Een payroll provider in België berekent uw lonen en dient als uw lasthebber de sociale aangiften in bij de RSZ. Er bestaan zes soorten, en alleen de 25 erkende sociale secretariaten op de officiële lijst van 20 juni 2025 mogen uw bijdragen innen; in 2025 was 83% van de werkgevers bij zo'n secretariaat aangesloten. Welke soort u ook kiest, u blijft werkgever en u blijft verantwoordelijk voor wat in uw naam wordt aangegeven.
De zes soorten payroll provider in België
Onder "payroll provider" vallen heel verschillende spelers. De RSZ kent twee soorten lasthebbers voor uw aangiften: het erkende secretariaat en de sociale dienstverrichter zonder erkenning. Daarrond staan vier andere modellen.
| Soort | Juridische positie | Int uw RSZ-bijdragen? | Wie dient Dimona en DmfA in? | Past als |
|---|---|---|---|---|
| 1. Erkend secretariaat | vzw die de minister van Sociale Zaken erkent, op de lijst in het Belgisch Staatsblad | ja, exclusief recht | het secretariaat, als uw lasthebber | u één partij wilt voor berekening, aangiften en betaling van de bijdragen |
| 2. Sociaal bureau met een erkend secretariaat | lokaal kantoor, zelf niet erkend; het secretariaat erachter wel | ja, via dat secretariaat | het secretariaat achter het bureau | u een vast aanspreekpunt in de buurt wilt dat het werk voor u doet |
| 3. Sociale dienstverrichter zonder erkenning | lasthebber die zich bij de RSZ identificeert, niet erkend | nee, u betaalt de RSZ zelf | de dienstverrichter | u een sobere rekendienst wilt en de betalingen zelf doet |
| 4. Boekhouder of accountant | kan als dienstverrichter bij de RSZ optreden, of geeft uw gegevens door aan een secretariaat | nee | hangt af van de afspraak: vraag het | uw payroll klein is en vastzit aan uw boekhouding |
| 5. Payrollsoftware, u doet het zelf | geen lasthebber; u bent uw eigen administrateur | nee, u betaalt zelf | uzelf, via het portaal van de sociale zekerheid | u payrollkennis en tijd in huis hebt |
| 6. Internationale payroll of employer of record | buitenlandse of Belgische onderneming; een employer of record wordt zelf de werkgever | alleen via een Belgische partner die een erkend secretariaat is | de lokale partner, of de employer of record voor zijn eigen personeel | u in meerdere landen aanwerft zonder eigen vestiging, na juridisch advies |
Soort 2 is een model op zich: een sociaal bureau is geen secretariaat, maar werkt met een secretariaat dat de aangiften indient en de bijdragen int. Wat een sociaal bureau precies is, en hoe het verschilt van het secretariaat zelf, staat in een aparte gids. Of u een van hen moet nemen, leest u in is een sociaal secretariaat verplicht: dat is het niet.
Wat een payroll provider in België mag, en wat niet
Bijdragen innen is voorbehouden. Volgens de administratieve instructies van de RSZ geeft de erkenning een sociaal secretariaat het exclusieve recht om de sociale bijdragen van zijn aangesloten werkgevers te innen. Een dienstverrichter zonder erkenning mag de titel sociaal secretariaat niet gebruiken en mag de bijdragen niet innen zoals een erkend secretariaat. Werkt u met soort 3, dan stort u de bijdragen zelf aan de RSZ.
Erkenning komt met een waarborg. Het koninklijk besluit van 28 november 1969 (artikel 48) verplicht elk erkend secretariaat om een waarborg te storten bij de Nationale Bank of de Deposito- en Consignatiekas: van € 37.184,03 tot € 185.920,14, naargelang het aantal werknemers van zijn aangesloten werkgevers. Die waarborg dekt de schade van aangesloten werkgevers als het secretariaat de bedragen voor de RSZ niet doorstort of betaalt. Een secretariaat moet ook werken met een onafhankelijke bedrijfsrevisor die toezicht houdt op zijn financiële verrichtingen. Een dienstverrichter zonder erkenning heeft geen van die verplichtingen.
De kwaliteit wordt gemeten. De RSZ-inspectie volgt de secretariaten op met een kwaliteitsbarometer over 6 controledomeinen. Ook niet-erkende dienstverrichters kunnen erin opgenomen worden, behalve voor de financiële controle. Om erkend te worden, groepeert een secretariaat onder meer minstens 300 werkgevers.
Het mandaat wordt geregistreerd. Elke lasthebber handelt in eigen naam en voor uw rekening, en is volgens de RSZ het eerste aanspreekpunt voor de instellingen van de sociale zekerheid. Het mandaat wordt aan de RSZ bekendgemaakt en staat in Mahis, de toepassing van de RSZ waarin u ook zelf uw mandaten kunt raadplegen. Wat een erkend secretariaat volgens de wet is, en hoe u er een opzoekt, leest u in erkend secretariaat of sociaal bureau: wie mag wat.
Wat altijd bij u als werkgever blijft
Het werk geeft u uit handen, uw rol niet. Vier dingen blijven bij u.
- De eindverantwoordelijkheid voor de aangiften. De RSZ schrijft het letterlijk op zijn Dimona-pagina's: ook als uw sociaal secretariaat uw Dimona-aangiften doet, bent u nog steeds de eindverantwoordelijke. Een Dimona die te laat vertrekt, is uw boete, niet die van uw provider.
- Juiste gegevens, op tijd. Uw provider rekent met wat u doorgeeft. Uren, afwezigheden, nieuwe werknemers en vertrekkers voor de cut-off: dat is uw werk.
- De betaling. U betaalt de nettolonen aan uw werknemers. Bijdragen die niet op tijd betaald zijn, krijgen een opslag van 10% en een verwijlintrest van 7% per jaar. Schuldvorderingen van de RSZ op werkgevers verjaren pas na 3 jaar: een fout kan dus lang na de maand zelf terugkomen.
- De persoonsgegevens van uw werknemers. Onder de AVG blijft u de verwerkingsverantwoordelijke en is uw payroll provider de verwerker. De Europese Commissie gebruikt precies dit voorbeeld: een onderneming die een contract sluit met een payrollbedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke, het payrollbedrijf de verwerker, en de taken van de verwerker moeten in een contract of een andere rechtshandeling staan.
Wat u doet als een provider toch een fout maakt, en wie dan betaalt, leest u in een fout van uw sociaal secretariaat.
Hoe loonverwerking via een payroll provider verloopt
De maandelijkse cyclus is bij bijna elke provider dezelfde, alleen de verdeling van het werk verschilt.
- U bezorgt de variabelen. Gewerkte uren, overuren, ziekte, verlof, nieuwe werknemers en vertrekkers. De provider legt daarvoor elke maand een cut-off vast.
- De provider rekent. Het brutoloon volgens uw paritair comité, de persoonlijke RSZ-bijdrage, de bedrijfsvoorheffing en het nettoloon. U krijgt de loonbrieven en een overzicht van wat naar wie gaat.
- U betaalt. De nettolonen aan uw werknemers op de loondatum. Via een erkend secretariaat gaan de bijdragen naar het secretariaat, dat ze doorstort aan de RSZ.
- De aangiften vertrekken. Een Dimona voor elke nieuwe werknemer, uiterlijk wanneer hij begint te werken, en elk kwartaal de DmfA, die binnen 1 maand na het einde van het kwartaal bij de RSZ moet zijn. De aangifte van de bedrijfsvoorheffing gaat naar de FOD Financiën, in de regel maandelijks.
- Een keer per jaar. De fiches 281.10, het vakantieattest, de indexering en de premies van uw sector.
Bij een sociaal bureau verschuiven stap 1 en 2: u stuurt de variabelen per e-mail of formulier, en het bureau verzamelt en controleert ze.
Een payroll provider in België controleren voor u tekent
Acht controles. Op elke vraag hoort een document als antwoord, geen belofte.
- Het erkenningsnummer. Vraag het nummer en zoek het op in de lijst van erkende sociale secretariaten in het Belgisch Staatsblad. Een erkend secretariaat moet op al zijn stukken zijn naam vermelden met "VZW - Sociaal Secretariaat", zijn erkenningsnummer en de datum van het ministerieel besluit. Acerta staat bijvoorbeeld op de lijst onder nummer 250. Onze lijst van de grootste sociale secretariaten toont alle nummers.
- Het mandaat. Bij een sociaal bureau of een boekhouder: welk secretariaat dient uw aangiften in, of zijn ze zelf dienstverrichter? Kijk achteraf in Mahis na wie uw mandaat heeft.
- Uw paritair comité. Vraag welke klanten ze in uw sector bedienen en hoe ze indexering en sectorpremies opvolgen. Twijfelt u over uw eigen comité? Zoek uw paritair comité op.
- Cut-off en loondatum. Tot welke dag kunt u wijzigingen doorgeven, en op welke dag zijn de loonbrieven klaar? Een te vroege cut-off betekent correcties in de volgende maand.
- Een verwerkersovereenkomst onder de AVG. Vraag ze voor u tekent, met de lijst van subverwerkers en wat er met de gegevens gebeurt als het contract eindigt.
- Het prijsmodel. Per loonbrief, per werknemer, per maand of een pakket. Vraag wat apart komt: contracten, studenten, attesten, advies. Hoe prijzen zijn opgebouwd, staat in onze gids over de kosten van een sociaal secretariaat.
- Looptijd en opzeg. Veel contracten lopen enkele kalenderjaren en eindigen op 31 december na zes maanden opzeg. Lees de opzegtermijn van een sociaal secretariaat voor u iets tekent.
- De overdracht van uw historiek. Wie vraagt de historiek op bij uw huidige provider, en wie controleert ze? Volgens de RSZ-instructies moet de vorige lasthebber de nieuwe informeren over de kwartalen waarvoor hij aangiften deed, en de informatie bezorgen die nodig is voor de technische verrichtingen.
Scorekaart: payroll providers in België vergelijken
Geef elk criterium een gewicht van 1 tot 3 dat bij uw onderneming past, geef elke provider 0 tot 2 punten, vermenigvuldig en tel op. Het hoogste totaal wint, niet de laagste prijs.
| Criterium | Uw vraag | 0 punten | 2 punten |
|---|---|---|---|
| Juridische positie | Erkend, met een erkende partner, of dienstverrichter? | geen duidelijk antwoord | nummer nagekeken op de officiële lijst |
| Bijdragen | Wie int en stort ze door? | onduidelijk | schriftelijk, met de weg van het geld |
| Uw paritair comité | Welke werkgevers in uw sector bedienen ze? | geen | meerdere, en ze leggen uw sectorregels meteen uit |
| Aanspreekpunt | Wie belt u, en hoe snel antwoorden ze? | algemeen nummer | een vaste persoon die uw dossier kent |
| Werk aan uw kant | Wat voert u zelf nog in, elke maand? | alles in een portaal | u bezorgt de variabelen, zij doen de rest |
| Cut-off en loondatum | Tot wanneer wijzigt u, wanneer zijn de loonbrieven klaar? | vroege cut-off, geen uitzonderingen | cut-off die past bij uw loondatum |
| AVG | Is er een verwerkersovereenkomst? | nee | ja, met de subverwerkers erbij |
| Prijs | Wat zit erin, wat komt apart? | alleen een prijs per loonbrief | een jaarprijs voor uw echte personeel |
| Vertrek | Looptijd, opzeg, overdracht van de historiek? | lange looptijd, geen overdracht geregeld | duidelijke looptijd en een schriftelijke overdracht |
Zo zet u de gewichten snel: een kmo zonder hr-medewerker geeft "aanspreekpunt" en "werk aan uw kant" een 3. Een onderneming met een eigen hr-team geeft software en rapportering meer gewicht en voegt ze als rij toe. Een buitenlandse onderneming leest eerst het keuzeschema hieronder.
Keuzeschema in vier vragen
- Heeft uw onderneming een vestiging in België? Nee: lees eerst buitenlandse werkgever met personeel in België.
- Wilt u de berekening en de aangiften zelf doen? Ja, en u hebt de kennis: software (soort 5). Nee: ga naar vraag 3.
- Wilt u één partij die ook de bijdragen int? Ja: een erkend secretariaat (soort 1) of een sociaal bureau dat ermee werkt (soort 2). Nee: een dienstverrichter (soort 3), en u betaalt de RSZ zelf.
- Wilt u zelf invoeren in een portaal, of het werk doorgeven? Portaal: rechtstreeks bij een secretariaat. Doorgeven: een sociaal bureau met een vast aanspreekpunt. Wie wat doet, staat per taak in Acerta of Business Centrum.
Employer of record en internationale payroll providers in België
Internationale aanbieders verkopen twee dingen. Global payroll is één contract voor de payroll in meerdere landen, in België uitgevoerd door een lokale partner. U blijft de werkgever. Vraag welk Belgisch secretariaat of welke dienstverrichter uw aangiften indient, en leg de acht controles hierboven aan bij die partner.
Een employer of record gaat verder: hij wordt de juridische werkgever van uw personeel en factureert u. Artikel 31 van de wet van 24 juli 1987 verbiedt werknemers ter beschikking te stellen van een gebruiker die over hen enig gedeelte van het werkgeversgezag uitoefent, buiten de uitzonderingen in de wet, zoals uitzendarbeid. Laat een constructie met een employer of record dus nakijken voor u tekent. Het verschil met zelf werkgever zijn, met een lokale partner voor de lonen, staat bij employer of record in België.
Wie zijn de grootste payroll providers in België?
Een officiële rangschikking per bedrijfsgrootte bestaat niet, en wij maken er geen. De officiële lijst van 20 juni 2025 telt 25 erkende sociale secretariaten met een actief hoofdkantoor. Hun aantal klanten, loonbrieven en kantoren publiceren alleen de secretariaten zelf. Die cijfers, met bron en datum, staan in de grootste sociale secretariaten van België, en de vijf bekendste vergelijken we in Acerta, SD Worx, Securex, Liantis en Partena vergeleken.
Grootte beantwoordt een andere vraag dan de uwe. Voor een kmo met vijf werknemers wegen de contactpersoon en het werk dat bij u blijft zwaarder dan het aantal kantoren. Voor een middelgrote onderneming met meerdere vestigingen en comités beslissen de sectorkennis en de rapportering. Voor een grote onderneming komen de koppeling met de hr-systemen en het auditspoor eerst. Gebruik de scorekaart met die gewichten.
Overstappen naar een nieuwe payroll provider
Een mandaat gaat alleen bij het begin van een nieuw kwartaal over naar een nieuwe lasthebber. De nieuwe provider kan het in Mahis nog registreren tot 1 maand na het begin van het lopende kwartaal; verder terug kan niet. Meestal beslist uw huidige contract de datum, via de looptijd en de opzegtermijn. De volledige weg, met de laatste DmfA en de overdracht van uw dossiers, staat in sociaal secretariaat veranderen.
Business Centrum: een sociaal bureau in Gent dat met Acerta werkt
Business Centrum is een provider van soort 2: een sociaal bureau in Gent, opgericht in 2013 en erkend partner van Acerta. Acerta, erkend onder nummer 250, dient de aangiften in en int de bijdragen. Wij verzorgen de communicatie en de verwerking via Acerta, met een vast aanspreekpunt dat uw dossier kent. Stapt u over, dan vragen wij de historische gegevens op bij uw vorige secretariaat en controleren we ze. Tarieven publiceren we niet: u krijgt een offerte na een gesprek over uw dossier. Hoe het werk verdeeld is, leest u bij sociaal bureau met Acerta en bij onze loonadministratie. Wilt u weten of dit model bij uw onderneming past? Laat u terugbellen.