariaat kiezen.
3. Het mandaat in Mahis. U of het secretariaat brengt het mandaat in Mahis in; de andere partij bevestigt het in dezelfde toepassing, met eID of itsme. Die twee bevestigingen volstaan, een handgeschreven handtekening is niet nodig. Gebeurt de bevestiging niet binnen 60 dagen, dan annuleert Mahis het mandaat en begint u opnieuw. Voor de DmfA kan er maar een mandataris zijn, en een DmfA-mandaat gaat altijd samen met een mandaat voor Dimona en Flexi At Work.
4. De inschrijving als werkgever. Een secretariaat kan uw inschrijving via WIDE pas versturen als er een gevalideerd mandaat in Mahis staat, minstens voor Dimona. WIDE geeft meteen een voorlopig nummer dat begint met 51, en daarmee vertrekt de Dimona. Het definitieve nummer, uw werkgeverscategorie en uw NACE-code komen later op formulier ID101. Meer over dat nummer in het RSZ-nummer.
5. Het paritair comite. Uw activiteit bepaalt onder welk comite u valt, en dat comite bepaalt het minimumloon, de premies en de indexering. Zie paritair comite opzoeken.
6 en 7. Contract en Dimona. De Dimona IN moet volgens de RSZ uiterlijk vertrekken "op het ogenblik dat de werknemer begint te werken". Laat iemand nooit beginnen zonder Dimona: een ontbrekende Dimona is een inbreuk van niveau 4, met een administratieve boete van € 3.000 tot € 35.000 per werknemer. Alles over de aangifte in de Dimona-aangifte.
8 en 9. Eerste loon en eerste DmfA. Het secretariaat berekent het loon en maakt de loonbrief. Na het kwartaal dient het de DmfA in, binnen 1 na het einde van dat kwartaal. Wat in die aangifte staat, leest u in wat is de DmfA.
Sommige verplichtingen regelt u buiten het secretariaat: de arbeidsongevallenverzekering, de aansluiting bij een externe dienst voor preventie en het arbeidsreglement. Het volledige lijstje voor de eerste werkdag staat op werkgever worden.
Welke gegevens en documenten het secretariaat vraagt
Elk secretariaat heeft eigen formulieren. Wat het vraagt, volgt uit wat de aangiften en de loonberekening nodig hebben:
| Gegeven of document | Waarvoor het nodig is |
|---|---|
| Ondernemingsnummer en gegevens van de zaakvoerder of bestuurder | overeenkomst, mandaat in Mahis, WIDE |
| Omschrijving van uw activiteit | paritair comite, NACE-code, werkgeverscategorie |
| RSZ-nummer, als u al werkgever bent | het bestaande dossier overnemen |
| Polis van de arbeidsongevallenverzekering | aangiften bij een arbeidsongeval |
| Naam van uw externe dienst voor preventie | de jaarlijkse bijdrage en het medisch toezicht |
| Rijksregisternummer of BIS-nummer van de werknemer | Dimona en DmfA |
| Startdatum, soort contract, uurrooster en functie | Dimona, contract, loonberekening |
| Brutoloon, voordelen en woon-werkverkeer | loonbrief, bijdragen, bedrijfsvoorheffing |
| Gezinstoestand en bankrekening van de werknemer | bedrijfsvoorheffing en uitbetaling |
| Bij een overstap: de individuele rekeningen en verlofsaldi | doorlopende loonberekening en vakantiegeld |
Het secretariaat moet volgens artikel 48 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 voor elke aangesloten werkgever een volledig dossier bijhouden, op een plaats in Belgie, waarmee de inspectie de juistheid van de aangiften kan nagaan. Wat er in een individuele rekening staat, leest u in onze gids daarover.
Eerste aansluiting of overstap: wat verschilt
| Eerste aansluiting | Overstap naar een ander secretariaat | |
|---|---|---|
| Startdatum | op elk moment; zonder vorige dienstverrichter zelfs met terugwerkende kracht | altijd de eerste dag van een kwartaal |
| Uiterste moment | geen | tot 1 na het begin van het kwartaal, nog voor dat kwartaal |
| Opzeg | niet nodig | volgens het contract met uw huidige secretariaat |
| RSZ-nummer | nieuw, via WIDE | blijft hetzelfde |
| Verleden | geen | de oude mandataris moet de nieuwe alle nodige inlichtingen geven |
| Laatste aangifte | geen | af te spreken: wie dient de DmfA van het laatste kwartaal bij het vorige secretariaat in? |
De regel voor een overstap komt uit de instructies van de RSZ: een mandaat "kan slechts op het ogenblik van de overgang naar een nieuw kwartaal" overgaan op een nieuwe mandataris. Bij het mandaat bevestigt u in Mahis dat u een eventueel vorig contract correct heeft opgezegd. Hoe u dat doet en welke data er voor 2027 en 2028 gelden, staat in opzegtermijn sociaal secretariaat; het volledige draaiboek in sociaal secretariaat veranderen.
Wat het secretariaat na de aansluiting int, en waarom
Na de aansluiting betaalt u uw RSZ-bijdragen niet meer rechtstreeks aan de RSZ, maar aan uw secretariaat. Dat stort ze door. Zo staat het in de wet: de erkenning geeft het secretariaat het exclusieve recht om de bijdragen te innen, en een dienstverrichter zonder erkenning is dat verboden. Bent u maandelijkse voorschotten aan de RSZ verschuldigd, dan lopen ook die via het secretariaat.
Daarnaast int het secretariaat zijn eigen vergoeding voor het werk. Die staat in uw overeenkomst. Is het geld dat u voor de RSZ betaalt veilig? Artikel 48 van het koninklijk besluit van 28 november 1969 verplicht elk erkend secretariaat een waarborg te storten bij de Nationale Bank of de Deposito- en Consignatiekas, van € 37.184,03 tot € 185.920,14 volgens het aantal werknemers bij zijn aangeslotenen. Die waarborg dekt de schade van werkgevers als het secretariaat de bedragen niet doorstort.
Bewijs van aansluiting en aansluitingsnummer
Wie een bewijs van aansluiting zoekt, heeft drie bronnen:
- Mahis. De RSZ noemt Mahis de "applicatie waarin u als werkgever uw mandaten kan consulteren". Bij twijfel over een mandaat zijn de gegevens in Mahis doorslaggevend. De toegangsbeheerder van uw onderneming geeft u daar de rol om te raadplegen.
- De ondertekende overeenkomst met het secretariaat, met de opdrachten en de startdatum.
- De bevestigingen van de RSZ. Bij een nieuwe werkgever krijgt het secretariaat een kopie van het formulier ID101 met het definitieve nummer, en een elektronische bevestiging ID102 van de registratie van de procuratie.
Rond een aansluiting circuleren drie nummers die vaak verward worden:
| Nummer | Wie geeft het | Wat het zegt |
|---|---|---|
| RSZ-nummer | de RSZ, via WIDE | dat u werkgever bent; nodig voor Dimona en DmfA |
| Erkenningsnummer | de minister, bij de erkenning | welk secretariaat het is; Acerta heeft nummer 250 |
| Aansluitingsnummer | het secretariaat | onder welk nummer het secretariaat uw dossier beheert |
Het aansluitingsnummer staat als apart veld op de procuratie van de RSZ, naast het erkenningsnummer en het bijkantoor van het secretariaat. Geen wet bepaalt hoe het eruitziet: elk secretariaat kiest zijn eigen nummering. Het erkenningsnummer moet het secretariaat volgens artikel 48 van hetzelfde besluit op al zijn akten, rekeningen en stukken vermelden. Zo ziet u op elke factuur bij welk secretariaat u aangesloten bent.
Wat aansluiten kost, in grote lijnen
Er bestaat geen wettelijk tarief. Secretariaten rekenen meestal een eenmalige kost voor het opzetten van het dossier en daarna een vergoeding per werknemer, per loonbrief of per maand, met extra's voor bijzondere taken. Sommige vragen een waarborg of een voorschot. Hoe die posten in elkaar zitten, staat in kosten van een sociaal secretariaat en in tarieven van sociale secretariaten.
Twee tussenkomsten van de overheid verlagen de rekening:
- Bij uw eerste werknemer. Had u de 12 maanden ervoor niemand in dienst, dan krijgt u tot € 2.000 per kwartaal vermindering op uw werkgeversbijdragen. Bent u aangesloten bij een sociaal secretariaat, dan komt daar per kwartaal met die vermindering € 36,45 tussenkomst in de aansluitingskosten bij, niet in verhouding tot de prestaties. Uitleg in de vermindering voor de eerste werknemer.
- In de horeca. Werkgevers van het paritair comite van de horeca krijgen sinds 1 april 2007 een tussenkomst van € 10 per voltijds equivalent en per kwartaal. Die wordt rechtstreeks met het secretariaat verrekend. Meer over loonadministratie in de horeca.
Voorbeeld: een eerste werknemer op 1 februari 2027
Een fictieve bakker in Gent, eenmanszaak, neemt op maandag 1 februari 2027 zijn eerste verkoopster in dienst.
- Half januari tekent hij de overeenkomst met het secretariaat. Het secretariaat brengt het mandaat in Mahis in, de bakker bevestigt het dezelfde dag met itsme.
- Het secretariaat schrijft hem via WIDE in als werkgever en krijgt een voorlopig nummer dat begint met 51.
- Samen bepalen ze het paritair comite en het loon. De bakker bezorgt het rijksregisternummer, het uurrooster en het contract.
- Uiterlijk op 1 februari, voor de verkoopster begint, vertrekt de Dimona IN.
- Eind februari volgt het eerste loon. Na het eerste kwartaal, uiterlijk op 30 april 2027, staat de DmfA bij de RSZ, met de vermindering voor de eerste werknemer en de tussenkomst van € 36,45 voor dat kwartaal.
Checklist voor u tekent
Overloop deze vragen voor u ondertekent:
- Weet u welke opdrachten het secretariaat doet en welke u zelf blijft doen?
- Staan de looptijd, de opzegtermijn en de opzegvorm zwart op wit?
- Wie brengt het mandaat in Mahis in, en wie bevestigt het binnen 60 dagen?
- Wie doet de inschrijving via WIDE als u nog geen RSZ-nummer heeft?
- Wie bepaalt het paritair comite, en op basis van welke activiteit?
- Wie dient de Dimona in, en hoe laat moet u een nieuwe werknemer doorgeven?
- Wat kost de opstart, wat kost elke maand, en wat valt erbuiten?
- Is de tussenkomst voor de eerste werknemer of voor de horeca voorzien in de facturatie?
- Wie is uw vaste contactpersoon, en hoe bereikt u die?
Kunt u op een vraag niet antwoorden, stel ze dan aan het secretariaat voor u tekent. De antwoorden horen in de overeenkomst, niet alleen in een mail.
Aansluiten via Business Centrum
Business Centrum is een sociaal bureau in Gent en erkend partner van Acerta. U sluit een overeenkomst met Business Centrum, en wij regelen samen met u de aansluiting bij Acerta, het secretariaat dat de aangiften indient en de bijdragen int. U houdt een vast aanspreekpunt dat uw dossier kent. Hoe die samenwerking werkt, staat op sociaal bureau en Acerta.
Business Centrum neemt daarna uw sociaal secretariaat via Acerta, de loonadministratie en het Dimona-beheer op. Wilt u weten wat aansluiten voor uw zaak inhoudt? Laat u terugbellen.