Elke werkgever heeft een interne preventieadviseur: dat volgt uit artikel 33 van de welzijnswet, dat een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk verplicht met minstens een preventieadviseur. Onder 20 werknemers mag u die rol zelf opnemen. Welke opleiding de preventieadviseur nodig heeft en welke taken hij zelf doet, hangt af van de groep waarin uw onderneming valt: A, B, C of D, volgens het aantal werknemers en de sector. Hieronder leest u hoe u uw groep bepaalt, wat intern blijft en wat de externe dienst doet, en hoe u iemand aanstelt.
Wat doet een interne preventieadviseur?
De interne preventieadviseur staat de werkgever, de leidinggevenden en de werknemers bij in de toepassing van de welzijnswetgeving. Het is een adviserende functie, een staffunctie in het organigram. Hij werkt in volledige onafhankelijkheid tegenover werkgever en werknemers en mag geen nadeel ondervinden van zijn opdracht (artikel 43 van de welzijnswet).
Zijn opdrachten staan in artikel II.1-4 van de codex. De belangrijkste voor een KMO:
- meewerken aan de identificatie van gevaren en advies geven over de risicoanalyse, het globaal preventieplan en het jaaractieplan;
- meewerken aan het onderzoek van arbeidsongevallen en incidenten;
- advies geven over werkposten, arbeidsmiddelen, beschermingsmiddelen en instructies;
- voorstellen doen voor het onthaal, de informatie en de vorming van werknemers;
- meewerken aan de noodprocedures en de organisatie van de eerste hulp;
- ter beschikking staan voor alle vragen over welzijn;
- het secretariaat van het Comité verzorgen, als u er een hebt.
Daarbij komen taken: minstens een keer per jaar een grondig onderzoek van de werkplekken, verslagen opstellen, waaronder het jaarverslag, en de documentatie bijhouden. Het geheel van uw plichten staat in welzijnswet.
Interne preventieadviseur verplicht: de vier groepen
De codex deelt werkgevers in vier groepen in (artikel II.1-2). De groep bepaalt de opleiding en welke taken intern moeten blijven.
| Groep | Wie | Vereiste opleiding preventieadviseur | Wat de externe dienst altijd doet |
|---|---|---|---|
| A | Meer dan 1.000 werknemers, in bepaalde risicosectoren minder | Erkende cursus minstens niveau II; wie de dienst leidt niveau I met 2 jaar ervaring | Het medisch toezicht, als u geen eigen medisch departement hebt |
| B | 200 tot 1.000 werknemers; in bouw, vervoer en opslag, zorg en andere sectoren al vanaf 50 | Wie de dienst leidt: erkende cursus minstens niveau II | Het medisch toezicht |
| C | Minder dan 200 werknemers, buiten A en B | Geen erkende cursus verplicht, wel voldoende kennis | Zonder niveau I of II: de risicoanalyse en het onderzoek van ongevallen met 4 of meer dagen ongeschiktheid |
| D | Minder dan 20 werknemers, werkgever zelf preventieadviseur | Geen erkende cursus verplicht, wel voldoende kennis | Altijd de risicoanalyse en die ongevalsonderzoeken |
De meeste KMO's vallen in groep C of D. Een bouwbedrijf of transportbedrijf met 50 werknemers zit al in groep B. Het aantal werknemers berekent u als gemiddelde over de vier voorgaande kwartalen.
Voor groep C en D eist de codex geen erkende cursus, maar wel dat de preventieadviseur voldoende kennis heeft van de welzijnswetgeving en van de technieken voor risicoanalyse, de coördinatie met de externe dienst, de hygiëne op de werkplek, de eerste hulp en de verslaggeving (artikel II.1-20). Een basiscursus bij een instelling die bij de FOD Werkgelegenheid gemeld is (vaak niveau III genoemd), is een manier om die kennis op te bouwen.
Wat intern blijft en wat de externe dienst doet
| Taak | Groep C met een adviseur van niveau I of II | Groep C zonder, en groep D |
|---|---|---|
| Risicoanalyse | Interne dienst, met hulp van de externe dienst | Altijd de externe dienst |
| Onderzoek arbeidsongeval met 4 of meer dagen ongeschiktheid | Interne dienst | Altijd de externe dienst |
| Gezondheidstoezicht en arbeidsarts | Externe dienst | Externe dienst |
| Coördinatie met de externe dienst | Interne dienst | Interne dienst |
| Advies over onthaal, instructies en vorming | Interne dienst | Interne dienst, met hulp van de externe dienst |
| Jaarverslag van de interne dienst | Interne dienst | Interne dienst |
De interne dienst blijft altijd het aanspreekpunt: hij coördineert wat de externe dienst doet. Een KMO zonder eigen medisch departement doet voor het gezondheidstoezicht altijd een beroep op de externe dienst. Wat dat kost, met de minimumbijdragen per tariefgroep, staat in externe dienst preventie.
Beslishulp: welk niveau heeft uw interne preventieadviseur nodig?
- Hebt u minder dan 20 werknemers en wilt u de rol zelf opnemen? Dan bent u groep D. Geen erkende cursus verplicht. De externe dienst doet de risicoanalyse.
- Valt u in een risicosector (bouw, vervoer en opslag, menselijke gezondheidszorg, metaal en andere uit artikel II.1-2) met minstens 50 werknemers? Dan bent u groep B. Wie de interne dienst leidt, heeft minstens niveau II nodig.
- Hebt u 200 of meer werknemers? Dan groep B of A. Niveau II, en voor de leiding in groep A niveau I met ervaring.
- Anders bent u groep C. Geen erkende cursus verplicht. Overweeg wel niveau II als u de risicoanalyse intern wilt houden: zonder niveau I of II doet de externe dienst ze altijd.
Twijfelt u over uw sector of uw aantal, vraag het na bij uw externe dienst voor u een opleiding kiest.
Drie voorbeelden uit de praktijk
Een bakkerij met 8 werknemers. De zaakvoerder neemt de rol van preventieadviseur zelf op. De onderneming valt in groep D. De externe dienst maakt de risicoanalyse en onderzoekt elk ongeval met 4 of meer dagen ongeschiktheid. De zaakvoerder coördineert, houdt de documenten bij en organiseert de eerste hulp.
Een kantoor met 40 bedienden. De onderneming valt in groep C. Een bediende wordt interne preventieadviseur, met een basiscursus en enkele uren per maand voor de taak. Zonder niveau I of II blijft de risicoanalyse bij de externe dienst. Het gezondheidstoezicht, zoals het medisch onderzoek bij aanwerving waar de risicoanalyse het vraagt, doet de arbeidsarts van de externe dienst.
Een transportbedrijf met 60 werknemers. Vervoer en opslag is een van de sectoren waar groep B al vanaf 50 werknemers begint. De preventieadviseur die de interne dienst leidt, moet een erkende cursus van minstens niveau II gevolgd hebben. Met meer dan 50 werknemers is er ook een Comité, dat vooraf akkoord gaat met de aanstelling. Meer over de regels in uw sector staat bij transport en paritair comité 140. Voor bouwbedrijven geldt dezelfde lagere drempel: zie bouw.
De interne preventieadviseur aanstellen
De werkgever duidt de preventieadviseur aan, vervangt hem of verwijdert hem uit zijn functie, na voorafgaand akkoord van het Comité voor preventie en bescherming op het werk (artikel II.1-19). Komt er geen akkoord, dan vraagt u het advies van de inspectie, die probeert te verzoenen. Een Comité hebt u vanaf 50 werknemers. Zonder Comité neemt de vakbondsafvaardiging die rol op, en anders nemen de werknemers rechtstreeks deel.
Is er meer dan een preventieadviseur, dan leidt een van hen de dienst. De preventieadviseur die tot het personeel behoort, kan geen werkgevers- of personeelsafgevaardigde zijn in het Comité.
Tijd en vorming. De preventieadviseur moet zijn opdrachten echt kunnen uitvoeren. De tijd voor vorming geldt als normale werktijd en de kosten worden vergoed (artikel II.1-23). Leg de taak schriftelijk vast in een functiebeschrijving of een addendum bij de arbeidsovereenkomst, met het aantal uren dat hij eraan besteedt.
Onafhankelijkheid en bescherming. De preventieadviseur mag geen nadeel ondervinden van zijn opdracht. De wet van 20 december 2002 beschermt hem tegen ontslag en tegen verwijdering uit zijn functie: dat kan alleen om redenen die vreemd zijn aan zijn onafhankelijkheid of die tonen dat hij niet bekwaam is, en met een procedure die onder meer het voorafgaand akkoord van het Comité vraagt. Wilt u een preventieadviseur ontslaan, laat het dan eerst nakijken: zie ook werknemer ontslaan.
Wat u als werkgever doet: stappenplan
- Bepaal uw groep met de beslishulp hierboven.
- Kies wie preventieadviseur wordt. Uzelf onder 20 werknemers, anders een werknemer met de juiste kennis of opleiding.
- Leg de aanstelling voor aan het Comité, de vakbondsafvaardiging of de werknemers.
- Laat de vereiste opleiding volgen, tijdens de werktijd en op uw kosten.
- Leg tijd, taken en middelen schriftelijk vast.
- Sluit aan bij een externe dienst en spreek af wie wat doet.
- Zet de gegevens in het arbeidsreglement: wie eerste hulp geeft, waar de verbandkist staat en de coördinaten van de preventieadviseur psychosociale aspecten. Zie arbeidsreglement opstellen.
Fouten die we vaak zien
- Niemand aanstellen. Ook met een werknemer is er een interne dienst nodig. Dat is een inbreuk op de welzijnswet van niveau 3: een administratieve boete van € 1.000 tot € 10.000.
- De groep verkeerd inschatten. Een bouwbedrijf met 50 werknemers is geen groep C.
- Een preventieadviseur zonder tijd. De functie bestaat op papier, maar niemand doet het werk.
- De psychosociale aspecten bij de interne adviseur leggen terwijl u daarvoor een gespecialiseerde preventieadviseur nodig hebt: zie psychosociale risico's op het werk.
- Geen jaarverslag. De inspectie vraagt het op.
Wat de inspectie verder nakijkt, leest u in inspectie sociale wetten. Of een preventieadviseur verplicht is, staat kort beantwoord in is een preventieadviseur verplicht, en voor de eerste hulp in is EHBO verplicht.
Wat Business Centrum hierin voor u doet
Business Centrum is geen preventiedienst en levert geen preventieadviseur. Wij helpen met wat er administratief aan vastzit: een addendum dat de taak van preventieadviseur bij een werknemer vastlegt, de welzijnsgegevens in het arbeidsreglement dat we voor u opstellen, en correcte Dimona-aangiftes waarop uw externe dienst factureert, samen met Acerta. Groeit uw team en verschuift u van groep, dan wijzen we u erop. Voor kleine KMO's zetten we de verplichtingen voor een eerste werknemer op een rij. Twijfelt u over uw groep, laat het nakijken.